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办公用品管理制度


办公用品管理制度
第一章 总 则

第一条 为了加强公司办公用品的管理,使行政费用开支更 趋有效合理,特制定本制度。 第二条 本制度适用于山西中鲁物流有限公司办公用品管理 工作。公司综合管理部为下属各分公司办公用品管理的监督及 业务指导部门,也是公司总部办公用品的具体管理部门。各分 公司要明确本公司办公用品的具体管理部门。 第二章 办公用品的定义及分类

第三条 办公用品是指单位价值在 2000 元以下,或者使用 年限在一年以内,不能作为固定资产的低值易耗品。办公用品 包括办公文具消耗(简称消耗品)和办公耐用品。办公消耗品 是指单价在 100 元以下办公用品,如打印纸、订书机、胶水等。 办公耐用品指单价在 100 元以上 2000 元以下且使用期限在一 年以上的办公用品,包括固定电话、移动电话、电视机、复印 机、传真机、照相机、录放像机、音响设备、办公桌椅、文件 柜、炊具等。 第三章 办公用品管理

第四条 办公用品实行集中采购、分级管理。

第五条 办公用品分为消耗品和耐用品两类,消耗品分为日 常消耗品和 管制消耗品。日常消耗品是指一次性使用的办公用 品,如笔记本、打印纸、 铅笔等;管制消耗品是指可反复使用 的用品,主要包含计算器、订书机、U 盘、绘图仪、文件筐、 尺子、白板、白板擦、票据夹、插页夹、笔筒、剪刀、档案盒、 CD 盒、名片册、美工刀、削笔刀、鼠标、果盘、文件夹、起钉 器、插座、垃圾桶、读卡器、暖水瓶/壶、卷尺、期刊架、电话 机、无线网卡、计算器、等。 第六条 消耗品的管理

(一) 公司各部门本着节俭的原则,依据各员工当月工作量进 行办公用品的审核与申领,公司各部门每月 25 日前将本部门/ 单位第一负责人审定的次月办公用品《物品申购单》报公司综 合管理部行政文员对各单位申购计划结合现有库存及各单位消 耗品额度进行汇总,报行政分管领导审核,董事长/总经理审定 后,公司综合管理部方可安排购买。同时行政文员要将调整情 况与相关部门沟通,以便各部门及时调整领用计划。 (二) 公司综合管理部购买时须选择供应能力强、质优价廉、 信誉好的厂商作为供应商,保证消耗品质量。办公消耗品统一 采购后,采购人员与财务会计进行核对,并由库房管理员及时 办理入、出库手续,采购人员在 5 日内办理报账、报销手续。

(三) 综合管理部根据各部门需要设办公消耗品库,备少量库 存,同时建 立单位办公用品账。 (四) 每月初 5 日前各部门安排人员根据确定的申购计划到 公司办 公用品库房领用,领用时须在领用记录上确认签字。 (五) 对硒鼓、墨盒等易耗品灌墨、换墨时需在换墨时,由综 合管理部行 政专员联系供应商更换,确认可用后,在收据上签 字确认,留底联,挂账个月后,汇总报销处理。 (六) 管制消耗品均须建立个人《办公用品领用登记卡》,详 细记录领发及转移情况。公司综合管理部安排专人建账,重新 申领时须交旧领新, 个人调职或离职时将此类用品归还原单位, 需经行政文员认证后方能办理调职或离职手续及工资结算手续。 各分公司由本单位办公用品管理部门内部建账。 (七) 大型会议所需的办公用品,由各单位办公用品管理部门 统一配备,直接计入当次的会议费用。 第七条 办公耐用品的管理 (一) 采购、领用 1、办公耐用品不作库存,由需求部门提出购买申请,金额超过 1000 元以上的,单独填写《工作请示告卡》报公司董事长/总

经理监审定后,综合管理部安排采购;采购须进行市场调查, 询价比价,实行专购、专拨、专用。 2、办公耐用品采购回来后,由行政专员办理入库手续,采购人 员在 5 日内 办理报账、报销手续。办公耐用品由公司综合管 理部负责出库,对各部门 进行分发,集体使用的物品由部门主 管领用。建立耐用品领用个人账。 3、 领用人对所领用品的安全负责,离职时,必须办理退还或 移交手续。 4、办公耐用品在部门间的调用,应办理相应的调拨交接手续, 更新《耐用品领用登记卡》。 (二)维护日常维护由使用人负责,如出现故障不能使用时, 需报请综合管理部, 请专业人员维修。维修费用计入该部门办 公用品费用考核中;属人为原因损坏的,视 具体情况,酌情赔 偿。 第八条 办公用品的盘点 (一)公司综合管理部于每月 25 日前对办公用品库进行盘点, 盘点结束后,公司综合管理部负责将盘点结果与入库、出库和 结存账目进行核对,对各部门办公费用进行分析,提交《办公用 品月度盘存报告》(主要对查明账实不符的说明原因)。

(二)盘点发生盘亏情况的,经公司综合管理部查实后,确认 是因保管人员管理不善造成的短缺,由保管人员按采购价格承 担赔偿责任;对于由客观原因造成的盘亏,报主管领导批准后, 作为资产损失进行账务处理。 (三)盘点发生盘盈情况的,经主管领导审批,综合管理部重 新办理入库手续后进行账务调整。 第九条 其它管理 (一)办公用品实行按月申购制度,非特殊情况各单位办公用 品管理部门不再安排申购。 (二)办公用品采购人员完成采购计划后,须将采购计划、正 规发票、入库单据及其他有效单据经部门负责人审核后,依据 报销审批程序报授权人审批,而后到财务部门办理清款手续。 (三)公司办公用品采购人员必须按审批后的正式采购计划严 格执行。超计划采购,保管必须拒绝入库,财务部拒绝报销, 同时追究采购人员的责任。 (四)如待遇特殊情况,需超计划采购,各部门或各公司必须 事先出具申请,由本单位办公用品管理部门负责人审核,公司 分管行政负责人审批后,再交采购人员另行采购。

(五)消耗品实行费用指标控制,各单位财务部门每月将消耗 品和耐用品及耐用品维修费用等计入本单位月度办公用品费用。 (六)全体员工要本着厉行节约的原则,合理高效的使用办公 用品,鼓 励良好习惯,反对浪费现象。 (七)新聘入人员试岗合格后,可由部门批准向办公用品管理 部门领取,并列入个人领用品帐,人员离职时应将管制消耗品 一并交还。 第四章 第十条 附 则

本制度由公司综合管理部制定并负责解释。

第十一条 本制度从下发之日起试行。


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