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第6章(excel在人力资源管理中的应用)_图文

第6章 经典实例:管理员工合同

●6.1要点分析
●6.2管理员工合同
●设计合同管理表

● 6.3 保护合同
● 禁止他人修改员工合同所在工 作表 ●禁止他人打开员工合同工作簿 ●为员工合同管理表添加个性签 名

●计算员工试用期到期日
●设置员工合同到期提醒

● 6.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理员工合同的工作簿,在制作过 程会用到MID、MONTH和IF等函数来计算试用期到期日、试用期合同到 期前提醒等信息。为了便于读者使用函数,下面先来了解每个函数的含 义及使用方法。
1.MID函数
MID函数用于从文本字符串中的指定位置开始,截取指定数目的字符。其语法格式 为 MID(text,start num,num chars)

2.MONTH函数
MONTH函数表示返回一个Variant(Integer),其值为1到12之间的整数,表示一年中 的某月。其语法格式为 Month(date)

3.IF函数
执行真假值判断时,根据逻辑计算的真假值,返回不同结果。可以使用函数IF对 数值和公式进行条件检查。其语法格式为 IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

● 6.2 管理员工合同
● 6.2.1 设计合同管理表 设计合同管理表是将员工的个人信息及与公司签订合同的时间、年限等 输入Excel中,制作出一个简单、明了的表格。下面就介绍制作合同管理表的 过程及方法。 步骤1 新建“管理员工合同.xlsx”工作簿,然后将Sheet1重命名为“合同 管理表”工作表,在该工作表中设“编号”、“姓名”、“部门”、“职 务”、“身份证号码”、“性别”、“出生月日”、“年龄”、“民族”、 “籍贯”、“户口所在地”、“毕业院校”、“专业”、“学历”、“学 位”、“入司日期”和“劳动合同到期提醒”等列。 步骤2 选中A3:A9单元格区域,然后打开“设置单元格格式”对话框,在 “分类”列表框中选择“文本”格式,单击“确定”按钮。 步骤3 在A3单元格中输入“001”,在A4单元格中输入“002”,然后选中 A3:A4单元格区域,用鼠标向下拖动,填充编号。 步骤4 在工作表中输入员工姓名、部门、职务和身份证号码(输入身份 证号码时首先输入“’”)等信息。 步骤 5 在 F3 单元格中输入公式“ =IF(LEN(E3)=15,IF(ISODD(MID(E3,15, 1)),“男” , “女”),IF(ISODD(MID(E3,17,1)), “男”, “女”))”,按Enter键计算出第 一个员工的性别,然后向下填充公式。

输入员工信息

提取员工性别

步骤6 在G3单元格中输入公式“=TEXT(IF(LEN(E3)=15,19&MID(E3,7,6), MID (E3,7,8)), “0000年00月00日”)”,按Enter键计算出第一个员工的出生日 期,然后向下填充公式。 步骤 7 在 H3 单元格中输入公式“ =DATEDIF(G3,TODAY(), “y”) ”,按 Enter键计算出第一个员工的年龄,然后向下填充公式。

提取员工出生日期

计算员工年龄

步骤8 继续输入员工的“民族”、“籍贯”、“户口所在地”、“毕业 院校”、“专业”、“学历”、“学位”和“入司日期”等信息。 步骤9 选中A1:S1单元格区域,在“开始”选项卡下的“对齐方式”组 中单击“合并后居中”按钮将其合并。在“字体”组中设置其字体格式为 “华文中宋”、“22”。

步骤10 选中单元格区域A2:S9,在“开始”选项卡下的“字体”组中单 击“边框”旁边的下三角按钮,在展开的列表中选择“所有框线”命令。 步骤11 在“对齐方式”组中,设置单元格中字体垂直水平居中。 步骤12 为了能够更加方便地浏览“合同管理表”中的数据,选中工作 表中的第5列,然后在“视图”选项卡下的“窗口”组中单击“冻结窗格” 旁边的下三角按钮,在展开的列表中选择“冻结拆分窗格”命令。

添加表格边框

选择“冻结拆分窗格”命

● 6.2.2 计算员工试用期到期日
在Excel中,计算员工的试用期到期日期是很方便、简单的。下面介绍如 何计算员工试用期的到期日,具体操作步骤如下。 步骤1 为了便于计算员工试用期到期日,在工作表中添加“试用期到期 时间”列。

添加“试用期到期时间”列

步 骤 2 假 设 试 用 期 为 三 个 月 , 选 择 Q3 单 元 格 , 输 入 公 式 “=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3) +3,DAY(P3)-1)”,然后按Enter键,计算 出第一个员工的试用期到期日。 步骤3 选中Q3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到Q9单元格, 计算出其他员工的试用期到期日。

计算出第一个员工的试用期到期日

计算出其他员工的试用期到期日

●6.2.3 设置员工合同到期提醒 为了方便在诸多信息中查看合同到期的信息,以便即时续签劳动合同, 可以设置合同到期提醒,假设合同提醒的时间为30天,具体步骤如下。 步骤1 在工作表中添加“合同到期时间”列,并输入合同到期时间。 步骤2 选中S3单元格,打开“插入函数”对话框,在此选择函数类别为 “逻辑”,在“选择函数”列表框中选择IF函数,再单击“确定”按钮。

添加“合同到期时间”列

选择函数

步骤3 弹出“函数参数”对话框,设置Logical-test、Value-if-true和Valueif-false等参数,单击“确定”按钮。

步骤4 返回工作表,然后向下拖动填充柄,复制公式至S9单元格,计算 出其他员工的合同到期提醒。

“函数参数”对话框

计算其他员工的合同到期提醒

● 6.3 保护合同
合同在实际工作中是非常重要的,它包含所有员工的个人信息,有些是 不能对外公开的,所以对于合同的保护是很重要的。

●6.3.1 禁止他人修改员工合同所在工作表 通过保护工作表命令,可以禁止他人修改甚至删除工作表中的数据,或 者设置数据格式等操作。 步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作表”按钮。 步骤2 弹出“保护工作表”对话框,然后选中“保护工作表及锁定的单 元格内容”复选框,接着在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中设置 密码,在“允许此工作表的所有用户进行”列表框中选择用户允许进行的操 作,最后单击“确定”按钮。

单击“保护工作表”按钮

“保护工作表”对话框

步骤3 弹出“确认密码”对话框,再次输入密码,单击“确定”按钮。 步骤4 如果编辑已经保护的工作表,需要先撤销工作表的保护,方法是 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“撤销工作表保护”按钮,接着在 弹出的“撤销工作表保护”对话框中输入设置的密码,单击“确定”按钮。

“确认密码”对话框

“撤销工作表保护”对话框

●6.3.2 禁止他人打开员工合同工作簿 虽然被保护的工作表中的内容不会被其他人修改,但工作簿还是处于可 编辑的状态。为此,还需要对工作簿进行保护。 步骤1 在“审阅”选项卡下的“更改”组中单击“保护工作簿”按钮。 步骤2 弹出“保护结构和窗口”对话框,选中“结构”和“窗口”两个 复选框,然后在“密码”文本框中输入设置的密码,单击“确定”按钮。

步骤3 弹出“确认密码”对话框,再次输入密码,单击“确定”按钮后 再重复输入一次密码,单击“确定”按钮即可。 步骤4 如要撤销工作簿保护,可以在“审阅”选项卡下的“更改”组中 单击“保护工作簿”按钮,接着在弹出的“撤销工作簿保护”对话框中输入 设置的密码,再单击“确定”按钮。

单击“保护工作簿”按钮

“保护结构和窗口”对话框

“确定密码”对话框

“撤销工作簿保护”对话框

●6.3.3 为员工合同管理表添加个性签名 使用数字签名可以减少在电子交易时所带来的风险,数字签名提供了签名 内容的确切记录,而且可以让人们在以后可以进行查证。在Excel中添加数字 签名的操作步骤如下。 步骤1 在“插入”选项卡下的“文本”组中单击“签名行”按钮旁的下三 角按钮,在展开的列表中选择“图章签名行”命令。

选择“图章签名行”命令

步骤2 弹出微软免责声明对话框,单击“确定”按钮。

微软免责声明

步骤3 在“签名设置”对话框中的各个文本框中输入信息。 步骤4 单击“确定”按钮,在工作表中出现添加完成的待签名的空白签 名占位符。

“签名设置”对话框

空白签名占位符

步骤5 双击空白签名占位符,会再次弹出微软免责声明,单击“确定” 按钮。 步骤6 在弹出的“签名”对话框中单击“选择图像”链接。

步骤7 在弹出的“选择签名图像”对话框中选择一张图片,然后单击 “选择”按钮。 步骤8 返回“签名”对话框,单击“签名”按钮。 步骤9 弹出“签名确认”对话框,单击“确定”按钮,应用数字签名。

单击“选择图像”链接

“签名确认”对话框


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