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OUTLOOK简单用法讲解_图文

OUTLOOK简单用法讲解
1. 收件人、主题和内容 2. 群组的建立 3. Recall邮件 4. 邮件标注(重要邮件,邮件分类, 看过/未看过邮件) 5. 人员休假(离开)时设置 6. 会议 7. 帐户数据文件设置(邮箱容量满)

1. 收件人、主题和内容
收件人包括TO和CC(BCC)的人,邮件会自动检测核对已发送 过的对象邮箱。
1.1 TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题,理应对邮件予 以回复响应。 1.2 而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件 予以响应,当然如果CC的人有建议,可以回Email。被CC的人如 果已经知道了事件的开始,其后续处理也理应让他知道。 1.3 主题要简明扼要

1. 收件人、主题和内容
1.4 内容:称呼、正文、结尾

1.4.1 称呼 内部(Dear XXX),外部(X先生, X小 姐,X经理) 1.4.2 正文 对于第一次邮件往来的要表明自己 的身份(姓名和代表的企业),正文 内容应简明扼要的说清楚事情,如果 事情种类比较多可以用1234之类的排 列。

1. 收件人、主题和内容
1.4.3 签名 结尾常见的写个“Best Regards”/“祝身体健康”等,然后标注自己的姓 名、公司、职位和联系方式。

1. 收件人、主题和内容
1.5 附件 附件可以是文件,邮件等,但如果是多个文件附 件,最好打包后再发送。添加附件时,可以复制粘 贴,也可以在附加文件按钮中增加附件。

2. 群组的建立
为了提高效率和防止有疏漏的收件人,outlook提供了 建立联系人群组的功能。

2. 群组的建立
发邮件给群组就可以发给群组里的每一位同事 群组名称

3. RECALL邮件
如发错邮件时,发出的邮件在对方未打开阅读之前 是可以call回来的。

4. 邮件分类标注
3.1 邮件分类 邮件可以按照日期、发件人等分类

按日期分类

按人物分类

4. 邮件分类标注
3.2 邮件标注 邮件可以根据实际情况进行标注

类别标注

重要程度标注

4. 邮件分类标注
3.3 已读邮件和未读邮件 系统默认点击其它邮件后,原本的邮件就会自动变成已读状 态,当邮件很多或者来不及细看时,我们点击邮件之后就会变 为已读状态。

此窗口可以根据自己 的操作习惯,将未读 邮件转变为已读邮件

5. 人员休假(离开)时设置
为了让发邮件给我们的人及时了解我们是否在位置上,和及时找到我们的 Back Up,进行紧急事件的处理,我们需要在休假(离开)时进行一个自动回 复的设置。

6. 会议
OUTLOOK具有邀请会议功能:会议主题、与会人员、 会议地点、会议开始/结束时间、会议前提醒
会议提醒窗口

6. 会议
当我们收到会议邀请邮件时,会有以下窗口弹出,这时需要受邀者对会议邀请 邮件进行回应。

会议邮件 回应内容

7. 帐户数据文件设置
当邮箱容量满的时候,我们将不能发送/接收邮件,此时我们需要对帐 户的数据文件进行重新设置。

7. 帐户数据文件设置
设置新数据文件存放路径

7. 帐户数据文件设置
设置默认邮件数据文件
新设置成功 的数据文件

谢谢!


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