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office办公软件使用技巧大全


办公软件使用技巧 1. 同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时,每个文件要逐一保存,既 费时又费力, 有没有简单的方法呢?在按下 Shift 键的同时, 单击“文 件”菜单,大家看,已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令,这可 就方便多了 2. 巧妙设置文档保护 在用 Word 2000/XP 打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐, 要暂时离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦 苦写的文件被别人破坏了。 怎么办呢?执行“工具”菜单中的“保护文 档”命令,在弹出的窗口中选择“保护窗体” ,然后设上密码。怎么样, 光标跑到了文件头, 任你怎么移动鼠标、 敲击键盘就是无法编辑了, 不错吧。等回来时,执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令,一 切又正常了。 3. 编辑长文件更轻松 相信大家都有这样的经历:在使用 Excel、Word 编辑长文档 时,有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动 滚动条来回移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动 条上面的适当位置,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键
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向下拖动,文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文 章开头的内容,在下面编辑区找到需要粘贴的位置,这样你就可以 复制内容了,而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且 处数较多的内容。 4. 给 WPS 文档添加水印 先用作图软件 (画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片 (直接 将 Word 的水印效果图“抓”下来也行),然后打开需要添加水印的 WPS 文档,执行“格式→页面背景→设置”命令,打开“设置背景”对 话框,切换到“图片”标签下,按“选择图片”按钮,选中刚才制作的 图片,并进行适当设置后确定,就可以为文档设置上水印了。 5. 在金山文字中快速打开“页面设置” 在用金山文字 2002 处理文档时,一个最常用的操作就是设置 页面。先执行“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令,展开“水平(垂直) 标尺”打开, 然后用鼠标在水平(垂直)标尺上双击, 即可快速打开“页 面设置”对话框,对页面进行设置了。 6. 在 Excel 中插入拼音 在我们使用 Excel 时,常常会遇到十分孤僻的字,但加上拼音 注释就能使人看得更明白。具体的方法是:选中想要加入拼音注释 的表格, 打开 Excel 的菜单栏中的“格式”菜单, 选中“拼音信息/设置”
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项,在弹出的对话框中的“设置”和“字体”选项中,分别选择拼音的 对齐方式和字体,最后选择“拼音信息”子菜单中的“编缉” ,即可以在 单元格中输入拼音了。要查看拼音,可通过“拼音信息”子菜单中的 “显示和隐藏”项显示注释的拼音。 7. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候,Word 会自动 为我们转换为超级链接, 如果不小心在网址上按一下, 就会启动 IE 进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手 碍脚了。如何取消这种功能呢?在 Word 中单击“工具→自动更正选 项” ,单击“键入时自动套用格式”选项,将“Internet 及网络路径替换 为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项,将 “Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击 “确定” 。这样,以后再输入网址后,就不会转变为超级链接了。 8. 巧设 Word 启动后的默认文件夹 Word 启动后,默认打开的文件夹总是“我的文档” 。通过设置, 我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹, 步骤如下: (1)单击“工 具”菜单中“选项”命令,程序将会弹出“选项”的对话框;(2)在对话框 中,选择“文件位置”标签,同时选择“文档” ;(3)单击“更改”按钮,打 开“更改位置”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设置为
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默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮, 此后 Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 9. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师,在用 Word 编制练习时,常常需要输入汉字的 偏旁部首。执行“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标 签下,将字体选定为“标准字体” , “子集”选定为“CJK 统一汉字” ,你就 会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。 每一类汉字都是以该类汉 字的偏旁部首开始的,选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首, 按“插入”按钮就行了。 10. 改变 WPS Office 2000 启动后的默认纸张和字号 1.进入 WPS Office 2000, 选择“文件→页面设置” , 将“纸张规格” 设置为 16 开或 B5,并根据需要设置好纸张边距,回车确定。 2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下, 比如“宋体、 四号” 。 3.选择“文件→存为模板” ,在左面模板类型中选择“通用”型,在 右面“模板名”中输入模板名称,单击“确定” 。然后退出 WPS Office。 4.再次进入 WPS Office,选择“文件→新建” ,单击“通用”模板, 单击你刚才输入的模板名称,单击对话框右下角的“设为默认模板” , 单击“确定” ,大功告成。这样,当你每次进入 WPS Office 后,纸张 就变为 16 开或 B5、字体字号也变为你所需要的了。
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11. 将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格 先打开带表格的 Word 文件,接着选中整个表格,先将光标放 在表格的任一单元, 在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模 样的标志。把光标移到上面再单击,整个表格的字会变黑表示全部 选中,单击右键,在出现的菜单中选择“复制” ;然后打开 Excel,再 单击右键,在出现的菜单中选择“选择性粘贴” ,在出现的对话框中 有 6 项菜单可选,选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存 Word 文档中的图片 有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Word 文档,想把文档 里的所有图片全部保存到自己的电脑里,可以按照下面的方法来 做:打开该文档,选择“文件”菜单下的“另存为 Web 页” ,指定一个 新的文件名,按下“保存”按钮,你会发现在保存的目录下,多了一 个和 Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹,你会惊喜地发现, Word 文档中的所有图片,都在这个目录里保存着。 13. 在金山表格 2002 中为数值自动添加单位 在使用金山表格 2002 时,因工作需要,笔者常常需要在输入 的数字(如“2310”等)后面添加单位如“平方米”等。 其实只要稍加设置 一下,就可以让系统自动添加:选中相应的单元格(区域),打开“单 元格格式”对话框,在“格式”标签中,选中“格式类别”下面的“数值扩
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展”选项,再在下面“格式编码”的方框中输入“#"平方米"” ,先后按“添 加”和“确定”按钮退出。以后在上述单元格中输入数字,按下“Enter” 键后,即可将数字后面自动加上所设置的单位。 14. PowerPoint 的特殊播放模式 在实际使用 Powerpoint 演示文稿的过程中,往往需要与其他 程序窗口的数据配合使用以增强演示效果。而用 Powerpoint 演示 文稿时,一般会处于全屏放映模式,在这种模式下,必须使用 Alt+Tab 组合键或 Alt+Esc 键与其他窗口切换。其实我们可以这样 操作:按住 Alt 键不放,依次按下“D” 、 “V”键而激活播放操作,这时 启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式, 这样就可 以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作, 如最小化和 自定义大小。 15. 在 Word XP 中巧输分数 启动 Word XP, 选择“插入”菜单下的“域”命令, 出现“域”对话框, 在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式” , “域名”项选中 “Eq” , 然后单击“域代码”按钮, 单击“选项”按钮, 在“开关”中选择“\F(,), ” 按下“添加到域” ,在下面的“域代码”中添加上分子和分母,如 EQ \F(1,2),连按两次“确定”回到 Word 编辑窗口,这样分数制作就完 成了。
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16. 快速输入大写数字 由于工作需要,经常要输入一些大写的金额数字 (特别是财务 人员),但由于大写数字笔画大都比较复杂,无论是用五笔字型还 是拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现,利用 Word2000 可 以巧妙地完成:首先输入小写数字如“123456” ,选中后从“插入”菜 单中选择“数字”命令, 接着会出现如图所示的对话框, 选择“壹, 贰, 叁”项,点击“确定”即可,或者你也可以直接在“数字”对话框中输入 数字。 17. 巧设 WPS Office 的表单域外形 WPS Office 中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线,但 是却不能修改外形。为此笔者找到一个方法,可以对几种表单域外 形进行设置,只是方法略为麻烦了一点。 插入一个单行文字型表单域, 点击表单域工具栏中的保护文档 图标, 确定使文档处于保护状态, 单击该表单域使它进入输入状态, 可以看到文字输入的光标在表单域中闪烁, 然后点击表单域工具栏 中的保护文档图标解除保护状态。 请注意此时文字输入的光标仍处 于表单域中,马上右击该表单域,在弹出的右键菜单中就会有一个 外形选择项。 现在只要在外形选择项中选择喜欢的外形就可以修改 表单域的形状了。
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当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。 经笔者试 验,单行文字型、多行文字型和日期型的表单域都可以设置外形。 18. 在 Excel 中快速输入特殊符号 报表中常用的“二○○二”中的“○” 。很多人都是将就地打印为“二 00 二” 、 “二 OO 二”或“二零零二” 。其实这都是不正确的, “00”是数字 键, “OO”是英文字母“o”的大写, “零零”是中文数字的大写,而“二”是 中文数字的小写,它们之间都不匹配。经过仔细摸索,笔者发现被 忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中 文输入法,先输入“二” ,在中文输入法状态下,用鼠标右键单击输 入法的“软键盘”标志,这里选“单位符号” ,这样输入法的软键盘就被 打开且定位到中文数字上,按键盘上的 Q 键或用鼠标点击“软键盘” 上的 Q 键,中文小写的“○”便被录入进来。 19. WPS Office 中用文字框巧分栏 在工作中,经常会用到页面分栏设置,WPS Office 能够将栏 间距设为 0~100mm 之间的任何数值,基本上能满足工作的需要。 但有的时候可能需要将栏间距再加大或左右不对称, 这时系统设置 就无能为力了。其实利用文字框就能解决这个问题。 1.首先设置好分栏数,然后打开“插入”下的“文字框” ,这时鼠标 变为十字形,用鼠标在分栏的中间拖出一个文字框。
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2.用右键点击文字框, 在弹出的菜单中选择“对象属性” , 然后在 “边线端点”中将“边线风格”设为空线。 3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位置。 这里需要注意的是,文字框应该与栏中的文字等高。 4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕排” 。 20. 幻灯片播放速度随意设 用 PowerPoint2002 制作幻灯片时, “自定义动画”的“速度”只有 5 个选项,其中最快为 0.5 秒,最慢为 5 秒,但有时播放动画需要 更快或者更慢的速度,在“速度”框中又不能直接修改,怎么办呢? 这时可以先在“自定义”动画的任务窗口中选中所定义的动画,点击 右侧的小三角,选中“计时”项,然后在弹出的对话框中找到“速度” 项,将它修改为合适的速度即可(最长不能超过 60 小时)。 21. 在 Excel 中快速输入大写数字 在“智能 ABC 输入法”状态下,按住 Shift 键,再按下“i”键(不含 引号),松开 Shift 键,然后输入任一数字键,就得到相对应的大写 数字了。另外,财会人员常用的单位词,如“个、拾、佰、仟、万” 等,同样可以借助于 i 键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母 方便地得到(具体可查看“智能 ABC 输入法”的“帮助”菜单)。 22. 在 Word 文档中插入 MP3 文件
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在 Word 文档插入声音文件, 一般采用“插入”菜单下“图片”选项 中的“剪贴画” ,从“剪贴库”中选取插入。但是,这种方法插入的声音 文件只限于 WAV 和 MIDI 文件。要插入 MP3 格式的声音文件,可 打开 Word 文档, 把光标移到你要插入声音文件的位置, 选择“插入” 菜单下的“对象”选项,在打开的“对象”对话框中,选择“由文件创建” 活页卡片,点击“浏览”按钮,从打开的“浏览”对话框中找到准备插 入的 MP3 文件,并确定。当“浏览”对话框自动关闭后,点击“由文 件创建”活页卡片中的“确定”按钮,稍等一会儿,插入点就会出现 MP3 文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前 必须在 Windows 中使 MP3 文件与你的 MP3 播放器建立关联。 23. 让 Excel 启动时自动打开工作簿 用户可自定义默认工作簿,以便每次启动 Excel 时,均可自动 打开此工作簿。方法是:自定义一个新工作簿,然后将它保存在 XLStart 文 件 夹 下 。 在 C:\Documents and Settings\ 用 户 名 \Application Data\Microsoft\Excel 或 C:\Program Files\Microsoft Office\Office10 下就可以找到 XLStart 文件夹。具体路径还要视你 的系统安装盘符而定。 24. 在英文状态下快速输入中文标点符号 在输入中文过程中,经常会遇到一些英文单词或句子,此时许
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多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来,标 点符号也成英文的了, 输入标点符号时, 还要再将输入法转为中文, 十分麻烦。有没有简便的方法呢?当然有。Office2000 为用户提供 了 12 组输入中文标点符号的快捷键(详见附表),不管在任何输入 法状态下(当然包括英文),只需按下快捷键,即可输入中文标点符 号,省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是: “,:;?!”等标点符 号的中英文方式看似一样,其实是有区别的。 25. 为 Word 添加小助手 我们在使用 Word2000 进行文档处理时, 经常使用工具栏中的 “字数统计”功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息,非 常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息,这时 可以通过在工具栏上添加“属性”的方法,来快速查看文档的详细信 息。 1.单击“工具”菜单, 从其下拉菜单中选择“自定义”命令, 打开自 定义设置窗口。2.在自定义设置窗口中,选择“命令”项。在其下面 的“类别”中选择“控件工具箱” ,然后在右边的“命令”中选择“属性”项。 3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在 Word 的工具栏上, 就出现了“属性”项。 当我们在 Word 中需要查看某个文档的详细信息时,只要单击
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工具栏上的“属性”项,那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、 创建人等详细信息就会出现了,也可以根据自己的需要,添加、修 改文档的主题、作者、备注等信息。 26. 找回 Word 中的菜单栏 首先,在工具栏右击,在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。 再单击“命令(C)”选项, 然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条, 找到 “内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我 们熟悉的“文件(F)” “编辑(E)”等菜单了。既然找到了,就动手一个个 地把它们拖回去吧!当然,这些菜单既然能被拖到菜单栏中去,当 然也能把它拖回对话框。 27. 彩色 Excel 表格显示打印两不误 如果将 Excel 工作表中的数据设置为彩色格式,而打印机为黑 白打印机,那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理 想。在不更改工作表颜色设置的情况下,可以进行如下设置: 1.在“文件”菜单中,单击“页面设置”命令。 2.单击“工作表”选项,然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如 果使用的是彩色打印机,选择该选项可减少打印所需时间。 3.单击“确定”按钮。 现在,你的 Excel 工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目,打印
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出的黑白稿也能称心如意,感觉不错吧! 28. 在演示文稿中使用绘图笔 利用 Powerpoint 进行文稿演示时,当演示者需要对某部分内 容进行讲解标注时, 可单击鼠标右键, 在弹出的快捷菜单中选择“指 针选项”中的“绘图笔” ,鼠标将变成小笔形状,拖动鼠标即可在演示 文稿中书写或绘画。通过“指针选项”中的“绘图笔颜色”改变笔的颜 色。利用“绘图笔”书写的内容会在再次演示时自动擦除。 29. Word 也能“自动求和” 编辑 Excel 工作表时,相信大家对常用工具栏中的“自动求和” 按钮情有独钟。其实,在 Word2000/XP 的表格中,也可以使用“自 动求和”按钮呢!当然,这需要你事先把该按钮请出来,其方法是: 1.在“工具”菜单中,单击“自定义”命令。 2.选择“命令”选项,在“类别”框中,单击“表格” ;在“命令”框中, 找到并单击“自动求和” ,然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适 当位置。 3.关闭“自定义”对话框。 现在,把插入点置于存放和数的单元格之中,单击常用工具栏 中的“自动求和”按钮,则 Word 将计算并显示插入点所在的上方单 元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时,上
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方求和优先。 30. WPS Office 2002 配置工具有妙用 安装完 WPS Office 2002 后,在开始菜单中的“WPS Office 2002”项中, 有一个“配置工具”的快捷方式, 可能大家并没有太注意 它,其实它还挺有用的。点击它后弹出配置工具的对话框,里面有 三个按钮: 第一个是“设置文件关联” , 它用于设置是否默认使用 WPS Office 来打开 Word、Excel、Powerpoint 文件,是否设置金山邮件 为默认邮件系统;第二个是“恢复系统默认设置” ,它用于取消 WPS Office 打开 Microsoft Office 文件的关联,恢复成原来的关联;第 三个是“修复 WPS Office” , 用于修复软件或其他一些不正常的情况。 31. 巧用“选择性粘贴”使行列互换 假如 A1-A10 单元格中有不同的内容,现在需要将这些内容分 别排列在 A1、B1、C1、D1...J1 单元格中,即将原来在同一列中 的内容重新排列在一行中。 难道要一个一个单元格去复制粘贴吗? 完全不用。首先,选中 A1-A10 单元格,单击右键,在弹出的菜单 中选择“复制”命令;接着单击 B1 单元格,再单击右键,在弹出的 菜单中选择“选择性粘贴”命令,弹出对话框,选择其中的复选项“转 置” , 点击确定。 这时你会看到 B1、 C1....K1 单元格中已有了 A1-A10 单元格中的内容,将 A 列选中,在右键菜单中删除,此时行列转换
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工作就完成了。 32. 在窗口中播放 PPT 幻灯片 通常 PowerPoint2000/2002 使用全屏方式播放幻灯片,如果 你想在播放幻灯片的过程中与其他窗口进行配合,以增强演示效 果,那么你可以使用 PPT 的窗口播放模式。启动该模式的方法是: 打开 PPT 文件,按住 Alt 键,然后依次按下 D 键和 V 键。此时, 幻灯片将在 PPT 窗口进行播放,这样你就可以拖动、最小化和改 变这个窗口的大小了。 33. 预览时可编辑文档 当你使用 Word2000/2000 的预览功能时, 如果还要编辑文档, 这时候不必回到视图模式,只要点一下放大镜图标,这时候就会自 动进入编辑模式,你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文 档非常有用!特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览,边 编辑,既方便又准确。 34. 在 WPS 2002 中调用 Word 公式编辑器 要在 WPS 2002 中调用 Word 公式编辑器, 前提是你的电脑中 已经安装了 Word 软件,且加载了“公式编辑器” 。打开 WPS 2002, 点击“插入”菜单,选择“OLE 对象”命令,打开“插入对象”对话框,选 中“新建”选项后,在“对象类型”中选择“Microsoft Equation 3.0” ,按
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下“确定”按钮,即可直接调用 Word 中的“公式编辑器”输入公式。 35. 轻松保存 Office XP 的用户个性化设置 在“开始/程序”中找到“Microsoft Office 工具” ,启动其中的“用户 设置保存向导” 。再点击“下一步”按钮,程序立即搜索已安装 Office 组件。然后选择“保存本机的设置” ,再点击“下一步”按钮。接着程序 提供给你两种保存方式: “将设置保存到 Web”和“将设置保存到文 件” 。选择后一项,并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成” 按钮,程序在保存路径中生成一个后缀名为 OPS 的文件。这个文 件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时,启动软件,选择“将 原先保存的设置恢复应用到本机上” ,接着指定设置信息文件的路 径,点击“完成”就恢复了。 36. 在 Word 中快速“粘贴” 在 Word 2000/2002 中要进行粘贴操作时,最常用的是按“粘 贴”或按快捷键 Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命 令“工具→选项” , 在打开的对话框中单击“编辑”选项, 单击“用 INS 键 粘贴”前的复选框,之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以 后再需要执行粘贴操作时,只要按一下键盘上的 INS 键(即 Insert 键)就能快捷实现粘贴了。 37. 快速转换英文字母的大小写
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在 Word 2000/XP 中编辑文档时, 如果需要将以前输入的英文 单词或句子由小写转换为大写,或由大写转换为小写,遇到这种情 况大家可能都是先将原来的单词或句子删除, 然后用大写字母或小 写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦,只要把光标定位到句子 或单词的字母中,然后同时按下“Shfit+F3”快捷键,此时如果原来 的英文字母是小写的,就会先把句子或单词的第一个字母变为大 写,再按一次快捷键,现在可以发现整个句子或单词的字母都变为 大写了,再按一次就变回小写,每按一次快捷键字母的变化依此类 推。 38. 在 Excel 中快速输入小数 利用 Excel 处理数据时,经常会要输入一些小数,有时一整列 都是小数, 这样对输入速度有很大影响, 大家不妨来试试这个办法: 点击“工具/选项” ,在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑”选项,然后 选中“自动设置小数点”的复选框,并在“位数”框内设定小数点的位 数。这样当你输入小数时就不用再输入小数点了,它会将你输入的 数字根据设置的小数点位数自动转化为小数!如设置位数是 1 位, 输入 123 就自动变为 12.3 了。 39. 锁定 Word 表格标题栏 Word 2000/XP 提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分
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割条” ,位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可 见状态,请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条” ,当鼠标指 针变为分割指针即“双箭头”后,将“分割条”向下拖至所需的位置, 并释放左键。此时,Word 编辑窗口被拆分为上下两部分,这就是 两个“窗格” 。在下面的“窗格”任一处单击,你就可对表格进行编辑操 作, 而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外 了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口,可在任意点双击 “分割条” 。 40. 给 Access 数据库文件瘦身 当你用 Access 2000/XP 建立数据库文件时,会发现还没录入 多少数据,数据库文件的体积已经达到了数百 KB,我们能否给它 减减肥呢?答案当然是肯定的。请选择“工具”→“选项”命令,在弹出 的“选项”窗口中选择“常规”选项,将“关闭时压缩”复选框勾选,然后 点击“确定”按钮即可。这样,在录入数据后,保存并退出 Access 时,你会发现文件的体积会减少许多。 41. 快速打印 Word XP 的快捷键列表 单击“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗 口,在“宏的位置”下拉框中,选择“Word 命令”项。在“宏名”框中, 单击“ListCommands”命令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命
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令列表”对话框,单击“当前菜单和快捷键设置”单选钮,单击“确定” 按钮。你会看到 Word XP 自动创建了一个新文档,里面就是所有 Word XP 的快捷键信息。最后只须单击“文件”菜单中的“打印”命令 即可打印出来以备查询。 42. 公式的颜色也能变 如果是在 Word2000/XP 中,那么用公式编辑器先编辑好一个 公式,选中它,点击“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮,选择其中 的“阴影样式 18” ,然后再次点击“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选 项,弹出“阴影设置”工具栏。点击最右侧“阴影颜色”倒三角,打开 调色板,选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮,小心调整阴影 的位置,使阴影与公式重合,公式的颜色就会变成你想要的了。 如果是在 Pwerpoint 2000/XP 中,那么在选中公式之后,点击 “显示图片工具栏”中的“重新着色”工具,打开“图片重新着色”对话 框,将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。 43. 禁止自动运行“宏” 某些时候我们需要临时禁止自动运行“宏” ,那么你不必再去修 改有关的宏设置,只需在启动 Word XP 或 Excel XP 时按下 Shift 键。 如果是从 Microsoft Office 快捷工具栏上启动 Word XP 或 Excel XP,请先单击 Office 快捷工具栏上的 Word XP 或 Excel XP 程序
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按钮,然后立即在启动时按下 Shift 键。 44. 压缩 Word 2002 文档中的图片 通常情况下,图文混排的 Word 文档一般都比较大,若要减小 文件的体积,可以利用 Word 2002 提供的图片压缩功能来实现。 先打开图文混排的 Word 文档,选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令, 在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时,你 可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文 档中所有的图片,将“压缩图片”复选框勾选,然后点击“确定”按钮 即可。注意:在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中,选择“工 具”→“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口;另外支持混排文 档图片压缩的还有 Excel 和 PowerPoint。 45. 让任务窗格快速启动 在使用 Word 2002 的时候,经常要使用到任务窗格,要让任 务窗格快速启动,具体的设置方法为:单击“工具”菜单,选择“自定 义”菜单命令,打开“自定义”设置窗口。在“自定义”设置窗口中,单 击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设置窗口中,选 择“类别”下面的列表框中的“视图” , 在其右边“命令”下面的列表框中, 选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按 新快捷键”中, 敲入你设置的快捷键, 比如敲入“Ctrl+P” , 然后单击“指
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定”按钮。 这样你就为你的 Word 任务窗格设置了快捷键, 需要打开 时,只要按下“Ctrl+P” ,任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时, 再按一下“Ctrl+P” ,任务窗格就会消失了。 46. 明白 Word 中文字下划线的含义 我们在用 Word2000/XP 编辑文档时,常常会碰见有的字下面 有红线、绿线及蓝线或紫线,有的是波浪线,有的是下划线。它们 分别代表什么呢?Word 具有自动检查拼写及语法的功能,能够对 用户输入的文字信息进行一定的智能检查。 红色波浪线表示拼写可 能错误,绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链 接,紫色下划线表示使用过的超级链接。Word2000/XP 还会自动 检查电子邮件头中的姓名,并将它与地址簿中的名字相比较,如果 有多个名字与输入的内容相匹配, 则会在输入内容的下面出现下划 线。 47. WPS 处理 Word 文件时不能读出图片的解决 用 WPS Office 处理 Word 文件时,有时格式会和原来的设置 有些差别,严重时一些图片读不出来。怎么解决这个问题呢?只要 在用 Word 2000/XP 处理文件时,将“工具/选项”中的快速保存选项 取消就可以了。以前保存好的通过上面的方法另存一下就可以了 48. 在 Word 中用剪贴板的内容进行替换
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先将要替换的对象复制到剪贴板,打开“编辑”菜单下的“替换” , 在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字,将光标移入“替换 为”框中,单击“特殊字符”按钮 (看不到该按钮,可先单击“高级”按 钮),在菜单中选择“ “剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入^C 也 可以。最后根据需要,单击“替换”或“替换全部”就可以了。 49. 制作不受母版模式影响的文字链接 在 Powerpoint 中,有时我们要利用一些文字做幻灯片之间的 链接,但是系统会自动地套用母版的一些颜色设置,那样在使用中 有时会显得很不协调。 为此, 我们可以在文字之上加一个无填充色、 无边框色的矩形,然后选中矩形,点击右键,在弹出的快捷菜单中 选择“动作设置”进行链接就可以了。这样,用来作链接的文字点击 后就再也不会改变颜色了。 50. 让“@”减轻你的数据录入工作量 在 Excel 工作表中,如果有大量诸如“[HP 打印机]” 、 “[EPSON 打印机]”之类的重复文字,可以如此定义这些单元格的格式,以减 轻数据的录入工作量:选择需要的单元格区域,然后单击“格式”菜 单中的“单元格” ,单击“数字”选项,在“分类”框中单击“自定义” ,在“类 型”框中输入“[@打印机]”(@为半角字符),单击“确定”按钮。之后, 在这些单元格中,当你输入“HP”后,该单元格将会显示为“[HP 打
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印机]。 ” 51. 在 Outlook 中创建“联系人”快捷方式 很多人用 Outlook 2000/XP 的“联系人”来代替自己的通讯录, 但是每次想找一个人的通讯录就得先打开 Outlook,比较麻烦,其 实你可以在桌面上建立一个“联系人”文件夹的快捷方式,使得日后 只要双击桌面快捷方式就可以将它打开。建立快捷方式方法如下: 在 Outlook 中点击“视图/文件夹列表” , 然后将其中的“联系人”拖到某 个硬盘下,在此处创建“联系人”的快捷方式,然后再将此快捷方式 移动到桌面即可(注: 若将“联系人”直接拖到桌面上可能会出现一点 小问题, 还是在硬盘上中转一下为好! 此法同样适用于建立 Outlook 中其他文件夹的快捷方式)。 52. Word2000/XP 能够即点即输 大家在使用 Word2000/XP 时肯定遇到过这样的情况:就是输 入了一些文字后,接下去要空一些地方,然后再输。此时一般的人 肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位置, 其实你只要在需要 输入的地方双击鼠标左键,这样光标就会在此处闪动,可以直接输 入内容了,省去了敲回车和空格的麻烦。 53. 为金山文字 2002 保存备份文件 启动金山文字 2002,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话
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框,切换到“系统”标签中,选中“B.保存备份文件(.BAK)”选项后,确 定返回。这样设置后,如果再次保存编辑的 WPS 文档时,系统会 自动生成一个名为“~原文件名.wps”的备份文件,并保存在“我的文 档\My Bakfiles”文件夹中,为你的文档上了一份保险。 54. 取消 Word 文档中的超链接 一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏 上的“编辑”菜单,然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命 令,这样就会消除网址下面的下划线了。另外就是关闭“自动更正 选项”中的添加下划线功能,从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划 线出现。操作方法如下:单击工具栏上的“工具”菜单命令,然后选 择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中,单击“键 入时自动套用格式”选项,然后在下面的列表框,将“Internet 及网 络路径替换为超链接”项前面的“√”取消,单击“确定”就可以了。 55. 快速批量编辑 Excel 数据 要将 Excel 工作表某单元格区域中的所有值均减少 10%, 可采 用以下步骤:在某单元格中键入数字“0.9” ,复制该单元格,选中该 区域,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,单击“乘” ,单击“确定” 按钮。 56. 同时在多个单元格中输入相同数据
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在 Excel XP 中,一个工作表的多个单元格中(单元格可以不必 相邻 ) 有时需要输入相同的数据,那么如何才能快速地完成输入 呢?方法很简单,你只要选定需要输入数据的单元格,用“Shift”(或 “Ctrl”)键与鼠标相配合, 进行连续(或分散)选择多个单元格, 然后输 入相应的数据(例如“ABC”),然后按下“Ctrl+Enter”组合键,此时你 会发现所有被选中的单元格均被自动添入了“ABC。 ” 57. 关闭拼写错误标记 Word2000/2002 中有个拼写和语法检查功能,通过它用户可 以对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的,因而 在编辑文档时, 对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪 线。有时候会影响用户的工作,这时可以将它隐藏,待编辑完成后 再进行检查。 方法如下: 1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态” 图标,在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后,错误标记便会立 即消失。 2.如果要进行更详细的设定, 可以执行菜单“工具”中“选项” 命令,在弹出的“选项”中进行详细的设置,如拼写和语法检查的方 式、自定义词典等项。 58. 使用 F1~F12 键让 Word 操作更快捷 F1:打开帮助。Shift+F1:打开帮助工具(小问号)。 F2:剪切选中的文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键
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即可粘贴剪切的文本。Shift+F2:复制选中文本,将光标移到需要 的地方后,按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2:打开文 件。Ctrl+F2:打印预览。Alt+Shift+F2:保存文件。 F3:输入某条“自动图文集”词条的名称后,按下此键,即可将 名称转换成该词条。Shift+F3:切换选中的西文字符的大小写。 F4:重复上一步操作。Alt+F4:关闭所有文档,若没有保存, 将提示保存,并退出 Word。 F5:打开“查找与替换”对话框,并选定“定位”标签。Alt+F5 或 Ctrl+F5:将所有打开的 Word 文档最大化窗口还原到原来大小。 Ctrl+Shift+F5:写书签。 F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6:在多个打开 的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结 果)。Alt+F6:在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文 档才能看到此操作的结果)。 F7:实施拼写检查。Ctrl+F7:当文档窗口不是最大化时,激 活键盘上的方向键,用以移动窗口。 F8:Alt+F8:打开“宏”对话框,用以运行宏命令。Ctrl+F8:当 文档窗口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以调整窗口的大 小。
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F9:Ctrl+F9:插入一个域记号“{}。 ” F10:激活菜单栏。 F11:Ctrl+F11:锁定选中的域,防止被更新,只对可能更新 的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11:解除对域的锁定(需要选 中)。 F12:另存文档。Ctrl+F12:打开文档。 59. 巧借 Excel 为 Word 中的文字设置倾斜格式 首先启动 Excel 2000/2002,在任一单元格中输入需要作倾斜 处理的文字。在该单元格处于活动单元格的状态下右击鼠标,在弹 出的快捷菜单中选择“设置单元格格式” ,或者点击“格式→单元格” , 打开“单元格格式”对话框。单击“字体”选项可进行字体方面的设置, 这里不必多说。而单击“对齐”选项就可进行文字倾斜方向的设置, 文字的倾斜角度可在 90 度到-90 度之间,根据需要任意设定,感 觉满意后,单击“确定”按钮退出。然后执行“剪切”或“复制”操作,回 到 Word 编辑环境。选择需要插入该倾斜文字的插入点后,执行菜 单命令: “编辑→选择性粘贴” ,打开“选择性粘贴”对话框,选择“作为 Microsoft Excel 工作表对象”粘贴即可。 60. 如何将图片移到合适的位置 当用户初次使用 Word 2000/2002 的插入图片功能时,往往会
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对如何放置突然出现的图片束手无策,不知如何移到合适的位置。 其实这很简单,我们在 Word 文档中放置图片时,它会自动默认与 一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。 如果需要精 确地控制图片的放置位置,用户可以在拖动对象时按住 Alt 键,可 暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动,而不是按照网 格间距移动。 如果图片不需要与文字对齐, 用户可以使用这一技巧。 为了确保该功能可用,用户可以双击该图片,然后选择“版式”这一 个选项,选择环绕方式区域下非嵌入式的任意一个方式,最后单击 “确定”按钮即可。 61. 妙用 Word 词典进行翻译 在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你可求助于 Word 2000/2002 的中英/英中词典,即可在 Word 中进行动态互译 了。 1. 从“工具”菜单中选择“语言” , 然后单击“词典”命令,也可按 “Alt+Shift+F7”组合键启动词典,这时出现“词典”对话框; 2.键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或 是中文字词对应的英文单词; 3.单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻 译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释
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及词性等; 4.在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻 译结果。 62. 巧用表格制作作文纸 在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸, 且往往和其他基础 知识题混排在一张试卷上,故无法直接以稿纸方式打印,笔者在实 践中发现,巧用 Word2000/2002 的表格功能可以轻松达到这一要 求。例如要在 8 开的试卷中插入 15 行、每行 20 格,共 300 字的 作文纸,操作步骤如下: 1. 激活“表格”菜单,单击“插入表格” ,在对话框中的列数输入 “20” ,行数输入“1” ,按确定后返回。 2.以上操作得到一行 20 格的虚框表格,选中这一行,用边框 按钮把它变成实线表格。 3.在这个表格行下面放置一个空行,复制时选中表格行和下面 的空行,再在空行下面行粘贴,即得到两行。选中两行即可复制出 4 行,直至复制出 15 行。 4.调整行间距,方法是设定空行的字体大小,一般用 5 号字即 可。 63. 快速设置不同工作簿的表间引用公式
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不同工作簿的工作表之间的数据引用公式设置, 通过键盘手工 直接录入很麻烦,也很容易出错,利用 Excel 2000/2002 提供的鼠 标操作方法,比较方便快捷。操作过程是:打开“数据来源”和“数据 处理”两个工作簿, 在“数据处理”工作簿的某个工作表的某个单元中 输入一个等号;通过菜单上的“窗口”选项,从当前工作簿切换到“数 据来源”工作簿; 选中“数据来源”工作簿中的某工作表中某单元或区 域;按回车键,回到“数据处理”工作簿的编辑工作表,发现编辑的 单元出现了公式。公式中的单元或区域是绝对引用,可以把$删除, 改为相对引用,以方便其他单元公式的复制。 64. 用 Word 为日语中的汉字标注假名 用 Word 2000/2002 自带的日语输入法输入完日语后,选取要 标注假名的汉字,然后依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南” ,弹 出一个对话框,在“基准文字”里列出来的就是刚才你选取的汉字, 在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名,再调一下字号 (经笔者实 践,发现选 8 磅字比较适宜),按“确定”即可实现为汉字标注假名。 65. 快速将网页中的图片插入到 Word 文档中 在编辑 Word 文档时,需要将一张网页中正在显示的图片插入 到文档中,一般的方法是把网页另存为“ Web 页,全部 (*.htm ; *.html)”格式,然后通过 Word 的“插入/图片/来自文件..”菜单把图片
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插入到文档中,这种方法虽然可行,但操作有些麻烦。现在告诉你 一种简易可行的方法。将 Word 的窗口调小一点,使 Word 窗口和 网页窗口并列在屏幕上,然后用鼠标在网页中点击你需要插入到 Word 文档中的那幅图片不放,直接把它拖曳至 Word 文档中,松 开鼠标按键,此时可见图片已经插入到 Word 文档中了。需要注意 的是,此方法只适合没有链接的 JPG、GIF 格式图片。 66. 让表头跟随时间走 在 Excel2000/2002 中使用函数可制作出跟随时间走的表头。 选中要输入表头的行,输入函数“=MONTH(NOW())&″××表″” ,回车 即显示系统日期所在月份的××表; 如是本月制作上月的统计表, 则 输入函数=MONTH(NOW())-1&″×××表″, 则显示系统日期月份的上 一月××表。 67. 巧用“语音”学英语 如果你的电脑里装有 Windows XP,那么打开“控制面板”里的 “语音” ,就会弹出“语音属性”窗口,在“文字/语音转换”中, “语音选择” 是用来确定朗读者的。由于笔者装了 Office XP,还增加了男声、 女声、中文三种音色;在“使用下列文字预览语音”中输入你需要让 电脑朗读的文本;最下面的是“语音速度” ,这也是用本方法朗读英 文的优势所在: 你可以方便随意地调整朗读的速度, 如果调到很慢,
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你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。 设置好了 以后, 点击“预听语音”就可以听到英语朗读了。 不过学完英语以后, 最好把语音速度调到正常位置, 不然将改变系统的语音速度。 好啦, 这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师, 让你的英语水平上 一个台阶。 68. 在 Excel 中少用鼠标的方法 在 Excel 2000/2002 中快速编辑数据时,当想对单元格做改动 时,因为经常需要用到鼠标,从而使编辑速度大大减慢。其实你可 以使用一个快捷键──F2,这样你的手就不用离开键盘了。方法如 下:利用方向键选择要编辑的单元格,按下 F2 键,编辑单元格内 容。编辑完成后,按 Enter 键确认所做改动,或者按 Esc 键取消改 动。 69. 打造自己的移动办公盘 随着 USB 闪存价格迅速下降, 拥有 USB 闪存的朋友已经越来 越多。大家可能会根据自己的实际需求,加入各种各样的软件来满 足自己的工作和学习需要。 1.WPS2000: 将 WPS2000 安装文件夹下的 WinWPS32.EXE、 Resource.DLL、Wcor32.dll 三个文件拷贝到 USB 闪存的同一文件 夹下,就可以了和平时一样正常使用 WPS 了。如果你还需要一些
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特殊符号,那么请你连同 ObjLib 文件夹也一同拷贝即可。 2.CCED2000:直接将整个文件夹复制到闪存中即可,功能也 是最强的! 3. 办公之星企业版 V3.0: 新建一个文件夹并取名为办公之星, 将 Ostar.exe、Ostar.cot 及注册码.txt 拷贝进去,使用时填一下注 册码即可正常使用。 70. 在 PowerPoint 中让文字连续闪烁 在 PowerPoint2000 中可以用“自定义动画”来做闪烁文字,但 文字都是一闪而过,无法让文字连续闪烁。其实是可以实现连续闪 烁的,方法如下: 1.创建文本框,设置好其中文字的格式和效果,并做成闪烁的 动画效果。 2.点选这个文本框, 再单击“编辑”菜单下的“复制”命令, 同时在 文稿中根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数中, 再将这些 框的位置做相应的设置。 3.最后把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放,文本框 在动画播放后隐藏即可。 71. 在 Word 中创建自动翻页功能 Word 2002 有自动翻页功能,可根据需要调整翻页速度,设定
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该功能后,只需点击一下鼠标,便可对文本自动翻页。方法是:在 菜单栏中选择“工具/自定义” ,弹出自定义对话框后,选择“命令”选 项,在“类别”栏中选择“所有命令” , 然后在“命令”框中用鼠标点击 “AutoScroll” , 并拖到工具栏上, 于是工具栏上就多了一个“自动滚动” 按钮。使用它时只需打开一个文本,然后点击“自动滚动”按钮,此 时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角, 将黑三 角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动, 移动到下半部文本则 自动向下滚动,放到中部则暂停翻页。 “黑三角”越靠近滚动条的两 端,文本滚动的速度越快。另外,在滚动条上有一个随文本一起移 动的“方框” ,随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键,便自动 返回到编辑状态;再次点击“自动滚动”按钮,则继续浏览文本。 72. 在 PowerPoint 中巧定圆心 有时在 PowerPoint2000/2002 中画圆并演示时,会发现确定 圆心不是一件很容易的事,有的人只是凭观察在“圆心”处画一个圆 点代替,弄不好在播放时会发生圆心偏离比较严重的情况。其实我 们可利用“同心圆”工具按钮来解决这一难题。方法是:在幻灯片下 面的“绘图”工具栏中,依次单击选取“自选图形→基本形状→同心圆” , 根据需要,在幻灯片中画好一个适当大小的同心圆后,将鼠标选中 内圆的黄色操作点按住左键不放,向内拖成一个小圆点,再释放鼠
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标,这样我们就巧妙地得到了准确的圆心了。 73. 为新工作簿设置工作表张数 Excel2002 是我们常用的办公软件,但一个新工作簿文件系统 默认只有 3 张工作表,虽然可以通过插入来添加,但总感觉不便。 如果我们已规划好一个工作簿文件需要多少张工作表时, 我们可以 用下面方法来事先设定。具体操作方法是,执行“工具→选项” ,打开 “选项”对话框,单击“常规”选项,在新工作簿内的工作表数栏内输 入你要设定的张数,确定退出。这时再新建工作簿文件就按你的需 要自动提供出若干张工作表了。 74. 使 WPS Office 中插入的图像不再失真 在 WPS Office 中插入图片的时候,你会发现无论插入何种格 式的图片,质量都有较大失真,特别是插入带文字的图片,效果更 差。解决方法如下:首先打开一个建立图像的应用程序,笔者使用 的是画图板来打开包含所需图像的文件(图像文件的格式一定要是 位图 BMP 格式, 否则粘贴后不能正常显示), 然后选择“复制”命令, 再切换到 WPS 文档中,将插入点移到要插入图像的位置,在常用 工具上单击“粘贴”按钮就可以了。 75. 设置多页打印标题与行列标志 打开 Excel 2002,单击相应的工作表,再单击“文件”菜单中的
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“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项。如果要使每一页 上都重复打印列标志,单击“顶端标题行”框右侧的按钮,在弹出的 “顶端标题行”编辑框中,输入列标志所在行的行号。如果要使每一 页上都重复打印行标志,单击“左端标题列”框右侧的按钮,在弹出 的“左端标题列”编辑框中,输入行标志所在列的列标即可。 76. 在 Word 中快速计算 用 Word 2002 进行文字编辑时,有时可能需要对文中的一些 数据进行运算,或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是: 将光标插入点移到文档中需要插入计算结果的地方后, 点击“表格→ 公式” ,打开“公式”对话框,在该对话框中的“=”后面输入要计算的算 式,最后单击“确定”按钮即可。如果说算式就是文档中的文字,那 么就更简单了,只要先将文档中的算式复制,然后在“公式”对话框 的“=”后面粘贴即可。不过这时的“粘贴”操作要用快捷键“Ctrl+V”了。

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