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办公用品管理标准


**** 办公用品管理标准 1 总则 为了切实加强公司办公用品的管理,提高使用效率,节约办公费用,确保各部门工作 及管理的正常需要,制定本标准。 2 范围 本标准所指办公用品为公司员工日常办公所用文具(以《办公用品定额配置类目表》为 准)、办公自动化所需用办公用具(含电脑、打印机、柜、台、凳、特殊文具等)和耗材(含 磁盘、色带、墨盒、打印纸等)。 3 管理职责 3.1 综合部是公司办公用品的归口管理部门,每年度核定一次办公用品费用定额,实施定 额管理;负责办公用品的审批、购置、保管、领用、报销等工作。 3.3 综合部设立办公用品库,负责办公用品的入库、保管、发放、建帐工作。 3.4 使用部门职责:办公用品由部门统一领用,其费用按定额标准执行,部门根据工作需 要, 每月 5 日前统一将当月办公用品申请计划表报综合办公室, 并做好部门办公用品的领用、 发放、登记工作。 4 管理要求 4.1 凡不包含在定额管理的办公用品,如电脑、打印机等,或柜、台、凳、特殊文具等办 公用具依据相关配置标准,按办公用品的申请程序执行。 4.2 凡包含在定额管理的办公用品,综合部按定额标准每月根据部门办公用品申请计划进 行采购,超额部分不预办理。 4.3 办公用品费用可月度间调剂使用,年底结算、考核。 4.4 办公用品的申请与采购程序 4.4.1 使用部门根据工作安排和需求,原则上在当月底提出下月办公用品申请计划,经部 门负责人签字后送综合部审核,由综合部主任或分管负责人签字后,报送公司领导审批,方 可进行采购。 4.4.2 购入的办公用品应会同使用部门严格进行质量验收,发现问题及时要求商家更换或 退货。 4.4.3 凡未申报采购计划的办公用品,原则上不予安排采购。特殊情况下,需经综合部主 任同意,公司领导批准可安排采购,但需及时补办申请计划和领用、保管手续。 4.5 办公用品的保管和领用 4.5.1 办公用品由综合部指定专人统一负责保管、登记、建帐并发放。 4.5.2 使用部门领用的办公用品指定专人统一保管、造册并合理发放。 4.5.3 用于个人的办公用品将直接分配到个人使用和保管。个人必须对自己领用的办公用 品负责。 4.5.4 办公用品在使用过程中如有损坏,影响工作的正常开展,可根据具体情况在综合部 办理退换手续,但损坏的办公用品不得私自丢弃,必须交回综合部,私自丢弃者,不享有换 领办公用品的权利。 4.5.5 办公用品的领用,严格执行办公用品发放审批制度。公司各部门领取办公用品必须 填写《领料单》,经部门主任审核签字,综合部主任审核签字后方可按实发放。 4.5.6 使用部门在领用非定额性办公用品后必须落实专人负责保管, 并建立部门管理台帐。 4.6 办公用品的账务管理 4.6.1 办公用品设专人负责, 非定额办公用品需依据公司财务制度的规定, 严格检查品种、 数量、质量、规格、单价,验收入库,登记上账。未办入库手续,财务一律不予报销。 4.6.2 办公用品保管实行“三清、两齐、三一致”即材料清、账目清、数量清;摆放整齐、 库房整齐;账、卡、物一致,做到日清月结。 4.6.3 出库需填写出库单,做好出库管理。在日清月结的条件下,月末对所有单据进行统 计,及时转到财务部结算。 4.7 印刷品管理 4.7.1 公司各部门需要外送印刷品,必须填报《印刷申请单》,由综合部联系印刷,需要 协助时由印刷申请人协助。 4.7.2 印刷申请人负责提供印刷品式样,向印刷单位提出具体要求。 4.7.3 印刷品质量、规格的验收由印刷申请人负责,对于不符合要求者,可责令印刷单位 重新

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