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第1章(excel在人力资源管理中的应用)_图文

第1章 认识Excel管理人力资 源的能力 第2章 经典实例:制作人事资 料管理系统 第3章 经典实例:分析统计 人事数据 第4章 经典实例:管理员工培 训 第5章 经典实例:管理人员招 聘与录用

第6章 经典实例:管理员工合 同 第7章 经典实例:管理员工考 勤 第8章 经典实例:管理员工休 假 第9章 经典实例:管理员工绩 效 第10章 经典实例:管理员工工 资福利

第1章 认识Excel管理人力资源的能力
● 1.1 Excel概述
●启动与退出Excel ●熟悉Excel窗口结构 ● 1.3 数字输入与填充 ●输入文本型数字 ● 准确输入日期和时间 ● 正确输入分数 ● 快速填充数字 ● 1.4 公式与函数的使用 ●输入公式
●调用函数
●修改公式

● 1.2工作表的基本操作
● 选择工作表 ● 添加/删除工作表 ● 隐藏工作表 ● 移动工作表

● 复制工作表

● 1.1 Excel概述
Excel是一款功能强大的电子表格制作软件,可以完成数据输入、计 算、分析等多项工作,也可以创建图表,直观地展现数据之间的关系。
● 1.1.1启动与退出Excel 1.启动Excel 2010
启动Excel 2010的方法有很多,主要有以下几种。 ? 在电脑桌面上选择“开始”|“所有程序”| Microsoft Office| Microsoft Excel 2010命令,启动Excel 2010程序。 ? 在电脑桌面双击Excel 2010程序的快捷方式图标快速启动该程序。 ? 通过双击已经存在的Excel 2010文档,也可以启动Excel 2010程序。

双击快捷图标启动Excel

双击Excel文件启动Excel

2.退出Excel 2010
? ? ? 退出Excel 2010,即要关闭所有打开的窗口,可以通过下述几种方法来实现。 在Excel 2010窗口中选择“文件”|“退出”命令,退出Excel程序。 在任务栏中右击Excel 2010程序图标,从弹出的快捷菜单中选择“关闭窗口”命 令(若打开多个Excel窗口,则选择“关闭所有窗口”命令),退出Excel程序。 如果只有一个Excel窗口,可以单击窗口左上角的“控制菜单”图标 ,从弹出的 菜单中选择“关闭”命令,或是双击“控制菜单”图标。 按Alt+F4组合键。

?

在窗口中退出Excel程序

在任务栏中退出Excel程序

● 1.1.2熟悉Excel窗口结构
默认情况下,启动Excel 2010程序后,可以看到标题栏、选项卡、组、工作表标 签、数据编辑栏、滚动条、状态栏和名称框。
标题栏 选项卡

组 数据编辑栏 名称框 滚动条

工作表标签 状态栏

Excel 2010窗口

● 1.2 工作表的基本操作
Excel的基本操作主要包括选择工作表、添加/删除工作表、隐藏/显示工 作表、修改工作表名称、修改工作表标签颜色、移动与复制工作表等。工作 表标签是操作工作表的一个快捷方法,对工作表的操作基本上都能通过该标 签完成,下面进行具体介绍。

● 1.2.1 选择工作表 要选择一张工作表,直接用鼠标单击需要选中的工作表标签即可。那要 选择多个工作表,该如何操作呢?下面一起来看看吧。 1.选定相邻的工作表 若要选择多个相邻的工作表,只要先单击第一张工作表标签,然后按住 Shift键不放,再单击最后一个工作表标签即可。 若要取消选中多个工作表,只需要单击任意一个没有被选中的工作表标 签即可.

选中相邻工作表

2.选定不相邻的工作表 若要选择多个不相邻的工作表,只要先单击第一张工作表标签,然后按 住Ctrl键不放,再依次单击需要选定的工作表标签即可。

选中不相邻工作表

3.选定所有工作表 右击任意一个工作表标签,从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作 表”命令即可选定所有工作表。

选定所有工作表

● 1.2.2 添加/删除工作表 在输入数据的过程中,如果想再添加一个工作表,该怎么做呢?若一不 小心添加的工作表太多了,该如何删除呢?下面一起来看看吧。 1.通过命令添加工作表 通过“插入工作表”命令来添加工作表的方法如下。 步骤1 打开Microsoft Excel工作簿,选中Sheet1工作表。 步骤2 在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“插入”按钮,接 着从下拉菜单中选择“插入工作表”命令。这样就在Sheet1工作表前插入了 一个新的工作表Sheet4。
请注意观察插入的工作表 在选中工作表的前面

选择“插入工作表”命令

插入工作表

2.通过快捷菜单添加工作表 通过快捷菜单插入工作表的具体操作步骤如下。 步骤1 打开Microsoft Excel工作簿,在Sheet1工作表标签上右击,然后从 弹出的快捷菜单中选择“插入”命令。 步骤2 弹出“插入”对话框,切换到“常用”选项卡,然后选择“工作 表”图标。 步骤3 单击“确定”按钮,这时就在Sheet1工作表前插入了一个新的工作 表。

选择“插入”命令

“插入”对话框

3.通过“插入工作表”按钮添加工作表 在工作表标签中单击最后一个工作表后面的“插入工作表”按钮,这样, 不论有没有提前选中工作表,用这种方法插入的工作表总在最后面。

单击“插入工作表”按钮

4.通过设置工作表数目调整文件中的工作表数量 如果要一次添加十几张工作表,可以通过修改“Excel选项”的默认设置 就可以做到,具体操作步骤如下。 步骤1 选择“文件”|“选项”命令,打开“选项”对话框。 步骤2 在左侧列表中选择“常规”选项,然后在“新建工作簿时”选项 组中设置“包含的工作表数”后面的数值,改为自己需要的工作表数目,如 改为6个,单击“确定”按钮即可。 步骤3 再次新建工作簿时,可看到6个默认的工作表。

5.通过“删除工作表”命令删除工作表 下面先让我们看看如何通过“删除工作表”命令删除工作表。具体操作 步骤如下。 步骤 1 打开 Microsoft Excel 工作簿,选择要删除的工作表标签,比如 Sheet1工作表。 步骤2 在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“删除”按钮,在 下拉菜单中选择“删除工作表”命令 步骤 3 这时就会出现警告信息,单击“删除”按钮,系统则删除工作 表,否则不会删除。

选择“删除工作表”命令

警告信息

6.通过快捷菜单删除工作表 通过快捷菜单删除工作表的方法与上面介绍的插入工作表有异曲同工之 处。其操作方法是在需要删除的工作表标签上右击,从弹出的菜单中选择

“删除”命令。用这种方法删除存有数据的工作表时,也会出现警告对话框。 同理,单击“删除”按钮,系统则删除工作表,否则不会删除。

● 1.2.3 隐藏工作表

选择“删除”命令

隐藏工作表其实和隐藏行、列的方法类似,具体操作步骤如下。 步骤1 打开Microsoft Excel工作簿,然后选中需要隐藏的工作表,比如 选中Sheet2工作表。 步骤2 在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“格式”按钮,然 后在弹出的下拉菜单中选择“隐藏和取消隐藏”|“隐藏工作表”命令即可将 Sheet2工作表隐藏起来了。

● 1.2.4 复制工作表 如果有时做一份新的工作表只需要在以前的工作表基础上改一些数据,则 可以通过复制工作表来提高工作效率。具体操作步骤如下。 步骤1 打开Microsoft Excel工作簿,选中需要移动或复制的工作表,然后 在“开始”选项卡下的“单元格”组中,单击“格式”按钮,在下拉菜单中选 择“移动或复制工作表”命令。 步骤2 打开“移动或复制工作表”对话框,在“下列选定工作表之前”列 表中选择不同的选项,然后选中“建立副本”复选框,单击“确定”按钮。

选择“移动或复制工作表”命令

“移动或复制工作表”对话框

● 1.2.5 移动工作表 复制工作表操作与移动工作表操作相似,只是在“移动或复制工作表” 对话框取消选中“建立副本”复选框即可。

● 1.3 数字输入与填充
在 Excel中输入递增数字时可以使用自动填充功能,这样很方便,下 面将具体介绍。 ● 1.3.1 输入文本型数字

在单元格中输入文本型数字的方法非常简单,通常有以下两种方法。 ? 在“数据编辑栏”中输入:选择需要输入文本的单元格,将鼠标指针 移至数据编辑栏并单击以定位光标,输入需要输入的文本,再按Enter 键,将光标移至下一格单元格。 ? 单击需要输入文本的单元格,直接输入文本,且输入的字符不受单元 格大小的限制,输入数据后按 Enter键,黑色边框自动跳到下一行的同 列单元格。 ● 1.3.2 准确输入日期和时间
输入日期时可以使用斜线 (/)和连字符(-),但是日期的默认格式是以“/” 来隔开年、月、日的。如果输入的日期格式与默认的格式不一致,就会把它 转换成默认的日期格式。下面介绍准确输入日期和时间的操作步骤。

步骤1 选中需要输入数据的单元格,比如选择单元格C4。 步骤2 在“开始”选项卡下“数字”组中单击“常规”按钮旁边的下 三角按钮,并从列表中选择一种日期格式,这里选择“长日期”选项。

选择日期格式

使用“长日期”格式显示的效果

? ? ? ?

如果要输入当前机器的时间,使用Ctrl+Shift+:组合键。 如果要输入当前机器的日期,使用Ctrl+;组合键。 如果不输入年份,Excel会自动输入当前的年份。 在单元格中输入公式“=NOW()”,可以得到当前日期和时间;输入公式 “=TODAY()”,可以得到当前日期。

● 1.3.3 正确输入分数 在使用Excel制作数据表时,经常会输入分数,如何在输入小数时表格以 分数形式显示呢?具体操作步骤如下。 步骤1 选中需要输入分数的单元格,在“开始”选项卡下的“单元格” 组中单击“格式”按钮,接着从下拉菜单中选择“设置单元格格式”命令。 步骤2 弹出“设置单元格格式”对话框,切换到“数字”选项卡,在 “分类”列表框中选择“分数”选项,然后在“类型”列表框中选择需要的 类型,单击“确定”按钮。这样当我们在选定的单元格中输入小数,按Enter 键确认时就会自动转换成为分数。

选择“设置单元格格式”命令

选择所需类型

● 1.3.4 快速填充数字 有时候我们输入数据时会发现很多单元格内的数据是一样的,或者是有 规律的,这种情况下可以使用填充功能录入数据。 步骤1 单击某个存放有纯数值的单元格,然后将鼠标指针放在单元格的 右下角,按下Ctrl键,此时鼠标指针变成黑色的十字形状。 步骤2 按住Ctrl键的同时,按住鼠标左键并向下拖动,在拖动的过程中 会在鼠标指针右下方显示当前单元格的数据。当到达目标单元格时释放鼠标 左键即可。

选中单元格

填充数据

拖动鼠标的同时按住 Ctrl键,得到的数据是递增的。如果拖动的时候没 有按住Ctrl键,那么填充的结果则不会递增,而是与第1个单元格中的数据是 一样的。 在单元格中输入数据后,激活下方的单元格,按Ctrl+D 组合键可以填充 相同的数据;激活右侧的单元格,按Ctrl+R组合键可以填充相同的数据。

● 1.4 公式与函数的使用
● 1.4.1输入公式 Excel中公式的基本结构:一个等号 (=) 后面跟随一个或多个运算码,运 算码可以是数值、单元格引用、单元格区域、名称或函数,它们之间用一个 或多个运算符连接。公式输入的过程如下。 步骤1 打开Sheet1工作表,选中需要输入公式的单元格,这里选中F2单 元格。 步骤 2 直接输入参与运算的数据或数据所在单元格地址,这里输入 “=B2” 。 步骤3 接着输入运算符“+”,再依次单击C2、D2、E2单元格并相应输入 运算符“+”。 步骤4 公式输入完毕后,按下Enter键,即可计算出结果。

选中单元格
选中单元格

输入数据所在单元格地址

选择所需数据

计算结果

● 1.4.2 调用函数 使用功能区中的函数命令插入函数的方法如下。 步骤1 选中工作表中需要输入公式的单元格,这里选择F4单元格,然后 在“公式”选项卡下的“函数库”组中,单击“自动求和”按钮。 步骤2 这时,F4单元格中插入SUM函数,默认参数为A4:F4。

选中单元格

插入函数

步骤3 由于A4单元格存放的是年限,不是销售数据,拖动鼠标,选中 B4:E4单元格区域。 步骤4 按Enter键,即可计算出结果。

设置函数参数

计算结果

● 1.4.3 修改公式
在确认输入的公式时,如果发现公式设置有误,该如何操作呢?这时可 以选择下述方法来重新编辑公式。 1.鼠标双击法

双击含有需要重新编辑公式的单元格,这时会显示出公式,并进入公式 编辑状态,接着修改公式,最后按Enter键确认修改后的公式即可。

2.利用编辑栏 选中含有需要重新编辑公式的单元格,这时会在编辑栏中显示出公式, 单击编辑栏,进入公式编辑状态,接着修改公式,最后按Enter键确认修改后 的公式即可。 3.按功能键F2 选中含有需要重新编辑公式的单元格,按 F2 键,显示出单元格中的公 式,并进入公式编辑状态,接着修改公式,最后按Enter键确认修改后的公式 即可。 4.智能标签 如果公式的单元格返回一个错误,Excel会在单元格的左上角显示一个小 方块。激活单元格,可以看到一个智能标签。单击该标签,可选择一个选项 来更正错误。


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