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采购部工作流程及岗位职责

采购部工作流程

流 程 申 请

说明
申请人填写《物资申购单》并交部门领导批准,批 准后交与张三,由张三交给李四。所有申购物品必 须填写《申购单》 。





金额较小由李四直接进行核准,金额较大交与上级 领导核准。核准后由李四交与王五进行询价。





金额较大的物料或设备由王五、李四查询供应商并 就价格、付款方式、合同签署等进行谈判,货比三 家,由李四进行确定及合同签订。金额较大合同报 上级领导签署。

费用申请

采购员拿询价员提供的货比三家的相关证明单据 申请付款,由财务进行核准批复。





采购员拿着申请人填写并经批准的《物资申购单》 进行采购,采购时也遵循货比三家的原则,在保证 质量的前提下节省成本。采购时务必索要发票及其 它产品资质证明。





所有物料、 设备购回后必须入库, 由仓管员填写 《入 库登记表》 采购员不得私自将物品直接交与申请人 , 或其他人。如确有大的物料或无法入库的物料,采 购员必须通知仓管员进行登记并经李四批准方可直 接交与当事人。





申请人到仓管员处提货,并填写《出库登记表》 。

注: (1)所有申购者必须向采购部递交经部门领导批准的《物资申购单》 ,否 则采购部不予采购。 (2)为了节约成本,在可预见的条件下,各部门请提前上报需申请物资, 以便集中采购。 (3)所有物品、设备购回后必须入库登记,采购员不得直接将去拼交与申 请人。 (4)所有物品领用人必须填写《物资出库登记表》 ,否则不予领取。 (5)采购部每月对各部门物资申请、领用情况进行盘点,并对各部门物资 领用情况进行监督,如发现重复领用、非法使用、领用超度,申请部门如 无法提供正当理由,采购部有权拒绝其再次领用。 (6)因时间、询价、路程、供货方等因素的影响,有些物品、设备实际 购回日期可能会比预期要晚,请各部门尽量提前申报。

采购部岗位职责
1、采购部经理
1) 直接对分管领导、公司负责,全面主持采购部工作,确保各项任务的顺利完成。 2) 审核年度采购计划、采购项目,审查各部门领用物资数量,合理控制,减少损耗。 3) 全面主持大宗商品订购的业务洽谈,督促下属仓库负责人把好进货的验收及质量关,保证物 资供应和仓储正常。 4) 教育属下员工在工作中,要遵纪守法,对工作认真负责,不徇私舞弊。按公司计划完成各类 物资采购及安全保管任务,尽可能在预算范围内做到节支降耗。 5) 督促采购组、仓库组负责人,加强对下属员工素质培训,不断提高员工的业务水平和 工作能力。 6) 对本部门员工制度执行情况负责。 7) 对本部门员工的专业知识培训负责。 8) 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。 9) 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。 10) 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。

2、库管员
1) 做好物品出入库记录,并根据公司《物料验收规范》对来料进行验收并做好记录。 2) 负责库房日常管理事务,检查库存产品状况。 3) 按规定收发物料,做好物料进库储位的筹划与排放。 4)每周盘点物品,做到帐、物相符,填写库房相关数字并登录到 ERP。 5) 配合盘点库房产品工作的具体执行。 6) 做好物料的搬运和库房废次品的回收及保管。 7) 对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。 8)每天检查仓库安全卫生状态,并及时整改。 9)要控制好常用物品库存量,及时向部门申报补充材料清单。 10)与采购员、询价员一起做好供应商评价。 13) 维护和管理搬运工具。

3、询价员
1) 熟悉各部门常用物品、原材料,深入全面了解市场供应价格、质量情况。 2) 掌握常用物品的品牌、规格、质量、供货厂商, 并了解其价格波动规律。 3) 按重要性、急用程度安排采购,其他据库存量来安排,防止积压与过期,做好全年、季节、 周期性的采购计划,保证需求。 4) 物品采购必须货比三家,不能死定一家,以免造成质量差、高价格的弊病。 5)建立常用物资、材料的价格、供应商、服务质量信息库。 6)与采购员、仓管员做好供应商评价,并将结果反馈给上级领导。 7)做好物料的动态管理,及时的掌握市场物料信息,多信息、多渠道的做好市场调查; 8) 材料设备的选厂、选型以及进行物资选用等各项工作; 9)配合部门经理完成相关采购合同的谈判,做好部门合同及相关记录的保存。

4、采购员
1) 2) 3) 4) 认真贯彻执行公司采购管理规定和实施细则,努力提高自身采购业务水平。 采购人员必须了解相关物料的专业知识,避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。 采购人员应密切注意市场行情的变化,掌握市场信息。 采购人员应经常深入卖场,了解商情、客情,以期创造最佳的采购业绩。

5) 经常做市场调查,掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段。并采取相应对策。 6) 对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、招待、赠品等,违者将按公司有关规定处理。 7)必须按照公司的采购程序进行采购,采购时需有申购部门领导签字及本部门领导批准的《物 资申购单》方可采购。 8)接到采购通知后,采购员必须及时,按质按量的完成采购任务。 9) 严把物料质量关,购进物料必须附有质保书及相关的合格证明,特殊物料如种子、化肥、农 药、农膜等投入品需附有相关的检测报告及产品认证证书。 10)物品购入后,必须及时入库,并配合仓管员做好验收,如果验收不合格,采购员必须及时要 求供货方做出补偿或退货。 11)采购员不得私自将相关物料交给当事人(特殊情况经部门领导同意除外) ,不得私自藏匿公 司财产。 12)购买物料时,采购员必须索要正规发票及采购单,同时完成发票的报销。


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