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H实物档案分类整理编目方法讲义(V2.0-2009年3月修订版)


云浮市档案人员专题培训指导丛书

实物档案分类整理编目方法讲义
吴勇华 陈荣森 / 2006 年 10 月编著 吴勇华 / 2009 年 3 月修订

云浮市档案局 云浮市档案学会

编印

二〇〇九年三月 〇〇九

实物档案分类整理编目方法讲义目录
一、实物档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 实物档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 二、实物档案的基本范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 实物档案的基本范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 三、实物档案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 实物档案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ (一)分类整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 分类整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 1、荣誉性实物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 荣誉性实物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2、字画的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 字画的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3、旧印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5 旧印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ( 二) 分类整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 6 分类整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 分类 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈6 1、 2、编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4、实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 5、 实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ( 三) 分类整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8 分类整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 1、 分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 2、 编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3、 编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 4、 实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈ 实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11 5、 实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11 格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 6、实物档案(奖旗)的存放方法(如下图)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12 实物档案(奖旗)的存放方法(如下图)┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7、实物档案(印章)的存放方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 实物档案(印章)的存放方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 对实物档案进行拍摄形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8、 实物档案进行拍摄形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9、 实物档案的放置问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 实物档案的放置问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 附录: 实物档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 《实物档案目录 附录: 实物档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 18 《

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一、实物档案的概念 实物档案的概念 实物档案,指机关单位在工作活动中形成的具有保存价值 实物档案 的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、 印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品,有关建筑物或产 品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档 案。实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和 艺术观赏性。

二、实物档案的基本范围 关于实物档案,目前档案界尚有较大争议。有的同志认为 “实物”不应列入“档案”的范畴,也有的同志认为机关活动 中形成的“实物” ,记录或反映了机关发展的历史,应该作为档 案。 笔者认为, 与机关活动有密切关系且记录有文字的 “实物” , 应作为“实物档案”保存。因此,本讲义将实物档案作为机关 档案综合管理的其中一类档案来看待。 与声像档案相似,实物档案的基本范围也应从两方面来说。 (一)从载体形式来说,实物档案的范围更广,形式更加 多样,常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等。 (二)从内容来说,实物档案也可以分为两部分:一是与 其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的,如表 彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等;二是其他门类档案中没 有的、内容独特的,如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。

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三、实物档案如何整理 各单位在其活动中都会形成一些具有保存价值的实物,其 中有些实物还与文字、图表、表声等载体的档案内容有着密不 可分的联系,是档案的重要组成部分,例如获得各种荣誉的锦 旗、牌匾、奖杯等。实物档案具有形象直观、形式多样、工艺 性强等特点,往往具有较高的保存价值。因此,整理保存好各 种实物档案,对于丰富档案的内容,更好地发挥档案工作的作 用,有着积极的作用。 (一)分类整理方法一 1、荣誉性实物的整理。 荣誉性实物的整理。 这类实物主要有:奖状、奖杯、奖章、牌匾、锦旗、奖品 等等,其整理方法和步骤如下: (1)分类。一般先按实物的形状和质地分类,然后按实物 授予者的级别分,从中央到地方各级党委、政府及其部门依次 排列; (2)编号。按照分类的结果,先给各类实物一个代号,代 号既可以用字母也可以用数字,一经确定下来,就不要随意变 动。一般实物不多的单位,也可以不分类,而采取大流水编件 号的办法; 编号可用不干胶或标签牌的形式贴在或挂在实物适当的位 置,以不影响对实物的观瞻为宜。

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(3)编目。荣誉性实物档案目录应按件编制,每件写一条 目录,内容应包括:序号、档号、实物获得者、授予者、荣誉 称号、实物名称、时间、备注。 为了方便管理和利用,应同时将每件荣誉实物拍成照片, 拍成的照片按照片整理方法进行整理。

2、字画的整理。 字画的整理。 字画主要是指本单位收藏的领导或名人的题字、画作。整 理方法如下: (1)分类。将字画分为题字和画作两大类,字画数量很少 的单位也可以作为一类。 (2)裱装。收藏的字画一般都要进行裱装,经过裱装后, 卷起来放入特制的盒子中,或再用衬纸包住。 (3)排列编号。根据分类情况而定,如分两类,则编两个 流水号;如作为一类,则按接收先后大流水编号,每一件编一 个号。 (4)编制目录。目录格式可套用文书档案卷内目录。 将 责任者视为字画作者,页号可填写字画编号,备注可填写字画 的规格。 字画也可拍成照片,装入相册。

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3、旧印章的整理。 旧印章的整理。 由于名称的变更等原因,很多单位在其发展过程中往往会 形成一些失效的印章。将这些印章整理保存起来,具有一定的 价值。 旧印章的整理方法如下: (1)分类。印章的分类方法很多,如按制作材料分,有木 印、石印、骨印、钢印、铜印、塑料印等;按形状分,有圆印、 方印、棱形印;按印文的制作方式分,有阴文印、阳文印、阴 阳文印;按印文内容的性质分,有机关印、企业印、社团印等 等。旧印章数量少的单位,可不必分类。 (2)排列编号。 旧印章应用一个特制的木盒进行排放,排放顺序应与分类 方法一致;每方印章在排放之前,都应在印模纸上盖上一个印 模,然后在印把上贴上编号,同进在印模上填上相应的编号。 印章编号后即按编号顺序放入特制的木盒内,印模单独装 订成一册或若干册,与其它档案一起存放。 (3)编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录,每方印 章写一条目录,目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、 备注组成。

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(二)分类整理方法二 1、分类,实物档案分类以实物的外在形式为标准,分为奖 分类, 状、奖杯、奖旗、工艺品等;也可以以实物档案的内容分为奖 品类、纪念品类。 2、编号方法:实物档案数量少的可以以件为单位编号,一 编号方法: 件实物一个顺序号;数量多的应先分类,再在属类下按件编顺 序号。 3、编目:为方便管理和利用,要对已经编号的实物档案逐 编目: 件登记编目,具体项目有类别、序号、题名、时间、授予者或 捐赠者、备注等。 (1)类别:填写类别名称,如奖品类、纪念品类等; (2)序号:同一个类别内实物档案的顺序号; (3)题名:为实物档案的名称,如精神文明先进奖杯; (4)时间:为获得实物的时间; (5)授予或捐赠者:为颁发实物的单位或个人。 (将“档案目录”汇集成册,装入“档案目录夹”中。 ) 4、实物档案目录格式

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类 别 序 号












目录号: 获得 时间 授者或 捐赠者 备 注

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5、实物档案小标签格式(贴在实物档案背面的右上角或底 实物档案小标签格式 座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜) 实物档案小标签
目录号 类 别 序 号 题 名 获得时间 授予者或 捐 赠 者

(三)分类整理方法三 1、分类,实物档案数量少不分类;实物档案数量较多可分 分类, 为奖状、奖杯、奖旗、证书、其它等几类。 2、编号方法:实物档案数量少的可以以件为单位按时间顺 编号方法: 序编大流水号,一件实物一个顺序号;数量多的应先分类,再 在属类下按件根据时间顺序编流水顺序号。 编号模式: 编号模式:大类代字+〖属类代号〗+目录顺序号+案卷号, 如 H 1.1 — 1
案卷顺序号(同一目录顺序号内编大流水号) 目录顺序号(1 表示该保管期限的第一本目录) 属类代号(1 为奖状、2 为奖杯 为奖旗、4 为证书、5 为其 ) 、3 它 大类代字(H 代表实物档案)

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3、编目:为方便管理和利用,要对已经编号的实物档案逐 编目: 件登记编目,具体项目有目录号、件号、实物名称、题名(内 容简介) 、规格、授予者或捐赠者、时间、备注等。 (1)目录号:填写实物档案的目录号(大类代字+〖属类 代号〗+目录顺序号) ,如 H1.1 H1.1、 H2.1、…; .1、 (2)件号:同一个类别内实物档案的顺序号; (3)实物名称:填写实物档案的名称,如奖状、奖杯、奖 旗、证书、奖章、花瓶、模型、题词、油画等; (4)题名:为实物档案的名称,如 2004 年度档案工作先 进单位; (4)规格:为实物档案的尺寸大小; (5)授予者或捐赠者:为颁发实物的单位或个人; (6)时间:为获得实物的时间; (7)备注: (将“档案目录”汇集成册,装入“档案目录夹”中。 ) 4、实物档案目录格式

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件 号 实物 名称 题

物 档 案 目 录
目录号:
名(内容简介) 规格 授者或 捐赠者 时间 备 注

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5、实物档案小标签格式(贴在实物档案背面的右上角或底 实物档案小标签格式 座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜) 。如图: 实物档案小标签
目 录 号 实物名称 获得时间 题 名 件 规 号 格

授予者或 捐 赠 者

内简) (容介

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6、实物档案(奖旗)的存放方法(如下图) 实物档案(奖旗)的存放方法(如下图) (1)去掉竹杆(或木棒)和流苏; (2)将奖旗折叠成 16K 或 A4 规格,将有字一侧折叠在内, 无字一侧折叠在外, 注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕; (3)将奖旗背面(右上角)贴有“实物档案小标签 实物档案小标签”的地 实物档案小标签 方露出在面上; (4)将折叠好的奖旗装入档案盒中; (5)在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的目录号、件号 等项目。

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7、实物档案(印章)的存放方法 实物档案(印章) 旧印章应用一个特制的木盒进行排放,排放顺序应与分类 方法一致;每方印章在排放之前,都应在印模纸上盖上一个印 模, 然后在印把上贴上编号, 同进在印模上填上相应的编号 (编 号模式为【全宗号—目录号—件号】,如:6-H.1-001)(如图) 全宗号—目录号— 。 印章编号后即按编号顺序放入特制的木盒内,印模单独装 订成一册或若干册,与其它档案一起存放。 编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录,每方印章写 一条目录,目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备 注组成。

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印章档案盒图样( 印章档案盒图样(225 ㎜×310 ㎜×85 ㎜)

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8、对实物档案进行拍摄形成的照片如何管理 实物档案进行拍摄形 进行拍摄 照片如何管理 对实物档案进行拍摄形成的照片——包括本单位获得的各 实物档案进行拍摄形成的照片 种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、牌匾、字画、印章、 捐赠品、礼品、纪念品、工艺品,有关建筑物或产品的模型等 反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案的照片 ——放在:F1.4.1 特殊载体档案(声像档案)/照片档案/荣誉 放在: 特殊载体档案(声像档案) 照片档案/ 放在 实物类之中编号归档。 实物类之中编号归档。 之中编号归档
,一张编一个照片号 注:荣誉实物类照片不分组,不用加《照片档案总说明》 一张编一个照片号, 荣誉实物类照片不分组,不用加《照片档案总说明》 一张编一个照片号, , 抄目时每张照片也只体现为一条条目。 抄目时每张照片也只体现为一条条目。

9、实物档案的放置问题 实物档案整理编目后,如何存放保管呢?要根据实际情况 区别对待: (1)实物档案(荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、 荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、
奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品、 奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品、有关建 筑物或产品的模型等) 筑物或产品的模型等)统一分类排序整理编目后,实物档案目录

放于单位综合档案室目录柜保管。 (2)对于有些单位有地方,设置有荣誉陈列室的,实物原 件可存放陈列室(既是实物档案室又是荣誉陈列室) 。 (3)对于有些单位有部分荣誉实物(如荣誉奖匾、证书、 如荣誉奖匾、证书、
奖旗、奖状、奖杯、锦旗,花瓶、龙船、石雕等工艺品, 奖旗、奖状、奖杯、锦旗,花瓶、龙船、石雕等工艺品,有关建筑 物或产品的模型等) 物或产品的模型等)需要在单位会议室展挂或在单位公共场所

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(如大堂、大厅)固定摆放。实物原件可放置在原位置不动, 但必须对第件实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小
贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 标签(贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实 物的观瞻为宜) 同时对每件实物进行拍照,照片放在 F1.4.1 特 物的观瞻为宜) ,

殊载体档案(声像档案)/照片档案/荣誉实物类之中编号归档。 (4)对于有些单位实物太多,无法全部陈列或放置在会议 室或大堂的,也可以单独设“荣誉录”用张贴实物照片的方式 在单位公共场所展览,实物原件则收回放在档案室档案柜之中 保管。

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附录: 实物档案目录》封面标签、 《 附录: 实物档案目录》封面标签、背脊标签式样 档案目录

长 310mm×宽 225mm×厚度 25 ㎜(或 30mm)

、 、 ▲实物《档案目录》 “目录夹封面与脊背” 分类编号说明” 案 实物《档案目录》由 目录夹封面与脊背”“分类编号说明”“ 卷目录” 部分构成。 卷目录”三部分构成。

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背脊标签
类 别

封面标签

实物档案 全 宗 号 6

全宗名称 全 宗 号 别 度

云浮市档案局( 云浮市档案局(馆) 档案局 6 实物档案 实物档案 1995 1995-2008 永久 H.1 1-53





填写 示例

1995- 1995-2008 保管期限 永久 目 录 号 H.1 起止件号 1-53

类 年

保管期限 目 录 号

起止件号

1.全宗名称填写当年单位全称。

填写 说明

2.全宗号为市档案馆编给各单位的代号。有则填,无则空。 3.类别、目录号、案卷起止号、年度、保管期限照填。

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