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第2章(excel在人力资源管理中的应用)_图文

第2章 经典实例:制作人事资料管理系统
● 2.1要点分析 ●2.2制作人事资料管理系统
●设置员工信息表 ●录入员工资料信息 ●以不同颜色显示员工的年龄 ●为员工资料登记表添加表格底 纹 ●为员工资料登记表添加表格边 框 ● 2.3 批量修改员工资料 ●快速查找某员工信息 ●快速修改某员工信息 ● 2.4 使用函数完善员工资料

信息
●统计员工工龄 ●从身份证中提取员工的出生日 期和性别

● 2.1 要点分析
本章主要介绍如何使用Excel制作人事资料管理系统,在制作过程中 会用到TODAY、YEAR和MOD函数等来提取员工的性别、出生日期和工 龄等信息。为了便于读者使用函数,下面先来了解每个函数的含义及使 用方法。
1.TODAY函数
TODAY函数用于返回当前系统的日期。其语法格式为 TODAY()

2.YEAR函数
YEAR函数用于返回某指定日期所对应的年份介于1900~9999之间的一个整数。其 语法格式为 YEAR(serial number) 参数serial number表示将要计算年份的日期代码。除了使用标准日期格式外,还 可以使用日期所对应的序列号。

3.MOD函数
MOD函数用于求两个数值相除后的余数,结果正负号与除数相同。其语法格式为 MOD(number,divisor) 其中,number指定被除数数值;divisor指定除数数值,且不能为零值。

● 1.2 制作人事资料管理系统
制作人事资料管理系统其实很简单,需要先建一个工作簿用来存储需要 的数据。 ● 1.2.1 设置员工信息表 设置员工信息表,可以更快速地查看员工信息,操作步骤如下。 步骤1 选择“文件”|“新建”命令,然后在“可用模板”组中选择“空白工 作簿”选项,最后单击“创建”按钮。 步骤2 单击快捷访问工具栏上的“保存”按钮 ,打开“另存为”对话框, 设置文件名、存放位置和保存类型等参数,再单击“保存”按钮。

“另存为”对话框 创建空白工作簿

步骤3 将工作表Sheet1重命名为“员工资料登记表”,在该工作表中共设 5列,分别为“姓名”、“性别”、“年龄”、“学历”和“联系电话”。 步骤4 选中单元格区域A1:E10,在“开始”选项卡下的“对齐方式”组 中单击“合并后居中”按钮。

单击“合并后居中”按钮

选择“设置单元格格式”命令

步骤5 选中A2:E16单元格区域,右击选中的单元格区域,在弹出的快捷 菜单中选择“设置单元格格式”命令。

步骤6 弹出“设置单元格格式”对话框,切换到“对齐”选项卡,设置 “水平对齐”和“垂直对齐”和“居中”,单击“确定”按钮,返回工作 表,此时单元格中的内容呈水平垂直居中效果。

“设置单元格格式”对话框

单元格中内容水平垂直居中

● 2.2.2录入员工资料信息 录入员工信息可以将员工的信息逐一调出,查看起来更方便,下面具体 介绍。 步骤1 在“员工资料登记表”工作表中单击A3单元格,然后输入员工姓 名,按Enter键切换到下一个单元格。

步骤2 继续录入其他员工的资料信息。

录入员工资料信息

● 2.2.3 以不同颜色显示员工的年龄 以不同颜色显示员工的年龄,在查看员工资料的时候,可以一目了然, 下面介绍操作步骤。 步骤1 选中“年龄”列,然后在“开始”选项卡下的“样式”组中, 单击“条件格式”按钮,从下拉列表中选择“突出显示单元格规则”选项, 接着在展开的列表中可以选择“大于”、“小于”或“介于”命令。 步骤2 打开“大于”对话框,在“为大于以下值的单元格设置格式”文 本框中输入一个数据,这里输入25,在“设置为”下拉列表框中选择“浅红 填充色深红色文本”,表示大于25的数据全用浅红色填充。

“大于”对话框 选择条件格式

步骤3 打开“小于”对话框,在“为小于以下值的单元格设置格式”文 本框中输入一个数据,这里输入25,在“设置为”下拉列表框中选择“黄填 充色深黄色文本”。 步骤4 打开“大于”对话框,在“为大于以下值的单元格设置格式”文 本框中输入一个数据,这里输入25,在“设置为”下拉列表框中选择“浅红 填充色深红色文本”,表示大于25的数据全用浅红色填充。 步骤5 单击“确定”按钮,返回工作表,此时员工年龄以不同颜色显。

“小于”对话框

“介于”对话框

以不同颜色显示员工年龄

● 1.2.4 为员工资料登记表添加表格底纹 文档中的文本可以设置底纹,表格也一样可以,设置表格底纹可以使表格 看起来更加美观,下面我们就为“员工资料登记表”添加底纹吧。 步骤1 接着上面的操作,选中A1:E11单元格区域,右击选中的单元格区 域,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。 步骤2 弹出“设置单元格格式”对话框,切换到“填充”选项卡,选择需 要填充的颜色。 步骤3 单击“确定”按钮,此时即可成功为表格添加底纹。

选择“设置单元格格式”命令

“设置单元格格式”对话框

查看为表格添加底纹后的效果

单击“填充颜色”按钮

选中要设置的单元格区域,然后在“开始”选项卡下的“字体”组中,单 击“填充颜色”按钮旁的下三角按钮 ,在展开的下拉列表中选择要使用的颜 色,也可以为表格添加底纹。 ● 1.2.5 为员工资料登记表添加表格边框
为了使表格美观,还可以为表格添加边框,具体操作如下。

步骤1 选择A1:E10单元格区域,打开“设置单元格格式”对话框,并切换 到“边框”选项卡;接着在“样式”列表中选择一种线条样式,在“颜色”下 拉列表框中选择一种线条颜色,在“预置”选项组中单击“外边框”按钮。 步骤2 单击“确定”按钮,为表格添加外边框效果。

设置表格外边框线

成功给表格添加外边框

步骤3 选择A1:E1单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中,切换 到“边框”选项卡,选择线条和颜色,设置标题下边框线。 步骤4 单击“确定”按钮,添加下边框之后的效果。

设置标题边框线

成功添加标题边框线

步骤5 选择A2:E10单元格区域,在“设置单元格格式”对话框中,切换 到“边框”选项卡,设置“内部”边框线的线条和颜色。 步骤6 单击“确定”按钮,至此,已成功为表格添加边框。

设置内部边框线

成功为表格添加边框

● 2.3 批量修改员工资料
在输入员工资料时若出现错误,那该怎么办呢?下面我们就来具体介 绍如何修改员工资料。 ● 2.3.1 快速查找某员工信息

要想查找整个公司员工的信息是非常困难的,但利用Excel的查找功能就 会变得非常轻松,查找的方法如下。

步骤1 在“开始”选项卡下的“编辑”组中,单击“查找与选择”按钮旁 的下三角按钮,选择“查找”命令。 步骤2 打开“查找和替换”对话框,在“查找”选项卡下的“查找内容” 下拉列表框中输入“张文”,然后单击“选项”按钮。

选择“查找”命令

输入查找内容

步骤3 此时“选项”按钮将更改为“选项<<”的形式。在“范围”下拉 列表中选择“工作簿”选项,表示查找范围是整个工作簿,在“搜索”下拉 列表中选择“按列”选项。 步骤4 单击“查找下一个”按钮,查找到符合条件的单元格,以黑色边 框显示。继续单击“查找下一个”按钮,将查找到下一个符合条件的单元 格,直到查找完后又返回第一个符合条件的单元格。 步骤5 如果单击“查找全部”按钮,系统会把查找到的内容显示在对话 框的下面,最后单击“关闭”按钮,返回工作表。

设置选项

查找全部

● 2.3.2 快速修改某员工信息 利用“查找和替换”对话框不仅可以查找公司员工信息,还可以将查找到 的数据替换为所需的数据,这样远远高于手动替换数据的效率,具体操作步骤 如下。 步骤1 在“开始”选项卡下的“编辑”组中,单击“查找与替换”按钮旁 的下拉按钮,选择“替换”命令。 步骤2 打开“查找和替换”对话框,在“替换”选项卡下的“查找内容” 下拉列表框中输入“王菲”,在“替换为”下拉列表框中输入“王菲菲”。

选择“替换”命令

“查找和替换”对话框

步骤3 单击“查找下一个”按钮,系统将找到符合条件的数据,并以黑色 框显示。 步骤4 单击“替换”按钮,Excel将完成替换。或者单击“全部替换”按钮 进行一次性替换,系统会搜索整个工作表并提示完成几次替换。

步骤5 替换完毕后单击“关闭”按钮,关闭“查找和替换”对话框。

单击“查找下一个”按钮

单击“替换”按钮

● 2.4 使用函数完善员工资料信息
使用函数可以更快更准确地完善员工资料,下面就来介绍如何使用函数 计算员工工龄,快速提取员工的出生日期和性别。

● 2.4.1 统计员工工龄 员工的工龄是由当前日期减去参工时间得到的。由于计算工龄一般为自然 年,所以还需要在结果上加1年。在计算员工工龄时,同样需要使用TODAY函 数,因此工龄结果与年龄一样会随着系统时间的变化而变化。 步骤 1 在“员工资料登记表”工作表中插入“入职时间”和“工龄”两 列,并输入各员工的入职时间,选中G3单元格,在“公式”选项卡下的“函数 库”组中单击“插入函数”按钮,打开“插入函数”对话框,在此选择函数类 别为“逻辑”,再选择逻辑函数中的IF函数,并单击“确定”按钮。 步骤2 弹出“函数参数”对话框,在Logical-test文本框中输入设置的判断 条件,在此输入“TODAY()>DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(F3),DAY(F3))”。

设置条件参数 选择函数

步骤3 在 Value-if-true 文本框中输入条件为“真”时返回的值,在此输入 “(YEAR(TODAY()-YEAR(F3)+1)”。 步骤4 在Value-if-false文本框中输入条件为“假”时返回的值,在此输入 “(YEAR(TODAY()-YEAR(F3))”。

设置Value-if-true参数

设置Value-if-false参数

步骤5 单击“确定”按钮,返回工作表,此时可以看到在目标单元格中显 示了计算的结果,即第一位员工当前的工龄为4。 步骤6 选中G3单元格,向下拖动填充柄,复制公式一直到G10单元格,即 可得到各员工的工龄。

显示计算的结果

复制公式获取其他员工工龄

● 2.4.2 从身份证中提取员工的出生日期和性别

使用身份证就可以快速提取员工的出生日期和性别,具体操作步骤如下。
1.从身份证号码中自动提取出生日期
当创建完成企业员工档案工作表,并输入员工编号、姓名和身份证号码后,就不 需要再手工输入员工的出生日期了,这样就可以减少繁琐的数据输入过程,从而简化 操作,提高效率,操作步骤如下。

步骤1 接上一节操作,在“员工资料登记表”工作表中插入“身份证号 码”、“出生日期”和“性别”三列,并输入各员工的身份证号码,然后在I3 单元格中输入公式:“=DATE(MID(H3,7,4),MID(H3,11,2), MID(H3,13,2))”,从 第一位员工的身份证号码中提取出其出生日期。 步骤2 拖动I3单元格右下方的十字形到I10单元格,即可看到,I4:I10自动 提取了出生年月。

在T3单元格中输入公式

I4:I10自动提取了出生年月

2.从身份证号码中自动提取性别
当前的身份证主要是18位的数字,其含义如下:1~6位为地区代码,7~10 位为出生年份,11 ~12 位为出生月份,13~14 位代表出生日期,15~17们代 表顺序号(由其可以区别性别,奇数为男,偶数为女),18位为校验码。可以 使用函数来提取员工性别,具体操作如下。 步骤1 在J3单元格中输入计算公式,提前第一位员工的性别。 步骤2 向下复制J3单元格中的公式,提前其他员工的性别。

在J3单元格中输入公式

填充公式


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