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EXCEL教程__人力资源篇_图文

第2篇 人力资源篇

2.1

项目4 制作员工人事档案管理表

2.2

项目5 制作员工培训管理表

2.3

项目6 制作员工工资管理表

2.1 项目4 制作员工人事档案管理表

2.1.1 项目背景
员工人事档案的整理分类、汇总、分 析、查询等是一件比较复杂的工作。 使用Excel可以实现人事管理的自动化, 提高人事档案管理的条理化。

本项目通过制作“员工人事档案管理 表”,来介绍Excel软件在人力资源管理中 的应用。

2.1.2 项目效果

图2-1 员工人事档案筛选效果图

图2-2 公司各部门人员分配效果图

2.1.3 知识与技能
●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●导入外部数据 ●数据链接 ●数据的筛选 ● COUNTIF函数的使用 ●创建图表

2.1.4 解决方案
任务1 创建工作簿,重命名工作表

(1)启动Excel 2003,新建一个空白 工作簿。 (2)将创建的工作薄以“员工人事 档案管理表”为名保存。 (3)将“员工人事档案管理表”工 作簿中的Sheet1工作表重命名为“员 工档案信息”。

任务2 导入“员工信息” 将行政篇中导出的“员工信息”数据 导入到当前的文件中,轻松获取外部人事 档案信息。

(1)选中“员工人事档案管理表” 工作簿中的“员工档案信息”工作表。 (2)选择【数据】菜单中【导入外 部数据】命令的子命令【导入数据】, 打开【选取数据源】对话框。

(3)选择数据源文件“员工信 息.prn”, (4)从对话框的“原始数据类型” 中选择“固定长度”作为最合适的文 件类型,在“导入起始行”文本框中 保持默认值“1”,在文件原始格式下 拉列表中选择“936 :简体中文 (GB2312)”。

(5)按文本导入向导进行操作。在 “数据预览”区内设置字段宽度,也 就是列间隔;设置每列的数据类型。 (6)单击【确定】按钮,完成数据 导入。

任务3 创建“员工个人详细资料”链


(1)链接到已有文件。 (2)链接到新建文件。

任务4 查阅“员工个人详细资料” 当需要查阅某个员工的个人详细资料 时,我们可通过激活超链接进行访问。

任务5 复制“员工档案信息”工作表

(1)选中“员工档案信息”工作表。 (2)将该工作表复制三份,并分别 重命名为“女员工档案信息”、“入 职时间最早的5名员工信息”、 “2005年-2007年入职的员工”。

任务6 通过数据筛选查询女员工档案
信息 任务7 通过数据筛选查询入职时间最 早的5名员工信息 任务8 通过数据筛选查询2005年-2007 年入职的员工

任务9 统计公司各部门员工人数

(1)将Sheet2工作表重命名为“公 司各部门员工人数”。 (2)建立表格框架。 (3)选中“公司各部门员工人数” 工作表的B3单元格。

(4)输入公式“=COUNTIF(员工档 案信息!$D$2:$D$26,"行政部")”,按 【Enter】键,在B3中显示“行政部” 人数。 (5)同样地,统计出其他部门的人 数。

任务10 创建公司各部门人员比例图

(1)选中“公司各部门员工人数” 工作表中的A2:B9单元格区域。 (2)创建“三位饼图”。 (3)设置图表的标题格式。

2.1.5 项目小结
本项目通过制作“员工人事档案管理 表”,主要介绍了工作簿的创建、工作表 重命名、导入外部数据创建员工档案信息 表、利用超链接查阅员工个人详细资料、 使用筛选查询员工档案信息、使用 COUNTIF函数进行各部门人数统计。 在此基础上,利用统计数据创建各部 门人员比例图表。

2.1.6 拓展项目
1.通过数据筛选查询80后的员工 档案信息。 2.通过数据筛选查询“市场部” 的男员工档案信息。 3.统计公司员工学历情况并制 作比例图。

2.2 项目5 制作员工培训管理表

2.2.1 项目背景
企业在对员工进行培训后,通常要根 据培训项目进行相应的考核。 人力资源部需要针对考核成绩制定相 应的培训成绩管理表。 本项目通过制作“员工培训管理表”, 来介绍Excel软件在培训管理方面的应用。

2.2.2 项目效果

图2-3 员工培训管理表

图2-4 员工培训考核数据透视图

2.2.3 知识与技能
●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●数据有效性 ●函数AVERAGE、SUM、 COUNTIF和RANK的应用 ●美化工作表 ●数据透视表 ●数据透视图

2.2.4 解决方案
任务1 创建工作簿,重命名工作表

(1)启动Excel 2003,新建一个空白 工作簿。 (2)将创建的工作薄以“员工培训 管理表”为名保存。 (3)将“员工人事档案管理表”工 作簿中的Sheet1工作表重命名为“员 工培训成绩表”。

任务2 创建“员工培训成绩表”框架

(1)在“员工培训成绩表”中输入 工作表标题。 (2)输入表格标题字段。

任务3 输入“序号” 利用填充句柄,输入序号。
任务4 输入“姓名”和“部门”

(1)输入员工“姓名”。 (2)输入员工“部门”。

任务5 设置各培训项目成绩的数据有
效性 在输入数据的过程中,为尽量减小数 据输入的错误,提高数据的有效性,可对 要输入数据的单元格区域设置有效性规则, 使输入的数据在规定的范围之内。 即输入的成绩范围在0~100之间。

任务6 统计“平均成绩”和总成绩 任务7 利用RANK函数排列员工培训 成绩的名次

(1)选中I3单元格。

(2)输入公式 “=RANK(H3,$H$3:$H$21)”按 【Enter】键确认。 (3)选中I3单元格,拖动填充句柄 至I21单元格,将公式复制到I4:H21 单元格区域中,排列出所有名次。

任务8 统计各培训项目的平均成绩

(1)在A22单元格中输入“各培训 项目平均成绩”。 (2)选中D22单元格,输入公式 “=AVERAGE(D3:D21)”,按 【Enter】键确认。

(5)选中D22单元格,拖动填充句 柄至F22单元格,将公式复制到 E22:F22单元格区域中。

任务9 利用COUNTIF函数统计考核 不合格的员工人数 这里,假定员工的所有项目平均成绩 低于80分,则认定为不合格。

(1)在G22单元格中输入“不合格 人数”。 (2)选中I22单元格,输入公式 “=COUNTIF(G3:G21,"<80")”。 (3)按【Enter】键确认。

任务10 设置单元格数据格式 将“平均成绩”和“各培训项目平均 成绩”的数据保留为1位小数。

任务11 美化员工培训成绩表

(1)设置工作表标题格式。 (2)合并单元格。 (3)将表格中所有数据区域的内容 设置为居中对齐。

(4)适当调整表格的行高和列宽, 能显示表格内容。 (5)为表格设置边框。

任务12 制作员工培训考核数据透视


(1)选中“员工培训成绩表”。 (2)选择【数据】菜单中的【数据 透视表和数据透视图】命令,打开 【数据透视表和数据透视图向导对话 框,按提示进行操作。

(3)将“姓名”作为“行”字段, 将“计算机技能”作为“数据”项。 (4)选择【汇总方式】为“最大 值”。

(5)单击【完成】按钮,系统将在 工作簿中插入一张工作表Sheet4和一 张工作表Chart1。在Sheet4中生成数 据透视表,将Sheet4工作表重命名为 “员工培训成绩数据透视表”,在 Chart1中生成数据透视图,将Chart1 工作命名为“员工培训考核数据透视 图”。

2.2.5 项目小结
本项目通过制作“员工培训管理表”, 主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、 数据有效性设置、函数AVERAGE、SUM、 COUNTIF和RANK的应用、美化工作表等。 在此基础上,利用培训成绩表中的数 据,通过数据透视表和数据透视图对员工 培训成绩进行汇总、分析,使表格中的数 据更为直观、生动。

2.2.6 拓展项目
1.按培训成绩名次进行升序排列。 2.制作各培训项目平均成绩比较 图。 3.制作公司各部门培训成绩数据 透视图。

2.3 项目6 制作员工工资管理表

2.3.1 项目背景
制作工资表示通常需要综合大量的数 据,如基本工资、绩效工资、补贴、扣款 项等。 如果用手工做账,不仅工作量非常大, 而且还往往容易出错。 本项目通过制作“员工工资管理表” 来介绍Excel软件在工资管理方面的应用。

2.3.2 项目效果

图2-5 员工工资明细表效果图

图2-6 员工工资条效果图

2.3.3 知识与技能
●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●导入外部数据 ●函数Year、Round、Vlookup、IF、 INDEX、ROW、COLUMN、INT的使用 ●公式的使用 ●数据透视表 ●数据透视图

2.3.4 解决方案
任务1 创建工作簿,重命名工作表

(1)启动Excel 2003,新建一个空白 工作簿。 (2)将创建的工作薄以“员工工资 管理表”为名保存。 (3)将“员工人事档案管理表”工 作簿中的Sheet1工作表重命名为“工 资基础信息表”。

任务2 导入“员工信息” 将行政篇中导出的“员工信息”数据 导入到当前工作表中,作为员工“工资基 础信息表”的数据。

任务3 创建“工资基础信息表”

(1)选中“工资基础信息表”工作 表。 (2)删除“身份证号码”、“学 历”、“职称”、“性别”和“出生 日期”列的数据。

图2-60 删除数据后的工作表

(3)分别在E1、F1、G1单元格中输 入标题字段名称“基本工资”、“绩 效工资”和“工龄工资”。 (4)输入“基本工资数据”。

(5)计算“绩效工资”。 这里,绩效工资=基本工资*50%。 (6)计算“工龄工资”。
这里,如果“工龄”超过10年,则工 龄工资为500元,否则,按每年50元计算。

任务4 创建“加班费结算表”

(1)复制“工资基础信息表”,将 复制后的工作表重命名为“加班费结 算表”。 (2)删除“入职时间”、“绩效工 资”和“工龄工资”列。 (3)在E1、F1单元格中分别输入标 题“加班时间”和“加班费”。

(4)输入加班时间。 (5)计算机加班费。
加班费的计算方法为:加班费=基本 工资/30/8*1.5*加班时间

任务5 创建“考勤扣款结算表”

(1)复制“工资基础信息表”,将 复制后的工作表重命名为“考勤扣款 结算表”。 (2)删除“入职时间”、“绩效工 资”和“工龄工资”列。

(3)在E1:K1单元格中分别输入标 题“迟到”、“迟到扣款”、“病 假”、“病假扣款”、“事假”、 “事假扣款”和“扣款合计”。

(4)输入“迟到”、“病假”、 “事假”的数据。 (5)计算“迟到扣款”。
这里,假设每迟到一次扣款为50元。

(6)计算“病假扣款”。
这里,假设每病假一天扣款为当日工 资收入的50%,即“病假扣款=基本工资 /30*0.5*病假天数”。

(7)计算“事假扣款”。
这里,假设每事假一天扣款为当日工 资收入,即“事假扣款=基本工资/30*事假 天数”。

(8)计算“扣款合计”。

任务6 创建“员工工资明细表”

(1)将Sheet2工作表重命名为“员 工工资明细表”。 (2)参创建员工工资明细表的框架。 (3)填充“编号”、“姓名”和 “部门”数据。

(4)导入“基本工资”、“绩效工 资”、“工龄工资”和“加班费” 数据。

①选中D3单元格。 ②选择【插入】菜单中的【函数】命 令,从函数列表中选择“VLOOKUP”函数, 打开【函数参数】对话框,设置参数。

③单击【确定】按钮,导入相应的 “基本工资”数据。 ④选中D3单元格,用鼠标拖动其填充 句柄至D26单元格,将公式复制到D3:D26 单元格区域中,可导入所有员工的基本工 资。

(5)同样地方式,分别导入“绩效 工资”、“工龄工资”和“加班费” 数据。 (6)导入“加班费”数据。 (7)计算“应发工资”。

(8)填充“养老保险”数据。
这里,养老保险的数据为个人缴纳部 分,计算方法为:养老保险=(基本工资+ 绩效工资)*8%

(9)填充“医疗保险”数据。
这里,医疗保险的数据为个人缴纳部 分,计算方法为:医疗保险=(基本工资+ 绩效工资)*2%

(10)填充“失业保险”数据。
这里,失业保险的数据为个人缴纳部 分,计算方法为:失业保险=(基本工资+ 绩效工资)*1%

(11)导入“考勤扣款”数据。

(12)计算“税前工资”。 (13)计算“个人所得税”。
应交个人所得税额=应纳税所得额*适 用税率-速算扣除数,个人所得税税率见表 2-1所示。

表2-1 个人所得税税率表

①选中N3单元格。 ②输入公式: =IF(M3>2000,IF((M3-2000)<=500,(M32000)*0.05,IF(AND((M3-2000)>500,(M32000)<=2000),(M3-2000)*0.1-25)),0)

③按【Enter】键确认,可计算出相应 的个人所得税。 ④选中N3单元格,用鼠标拖动其填充 句柄至N26单元格,将公式复制到N3:N26 单元格区域中,可计算出所有员工的个人 所得税。

(13)计算“实发工资”。

任务7 格式化“员工工资明细表”

(1)设置工作表的标题格式。 (2)将表中所有的数据项格式设置 为“会计专用”格式,保留2位小数, 货币符号为“无”。

(3)为表格设置内细外粗的蓝色边 框。 (4)为“应发工资”和“税前工资” 两列的数据区域添加“淡蓝”色底纹, 为“实发工资”列数据区域添加“天 蓝”色底纹。

任务8 制作“工资条”

(1)将Sheet3工作表重命名为“工 资条”。 (2)选中“工资条”工作表的A1单 元格。

(3)在“编辑栏”中输入下面的公 式,然后按【Enter】键确认。 =IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD( ROW(),3)=1,员工工资明细 表!A$2,INDEX(员工工资明细 表!$A:$O,INT((ROW()1)/3)+3,COLUMN())))

(4)选中A1单元格,用鼠标拖动其 填充句柄至O1单元格,将公式复制 到B1:O1单元格区域中。 (5)选中A1:O1单元格区域,用鼠 标拖动其填充句柄至O74单元格,将 公式复制到A2:O74单元格区域中。

(6)适当调整单元格的列宽,使单 元格的内容能完整的显示出来。 (7)美化“工资条”工作表。

2.3.5 项目小结
本项目通过制作“员工工资管理表”, 主要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、 外部数据的导入,使用函数Year、Datedif、 Today、Round、Sum等构建了“工资基础 信息表”、“加班费结算表”和“考勤扣 款结算表”。

在此基础上,使用Vlookup、IF等函 数以及公式创建出“员工工资明细表”。 此外使用INDEX、ROW、 COLUMN、INT等函数制作出“工资条”, 实现了对员工工资的轻松、高效管理。

2.3.6 拓展项目
1.制作各部门工资汇总表。 2.制作各部门平均工资收入比较 图。