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第5章(excel在人力资源管理中的应用)_图文

第5章 经典实例:管理人员招聘与录用

●5.1要点分析
●5.2制作招聘流程图
●创建SmartArt图形

●更改招聘流程图的图形外观

● 5.3 制作招聘费用预算表 ● 5.4 统计试用期到期人数 ● 5.5 发布录用通知

●调整招聘流程图的图形布局

● 5.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作管理人员招聘与录用的工作簿,在 制作过程中会用SmartArt图形来创建招聘流程图。下面先来简单介绍下什 么是SmartArt图形。 SmartArt 图形是信息和观点的视觉表示形式。可以通过选择不同的 布局来创建SmartArt图形。根据用途和结构的不同,SmartArt图形被分为 很多类,例如流程图、层次结构图、关系图等。每一种类别还细化为多 个具体的图形类型,这样就为用户提供了广阔的图形制作空间。在创建 SmartArt图形时可以根据需要选择一种类别。

● 5.2 制作招聘流程图
● 5.2.1 创建SmartArt图形 创建SmartArt图形的具体步骤如下。 步骤1 新建“招聘流程图”工作簿,然后打开“Sheet1”工作表,在“插 入”选项卡下的“插图”组中,单击SmartArt按钮。 步骤2 在弹出的“选择SmartArt图形”对话框中,选择“流程”,单击 “垂直蛇形流程”按钮。

单击SmartArt按钮

选择垂直蛇形流程

步骤3 单击“确定”按钮,返回工作表,即可看到插入的SmartArt图形。

插入SmartArt图形

● 5.2.2 调整招聘流程图的图形布局 在创建 SmartArt 图形之后,如果 SmartArt 图形的布局影响了招聘流程图 的整体效果,则可以根据需要调整流程图的布局,操作步骤如下。 步骤1 在“SmartArt工具”下的“设计”中,单击“布局”组中的其他 按钮,在弹出的下拉列表中选择“其他布局”命令。 步骤2 弹出“选择SmartArt图形”对话框,单击“图片”选项,选择需 要的布局样式。 步骤3 单击“确定”按钮,返回工作表,并输入标题。

单击“布局”组中的其他按钮

选择布局样式

步骤4 单击SmartArt图形中的图片按钮。 步骤5 在弹出的“插入图片”对话框中,选择要插入的图片,然后单击 “插入”按钮,在SmartArt指定形状前添加了图片。 步骤6 用相同的方法添加其他形状的图片,并在文本框中输入相应内容 。

选择要插入的图片

添加图片后的效果

● 5.2.3 更改招聘流程图的图形外观 应用预定义的SmartArt样式快速更改图形外观的操作步骤如下。

步骤1 选择SmartArt图形,单击“SmartArt样式”组中的其他按钮,在弹 出的下拉列表中单击“三维”选项组中的“优雅”图标。 步骤2 单击“SmartArt样式”组中的“更改颜色”按钮,在弹出的下拉 列表中单击“彩色-强调文字颜色”选项。

选择SmartArt样式

更改SmartArt颜色

步骤3 选中SmartArt图形,在“SmartArt工具”选项下的“格式”组中, 单击“形状样式”组中的“形状填充”按钮,在弹出的下拉列表中选择所需 颜色。

● 5.3 制作招聘费用预算表
招聘费用预算表包括招聘时间、招聘地点、负责部门、具体负责人、序 号、项目、预算金额、广告制作费、场地租用费、会议室租用费、交通费、 食宿费等项目。创建招聘费用预算表格式的操作步骤如下。 步骤1 在“招聘流程图.xlsx”工作簿中将Sheet3工作表重命名为“招聘费 用预算表”,然后在“招聘费用预算表”中输入内容。 步骤2 选中A1:E1单元格,在“开始”选项卡下的“对齐方式”组中,单 击“合并后居中”按钮。

创建“招聘费用预算表”工作表

单击“合并后居中”按钮

步骤3 用同样的方式合并其他单元格。 步骤4 选中A2:E16单元格,设置字体为“微软雅黑”、字号为“12” 。 步骤5 将鼠标指针移至A列右侧的边界处,当鼠标指针变成双向箭头形 状时,按下鼠标左键向左拖动,拖至合适大小后释放鼠标。用同样的方法调 整其他单元格的列宽和行高。 步骤6 选中A2:E15单元格,在“字体”组中单击“下框线”旁的下拉按 钮,在下拉列表中单击“所有框线”选项,再选择线型即可。

设置字体

完整的招聘费用预算表

● 5.4 统计试用期到期人数
在Excel中统计每个员工试用期到期时间的方法如下。 步骤1 假设员工试用期为2个月,新建“试用期到期人数”工作表。 步骤2 在工作表中选择要输入函数的单元格,然后在“公式”选项卡下 的“函数库”组中单击“插入函数”按钮,打开“插入函数”对话框,选定 IF函数,再单击“确定”按钮。

新建“试用期到期人数”工作表

“插入函数”对话框

步骤3 弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入DATEDIF (E3,TODAY(),“d”)>60、value_true行中输入“到期”、Value_if_false行中输 入“”,再单击“确定”按钮。 步骤4 选择F4单元格,向下拖动填充柄,一直复制公式到F10单元格,此 时统计出试用期到期人数。

关闭“函数参数”对话框

复制公式统计出所有试用期到期人数

● 5.5 发布录用通知
员工通过试用期之后,公司会正式录用他们,可以给他们发送录用通 知,具体操作步骤如下。 步骤1 首先在Word文档中制作员工录用通知书内容。 步骤2 在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中,单击“开始邮件 合并”按钮,从弹出的下拉列表中选择“邮件合并分布向导”命令。

录用通知书

选择“邮件合并分布向导”命令

步骤3 弹出“邮件合并”窗格,选择文档类型为“信函”,单击“正在 启动文档”按钮。 步骤4 选择“使用当前文档”单选按钮,单击“选取收件人”按钮。

选择信函类型

单击“选取收件人”按钮

步骤5 返回Word文档,在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单 击“选择收件人”按钮,在展开的下拉列表中选择“使用现有列表”命令。

步骤 6 弹出“选择数据源”对话框,选择所需的数据源,再单击“打 开”按钮。 步骤7 弹出“选择表格”对话框,选择要录用人员所在的工作表,再单 击“确定”按钮。

选择“使用现有列表”命令

“选择表格”对话框

步骤8 返回Word文档,在“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”组中单 击“编辑收件人列表”按钮。 步骤9 弹出“邮件合并收件人”对话框,选择添加或删除收件人,然后 单击“确定”按钮。 步骤10 返回Word 文档,然后在“邮件”选项卡下的“完成”组中单击 “完成并合并”按钮,在展开的下拉列表中选择“发送电子邮件”命令。 步骤11 弹出“合并到电子邮件”对话框,在“收件人”下拉列表框中选 择所需要的收件人,再单击“确定”按钮,发送邮件。

单击“编辑收件人列表”按钮

“邮件合并收件人”对话框

选择“发送电子邮件”命令

“合并到电子邮件”对话框


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