kl800.com省心范文网

word办公软件操作培训


目 录
一、最常用的快捷键.............................................................................. 1 二、自动保存 ......................................................................................... 2 三、新建模板文档 ................................................................................. 3 四、10 以上带圈序号的输入 ................................................................. 4 五、目录的编辑 ..................................................................................... 5 1、页面左侧的目录 ............................................................................ 5 2、自动生成目录 ................................................................................ 6 六、从文档的某一页开始添加页码 ...................................................... 7 七、打印 2、4、8、16 版文件的方法 .................................................. 7 八、加密文件 ......................................................................................... 8 1、限制文档的编辑 ............................................................................ 8 2、对文档添加密码保护..................................................................... 8

常用办公软件的 8 项功能介绍
2013-10-23 一、最常用的快捷键 所谓快捷键就是使用键盘上某一个或某几个键的组合完成一条 功能命令,从而达到提高操作速度的目的。 常用快捷键如下:
Ctrl+N 新建一个新的文件 Ctrl+O 打开“打开文件”对话框 Ctrl+P 打开“打印”对话框 Ctrl+F2 打开“打印预览”对话框 Ctrl+S 保存当前操作的文件 Ctrl+X 剪切被选择的项目到剪贴板 Ctrl+A 全选 Ctrl+Insert 或 Ctrl+C 复制被选择的项目到剪贴板 Shift+Insert 或 Ctrl+V 粘贴剪贴板中的内容到当前位置 Alt+Backspace 或 Ctrl+Z 撤销上一步的操作 F5 刷新 Delete 删除 Shift+Delete 永久删除 Ctrl+Alt+Delete 任务管理 Ctrl+W 关闭 Ctrl+F 查找 Win+L 锁屏键 Alt+F4 关闭 Alt+Tab 切换 Ctrl+F5 强制刷新 Win7+M 最小化所有被打开的窗口。 Win7+Shift+M 重新将恢复上一项操作前窗口的大小和位置 Win7+D 瞬间最小化所有窗口,再次按此组合键时恢复之前最小化的窗口。 Ctrl+空格 中英文输入切换 Ctrl+Shift 输入法切换 Ctrl+ESC 开始菜单 Ctrl+Alt+Z QQ 快速提取消息 Ctrl+Alt+A QQ 截图工具 Ctrl+Enter QQ 发消息 工作中,尽量不要用鼠标,改为键盘,这样操作办公软件速度会明显加快。以上快 捷键请大家牢记。 因为本人特别喜欢用 Office2007,所以接下来的所有演示图片均来源 Office2007。

1

二、自动保存 “自动保存”是很多软件具有的一项重要功能,例如 Microsoft OfficeWord、Excel、PowerPoint、WPS 等,可以在软件 后台以一定的时间间隔自动保存用户所做的工作,以防止由于意外 断电、误操作或系统错误导致的损失。
工作中经常性的会遇到如电脑突然断电,错误点击等意外事件,造成制作了半天的文 件成了一张白纸,汗水付诸东流。很多人都知道电脑有“自动保存”的功能,但是你知道 吗,电脑的默认自动保存间隔时间是“10 分钟”,其实我们可以自己修改这个间隔时间。 点击页面 左上角的 “Office 按

钮”,弹出对话 框,点击右下 角的“Word 选

项”, 选择“保 存”,勾选 “保存自动恢 复信息时间间 隔” ,并将 “10”分钟改 为“1”分钟。 单击确定,修 改完成。

请大家不要过分的依赖自动保存功能,以我个人经验来看,1 分钟自动保存在遭遇意外 后,会出现很多自动保存的文件,还需要选择最后一个自动保存的文件,且还需重命名, 所以在编辑文件的时候要养成手动保存的习惯(Ctrl+S) 。

2

三、新建模板文档 一般情况下,新建的文档全部为空白文档,这个大家都知道, 可 以 在 桌 面 上 点 击 右 键 “ 新 建 ” 或 直 接 点 击 “Office 按 钮”(Ctrl+N),在不关闭文档的基础上直接完成新建工作。 Office 和 WPS 都提供了多种类型的文件模板,用户在新建文件 时若想节省编辑文件的时间,可以根据需要使用模板,此时新建的 文件已经含有相关的内容,用户只需要更改模板部分内容即可以完 成对文件的编辑。

在此,不对本项功能做解释,大家在工作中根据实际需求进行选择性使用即可。

3

四、10 以上带圈序号的输入 给大家普及一下序号的结构层 次顺序,如右图:
第一层为“一、二、三” , 第二层为“ (一) 、 (二) 、 (三) ” , 第三层为“1.2.3” , 第四层为“ (1) (2) (3) ” , 第五层为“①②③” 从上图可以看出,带圈的数字序号一般来 讲就是最低层、最小一级的序号,在工作中要 注意序号的顺序。 第一层 第二层 第三层 第四层 第五层



(一)

1

(1)





(二)

2

(2)





(三)

3

(3)



10 以上带圈序号的输入方法:
方法 1:使用 Word“选中欲输入的数字,开始→带圈字符”功能可以输入 10 以上带
圈序号。

缺点: 第一、是输入繁琐。 第二、是这样输入的序号与通过“插入→编号→数字序号”功能 输入的 10 以内带圈序号在圈和数字的大小上均有差异。无论是在“带圈字符”中选择“缩 小文字”还是“增大圈号”,插入的序号都不能和 10 以内的序号在大小和风格上保持完全 一致。 第三、如果将包含序号的文字加大字号,圈不改变,字号变大的数字就跑出圈外,很 不美观。

方法 2:在文档中需要输入带圈序号的地方输入 246a,然后选中 246a 按“Alt+X”
键,输入的 246a 就变或了“?”。同样,我们如果输入 246b,按照上述方法,即可变成 “?”。对照下表,我们就可以轻松输入 11~20 的带圈序号了。 字符 序号 带圈数字 246a 11 ? 246b 12 ? 246c 13 ? 246d 14 ? 246e 15 ? 246f 16 ? 2470 17 ? 2471 18 ? 2472 19 ? 2473 20 ?

4

方法 3(高手秘技) :20 以上带圈序号如何输?如果序号超过 20,只能使用“开始→带
圈字符”功能。要多个输入,我们可以利用“域代码”。比如,我们输入带圈字符“21”,然后 用鼠标选中它,在选中区域点击鼠标右键,选择“切换域代码”。切换出域代码“{eqoac(O、 21)}”后,选中它们,按着 Ctrl 键进行拖动(复制代码),将 21 改成 22,再右击选择“切换域 代码”即可完成。 注:在 office 中可以实现,WPS 中方法 2 可能无用。

五、目录的编辑 1、页面左侧的目录 如果你的文章内容非常多的话,文档目录显示在左侧是个不错 的选择,怎么在页面左侧显示文章的目录?其实很简单,Word→ 菜单→视图→文档结构图:

文档正文

页面左侧目录

5

2、自动生成目录 设置文件目录时,需要先对文件的内容进行梳理.
方法一:开始按钮→样式→选中标题内容选择标题样式

方法二:视图-大纲视图-设置标题级别,关闭大纲视图。

将标题样式全部设置完成后,将光标移动至目录的指定位置,引用→目录→自动目录 1/2/3。

目录生成后有时目录文字会 有灰色的底纹,这是 Word 的域底 纹,打印时是不会打印出来的 (如果你愿意浪费一张纸可以试 着打印一目录)。

6

六、从文档的某一页开始添加页码 有时候我们并不需要在第一页就开始编号,尤其是在有目录的 时候,需要从正文开始编号。将光标定位在正文的末尾处,
页面布局→分隔符→下一页,插入页码, 设计→链接到前一页页眉(使其呈现未激活状态)设计→页码→设置页码格式→起始 页码(选中并改为 1)→删除目录页页码

七、打印 2、4、8、16 版文件的方法 为了节省纸张,有时需要将 2 页的内容,打印在一页上面,效 果如图(假设下图为 A4 纸张) :

其实只需要通过简单的设置就可以实现上述目标。
打印(Ctrl+P)→缩放→2 版 以此类推,可以选择打印 2/4/8/16 版,此方法在打印小表格比较实用,如需裁剪,注意 在排版的时候要将所有的页边距尽量减小,这样又可以做到进一步省纸啦。但请注意此方 法只适用于原页面为纵向页面。

7

八、加密文件 1、限制文档的编辑 启动“限制编辑”功能可以限制人员对 文档的特定部分编辑或设置格式,这是为了 防止陌生人对文档中的重要部分内容进行篡 改。审阅→保护文档→限制格式和编辑
还可启动强制保护 ,勾选“仅允许

在文档中进行此类编辑→不允许任何更改(只读)”设置 密码后,在没有输入密码的情况下,呈现只读模式,此时 只能复制,不可修改,

2、对文档添加密码保护 8

如果还想要更进一步地保护文档,使陌生用户不仅不能对文档 进行编辑,而且还不能查看文档,此时可以对文档进行加密。只有 知道密码的情况下方能对文档进行查看与编辑。
Office 按钮→准备→加密文档→输入密码→确认密码→确定

9

此种加密为只有在知道密码的情况下方能对文档进行查看与编辑。

以上内容是我平时在工作中遇到的一些问题的总 结,每次在遇到类似办公软件操作方面的问题时,当 场百度,百度是个很强大的载体,如下图: 强 大 的 网 站· · · · · ·

下载打开本课件的人员会发现,本课件只能复 制,不可修改,那是因为你不知道我设置的密码,我 来告诉你吧,密码是 .

我的培训到此结束, 希望在平时的工作中, 我们可以共同讨论, 共同提高,谢谢大家!

10


赞助商链接

office办公软件实用培训手册

office办公软件实用培训手册 - 手册,管理手册,员工手册,运营手册,质量手册,工作手册,学习手册,操作手册

办公软件培训

办公软件培训 - Word: 问题 1:如何显示“空格、回车”等标记。 WORD:文件-选项功能-显示 2、插入表格,表格中自动编号。 点击“插入”—表格选项 3、表格拆分与...

办公软件使用技巧

办公软件使用技巧 - 办公软件使用技巧 1、同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时, 每个文件要逐 一保存,既费时又费力,有没有简单的...

办公软件WORD应用培训理论试题

办公软件 WORD 应用培训理论试题 部门: 姓名: 得分 一、选择题(每题 2 分)共 60 分 1.中文 word 是( ) A 字处理软件 B 系统软件 C 硬件 D 操作系统 ...

Word2010办公软件教程

比较实用与全面的WORD2010培训教材 罗国松编著 Word2010 办公软件教程 1. Office...文件——最近使用的文档中,存储了最近打开的近 20 份文档,要快速打开文档可在...

办公软件 Word 练习(一)

办公软件 Word 练习(一) - Word 练习(一) 一. 文档编辑 汉字操作系统 CCDOS(Chinese Character Disk Operating System)是在西文操作系...

办公软件Word的基本操作

办公软件Word的基本操作 - 办公软件 Word 的基本操作 一、 办公软件简介 Office 是由美国微软公司(Microsoft)1983 年开发的一套办公系列软件,它一共有九大组件,...

Office办公软件在教学中的应用

下面以制作一个 Word 操作题为例进行具体介绍。 首先将试题要求以 Word 文件...在培训中更缺乏 office 软件在教学中应用的精典案例的讲解。 所以老师回到教学中...

办公软件应用Office高级 DEMO练习盘1

办公软件应用Office高级 DEMO练习盘1_职业技术培训_职业教育_教育专区。办公软件...7 大题: 打开文档%EXAMINEE_FOLDER%\Word\G05\A7.DOC,按如下要求进行操作...

怎么学常用的办公软件

怎么学常用的办公软件 Word 课程: (1) word 基础:文本输入、编辑、排版、艺术字、图片插入、边框底纹、页 面设置、表格处理、图文混排等; (2)word 专项训练:...