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档案的整理与编目方法


档案的整理与编目方法(供参考) 一、 档案整理概述 (一)档案整理的概念和基本要求 档案的整理,就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。 档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区 分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 档案整理的基本方法有两种: 1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中 的联系将其组合成案卷。 所谓案卷, 就是一组有密切联系的文件的组合体。 立卷是一个分类、 组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合 即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行 系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。 2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。 一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面 锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件, 正件与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档 案,其基本保管单位是件。 二、文书材料的整理 文书材料是指立档单位在党群工作、 行政管理和业务管理活动中形成的、 以文字和纸质为主 要信息记录方式的文件材料。 (一)以案卷为单位整理 以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》 (GB/T9105-88)的规定。 1、分类 按照立档单位的档案分类方案, 在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、 分类工作的 基础上,将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开: (1)分年度:将文书材料按其形成或针对的年度分开。 (2)分保管期限:根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表,将文书材料按不 同的保管期限分开。 (3)分内容(1、分类别:将文件材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和二级类 目分开。2、分问题:将文书材料按其内容所反映的问题再详细分开。 2、 组合(卷) 组合的基本要求:以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问 题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。 组合(卷)的基本方法: (1)党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料 等,一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。 (2)会议文件,一般一会一卷,也可以根据文件多少,一会数卷或数会一卷。 (3)统计材料、表册等文件,一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。 (4)工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合。 (5)案件材料,一般一案一卷,或一案数卷。 (6)人民来信,可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。 (7)简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。 (8)其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。 3、 编目

(1)卷内文书材料排列 卷内文书材料排列前,要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大 小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。 排列时, 一般结合文书材料的形成时间、 重要程度和彼此联系进行排列。 排列时, 批复在前, 请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;案件材料(诉讼档案除外)中结论 性材料在前,依据性材料在后。 (2)编页号与盖档号章 卷内文书材料排列完毕后,要在文书材料中有字迹和图表的页面,一页编一个号,即页号。 页号的位置,正面在右上角,反面在左上角。 整卷装订的案卷, 如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起, 应在第一份文书材料首页 的右上方,加盖档号章。档号章的式样如图 1 所示;单份装订的案卷,应在卷内每份文书材 料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图 2 所示。填写方法是: 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 目录号:对每一本案卷目录的编号。 案卷号:对每一个案卷所的编号。 件号:对案卷中每一份文书材料的编号。 图 1:以案卷为单位装订时所用档号章式样 全宗号 目录号 案卷号 图 2:以件为单位装订时所用档号章式样 全宗号 目录号 案卷号 件 号

(3)编卷内文件目录 卷内文件目录的式样如图 3 所示,填写方法是: 顺序号:卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷,其卷内文书材料的件号应 与顺序号一致。 文号:填写卷内文书材料上标注的发文字号。 责任者:填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长,可采用通用简称。 题名:即文件标题,一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整,不能反映文书材 料内容的,应自拟或重新拟写题名,外加“〔 〕”号。 日期:填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件,可填写通过或批准、公 布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。 页号:填写卷内每份文书材料的起始页号,卷内最后一份文书材料应填写起止页号。 备注:对卷内文书材料作必要说明。 (4)编制卷内备考表 卷内备考表的式样如图 4 所示,填写方法是: 本卷情况说明:填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发 生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人:完成立卷后,由责任立卷者签名。 检查人:由案卷质量审核者签名。 立卷时间:填写立卷完成时间。 图 3:卷内文件目录式样 卷内文件目录

顺序号

文号

责任者





图 4:卷内备考表式样

卷内备考表

本卷情况说明:


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