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office使用窍门-Excel在人力资源管理中的应用_图文

LOGO Excel在人力资源管理中的应用 课程大纲 v 数据录入 ? 单元格的引用 ? 数据有效性 ? 条件格式 LOGO v 认识Excel函数 ? Excel函数的结构 ? 常见的几类函数 ? 应用实例 v 认识数据透视表 ? 数据透视表是什么 ? 数据透视表的几个简单应用实例 1-1单元格的引用 LOGO 1.相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变 2. 绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的. 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”, 如$A$4,$C$6 3. 混合引用GO 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用. 例: 行变列不变: $A4 列变行不变:A$4 1-2数据的有效性 ? 控制单元格输入文本长度 GO 选中区域---数据---数据有效性---允许---文本长度 可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数 LOGO ? 序列 选中区域---数据---数据有效性---序列---在“来源”输入 (A,B,C,D) 注意逗号要半角格式 ? 禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格)=1 选中区域---数据---数据有效性--允许(自定义) --公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 LOGO 1-2数据的有效性 ?如何取消对于“数据有效性”的设置? 选中区域---数据---数据有效性---允许---任何值 GO LOGO 1-3条件格式 ?利用突出的格式,经常能起 到提醒的功能 如:突出不满勤的人GO 突出年龄大于30的人等 如何取消条件格式? LOGO 认识Excel函数 2-1.EXCEL函数的结构 LOGO 参数与参数之间使用半角 逗号进行分隔 ? Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数 据任务的特殊公式。 ? 单 一 结 构 左右括号成对出现 嵌 套 结 构 Excel 函数结构: 也有一些函数是没有参 数的,如NOW() 常用函数之截取、合并类函数 函数名 1、Left LOGO 语法 1、LEFT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的 字符数。 2、RIGHT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的 字符数。 3、MID(text,start_num,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Start_num 是文本中要提取的第一个 字符的位置。Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。 函数结构 函数作用 从A1最左边 向右取两位 例子运行 结果 =LEFT(A1,2) 2、Right =RIGHT(A1,2) 从A1最右边 向左取两位 3、Mid =MID(A1,2,3) 从A1左边第2 位开始取3位 将A2和B2内 容合并在 一起 4、& (连接符 号) XX&XX =A2&B2 LOGO ?应用实例 ? 从身份证号码提取出生日期 在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2) 公式解析: MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符,即出生年; MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符,即出生 月; MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符,即出生 日; 在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。 常用函数之查找类函数 函数名 语法 函数结构 函数作用 LOGO =FIND(龙,C6) FIND 在c6中查找龙,结 果显示龙在c6 中的位数,查 不到显 示#VALUE! LOGO ?函数VOOKUP =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数 lookup_value table_array col_index_num range_lookup 简单说明 要查找的值 要查找的区域 返回数据在查找区域的第几列 数 精确匹配/模糊匹配 输入数据类型 数值、引用或文本字符串 数据表区域 正整数 0或1 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例) GO LOGO ?函数VOOKUP 选择区域里最好不要有合并的单元格(先“取消单元格合并”) 如果单元格里有空格,有可能导不出来 (提示:函数TRIM(A1)可以去除字符串首部和尾部的空格) ? 注意重复的名字 ? 查找区域首列必须含有查找的内容(第一个参数) ? 介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例)GO ? ? =IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工资'!B:F,5,0),0) 如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据,就会显示 为#N/A,IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。 常用函数之文本类函数 函数名 语法/例子 函数结构 =value(b1) 函数作用 LOGO Value Numberstrin =NumberString(7890,1)运 行结果:七千八百九十 g =NumberString(7890,2) 运行 结果:柒仟捌佰玖拾 =NumberString(7890,3) 运行 结果:七八九○ 将b1数值化 =numberstring 将b1数字转为大写 (b1,2) 汉字 Row =ROW(reference) 其中:Reference 为需 =row(b1) 要得到其行号的单元格 或单元格区域。 =COLUM

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