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公司办公用品管理办法


关于印发 《公司 办公用品管理办法 》的通知
所属各单位: 为规范集团公司办公用品管理,节约资源,保护环境,降低 集团公司运营成本,特制定《公司办公用品管理办法》 ,现予以 印发,望遵照执行。

公司 2012 年 12 月 31 日

公司办公用品管理办法
第一章 第一条 总 则

为规范集团公司办公用品管理,节约资源,保护

环境,降低集团公司运营成本,根据《公司投资管理办法》 ,结合 集团公司的实际情况,制定本办法。
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第二条

本办法适用于集团公司总部及下属各单位。下属各

单位可根据本办法制定自己的管理细则。 第三条 集团办公室负责集团总部办公用品的具体管理工

作,并指导和监督下属单位办公用品管理。下属各二级单位办公 室负责本单位办公用品的具体管理工作。 第四条 员。 集团总部及下属各单位办公室设立办公用品管理

第二章 第五条

办公用品的分类

根据办公用品使用时间和单价分为两类,一类属于

固定资产类办公用品:使用寿命超过一个年度或单价> 2000元的 办公用品,一般包括办公设备、办公家具。一类属于易耗品类办 公用品:使用寿命不到一个年度或单价≤2000元的办公用品,一 般包括办公文具、生活用品。 第六条 办公设备包括电脑、复印机、打印机、传真机、扫 描仪、碎纸机、电视机、投影仪、照相机、摄像机、空调、音响 器材等。办公家具包括办公桌椅、资料柜、会议桌椅、沙发、茶 几、保险箱及办公室内非电器类较大型的办公陈设。办公文具包 括各类笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、 便笺、涂改液、剪刀、订书钉、复印纸、大头针、纸类印刷品、 计算器、订书器等。生活用品包括面巾纸、墩布、纸杯等。

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第三章 第七条

固定资产类办公用品管理

管理流程主要包括了解需求后编制计划、计划审

批、选择供应商、购置报告审批、组织采购及验货、报销费用及 支付、登记建账、办公用品调拨、日常管理、年度清查、处置更 换下来的旧设备等过程管理。 第八条 了解需求后编制计划、计划审批。各单位办公室

每年年末统计本年办公用品购置完成情况,了解下一年需求情 况,并编制本单位下一年的购置计划及可行性报告 ,统一报到集 团办公室。集团办公室汇总各单位报告,编制成《集团公司年度 固定资产类办公用品购置总计划》 及可行性报告, 经集团公司办 公设备类固定资产管理委员会批准, 再经投资委员会审批后下达 计划,各单位可按批准后的计划执行。下达计划时,要明确提出 要求:按计划和管理办法控制办公设备单价、数量、质量等。 第九条 主要办公设备的购置标准及购置总计划外办公设

备的相关要求。 (一)购置以下办公设备的单价不能超出规定标准:台式电 脑单价不超过4000元,笔记本电脑单价不超过5000元,大型复印 机单价不超过10000元,挂式空调单价不超过2500元,柜式空调 单价不超过4000元,相机单价不超过2500元,投影仪单价不超过 8000元,普通办公家具(包括一张办公桌、一把椅子、一个附柜、 一个书柜)一套不超过4000元,高级办公家具(包括包括一张办 公桌、一把椅子、一个附柜、一个书柜)一套单价不超过 7000元,
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会议桌椅一套单价不超过8000元,沙发及茶几(各一个)一套单 价不超过3000元。其它设备购置单价不能超出总部批准后《集团 公司年度固定资产类办公用品购置总计划》的批准单价。 (二)不得擅自购置总计划外和超标准办公用品,集团总部 确因特殊情况需要购置,须向集团分管领导提交购置申请,说明 原因、需求必要性。下属单位购置计划外或超标准办公用品,向 二级单位办公室主任提交购置申请,说明原因、需求必要性 ,经 二级单位主管领导审批即可;如单次购置总金额在 5万元(含) 以上的,必须再经集团办公室审核后,报集团分管领导审批。 第十条 选择供应商。年度办公设备采购量不大的情况下,

每年年初对供应商进行一次招投标,采取“货比三家”的方式, 选择能够供应性价比高、节能、环保的办公设备,能够提供优质 的售后服务的最优供应商。每次采购设备时,首选中标供应商供 货,同时可通过网上询价对比选择。 第十一条 购置报告审批、组织采购及验货、报销费用及

支付、登记建账、办公用品调拨。 (一)需要购置新办公设备时,首先编制购置报告,购置报 告要说明使用单位(部门) 、使用人、购置原因、申请时间、设 备名称、设备价格等,经使用单位(部门)负责人签字,经分管 领导审批后组织采购。 组织供应商和使用人员共同对办公用品进 行验收,检查设备品牌、数量、质量。验收合格后,管理员将办 公设备发放给使用人, 做好调拨记录。 使用过程中如有故障或损
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坏, 应及时申请修理或以旧换新, 如遗失应由领用人或领用部门 照价赔偿。 (二) 购置后, 管理员负责到财务部办理报销费用及支付工 作,持购置申请和购货发票经经办人、办公室主任、分管领导、 财务部审核人、 财务部部长分别签字后, 可从财务部支取支票或 现金,支付供应商。财务部负责费用监控,建立办公设备财务台 账, 进行相关账务处理和核算工作, 并监督并审核下属单位财务 部门相关账目。 办公室建立办公设备管理台账, 对固定资产进行 分类编号,每台设备上粘贴标签,标签上有使用单位(部门) 、 使用人、品牌、设备类型、编号、购置日期。 第十二条 日常管理、年度清查。

使用部门和个人负责办公用品的日常保养。 办公室负责本单 位每年的设备清查工作, 防止办公用品损坏或丢失, 尽量延长使 用年限。项目竣工后,做好移交管理,避免丢失损坏。 第十三条 处置更换下来的旧设备。

(一) 更换下来的旧办公设备尚有利用价值的, 可以调拨到 辅助性岗位或用于支援贫困地区;无利用价值的,做报废处理。 (二)办公设备符合下列条件之一的,可以报废: L.主要部件损坏严重无法修复的,或修理费用过高不经济 的; 2.因事故及意外灾害造成严重损坏,无法修复的; 3.因设备陈旧、技术性能低,无更新利用价值的;
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4.因能源消耗过大,无法更新,国家规定淘汰的; 5.因环境污染超过规定标准,无法更新的; 6.继续使用不经济且无法变卖,或变卖的变价收入低于报 废后的净残值。 (三)办公设备报废时,办公室协同财务部、信息部等部门 进行技术鉴定, 符合报废条件的, 由使用单位填写办公用品设备 报废申请, 经部门负责人和分管领导审批, 按批准意见进行处理。 固定资产报废的变价收入要取得原始凭证, 经分管领导核实认可 后上交财务部入账。 报废电子设备由有资质的专业废旧电子设备 回收机构回收、处理。

第四章 第十四条

易耗品类办公用品管理

易耗品类办公用品的购置

易耗品类办公用品年度采购额度不大,每年对供应商进行 招标或根据考察市场情况确定供应商, 采取 “货比三家” 的方式, 选择最优的供应商。 购置流程:使用部门提交需求单报办公室管理员,管理员 定期从选定供应商处进行集中采购。 每次购置后及时将采购明细 和发票报办公室主任审核、报分管领导审批。 第十五条 建立易耗品使用台账,使用人签字领取办公用

品。 管理员须根据办公用品的消耗或领用情况, 确定和保持合理 的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。
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第五章 第十六条





员工在领用办公用品时,要做到爱惜公物,物

尽其用, 反对奢侈和浪费, 尽量是无纸化办公, 用纸要双面记录、 双面打印。对由于个人原因造成的损毁、丢失,应视情节追究当 事人的赔偿责任,承担造成的经济损失。 第十七条 未按规定申请审批而擅购固定资产的,追究当

事人责任,造成经济损失的视情节轻重进行赔偿。 第十八条 办公用品不得私用和私自转让,员工调动或离

职必须退还本人保管和领用的办公设备, 否则, 按办公设备原值 扣除责任人相应工资。

第六章 第十九条 第二十条





本办法自发布之日起执行。 本办法由集团公司办公室负责解释。

抄送:集团公司领导( 1) ,存档。 公司办公室 2012 年 12 月 31 日印发 — 7—


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