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第8章(excel在人力资源管理中的应用)_图文

第8章 经典实例:管理员工休假

●8.1要点分析
●8.2制作员工请假登记表
●设置员工请假登记表的格式

● 8.3计算加班时间 ● 8.4休假管理
●计算员工工龄 ●统计一年中的节假日 ●根据社会工龄计算年休假天数 ●根据员工请假条的起止日期确 定休假天数

●利用函数进行请假统计与分析
●利用数据透视表进行请假统计 与分析

● 8.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工休假,在制作过程中会用 到DAYS360、WEEKDAY等函数来计算加班时间、工作日、双休日等信 息。为了便于读者使用函数,下面先来了解每个函数的含义及使用方法 。 1.DAYS360函数
DAY360函数是按照一年360天的算法,返回两个日期相差的天数。其语法格式为: DAYS360(start_date,end_date,method) 其中各参数的含义如下。 ? start_date (起始日期) 和 end_date (结束日期):用于计算期间天数的起 止日期。 ? method:一个逻辑值,指示计算时应该使用美国还是欧洲方法。默认为 FALSE。 Method定义:如果 method 为 FALSE 或被省略,则使用美国 (NASD) 方法;如果 起始日期是一个月的 31 日,则等于同月的 30 日;如果终止日期是一个月的 31 日, 并且起始日期早于 30 日,则终止日期等于下一个月的 1 日;如果终止日期是一个月 的 31 日,并且起始日期是同月的 30 日,则终止日期等于同月的 30 日,结果为零; 如果 method 为 TRUE,则使用欧洲方法。发生在一个月的 31 日的起始日期和终止日 期都将等于同月的 30 日。

2.WEEKDAY函数
WEEKDAY函数是指返回某日期的星期数。在默认情况下,它的值为1(星期天)到 7(星期六)之间的一个整数。其语法格式为 WEEKDAY(serial_number,return_type) 其中各参数的含义如下。 ? serial_number:指定的日期或序列号。 ? return_type:为确定返回值类型的数字,返回数字1 或省略,则1 至7 代表 星期天到星期六;返回数字2,则1 至7 代表星期一到星期天;返回数字3,则 0至6代表星期一到星期天。

● 8.2 制作员工请假登记表
● 8.2.1 设置员工请假登记表的格式 各种表格都有自己的格式,用来与其他的表格进行区分,员工请假登记 表中主要应该有姓名、请假时间、请假的天数和事由。下面将介绍设置员工 请假登记表的格式,具体操作步骤如下。 步骤1 新建一个空白工作簿,并保存该工作簿。然后在Sheet1工作表中的 A1单元格中输入表格标题,在A2单元格中输入“序号”,在A3单元格中输 入序列号“1”,并向下填充序列数据。

步骤2 在B2单元格中输入“姓名”、在C2单元格中输入“请假时间”、 在C3单元格中输入“ 月 日”,然后向下自动复制填充“ 月 日” 。 步骤3 选中C3:C20单元格区域,然后在“开始”选项卡下的“字体”组 中,单击“字号”下拉列表按钮,从打开的列表中选择“9”选项,调整字 体大小。 步骤4 在D2、E2、F2单元格中分别输入“天数”、“事由”和备注。 步骤5 选中A1:F1单元格区域,在“开始”选项卡下的“对齐方式”组中 单击“合并后居中”按钮。 步骤6 按Ctrl+A组合键,将工作表全部选中,右击选中的工作表,在弹 出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。 步骤 7 弹出“设置单元格式”对话框,切换到“对齐”选项卡,设置 “水平对齐”为“居中”、“垂直对齐”为“居中” 。 步骤8 切换到“边框”选项卡,选择线条样式,再单击“外边框”按钮 和“内部”按钮,为表格添加边框线,再单击“确定”按钮。 步骤9 在A21单元格中输入备注内容。 步骤10 右击A21单元格,按照上面的方法打开“设置单元格格式”对话 框,切换到“对齐”选项卡,设置“水平对齐”为“靠左(缩进)”、“垂直 对齐”为“居中”,单击“确定”按钮。至此,员工请假登记表的格式就设 置完成了。

添加表格边框线

完成后的员工请假登记表

● 8.2.2 利用函数进行请假统计与分析

使用函数可以使数据统计变得简单,工作效率加快,下面就介绍一下如何 利用函数进行请假统计与分析。 步骤1 在Sheet2工作表中制作“请假统计情况”表格。 步骤2 在“请假统计情况”工作表中输入相应的数据。

制作“请假统计情况”表格

输入数据

步骤3 选中单元格D3,在“公式”选项卡中的“函数库”组中单击“日期 和时间”按钮,在展开的下拉列表中单击DAYS360选项。 步骤4 弹出“函数参数”对话框,在Start_date 文本框中输入“ B3 ”,在 End_date文本框中输入“C3”。 步骤5 选中D3单元格,将公式更改为=DAYS360(B3,C3)+1,计算出第一个 员工的请假天数。

单击DAYS360选项

“函数参数”对话框

步骤6 选中D3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到D14单元格, 计算出其他员工的请假天数。

更改计算公式

复制公式计算各员工请假天数

● 8.2.3 制用数据透视表进行请假统计与分析 当数据量非常大时,使用数据透视表可以使工作变得更加简单方便,具体 操作步骤如下。 步骤1 在“插入”选项卡下的“表格”组中单击“数据透视表”按钮,在 展开的下拉列表中选择“数据透视表”命令。 步骤2 弹出“创建数据透视表”对话框,设置数据源地址和数据透视表的 存放位置。

选择“数据透视表”命令

“创建数据透视表”对话框

步骤3 单击“确定”按钮,选中右侧窗格中的“选择要添加到报表的字段”列表 框中的所有字段。

步骤4 进行请假统计分析,比如要了解王小的请假情况可以在“行标签” 下拉列表中只选中“王小”,然后单击“确定”按钮,就可以看到王小的请假 情况。

添加字段到报表

利用数据透视表统计分析王小的请假情况

● 8.3 计算加班时间
员工加班一般来说是要给加班费的,所以对员工加班时间的计算就显得 很重要了。加班时间为结束时间与起始时间的差,因此要计算加班时间时, 可使用结束时间减去起始时间。在此可使用Text函数以文本形式显示计算。 步骤1 在Sheet3工作表中制作“员工加班登记表”表格。 步骤2 选中E3单元格,然后在“公式”选项卡下,单击“函数库”组中 的“插入函数”按钮,接着在弹出的“插入函数”对话框中搜索 TEXT 函 数,再单击“确定”按钮。

“插入函数”对话框
制作“员工加班登记表”表格

步骤4 弹出“函数参数”对话框,在Value文本框中输入“D3-C3”,在 Format_text文本框中输入““h:mm:ss””。 步骤5 单击“确定”按钮,返回工作表,此时计算出第一个员工的加班 时间。

“函数参数”对话框

计算出第一个员工的加班时间

步骤6 选中E3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到E18单元格, 统计出其他员工的加班小时数。

● 8.4 休假管理
● 8.4.1 计算员工工龄 工龄是指该员工从进入企业工作到当前的年限,而工龄一般跟员工的待 遇、福利是相挂钩的,工龄越长,该员工享受的待遇和福利也相对于其他员工 要高。虽然可以通过手工来计算员工的工龄再输入,但是员工的工龄会随着时 间的增长而不断增加,手工输入的工龄每年都需要更改。针对这种情况,可以 使用TODAY和YEAR函数来自动计算工龄,具体操作如下。 步骤1 新创建“员工信息”工作表,然后在工作表中制作员工信息表格。 步骤2 选定C2单元格,在“公式”选项卡下的“函数库”组中单击“插 入函数”按钮。 步骤3 弹出“插入函数”对话框,选择函数类别为“逻辑”,再选择逻辑 函数中的IF函数,并单击“确定”按钮。 步骤4 弹出“函数参数”对话框,在Logical_test文本框中输入设置的判断 条 件 , 在 Value_if_true 文 本 框 中 输 入 条 件 为 “ 真 ” 时 返 回 的 值 , 在 Value_if_false文本框中输入条件为“假”时返回的值。 步骤5 单击“确定”按钮,返回工作表,此时可以看到在C2单元格中显示 了计算的结果,即第一位员工当前的工龄为18。接着向下填充公式,计算其他 员工的工龄。

选择函数

创建“员工信息”工作表

计算员工的工龄 创建新的工作表

● 8.4.2 统计一年中的节假日 下面以公历为例,介绍制作一份节假日统计表的方法,学习利用函数自动 判断当年每个节日的具体日子是哪天,具体操作步骤如下。 步骤1 新插入一张工作表,然后在工作表中设置“节日名称”、“月”、 “日”、“日期”和“星期”等列。 步骤2 这里以统计2012年的节假日为例,在要查询的年份里输入“2012” ,然后选中单元格D3,并打开“插入函数”对话框,选择函数类别为“日期 与时间”,再选择DATE函数,并单击“确定”按钮。

输入数值

选择DATE函数

步骤 3 弹出“函数参数”对话框,在 Year 文本框中输入“ $B$1 ”,在 Month文本框中输入“B3”,在Day文本框中输入“C3”。 步骤4 单击“确定”按钮,返回工作表,得到指定年份的元旦节的日期。

设置DATE函数参数

计算第一个节日的日期

步骤5 选定单元格E3,然后打开“插入函数”对话框,设置函数类别为 “日期与时间”,并选择WEEKDAY函数,再单击“确定”按钮。 步骤6 弹出“函数参数”对话框,在Serial_number文本框中输入“D3”, 再单击“确定”按钮,返回工作表,可以知道指定年份中元旦节是星期几。 步骤7 选中D3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到D6单元格,得到 其他节日的日期。

设置WEEKDAY函数参数

获取其他节日的星期

步骤8 选中E3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到E6单元格,获 取其他节日的星期。 步骤9 选中E3:E6单元格区域,然后在“设置单元格格式”对话框中设置 数字格式为“日期”,并在“类型”列表框中选中“星期三”选项,再单击 “确定”按钮。 ● 8.4.3 根据社会工龄计算年休假天数 法律规定员工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20 年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。这里我们按照这个规定来计算 出年休假天数,操作步骤如下。

步骤1 在“员工信息”工作表中选中E2单元格,输入公式“=IF(C2<1,0,IF (C2<10,5,IF (C2<20,10,15)))”,计算出第一个员工的年休假天数。 步骤2 选中E2单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到E13单元格,通 过复制公式获取其他员工的年休假天数。

在E2单元格中输入公式

计算其他员工的年休假天数

● 8.4.4 根据工龄和岗位级别计算年休假天数 有些企业还会根据工龄和岗位的级别来计算年休假的天数。我们这里假设 市场总监满 15 年就有 10 天休假不满则有 5 天休假;销售经理满 20 年有休假 15 天,不满则有10天休假;采购员满10年有10天休假,不满则有6天休假;市场 实习满5年有4天休假,不满则2天休假;管理助理满10年有6天休假,不满则有 3天。按照这个条件来计算年休假天数,操作步骤如下。 步骤1 打开“员工信息”工作表,选中F2单元格,输入公式“=IF(AND(D 2= “ 市场总监 ”,C2>=15),10,IF(AND(D2=“ 市场总监 ”,C2<15),5,IF(AND(D2=“ 销 售经理 ”,C2>=20),15,IF(AND(D2= “ 销售经理 ”,C2<20),10,IF(AND(D2= “ 采购 员”,C2>=10),10,IF(AND(D2=“采购员” ,C2<10),6,IF(AND(D2=“市场实习” ,C2>= 5),4,IF(AND(D2=“市场实习” ,C2<5),2,IF(AND(D2=“管理助理” ,C2>=10),6,IF(A ND(D2=“管理助理” ,C2<10),3))))))))))”。 步骤2 按下Enter键,计算第一个员工的年休假天数。 步骤3 选中F2单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到F13单元格,通过 复制公式得到其他员工的休假天数。

在F2单元格中输入公式

获取其他员工的年休假天数


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