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办公室工作流程图




稿

送 秘书类工作







拟 发 收

稿 文 文
登记 编 登 号 记 打 印 分 发 留 办 存 结 整 理 上 报

办 公 室 工 作 流 程 图

文 秘 工 作

签收

拟 办









档案工作

接收档案

分类编号

排列上架

建立索引

规范管理

安全保管

信息工作(综合统计) 网站宣传 网站设计 规划布局

信息采集

分类编辑

报送批复

内部信息处理

网站发布

栏目编排

督查督办

办事通知 拟办通知

通知督办 草拟上报

办结回复 通知督办 办结回复 交办、承办 整理、报告 办结报告





行 政 事 务 工 作





电话记录

报告系领导

情况处置

来 接待工作



热情接待

问明来意

安排处置

热情送别

汇报情况

主要公务活动 主要会议:党委会、 会务工作 行政会议、例会等

拟定方案







行 贯彻落实

会前准备

会议通知 会议记录 会后工作

办 公 室 职 责
1 行政管理 1.1 行政事务工作计划 1.1.1 行政事务年度/月度工作计划草案 1.1.2 行政事务年度/月度工作计划审查 1.1.3 行政事务年度/月度工作计划核准 1.1.4 行政事务工作计划公告 1.1.5 行政事务工作计划实施\监督 1.2 日常行政会议与接待 1.2.1 总经理办公例会 会议通知(会议时间变动时)

1.2.1.1

工序说明:总经理办例会定在每周一上午召开,若有点时间变动需通知到各位领 导。 (责任人:Q) 1.2.1.2 会议纪要

工序说明:将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。 (责任人:Q) 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.2 会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q) 会议纪要发放(责任人:Q)

月度生产例会 会议通知

1.2.2.1

工序说明:通知会议时间到各与会人员。 (责任人:Q) 1.2.2.2 会议纪要

工序说明:将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。 (责任人:Q) 1.2.2.3 1.2.2.4 会议纪要正确性审查、核准(责任人:Q) 会议纪要发放(责任人:Q)

1.2.3

其他公司级专题会议 会议通知

1.2.3.1

工序说明:针对某个项目各部门工作联络的专题会议通知时间到各与会人员。 (责任人:Q) 1.2.3.2 会议纪要

工序说明:将会议的主要内容记录、整理,并汇总成文档,发放至各与会人员。 (责任人:Q) 1.2.3.3 1.2.3.4 1.2.3.5 1.2.4 会议纪要审查、核准 会议纪要发放(责任人:Q) 会议纪要重要事项实施跟踪

公司其他重要活动 活动立项

1.2.4.1

工序说明: 公司举办的各类活动, 分为由公司立项后组织及办公室负责策划两类。 1.2.4.1.1 接受任务 1.2.4.1.2 1.2.4.2 策划活动 活动方案建立

1.2.4.2.1 草案建立 工序说明:根据已定的活动类型,收集相关的案例、资料,进行活动草案策划, 策划内容包括活动内容、宣传方案、场地要求、活动奖品等。 (责任人:Q) 1.2.4.2.2 草案审查 1.2.4.2.3 1.2.4.3 草案核准 活动宣传

工序说明:根据活动需要,向公司内部员工或社会发布活动的主题、基本内容、 时间等。 (责任人: 1.2.4.4 ) 费用预算

工序说明:根据已确定的活动方案进行费用预算,内容包括场地布置(租场)费 用、宣传费用、活动需要采购的物资费用等。

(责任人: 1.2.4.5

) 建立活动筹备小组

工序说明:根据活动需要,组织相关人员成立活动筹备小组。 (责任人: 1.2.4.6 1.2.4.6.1 ) 活动准备工作展开 活动工作人员任务安排

工序说明:对已成立的。 (责任人: )

1.2.4.6.2 场地联系/安排 工序说明:依活动需要,确定需要在外租场或公司内部举办,若是在外租场的, 需联系合适的场地,洽谈价格等。 (责任人: 1.2.4.6.3 ) 场地布置

工序说明:根据活动需要,进行场地布置。 (责任人: )

1.2.4.6.4 活动所需物资采购 工序说明:根据已确定的活动方案,采购活动需要的物资,如布场物品、活动道 具、与会人员招待用品等。 (责任人:Q) 1.2.4.7 活动组织

工序说明:按已确定的活动方案进行活动。 (责任人: 1.2.4.8 ) 建立相关的活动记录并存档

工序说明:活动中涉及的资料、记录,包括影像资料等整理归档,做为企业文化 资料。 (责任人: 1.3 文件管理 1.3.1 外部文件 1.3.1.1 外部文件签收、登记 )

工序说明:政府部门、上级主管部门来文、通知等收集、存档,并进行登记,建 立目录。 (责任人:Q) 1.3.1.2 外部文件复印后送相关人员收阅签字(相关人员)

工序说明:外部文件收到后,复印后根据文件内容关交相关人员,并签字确认。 (责任人: 1.3.1.3 ) 根据内容进行催办

工序说明:对文件要求的事项进行催办,以保证在规定时间内完成。 (责任人:Q) 1.3.1.4 文件整理、编号、归档、保管

工序说明:月度、年度对文件进行盘点,建立目录,并进行编号,统一归档保管。 (责任人:Q、Q) 1.3.2 内部文件 拟写文件

1.3.2.1

工序说明:根据公司的决定,拟定文件。 (责任人:Q/Q) 1.3.2.2 文件草案审核

工序说明:文件草案拟定人草案拟定后,填写《公司文件发放审批单》 ,根据文 件需要呈领导审核或召集各部门进行会签,审核文字正确性和文件可行性。 责任人:Q 1.3.2.3 (责任人:Q) 1.3.2.4 文件打印 文件批准

工序说明:文件用红头文件纸打印。 (责任人: Q) 1.3.2.5 文件发放、签收/登记

工序说明:填制文件发放表,并由各部门在文件收到时进行签收。 (责任人:Q) 1.3.2.6 文件整理、编号、归档、保管

工序说明:月度、年度对文件进行盘点,建立目录,并进行编号,统一归档保管。 (责任人:Q、Q) 1.4 上级领导和业务重要来访者接待及筹备 1.4.1 筹备工作 工序说明:当接到通知,有上级领导或业务重要来访者到公司来时,应及时进行 筹备接待工作,如写欢迎词、采购招待用品、确定布置招待场所等。 (责任人:Q) 1.4.2 通知相关工作人员及接待人员 工序说明:根据来访者的目的、级别等安排相关工作人员和接待人员,并通知到 责任人。 (责任人:Q) 1.4.3 来访人员接待活动的组织 1.4.4 来访人员接待活动记录 工序说明:对来访人员的行程、来访沟通内容等进行记录,包括来访人员提出的 问题、意见等。 (责任人:Q) 1.4.5 资料整理、归档 工序说明:对活动记录进行整理,并将相关事宜落实到人。 (责任人:Q) 1.5 参加政府召开的有关会议 1.5.1.1 1.5.1.2 1.5.1.3 接收通知,并转告相关人员(责任人:Q) 参加会议并记录 会议精神传达/贯彻

1.6 公司行政管理规章 1.6.1 员工手册 1.6.1.1 1.6.1.2 1.6.1.3 1.6.1.4 员工手册的信息收集、汇总(责任人:Q) 员工手册草案的拟定(责任人:Q) 员工手册草案的审查(责任人:Q) 员工手册草案的会签(责任人:Q)

1.6.1.5 1.6.1.6 1.6.1.7 1.6.1.8

员工手册草案的核准(责任人:Q) 员工手册草案的公告(责任人:Q) 员工手册草案的修订(责任人:Q) 员工手册的实施、监督(责任人:各部门)

1.6.2 企业规章制度 1.6.2.1 1.6.2.2 1.6.2.3 1.6.2.4 1.6.2.5 1.6.2.6 1.6.2.7 1.6.2.8 企业规章制度的信息收集、汇总(责任人:Q) 企业规章制度草案的拟定(责任人:Q) 企业规章制度草案的审查(责任人:Q) 企业规章制度草案的会签(责任人:Q) 企业规章制度草案的核准(责任人:Q) 企业规章制度草案的公告(责任人:办公室) 企业规章制度草案的修订(责任人:Q) 企业规章制度的实施、监督(责任人:各部门)

1.6.3 办公室管理规定 1.6.3.1 1.6.3.2 1.6.3.3 1.6.3.4 1.6.3.5 办公室管理规定的信息收集、汇总(责任人:Q) 办公室管理规定草案的拟定(责任人:Q) 办公室管理规定草案的审查(责任人:Q) 办公室管理规定草案的核准(责任人:Q) 办公室管理规定的实施、监督(责任人:Q)

1.6.4 档案管理办法 1.6.4.1 1.6.4.2 1.6.4.3 1.6.4.4 1.6.4.5 1.6.4.6 1.6.4.7 档案管理办法的信息收集、汇总(责任人:Q) 档案管理办法草案的拟定(责任人:Q) 档案管理办法草案的审查(责任人:Q) 档案管理办法草案的会签 档案管理办法草案的核准(责任人:Q) 档案管理办法草案的公告 档案管理办法的实施、监督

1.6.5 其它管理制度 2 企业文化建设

2.1 企业文化建设年度计划 2.1.1 收集相关企业年度文化建设相关资料 2.1.2 企业文化建设年度计划草案 2.1.3 企业文化建设年度计划审查 2.1.4 企业文化建设年度计划核准 2.1.5 企业文化建设年度计划实施\监督 2.1.5.1 企业文化建设组织实施 2.1.5.2 咨询公司/内部组织 2.1.5.3 考察、参与洽谈\起草\合约 2.1.5.4 参与实施 2.1.5.5 组织开展相关文化建设活动 2.1.5.6 企业文化建设的阶段性总结及汇报 2.2 组织企业对外形象宣传与联络 2.2.1 组织企业对外形象策划、宣传与联络 2.2.1.1 企业形象推广、广告宣传、品牌提升计划 2.2.1.1.1 企业形象推广、广告宣传、品牌提升信息收集 2.2.1.1.2 企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案拟定 2.2.1.1.3 2.2.1.1.4 企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案审查 企业形象推广、广告宣传、品牌提升与预算草案核准

2.2.1.2 企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动开展 2.2.1.3 企业形象推广、广告宣传、品牌提升活动的评估 2.2.1.4 企业发展需要与有关政府部门及其它部门的联络 2.3 企业网站管理 2.3.1 服务器维护 2.3.1.1 供应商联系

工序说明:了解市场行情,寻找服务稳定、实力较强的供应商提供企业网站的服 务器,保证企业网站不会因服务器不稳定而造成不能正常运行。 (责任人:Q) 2.3.1.2 故障处理

工序说明:对遇到的突发性服务器故障,如网站不能正常登录等状况,与供应商 联系及时处理故障。 (责任人:Q) 2.3.1.3 续费

工序说明:服务器空间年度租费续费联系,并办理续费申请及汇款通知等。 (责任人:Q) 2.3.2 网站信息即时更新(外贸部门) 2.3.3 故障处理(外贸部门) 2.3.4 阿里巴巴销售平台续费 工序说明:年度租费续费联系,并办理续费申请及汇款通知等。 (责任人:Q) 2.3.5 阿里巴巴销售平台信用注册 工序说明:提供信用注册所需的相关资料,报注册公司。 (责任人:Q) 2.4 内部宣传工作 2.4.1 企业简报 2.4.1.1 简报内容题材要点提示发放(责任人:Q) 2.4.1.2 简报材料收集(责任人:Q) 2.4.1.3 简报稿修改(责任人:Q) 2.4.1.4 简报排版(责任人:Q) 2.4.1.5 简报草稿打印(责任人:Q) 2.4.1.6 简报草案复审、批准(责任人:Q) 2.4.1.7 简报印制/发放(责任人:Q) 2.4.1.8 简报入档(责任人:Q) 2.4.2 宣传窗内容更新、维护(责任人:Q) 2.4.2.1 根据当月要点材料准备(责任人:Q) 2.4.2.2 材料制作/审阅(责任人:Q、Q) 2.4.2.3 更新/维护、清洁(责任人:Q) 2.4.3 欢迎词

2.4.3.1 根据节、会议、来客内容选定(责任人:Q) 2.4.3.2 内容制作/审核(责任人:Q、Q) 2.4.3.3 实地布置(责任人:Q) 2.4.3.4 及时清理处理(责任人:Q) 2.5 各类协会管理 2.5.1 协会目录 工序说明:各类行业协会建立名册。 (责任人:Q) 2.5.2 会费管理 2.5.2.1 2.5.2.2 接收续费通知(责任人:Q) 办理续费申请

工序说明:年度租费续费联系,并向公司领导办理续费申请。 (责任人:Q) 2.5.2.3 2.5.2.4 2.5.2.5 续费核准 发票跟催(责任人:Q) 记入会费台帐

工序说明:根据参加的协会目录,登录会费缴纳情况。 (责任人:Q) 2.5.3 协会会议管理 工序说明:收到协会举办的各类会议通知时,请示领导,并联系相关责任人参加 会议。 (责任人: 2.5.4 报表管理 2.5.4.1 报表信息收集 )

工序说明:收到协会要求填报的报表通知时,根据报表内容收集相关数据。 (责任人:Q) 2.5.4.2 2.5.4.3 2.5.4.4 编制报表(责任人:Q) 报表审查\核准(责任人:Q) 上交(责任人:Q)

2.6 企业无形资产管理 2.6.1 专利申请及维护 2.6.1.1 专利申请资料收集(提供单位: ) 2.6.1.2 专利申请 2.6.1.3 专利(项目)申报 2.6.1.4 专利证件及其资料档案管理 2.6.2 企业商标申请及管理 2.6.2.1 企业商标注册相关资料收集/申请 2.6.2.1.1 申报

2.6.2.1.2 资料整理\存档 2.6.2.1.3 3 企业资质 3.1 企业资质申报 3.1.1 资质项目资料收集\整理 工序说明:企业正常运作需要申报的各类资质申报,收集资质申报条件及相关的 国家法律法律,进行整理汇总。 (责任人:Q) 3.1.2 按项目要求整理申报材料 工序说明:根据整理汇总的申报条件相关法律法规整理申报材料。 (责任人:Q) 3.1.3 材料审核(责任人:Q) 3.1.4 申报 工序说明:材料申报到资质颁发部门。 (责任人:Q) 3.1.5 接受上级部门对投资项目验收的接待和组织 工序说明:按要求接受上级主管部门的评审,提供相关的材料等。 (责任人:Q) 3.1.6 材料汇总\存档 工序说明:对在资质申报、现场评审中产生的材料进行汇总、存档,以备作为下 商标使用管理

一次申报或复审时的参考资料。 (责任人:Q) 3.2 企业科技项目申报 3.2.1 项目相关资料收集(责任人:Q) 3.2.2 按项目要求整理申报材料(责任人:Q) 3.2.3 材料审核 3.2.4 申报(责任人:Q) 3.2.5 其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等) (责任人:Q) 3.2.6 接受上级部门对投资项目验收的接待和组织 3.2.7 材料汇总\存档(责任人:Q) 3.3 企业发展所需的其它项目申报 3.3.1 其它项目文本起草(责任人:Q) 3.3.2 其它项目材料上报与对外联络(责任人:Q) 3.3.3 其它项目材料上报后续事项(接受验收、组织项目鉴定等) 4 总务 4.1 办公用品管理 4.1.1 公司办公用品的使用、维护办法 4.1.2 纸值易耗品办公用品计划(责任人:Q) 4.1.3 耐用办公用品计划 4.1.4 办公用品计划、审批、核定 4.1.5 办公用品根据需求采购(责任人:Q) 4.1.6 采购电话联系送货 4.1.7 上门采购 4.1.8 办公用品的登记、入库 4.1.9 办公用品发放、签收 4.1.10 0 办公用品保管 4.1.11 月未汇总做月报表/上报/结算 说明:1、目前办公室采购的要本属低值易耗,如:低、墨盒、笔为主,耐用 办公品不属本办采购。

2、一般单件在 10 元以上文具用品,去向都有可在送货单上反映追溯。 4.1.12 办公用品采购 4.1.12.1 4.1.12.2 4.1.12.3 4.1.12.4 办公用品部门需求申请 办公用品需求汇总(责任人:Q) 办公用品的统一申购(责任人:Q) 办公用品的集中购买(责任人:Q)

4.1.13 办公用品统一保管(责任人:Q) 4.1.14 办公用品的领用(责任人:Q) 4.1.15 办公用品的台帐记录(责任人:Q) 4.1.16 每月底汇总、结账、月报表(责任人:Q)

4.2 信函收发 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 信件、挂号、邮包、邮局送保安处 保安做好验收记 保安把信件、挂号、邮包送办公室 办公室签收登记 办公室发到相关部门签收登记 登记薄整理、保管备查

注:供应科的大邮包由供应科直接到保安处领取签收。 4.3 客户接待 4.3.1 预约客户 工序说明:接待部门应提前通知接待员客户姓名、单位及接待地点等,待客户来 访后,通知接待部门,并将客户带至接待地点。 (责任人:Q) 4.3.2 非预约客户 工序说明:对未预约来访的客户,对客户进行登记,通知接待部门,征得接待部 门的同意后,将客户带至接待地点。 (责任人:Q) 4.4 档案管理 4.4.1 技术文件资料(责任人:Q)

4.4.1.1

常规产品图纸

4.4.1.1.1 出图 工序说明:设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输 出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。 (责任人:Q) 4.4.1.1.2 存档 工序说明:设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对 图纸进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。 (责任人:Q) 4.4.1.1.3 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还 后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q) 4.4.1.1.4 发放 工序说明:设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸 一套,交设计部门加盖图纸专用章及受控章,并打印图纸发放清单,由领用人申请, 技术科长批准后,由资料员负责发放。 (责任人:Q) 4.4.1.1.5 定期查档 工序说明:对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。 (责任人:Q) 4.4.1.1.6 技术资料作废/销毁/保留管理 工序说明:当图纸遇到修改等需作调整,并销毁一部分文件时,相关人员填写技 术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审批后,对作废的文件留存一份存 档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作记录。 (责任人:Q) 4.4.1.2 新产品图纸

4.4.1.2.1 出图 工序说明:设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输

出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。 (责任人:Q) 4.4.1.2.2 存档 工序说明:设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对 图纸进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。 (责任人:Q) 4.4.1.2.3 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还 后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q) 4.4.1.2.4 试制发放 工序说明:设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸 一套,交设计部门加盖试制专用章,并打印图纸发放清单,由领用人申请,技术科长 批准后,由资料员负责发放。产品试制完成后,领用人需将该产品图纸归还资料室。 (责任人:Q) 4.4.1.2.5 图纸更新 工序说明:设计人员对新产品图纸进行更新后,资料室打印。程序按:4.3.1.1。 (责任人:Q) 4.4.1.2.6 收回的试制图纸作废/销毁/保留管理 工序说明:相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审 批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作 记录。 (责任人:Q) 4.4.1.3 工装模具图纸(责任人:Q)

4.4.1.3.1 出图 工序说明:设计人员填写出图单,经主管领导签字确认后打印一套图纸。图纸输 出后由设计人员、主要技术负责人在图纸上签字。 (责任人:Q) 4.4.1.3.2 存档

工序说明:设计人员填写图纸归档单,将图纸交资料室存档,资料员签收后,对 图纸进行整理、装订、存档,记入资料台帐中,并做好图纸归档的电子档记录。 (责任人:Q) 4.4.1.3.3 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待图纸归还 后,由资料员检查图纸是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q) 4.4.1.3.4 发放 工序说明:设计部门图纸归档后,通知生产部门可以领用图纸,资料室复印图纸 一套,交设计部门加盖图纸专用章及受控章,并打印图纸发放清单,由领用人申请, 技术科长批准后,由资料员负责发放。 (责任人:Q) 4.4.1.3.5 定期查档 工序说明:对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。 (责任人:Q) 4.4.1.3.6 技术资料作废/销毁/保留管理 工序说明:相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审 批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作 记录。 (责任人:Q) 4.4.1.4 计算书

4.4.1.4.1 存档 工序说明:设计室人员计算书上传到服务器,资料员打印后由设计人员填写归档 单,资料员签收,并对设计计算书进行装订存档,记录资料台帐中。 (责任人:Q) 4.4.1.4.2 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待归还后, 由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q)

4.4.1.4.3 领用 工序说明:领用申请人填写资料领用申请,经技术负责人批准后可领用。 (责任人:Q) 4.4.1.5 外部参考/新产品说明书

4.4.1.5.1 存档 工序说明:归档人填写归档单,资料员签收,并对外来的产品新说明进行装订存 档,记录资料台帐中。 (责任人:Q) 4.4.1.5.2 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待归还后, 由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q) 4.4.1.5.3 领用 工序说明:领用申请人填写资料领用申请,经技术负责人批准后可领用。 (责任人:Q) 4.4.1.6 工艺文件

4.4.1.6.1 打印 工序说明:设计人员将工艺文件传输到服务器后,资料员打印,打印完后由设计 人员、技术科长在工艺卡片上签字。 (责任人:Q) 4.4.1.6.2 存档 工序说明:填写文件归档单,将工艺卡片交资料室存档,资料员签收后,对工艺 卡片进行整理、装订、存档,记录资料台帐中,并做好归档的电子档记录。 (责任人:Q) 4.4.1.6.3 借阅 工序说明:申请借阅人填写借阅单,经相关领导批准后,交资料员,待工艺卡片 归还后,由资料员检查是否完好无损,签字确认后返还一联。 (责任人:Q) 4.4.1.6.4 发放

工序说明:设计部门归档后,通知生产部门可以领用,资料室复印一套,交设计 部门加盖技术文件专用章及受控章,并打印发放清单,由领用人申请,技术科长批准 后,由资料员负责发放。 (责任人:Q) 4.4.1.6.5 定期查档 工序说明:对产品图纸进行定期盘存,档案目录定期更新。 (责任人:Q) 4.4.1.6.6 作废/销毁/保留管理 工序说明:相关人员填写技术资料作废/销毁/保留申请单,经领导/技术科长审 批后,对作废的文件留存一份存档,并加盖作废保留章,其余的文件销毁处理,并作 记录。 (责任人:Q) 4.4.1.7 新产品试制文件

工序说明:新产品试制文件是指除图纸及工艺以外的文件,如产品的设计开发文 件、可行性报告、技术总结报告等。技术部门编制完后交资料室归档,填写归档单。 资料室按产品进行整理、归档,制定目录,并定期进行更新。 (责任人:Q) 4.4.2 综合档案资料 4.4.2.1 综合档案分类 4.4.2.1.1 公司文件 4.4.2.1.2 外来文件 4.4.2.1.3 科技类档案 4.4.2.1.4 企业文化建设类档案 4.4.2.1.5 人员信息类档案 4.4.2.1.5.1 4.4.2.1.5.2 4.4.2.1.5.3 职工档案 工程技术人员资质档案(责任人:Q) 特种作业人员资质档案(责任人:Q)

4.4.2.1.6 企业资质档案 4.4.2.1.7 设备档案

4.4.2.1.8 基础建设类档案 4.4.2.1.9 政府机构综合报表 4.4.2.2 归档管理 4.4.2.2.1 综合档案归档、整理、建档 工序说明:由归档人填写归档单,资料员负责对档案进行整理、建档,建立目录 或登入台帐,并进行分类编号。 (责任人:Q) 4.4.2.3 综合档案借阅管理(责任人:Q)

工序说明:借阅人填写借申请,经相关领导审批后借阅,归还时由资料员进行确 认并记录。资料员要定期进行查档、更新,保证档案目录保持有效。 (责任人:Q) 4.5 打印管理 4.5.1 打印管理 工序说明:资料员收到打印任务后,对稿件进行分类、记录,输入后分类保存。 (责任人:Q) 4.5.2 复印管理(责任人:Q) 工序说明:资料员收到复印任务后,对稿件进行分类、记录,输入后分类保存。 (责任人:Q) 4.6 综合治理办公室工作 4.6.1 接受指令(相关领导) 4.6.2 参加会议、汇报、贯彻、实施(相关人员) 4.6.3 安全台账平时记录、登记(责任人:Q) 4.6.4 安全会议通知召开(责任人:Q) 4.6.5 安全检查、日期、范围、内容、设定(责任人:Q) 4.6.6 检查情况汇集(责任人:鲁狄忠) 4.6.7 纠正预防措施追踪(责任人:鲁狄忠) 4.6.8 事后监督验收(安全小组人员) 4.6.9 检查材料汇集、留存、保管(责任人:Q) 4.6.10 上级部门检查、接待、汇总(责任人:Q)

4.6.11 检查情况向相关人员汇报(责任人:Q) 4.6.12 纠正预防措施追踪(责任人:鲁狄忠) 4.6.13 资料归档备查(责任人:Q) 4.7 作息时间调整、假期通知 4.8 办公楼饮用水处理 4.8.1 日常饮水情况掌握(责任人:Q) 4.8.2 通知送水联系(责任人:Q) 4.8.3 到货后签字确认(责任人:Q) 4.8.4 分发(供应商) 4.8.5 月度汇总结帐(责任人:Q) 4.9 食堂磁卡充值 4.9.1 每月 18-20 日磁卡充值(责任人:Q) 4.9.2 各工段按确认单充值(各工段) 4.9.3 21 日确认单汇总(责任人:Q) 4.9.4 汇总单审核、划帐(责任人:Q) 4.9.5 凭结算单记帐(责任人:高燕) 4.9.6 凭证登记/保管/备查(责任人:Q) 5 质量体系 5.1 质量管理体系日常兼管工作 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 质量手册编写/审核/批准 (责任人:Q、Q 誉感) 程序文件编写/审核/批准(责任人:Q、Q) 其它各类文件编写/审核/批准(各部门负责人、Q) 体系文件公布、宣贯(责任人:Q) 收集部门年初质量规划(各部门) 根据年会和部门规划汇总(责任人:Q)

5.1.7 制条新一年部门质量目标(责任人:Q) 5.1.8 5.1.9 目标草案审核、批准(责任人:Q) 目标分解下发(责任人:Q)

5.1.10 满意度调查、数据分解收集(责任人:Q)

5.1.11 汇总归档备用(责任人:Q) 5.2 内审 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 内审准备和计划编制(责任人:Q、Q) 计划、审核、批准(责任人:Q) 计划实施通知(内审组长) 内审日程安排(内审组长) 内审任命书(责任人:Q) 如开首次会议(内审组长) 各部门内审/制表记录(内审人员) 开具不合格项(内审人员) 内部审核报告拟写(内审组长)

5.2.10 管理评审报告(责任人:Q) 5.2.11 管理评审效果分折(责任人:Q) 5.2.12 召开未次会议(内审组长) 5.2.13 不合格项纠正追溯(内审组长) 6 文明创建工作 6.1 年度创建规划拟订(责任人:Q) 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 年度创建规划审核、批准、实施(责任人:Q) 建立相关台帐,包括会议、文体活动、影集资料收集(责任人:Q) 组织开展文体、公益事业活动(工会组织) 双结对,共创建活动持久展开(党团组织) 按创建实施考核方案开展自查(嘉兴市文明单位实施细则) (责任人:Q) 对自查问题,纠正预防措施(创建小组) 年度总结,资料收集(责任人:Q) 每二年市文明办复审工作(责任人:Q) 6.9.1 6.9.2 6.9.3 6.9.4 复审材料收集(责任人:Q) 写汇报材料(责任人:Q) 上报(责任人:Q) 复审接待(责任人:Q)

6.9.5 7 物业管理 7.1

资料整理、存档(责任人:Q)

管理办法 7.1.1 相关资料收集、汇总

工序说明:到管理办法较健全的单位收集他们的资料进行汇总。 7.1.1.1 管理办法草案拟定

工序说明:参考别人单位的制度,结合本公司的实际情况,进行草案拟定。 7.1.2 管理办法审查 工序说明:对拟定的草案进行审核,与本公司实际情况进行对比,是否符合要 求,可行性如何,对不足之处提出改进建议。 7.1.3 管理办法核准

工序说明:对拟定的草案进行确认。 7.1.4 管理办法实施、监督 工序说明:不定期进行抽检、监督。

各项管理作业规定制、修订一览表 各项管理作业规定制、
工作项目
作业规定名 称

资料收 集 Q Q

草案拟定

审查

会签

核准

公告、 公告、说明

实施、 实施、 监督 Q Q

修订

保安管理 办法 车辆使用 管理办法 办公楼公 用设施管 理办法 宿舍管理 制 图书管理 制度

Q Q

Q Q 各部门

Q Q

Q Q

Q Q

Q

Q

Q

各部门

Q

Q

Q

Q

Q Q

Q Q

Q Q

Q Q

Q Q

Q Q

Q Q

7.2 保安管理 7.2.1 保安值班考核 工序说明:每月报送值班表,每天检查值班情况。

(责任人:Q) 7.2.2 车辆进出、登记、检查及记录 工序说明: 外来车辆必须用行驶证, 更换公司内部临时通行证, 然后进行来客、 姓名,姓名、找人或提化事由登记,方能进入。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.2.3 外来人员进出联络、登记、记录

工序说明:进入车间必须有车间负责人陪同,外来人员进入公司需先与责任人 联系,征得同意后,方可进入。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.2.4 夜间厂内巡视、检查 工序说明:在公司厂区内装有巡更点,夜间进行轮值巡更,根据指定路线巡更 打卡,每周进行数据采集、检查。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.2.5 物资进出、出门证汇集上交 工序说明:进来物资和所有送货单位须有供应科开具的入库单进行仓库卸货, 出门时由保安检查无误后放行。出门物资须有公司主管部门签署的出门证,经保安检 查无误后,放行并记录,每月汇总、上交。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.2.6 每月登记薄、出门证等汇集上交 工序说明:由保安做好登记手续,每月上交至主管部门进行保管。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.2.7 员工打卡监督 工序说明:对员工上下班打卡进行监督,保证公司考勤制度正常实施,对违反 公司制度的人员抄送至办公室。 (责任人:保安,直接领导:Q) 7.3 车辆管理(厂内用车) 7.3.1 车辆年度维修、保养计划 7.3.1.1 车辆年度维修、保养信息收集

工序说明:对车辆年度维修、保养时间进行登记汇总。

(责任人:Q) 7.3.1.2 车辆年度维修、保养计划拟定

工序说明:根据汇总的时间拟出计划,并做出预算(各项费用) 。 (责任人:Q) 7.3.1.3 车辆年度维修、保养计划审查

工序说明:计划交部门主管领导审核、核准。 (责任人:Q) 7.3.1.4 车辆年度维修、保养计划实施

工序说明:按计划时间及时联系维修保养单位,通知驾驶前去办理保养和年度 年检手续。 (责任人:Q) 7.3.2 车辆使用 7.3.2.1 提出申请(各科室)

工序说明:用车部门填写用车申请,说明用车理由和用车时间地点,经部门主管 批准后交物业管理部门。 (责任人:Q) 7.3.2.2 车辆使用批准 (责任人:Q)

工序说明:物业部门根据各部门上交的用车申请单,合理安排用车。 (责任人:Q) 7.4 绿化管理及环境卫生 7.4.1 绿化年度规划 7.4.1.1 绿化规划草案拟定(责任人:Q)

工序说明:根据公司年度的规划及绿化现状,找出需改善部分,并列出实施计 划草案及预算。 (责任人:Q) 7.4.1.2 7.4.1.3 7.4.1.4 绿化规划审查(责任人:Q) 绿化规划核准(责任人:Q) 绿化规划实施、监督

工序说明:了解市场价格,联系绿化供应商,全程跟踪。

(责任人:Q) 7.4.2 定期养护、修剪、浇水、施肥、除虫 工序说明:绿化管理人员对绿化定期维护。 (责任人:管理人员) 7.4.3 厂内、外、办公楼环境卫生管理 工序说明:办公室制定各区域卫生打扫周期,清洁人员定期打扫,保证各区域 保持清洁。 (责任人:Q) 7.5 办公楼公用设施管理、维护(责任人:Q) 7.5.1 办公楼公用设施管理办法(责任人:Q) 7.5.2 办公楼硬件设施(责任人:Q) 设施采购

7.5.2.1

工序说明: 根据公司工作运转的需要, 向上级主管领导提出添购设备的申请 (或 由领导规划方案) ,经主管领导批准后购置。 (责任人:管理人员) 7.5.2.2 设施日常维护

工序说明:在日常使用中,各部门负责对设施进行维护。 (责任人:Q) 7.5.2.3 设施报修(责任人:Q)

工序说明:在日常使用中,出现故障或需保养时,各部门将设施设备情况报物 业处,物业及时联系人员进行维修。 (责任人:Q) 7.5.3 水、电(责任人:Q)

工序说明:每月抄水、电表一次,记录备案。 (责任人:Q) 7.5.4 通讯(责任人:Q)

工序说明:增设通讯线路或遇故障问题,及时联系电信部门进行维修。 (责任人:Q) 7.5.5 消防设施(责任人:Q)

工序说明:日常检查、维修,保证设施保持有效。 (责任人:Q) 7.5.6 网络设施 需求信息收集

7.5.6.1

工序说明:对网络需求信息进行收集,并汇总,如网络设施需求地点、设施能 力等。 (责任人:Q) 7.5.6.2 申报

工序说明:将需求的具体情况报公司领导处,包括设施清单、预算等。 (责任人:Q) 7.5.6.3 核准

工序说明:根据实际情况考虑是否需要增设。 (责任人:Q) 7.5.6.4 设施完善

工序说明:联系单位进行设施完善,并监督。 (责任人:Q) 7.5.7 监控(责任人:Q) 7.5.7.1 7.4.8.1 需求信息收集

工序说明:对监控需求信息进行收集,并汇总,如设施需求地点、设施能力等。 (责任人:Q) 7.5.7.2 申报

工序说明:将需求的具体情况报公司领导处,包括设施清单、预算等。 (责任人:Q) 7.5.7.3 核准

工序说明:根据实际情况考虑是否需要增设。 (责任人:Q) 7.5.7.4 设施完善

工序说明:联系单位进行设施完善,并监督。 (责任人:Q)

7.5.8 办公设备(责任人:Q) 7.5.8.1 需求信息收集

工序说明:对办公设备需求信息进行收集,并汇总,如办公设施需求地点、设 施能力等。 (责任人:Q) 7.5.8.2 申报

工序说明:将需求的具体情况报公司领导处,包括设施清单、预算等。 (责任人:Q) 7.5.8.3 核准

工序说明:根据实际情况考虑是否需要增设。 (责任人:Q) 7.5.8.4 设施完善

工序说明:联系单位进行设施完善,并监督。 (责任人:Q) 7.6 员工宿舍管理 7.6.1 宿舍管理制度 7.6.2 宿舍分配 7.6.2.1 宿舍申请受理

工序说明:对员工提出的宿舍申请进行受理。 (责任人:Q) 7.6.2.2 信息核实

工序说明: 对宿舍申请提出人的具体情况进行核实, 并参照有关标准进行对比。 (责任人:Q) 7.6.2.3 批准

工序说明:对员工提出的宿舍申请进行核准。 (责任人:Q) 7.6.2.4 通知

工序说明:通知申请人办理相关手续。 (责任人:Q)

7.6.2.5

入住手续

工序说明:办理员工入住手续,如钥匙领用,签入住条款等。 (责任人:Q) 7.6.3 设施维护、维修 工序说明:对宿舍的各项公用设施进行维护。 (责任人:Q) 7.7 图书管理 7.7.1 建立图书分类台帐 工序说明:对图书室内的图书进行分类、编号,图书室内图纸均需盖有“图书 专用章” ,并建立台帐,方便管理。 (责任人:Q) 7.7.2 图书购入登记、编号、记入台帐 工序说明:对新购入的图书进行登记、分类、编号、盖章,并记录台帐。 (责任人:Q) 7.7.3 建立借书卡 工序说明:对图书室内的每册图书建立借书卡,标注书名、日期、编号等。 (责任人:Q) 7.7.4 图书借阅 工序说明:员工借阅图书凭工作证办理,图书管理员在借书卡上记录借阅人, 借阅时间,图书借出后,留借书卡在图书室,待图书归还后,在借书卡上记录归还时 间。图书借阅同时需建立图书借阅台帐,方便查阅。 (责任人:Q) 7.7.5 定期图书盘点

工序说明:定期对图书进行盘点,查出借阅时间过长及缺失的图书。 (责任人:Q) 7.7.6 定期维修、特别陈旧破损更换

工序说明:对图书室内的图书进行维护,保持图书完整,对已破损缺失的图书 进行更换。 (责任人:Q)


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