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EXCEL在人力资源管理中的应用.ppt_图文

人力资源部 2012-02

什么是函数?
? Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式,它们使用一 些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。 Excel函数一共有11类,分别是数据库函数、日期与时间函 数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引 用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自 定义函数。
函数语法: 由函数名+括号+参数组成 例 求和函数: SUM(A1,B2,…) 参数与参数之间用半角的逗号“ , ”表示。

EXCEL函数的结构

参数与参数之间 使用半角逗号进
行分隔

Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等 处理数据任务的特殊公式。

Excel 函数结构:

也有一些函数 是没有参数的,
如ROW()

单 一 结 构

左右括号成



对出现







函数参数常用符号或表示方法
? 函数公式中的文本必须用半角引号,如:〝东南汽 车〞;而非直接输入 东南汽车或“东南汽车”
? 连接符: & 如:〝东南〞& 〝汽车〞的值为 东南汽 车
? 空值/空格的表示法: ? 空值:〝〞 ? 空格:〝 〞 ? 相关数学符号:<>(不等于);>=(大于等于);<=
(小于等于) ? 单元格引用表示法: A2; $A$2; $A2; A$2; A2:B7; 1:1;
1:5; F:F;A:N

函数运用的关键点
1. 明确你想达到的目的; 2. 要有大局系统的思想; 3. 思路要清晰; 4. 逻辑思维要严谨; 5. 明确各表关联性使得表格自动化; 6. 将复杂逻辑关系拆分为多简单的步骤; 7. 辅助项的运用; 8. 公式中嵌套公式的运用可以将多个简单步骤单一化; 9. 明确文本和数字区别; 10. 绝对引用和相对应用的妙用;
……

EXCEL函数运用注意
1、函数能提高所有与数据分析相关工作的工作效 率;
2、函数运用灵活性强,同时也容易出现问题,必 须核查结果是否正确;
3、EXCEL只是一种分析工具,必须加入使用者的思 想、智慧,才能发挥它的强大作用。

函数名

语法

函数结构

函数作用

1、Left

1、LEFT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Num_chars 指定要由 LEFT 所 提取的字符数。

=LEFT(A1,2)

从A1最左边向右取两位

2、Right

2、RIGHT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Num_chars 指定希望 RIGHT 提 取的字符数。

=RIGHT(A1,2)

从A1最右边向左取两位

3、Mid

3、MID(text,start_num,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字 符串。Start_num 是文本中要提取的 第一个字符的位置。Num_chars 指定 希望 MID 从文本中返回字符的个数。

=MID(A1,2,3)

从A1左边第2位开始取3位

应用实例

函数名

语法

函数结构

函数作用

1、&(连接符号)

XX&XX

=A2&B2

将A2和B2内容合并在一起

2、CONCATENATE

CONCATENATE
(text1,text2,...) Text1, text2, ... 为 1 到 30 个将
要合并成单个文本项的文本 项。这些文本项可以为文本 字符串、数字或对单个单元 格的引用。

=Concatenate (A2,B2)

将A2和B2内容合并在一起

应用实例

函数名

语法

函数结构

函数作用

1、IF

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) =if(a2>0,1,0)

当a2>0时,显示1,否则显 示0

2、AND

2、AND(logical1,logical2, ...) Logical1, logical2, ... 表示待检测的 1 到 30 个条件值,各条件值可为 TRUE 或 FALSE。

=and(a3>0,b3<0)

当A3>0,并且b3<0时,显示 true,否则显示false

3、OR

3、OR(logical1,logical2,...) Logical1,logical2,... 表示待检测的 1 到 30 个条件值,各条件值可为 TRUE 或 FALSE。

=or(a4>0,b4<0)

当a4>0,或者b4<0时,都显 示true,否则显示false

应用实例

函数名

语法

函数结构

函数作用

1、VLOOKUP

VLOOKUP(lookup_value,table_array
,col_index_num,range_lookup) 其中:Lookup_value 为需要在数组 第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据 的数据表。可以使用对区域或区域名 称的引用,例如数据库或列表。

=vlookup(b1,d :f,2,0)

以b1为对象,在d至f列中的第 2列,查找b1对应的值, 找不到显示#N/A

2、HLOOKUP

=hlookup(b1, 以b1为对象,在d1至d8区域

d1:d8,3,0)

的第3行,查找b1对应的

值,找不到显示#N/A

3、INDEX 4、FIND

=index(b1:d10 查找b1:d10区域中的第二行和

,2,3)

第三列的交叉点值

=FIND("龙 ",C6)

在c6中查找龙,结果显示龙在 c6中的位数,查不到显示 #VALUE!

应用实例

函数名
1、SUM
2、SUMIF

语法

函数结构 =sum(a1:a8)

函数作用 求a1:a8的和;

SUMIF(range,criteria,sum_range)
其中:Range 为用于条件判断的单元格 区域。
Criteria 为确定哪些单元格将被相加求 和的条件,其形式可以为数字、表
达式或文本。例如,条件可以表示 为 32、"32"、">32" 或 "apples"。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。

=sumif(B:B,H1,E:E)

统计H1在B列中满足 条件的和

应用实例

函数名

语法

函数结构

函数作用

1、COUNT 2、COUNTA

=Count(a1:a10) 计a1:a10中数字的个数 =Counta(a1:a10) 计a1:a10中数字和文本的个数

3、COUNTBLANK
4、COUNTIF

=Countblank(a1 计a1:a10中空白单元格的个数 :a10)

COUNTIF(range,criteria) 其中:Range 为需要计算其中 满足条件的单元格数目的单元格 区域。Criteria 为确定哪些单 元格将被计算在内的条件,其形 式可以为数字、表达式或文本。 例如,条件可以表示为 32、 "32"、">32" 或 "apples"。

=countif((F3:F1 0, "女")

统计F3:F10中女的个数。

应用实例

函数名 1、NOW

语法

函数结构
=now()

函数作用 显示当前的日期+时间

2、TODAY 3、WEEKDAY 4、DAY 5、MONTH 6、YEAR
7、DATEDIF

=today()

显示今天的日期

=weekday(b1,2) 判断b1为星期几

=day(b1)

显示b1的号数

=month(b1)

显示b1的月数

=year(b1)

=DATEDIF(start_date,end_date,unit) 其中:Start_date 为一个日期,它代表时 间段内的第一个日期或起始日期。
End_date 为一个日期,它代表时间段内 的最后一个日期或结束日期。 Unit 为所需信息的返回类型。

=datedif(H3,TOD AY(), "Y")

显示b1的年数 计算H3单元格内人名的年龄。

应用实例

函数名 1.Value

语法

函数结构
=value(b1)

函数作用 将b1数值化

2.Text

=text(b1, "@")

将b1文本化

3.Numberstring

=numberstring(b1,2) 将b1数字转为大写汉字

4.Row 5.Column 6.len
7.rank

=ROW(reference) 其中:Reference 为需要得到其行号
的单元格或单元格区域。
=COLUMN(reference) 其中:Text 是要查找其长度的文本
。空格将作为字符进行计数。
=LEN(text) 其中:Text 是要查找其长度的文本
。空格将作为字符进行计数。
RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位的数字。 Ref 为数字列表数组或对数字列表的
引用。Ref 中的非数值型参数将 被忽略。 Order 为一数字,指明排位的方式。

=row(b1) =column(b1) =len(C2)
=rank(b1,b1:b10,0) =rank(b1,b1:b10,1)

取b1的行号(值为1)
取b1的列号(值为2)
计算C2的字符长度
计算b1在b1:b10区域中 从大到小排第几名;
计算b1在b1:b10区域中 从小到大排第几名。

应用实例

员工档案中的应用实例 工资表中的应用实例

一、员工档案

1 考勤填写不完整 2 档案号填写不完整 3 出生日期填写不完整 4 身份证号错误 5 家庭住址填写不完整

案例分析

二、工资表

1 离职人员基本工资核算 2 离职人员保险核算 3 离职人员互助基金 4 工资表相关扣款附件 5 不固定数据插入批注

案例分析

三、人员异动分析表

1 离职人员在岗位日期错误 2 离职人员填写错误 3 部门填写不完整 4 表格文件名不完整

5

离职原因不完整

案例分析

你的收获与平时的付出是成正比的, 一份耕耘,一份收获。相信自己,只要付 出,你一定会有收获!智者抓住机会,愚 者错失机会。

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