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EXCEL在人力资源管理中实际应用案例与技巧

Excel 在管理中的应用 案例 01 第 1 部分 Excel 基础概念 1. 名称 名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域,或者是常量,公式。名称的定义:选中需 要命名的单元格或区域,在界面左上角名称框中输入名称后回车;名称的删除:插入-名 称 - 定 义 , 选 中 需 要 删 除 的 名 称 点 击 删 除 按 钮 , 点 确 定 。 名 称 的 引 用 : 需 要 引 用 某 单 元 格 时 输 入 该 单 元 格 的 名 称 : = 名 称 第 1 步:选中需要命名的某个单元格或单元格区域。 第 2 步:在左上角名称框输入命名后回车。 删除已有命名:选择“插入”-“名称”-“定义”;选中需要删除的名称,点击“删 除”按钮。 名称命名的优点: 1) 避免绝对引用的错误 2) 对公式进行文字化表述,让公式更加容易理解 3) 可以在整个工作簿中通用,引用方便 2. 常 用 引 用 函 数 row: 返回指定单元格的行号 column: 返回指定单元格的列标 match: 返回查找值在查 找范围中的序号 =match(查找值,查找范围,0) 其第三个参数为 0, 表示查找精确值 address: 返回单元格名称,其参数为行号列标或计算行号列标的表 达式 =address( 行 号 , 列 标 ) =address(1,1) 此 公 式 返 回 A1indirect: 返回单元格的值 .其参数为单元格名称 =indirect(“A1”),假 设 A1=10,则 indirect 返回 10index: 在某区域内查找某个位置的值 =index(查 找区域,查找值所在的行号,查找值所在的列号)offset:指定基点,指定位移量,得 到单元格引用 单个单元格引用:=offset(基点单元格,向下移动的行,向右 移动的列 ) 区域的引用: =offset(基点单元格,向下移动的行,向右移动的 列,区域 包括的行数,区域包括的列数) 向上和向左移动时,位移量 为负值。 =offset(A1,1,1) 将得到 B2 单元格的值 3. 动态引用动态引用是通过引用函数实现对于单元格或区域的相对引用。它和相对引用 的 效 果 很 相 似 , 但 比 简 单 的 相 对 引 用 用 途 广 泛 。 常用的动态引用的实现方法有:引用函数嵌套。比如 offset 和 row,column 嵌套; index 和 match,indirect,address 嵌套等;引用函数与控件结合使用,此类控件包 括组合框,滚动条。动态引用的作用:实现对于单元格的动态引用;进行动态分析; 制 作 动 态 报 表 。 4. 运 算 类 型 数 值 运 算 : 1 + 1 = 2 逻 辑 运 算 : 1 > 0 = TRUE 在逻辑运算中,TRUE=1,FALSE=0 我们利用逻辑运算进行条件判断在 Excel 中常用的 一些逻辑函数:if,and,or,not,iserror 等 and: 只有当所有条件全部满足,才会返回 true 的逻辑值 语法:and(条件 1,条件 2,…)or: 满足其中任何一个条件,都 会返回 true 的逻辑值 语法:or(条件 1,条件 2,条件 3,…) 5. 函数调用的语法=函数名称(参数 1,参数 2,…) 6. 绝对引用和相对引用: 绝对引用:所引用的单元格不随着公式的复制而移动的引用方式。 相对引用:所引用的单元格随着公式的复制而移动的引用方式。 改变引用方式的方法: 1) 在公式栏中选中需要改变引用方式的单元格,按 F4 键 2) 给需要引用的单元格定义名称,然后在公式中引用该名称 7. 数 组 公 式 对单元格区域进行多重计算的计算方式。与普通计算公式的区别是录入公式结束后, 需要同时按下 ctrl + shift + enter ,其特征是在公式两端会出现一对大括号。 如上图例,使用一个公式计算出所有产品的金额合计,引用的是所有的单价和所有的 数量,执行的是多重计算。 8. 错 误 提 示 Excel 中 存 在 错 误 的 类 型 , 比 如 1/0=#DIV/0!, todas()=#NAMES! iserror 是一个逻辑函数,用以判断某个单元格内的值是否是一个错误,是错误则返 回 TRUE,不是错误则返回 FALSE.iserror 有时可以和 if 函数嵌套进行一些较为复杂的 判断。 9. 有取值区间的随机数=最小值+(最大值-最小值)*rand() 10. 循环引用是单元格引用其自身的引用方式。可以设置 Excel 允许进行循环引用:工具选项-重新计算:将迭代计算选项打钩选中。 行列互换(函数方式):利用 transpose 函数+数组公式实现。首先选中行列数和原区域相 反的一个区域;然后输入 transpose 函数最后按下组合键 ctrl+shift+enter 第 2 部分 Excel 设置 1 2 显示当前文件的完整路径菜单区域-右键菜单-Web 显 示 菜 单 项 全 视图-工具栏-自定义-选项-始终显示整个菜单 3 鼠标移动方向工具-选项-编辑-按 Enter 键后移动方向 4 隐 藏 界 面 要 素 工 具 - 选 包括:网格线,滚动条,工作表标签,行号列标等。 5 以显示值为准工具-选项-重新计算-以显示精度为准 行的合计与列的合计有时出现不相等的情况。 部 菜 单 项 - 视 图 可以采用以下方法解决。 选择“工具”-“选项”-“重新计算”-“以显示精度为准”,选中该选项。 6 自定义序列工具-选项-自定义序列 7 改变文件保存位置工具-选项-常规-默认文件位置 8 改变文件用户名工具-选项-用户名 9 单元格自动换行格式-单元格-对齐-自动换行 第 3 部分 Excel 基础操作 1. 快速选中数据表的整行或者整列 ctrl + shift + 下箭头/右箭头 2. 快速选中区域 ctrl + shift + 8 3. 行列互换复制需