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新版行政管理制度汇编

★机密

行政管理制度汇编

受控状态 分 发 号 版 编 审 审 本 制 核 批 2014 第 1 版 综合办公室

文件编号:HTY/XZ-WJ-01

2014-4-2 发布实施

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第一章 总则 ....................................... - 3 第二章 日常管理制度 .............................. - 4 第三章 品牌管理制度 .............................. - 5 第四章 信息报告管理制度 .......................... - 7 第五章 印章管理制度 .............................. - 9 第六章 保密管理制度 ............................. - 11 第七章 会议组织管理制度 ......................... - 14 第八章 文印室管理规定 ........................... - 16 第九章 办公用品管理制度 ......................... - 17 第十章 手机使用管理制度 ......................... - 18 第十一章 第十二章 第十三章 第十四章 第十五章 第十六章 第十七章 第十八章 计算机管理制度 ......................... - 21 公文管理制度 ........................... - 25 保安管理制度 ........................... - 27 车辆管理制度 ........................... - 29 档案管理制度 ........................... - 31 食堂管理制度 ........................... - 35 台帐管理制度 ........................... - 38 附则 ................................... - 40 -

附:公文处理表单 ................................. - 41 -

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第一章 总则
第一条 为完善集团公司的行政管理机制, 加强集团公司的

规范化管理,提高集团公司的行政管理水平和工作效率,使集团 公司各项工作有章可循、照章办事。根据国家有关法律、法规及 公司章程的规定,特制订及汇编本行政管理制度体系。 第二条 第三条 公司。 第四条 第五条 第六条 适用时间:从发布之日起。 制度建设的负责部门:集团综合办公室。 制度审批:集团总裁办公会讨论通过,报集团董事 目的:加强集团制度建设,健全管理体系。 适用范围:全集团各办、部、中心,全资及控股子

长兼总裁审批。 第七条 制度解释: 对于制度实施过程中因产生争议而需要

作出解释的,解释权归于集团综合办公室。 第八条 同进行。 第九条 员工必须维护公司纪律, 对任何违反公司章程和各 制度修改: 由集团综合办公室会同相关职能部门共

项规章制度的行为,都要予以追究。

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第二章
第十条

日常管理制度

职员必须遵守公司颁布的各项规章制度。 上班时佩

戴工卡,仪表应保持整洁、大方、得体,男职员不可留长发。女 职员不可穿短裤、无袖装、超短裙。上班期间不准穿拖鞋、打赤 膊。 第十一条 女士穿套装。 第十二条 按时上下班,不得迟到早退。办公时间职员应坚 重大活动及重要会谈, 男士必须着西装、 戴领带,

守工作岗位,不得擅自离岗。因公外出需填写人员外出中离单, 报部门领导审批。 第十三条 员工因事请假必须填写请假单, 由所在部门的经

理签署意见,并安排好工作才可离开工作岗位,同时请假单交门 卫备案。 员工因病或突发事情来不及提前书面请假, 可电话请假, 但应在事后一天内补办请假手续,否则视为旷工。 第十四条 保持清洁、 良好的办公环境, 办公用品摆放整齐,

各种资料存放有序,工作期间不得闲聊、高声喧哗,起身离座时 把椅子归整。 第十五条 严禁利用公司电脑炒股、聊天和游戏,不得利用

公司电话及复印机等办公用品处理私人事务。

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第三章 品牌管理制度
第十六条 在董事会的领导下, 集团公司企划宣传部负责开

展品牌管理工作。 一、负责组织制订和执行集团公司品牌战略; 二、负责集团公司品牌推广、宣传工作的实施,加强与各媒 体机构的联络和接待; 三、负责集团公司所有的对外宣传工作,包括发布消息、刊 发广告、组织安排采访等工作;与电视台、电台、报刊杂志、网 络等新闻媒体、广告公司等建立良好的沟通渠道,保持经常性的 沟通,建立长期合作关系,保障宣传工作正常、顺利的展开。 四、负责组织开展集团公司的品牌形象设计和策划工作,包 括公司标识、整体形象(公司 VI 手册)等的设计工作等。 第十七条 集团企划宣传部负责集团统一品牌的规划、设

计、管理和维护,并参与、指导和监督各全资及控股子公司的品 牌规划、设计,以及宣传品的印刷和出版工作。 第十八条 各全资及控股子公司办公室负责所在公司的品

牌规划、设计、管理和维护。 第十九条 各全资及控股子公司品牌要与集团统一品牌具

有内在的一致性,不能违背集团统一品牌的基本理念。 第二十条 各全资及控股子公司举办推广自身品牌的相关

公关活动,事前须将详细的方案报送集团企划宣传部,经审核通 过报总裁审批后执行。在执行过程中,集团企划宣传部应给予必
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要的支持。 第二十一条

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各全资及控股子公司进行产品品牌形象设计,

在保证产品品牌个性化的同时,必须依照品牌管理制度和 VI 手 册的具体规定,保证呈现一致的红太阳品牌形象。红太阳标志及 商标是不可商讨、不许修改的。 第二十二条 积极加强内部媒体宣传, 强化内部员工的品牌

意识。在员工培训中,集团企划宣传部和各全资及控股子公司办 公室,要加强与公司人力资源部的合作,在培训议程中加入品牌 相关内容,做好对员工的品牌知识、意识的普及工作,加大对品 牌知识和公司品牌理念的宣传力度,强化员工品牌意识。 第二十三条 集团企划宣传部和各全资及控股子公司办公

室负责组织开展公司品牌建设宣传工作相关资料的整理、备案、 归档工作,负责对各部门上报的宣传资料的审核。 第二十四条 集团企划宣传部负责公司新闻危机事件的公

关处理工作,所涉及的全资及控股子公司办公室配合;在处理过 程中与媒体做好沟通,以尽量缩小影响范围,控制事态的进展, 避免进一步恶化。 第二十五条 集团企划宣传部承担品牌研究职责。 包括收集

与品牌相关的外部信息, 包括定期进行市场相关数据的收集与汇 总, 以利于随后的品牌评估与分析; 负责与品牌相关的调研工作, 组织各种类型与品牌相关的市场调研, 为品牌资产的建立以及品 牌管理提供直接资料与数据。

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第四章
第二十六条

信息报告管理制度

目的:为规范集团内部信息沟通,形成高效的

信息沟通机制,从而提高管理效率。 第二十七条 理工作。 第二十八条 新闻信息报告工作细则 职责: 集团综合办公室负责整个集团的信息管

一、 集团综合办公室负责定期收集各全资及控股子公司和集 团总部各职能部门的工作动态和重要信息, 并将信息进行汇总和 整理。 二、 各全资及控股子公司办公室和集团各职能部门负责收集 所在公司及部门的上周工作动态和重要信息, 汇总整理后每周一 报送集团综合办公室。 三、集团综合办公室负责制定信息简报管理制度,每周编制 集团信息简报《每周讯》 ,下发到全资及控股子公司和集团总部 各职能部门。 四、经集团分管领导审核批准后,集团综合办公室筛选信息 在公司网上发布。 第二十九条 工作事项信息报告工作细则

一、 集团各职能部门和各全资及控股子公司主要负责人因公 出省出差三天及以上,提前两天向集团董事长请示报告。因公、 因私出国提前 20 天向集团董事长请示报告。 二、法院批准立案诉讼标的在 100 万元及以上的案件,发生
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之日向集团法务部报告。

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三、单位银行账号被法案查封,银行还贷出现逾期,发生 1 小时内向集团财务部分管领导报告。 四、 生产安全环保严重事故,发生 1 小时内向集团安全环 保部报告。 五、 因单位的各类纠纷引发的民工、 职工和社会人员的上访、 斗殴等群发性重大事件,1 小时内向集团综合办公室领导报告。 六、单位或单位主要负责人的违法违纪行为情况,发现之日 向集团法务部报告。 七、省、部级及以上的领导和重要外宾到集团和全资及控股 子司视察、访问等活动,提前三天向集团董事长报告。 八、各类新闻媒体上涉及到集团各单位的重大负面报道,发 现 2 小时内向集团企划宣传部报告。 第三十条 工作事项报告的要求

一、实行直接报告制度。非紧急情况可直接报告集团综合办 公室,由综合办公室负责及时上报董事长或相关分管领导。特急 情况可直接向董事长报告。 二、凡各单位需要报告的重大事项,由所在单位主要责任人 签发后,可以通过电话、传真或电子邮件报告,在上班时间外, 直接报告集团相关责能分管部门领导。 三、各类重大事项,必须按规定的时间要求报告,因故来不 及报送详细情况的,可先进行初报,然后根据事态进展和处理情 况,随时进行续报。
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四、集团有关领导对需要办理的重大事项报告,在 3 个工作 日内要做出办理和批复。 对突发重大事件和事故等应急报告要特 事特办,急事急办,不得延误处理。 五、重大事项在按照领导的批复意见办结后,各有关单位要 把办理情况向集团及时汇报反馈。

第五章 印章管理制度
第三十一条 印章刻制及启用: 各全资及控股子公司刻制及

启用印章,必须经集团综合办公室核准,并由集团综合办公室统 一负责办理刻制及启用事宜。 第三十二条 领取: 印章保管人员根据本规定从集团综合办

公室领取需自己保管的印章并签收备案。 第三十三条 印章保管人要以高度的责任感和职业道德、 法

律意识来保管好公司各类印章。公司的行政印章、合同章由各公 司、部门综合办公室专人保管;财务专用章由财务部专人保管, 印章保管部门负责人为第一责任人。 第三十四条 公司有关部门或个人需要加盖公司行政印章,

先由申请人填写“用印申请表”交部门负责人签署意见,经主管 领导批准方可用印。 第三十五条 第三十六条 合同专用章的使用,按合同审批程序办理。 财务专用章使用时由使用人填写“用印申请

表” ,报财务部经理审批使用。
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第三十七条

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凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担

保的法定代表人委托书、法人代表证明书,须董事长审签后,方 可用章; 第三十八条 各部门内部需使用部门印章时, 由使用人填写

“用印申请表”后,交部门负责人审批使用。 第三十九条 任何部门或个人一般不得在空白介绍信和空

白纸张上盖章。确因工作需要,需携带盖有印章的空白介绍信、 文件、合同等外出时,携带人应按规定程序办理审批手续,并完 整填写“用印申请表” ;办事完毕后,将使用情况汇报并将未使 用的介绍信、文件、合同等如数交回。 第四十条 用章前印章管理人员须认真审核, 明确了解用章

的内容和目的及用印的文件份数,确认符合用章手续后,由经办 人在用章登记簿上逐项登记后,方可用章。 第四十一条 对没有履行审批手续的用印要求, 印章管理人

员有权提出异议,拒绝用印。 第四十二条 盖章要在办公室内进行,不得擅自拿出办公

室。公司的行政印章、合同专用章、财务专用章不得带出公司使 用,如有特殊情况,需经分管领导批准。 第四十三条 未按规定审批程序, 未经领导审批不得私自用

章,违反此规定,对责任人给予 100-500 元罚款。产生严重后果 者,将给予辞退并追究其法律责任。 第四十四条 印章保管人及携带加盖印章的空白文件使用

人,如有遗失、损坏、被盗,由保管、携带人承担责任。由此产
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生严重后果,公司将对责任人给予 100-500 元罚款,并追究法律 责任。 第四十五条 印章遗失或失窃应立即向上级汇报, 并依法公

告作废。 对伪造公司各种印章的人员, 依法交国家司法机关处理。 第四十六条 如因个人保管、 使用失误等原因造成公司损失

的,公司有追究责任、要求赔偿的权利。

第六章
第四十七条

保密管理制度

保密范围:

一、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。 二、重大决策中的秘密事项。 三、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营 项目及经营决策;开发报建、设计施工;诉讼或仲裁事项及纠纷 的解决方案等。 四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究 报告。 五、各级机构上报、下发和相互交换的内部文件、资料。 六、各级机构每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、 资料。 七、各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、 纪要。 八、财务运作、资金运作计划、统计报表,财务预决算报告
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及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料。 九、人事档案,职工个人工资、奖金及劳务性收入资料,职 工情况综合材料。 十、 公司各级机构公司在经营过程中形成的市场调查、 预测、 投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有 关资料。 十一、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料。 十二、招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等。 十三、工程预算、结算书和各种图纸。 十四、领导人住址、行踪。 十五、各级机构所有印章、财务用章、法人章等。 十六、 各级机构所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信 息。 十七、生产事故、意外或突发事件,其他经公司确定应当保 密的事项。 第四十八条 密级确定: 属保密范围的文件、 资料、 图纸等,

应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。 一、公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资 料为绝密级; 二、公司的规划、公司经营情况、重要会议记录为机密级; 三、公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、 合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类 信息及其它为秘密级。
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第四十九条 保密措施

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一、密件应由综合办公室分别盖上相应密级的印章。 二、密件应有专人保管,存放在保险箱或保险柜内;条件一 时不具备的,也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。 三、接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露,更不 能不得复制、摘抄或传阅。非接触公司秘密的员工,不准打听、 刺探公司秘密。 四、密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和 销毁, 由办公室或分管领导指定专人执行; 采用电脑存取、 处理、 传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。 五、外出携带密件,由指定人员负责保密并采取必要的安全 措施。 六、查阅、借阅密件,要经部门领导书面同意,并经密件保 存部门主管领导审批后,方可借阅。当天借阅,当天归还。 七、凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等,废弃 时必须销毁。 八、公司档案室、打字室和职能部门资料室设为保密室,未 经管理员同意,无关人员不得擅自进入保密室。各级领导的办公 室,未经本人同意,不得进入。 九、全体员工要严格遵守保密制度,预防丢失或被窃取文件 资料;不准在私人交往和通信中泄露公司秘密;不准在公共场所 谈论公司秘密;在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。 十、具有属于公司秘密内容的会议及其他活动,主办部门应
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采取下列保密措施: 1、选择具备保密条件的会议场所;

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2、根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及 密级事项的人员予以指定; 3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件; 4、确定会议内容是否传达及传达范围。 十一、任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时, 应当立即采取补救措施并及时报告所在单位领导处理。 十二、 公司各级机构在生产经营中如遇有可能给公司造成负 面影响的紧急情况,在场员工应立即处理,无法处理时应立即向 所在单位领导报告。 对有负面影响的突发事件除有义务协助司法 机关调查取证外, 不得对外发布任何消息; 确有必要对外发言时, 应由公司领导指定专人进行或在统一口径的情况下进行。 第五十条 本制度规定的泄密是指下列行为之一:

一、本公司秘密被不应知悉的; 二、使公司秘密超出了限定的接触范围,而不能证明未被不 应知悉者知悉的。

第七章
第五十一条

会议组织管理制度

为提高会议效率,保证会议质量,特制定本制

度。本制度适用于公司内部召开的各类正式会议。 第五十二条 会议召集人应明确会议主题、时间、地点、议
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程、与会人员以及会议所需资料与其他特殊要求,并由公司综合 办公室负责落实会前准备工作。 第五十三条 与会人员应严格遵守会议时间,不迟到,不早

退。如因特殊情况不能与会的,须在会议规定时间内向会议召集 人提前请假, 待批准后方可不参加, 但事后要及时了解会议精神。 第五十四条 重要会议(如董事会、监事会、总经理办公会

等)召开前应作会议签到记录,与会人员无正当理由迟到的,应 主动做出书面说明。 第五十五条 与会人员应于会前把手机等有声设备设于静

音状态,会议进行中无特殊情况不得接打电话,若需接打电话, 须征得主持人同意。 第五十六条 会议过程中必须确保会议秩序, 会场内不得随

意走动、交谈接耳。如因特殊情况中途离开会场的,须征得主持 人的同意。 第五十七条 简短有效。 第五十八条 与会人员在征得同意后可以就会议内容发表 会议时间一般应做适量控制, 要确保会议开得

意见,但一般不得打断他人发言。允许发表不同意见,但不得对 他人的意见恶意攻击、吹毛求疵或进行人身攻击。若发生此类情 况,会议主持人有权及时加以制止。 第五十九条 会议记录由综合办公室或会议主持人指定专

人负责,由会议主持人决定是否形成会议纪要和文件,对会议决 定的重要事项确定专人督办。
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第六十条

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不得向无关人员泄露会议情况。

第八章
第六十一条

文印室管理规定

文印室人员应遵守公司的保密规定, 不泄露工

作中接触的公司保密事项。 第六十二条 打印文件,应按文件收发规定由主管领导签

署,传真、复印由部门主任签署。打印文件,收发传真、复印文 件资料,均需分类逐项登记,以备查验。文印室人员必须按时、 按质、按量完成每项打字、传真、复印任务,不得积压迟误。工 作任务紧张时,应加班完成。工作中如遇不清楚的地方,应及时 与有关人员校对清楚。 第六十三条 传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。

因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。 第六十四条 印。 第六十五条 第六十六条 不得接受外单位、个人的资料打印、复印。 文印室人员应爱护各种设备,节约用纸,降低 复印机由专人管理, 非专管人员不准乱开机复

消耗、费用。各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应 及时报请维修,以免影响工作。 第六十七条 严禁私事使用传真电话。 违犯者除补交电话费

外,并视情节轻重给予罚款 100 元处理,屡教不改者予以严重违 纪处分。
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第九章
第六十八条

办公用品管理制度

办公用品的采购。

一、办公用品的配臵应本着“必需、实用、节俭、美观”的 原则,其购买、发放与管理均由所在公司办公室负责。 二、办公室桌椅、空调、通讯设备等大型办公用品由办公室 负责配臵与管理;电脑由集团投资与信息化部负责采购;日常办 公耗材等、小型办公用品由所在公司办公室负责购买,专人负责 保管。 三、 所有办公用品的配臵由其管理部门根据存量与消耗情况 提出申请,经办公室汇报分管领导审批后,协同采购人员购买。 四、购买办公用品要货比三家,确保质优价低。 五、办公用品通常按月购买,一般不临时购买(特殊情况下 需要可适时购买) 。 第六十九条 办公用品使用管理

一、办公用品的领用应遵循节约、必须的原则。常用办公用 品的领用,由使用人或部门申请到办公室领取,并按要求办理登 记手续。 二、所有购臵的办公用品必须入账,领用时必须由领用人签 字,实行账目和数量一致,并切实做到日清月结。 三、办公室负责对办公用品使用情况进行管理,每批货物入 仓前,对以前购进用品的使用及库存情况进行清点,核实库存量 进行登记,做到表实相符。
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四、办公用品在使用过程中,如有质量问题,由办公室与供 货单位协商解决。 五、 财务审计部门根据审计计划对各级单位办公用品的采购 及使用情况进行审计调查,各单位应保存相关资料(期限一年) 备查。 六、大型耐用办公用品由办公室负责建立台帐,对每件物品 进行编号,每年检查一次。日常耗材各部门与个人应节约使用、 杜绝浪费。

第十章
第七十条

手机使用管理制度

手机的办理与使用

一、集团统一办理使用电信手机套餐;手机号码由集团或全 资及控股子公司根据所在区域统一配臵, 手机套餐档次由公司根 据职级分配安排;手机套餐费用由公司统一支付, 二、公司所配手机号及手机,所有权归公司,属于公司资产 组成部分。任何人不得过户、转套餐、修改密码。 三、一年以内,若使用人辞职、离职、调离本公司,须上缴 手机及手机号码卡,三年套餐期满后手机归使用人所有。 四、员工离职或退休后,公司停止报销其手机使用费用。 五、妥善保管手机,如因保管不当,造成手机遗失或人为损 坏的,一切损失由其本人承担,所配手机保修期外的更换维修, 公司不再负责,由使用人自负。
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六、公司为使用者配臵手机的目的在于保障公务的顺利开 展, 使用者不得因为私事的原因而影响公司正常公务电话的拨入 拨出,同时所配手机套餐人员,必须保证 24 小时待机,不得出 现关机、停机、或借故不接听电话现象。 七、公司根据员工职务的升迁,职级的变动而调整所享用手 机套餐档次的调整。 八、符合手机套餐配用条件的试用期员工和实习期员工,原 则上不享受公司手机套餐。 九、原则上非公司规定的套餐人员,如因工作需要确要办理 报销套餐的, 须经该部门分管副总级领导或经理级领导批准后方 能办理。 十、 严禁运用公司配备的套餐手机拨打声讯电话和上黄色淫 秽网站,如因该原因造成的一切后果,由其本人负责,并且公司 追究责任和处罚。 十一、为节约话费开支,公司配臵的套餐手机号码,必须全 部加入集团网,公司职员之间的联系尽量采用短号拨号,以减少 话费的不必要浪费。 十二、享受公司手机套餐服务的员工,应维护公司和个人的 形象,发扬红太阳企业文化,使用礼貌用语,积极开展业务,保 障对内对外的沟通交流,畅通和谐。 第七十一条 配用各级电信手机套餐具备的条件

一、申请配用 3G—189 电信套餐的条件: 1、具有博士学位配用;
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2、公司职级达到副经理级及以上配用; 3、集团总裁特批准人员。 二、申请配用 3G—129 电信套餐的条件: 1、具有研究生学历配用; 2、公司职级达到副科级及以上配用; 3、集团总裁特批准人员。 第七十二条

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申请配用各级电信手机套餐的流程

申请人具备配用电信手机套餐的条件后,由其本人提出申 请,部门领导签署意见,报集团总裁批准后,由集团办公室手机 专管人员登记备案,再由手机专管员报电信公司办理。 第七十三条 电信套餐话费的付款流程

一、3G—189 套餐(公司副经理级及以上领导使用的套餐) , 该套餐采用先消费后付款的方式进行消费。 每月累计产生的手机通话费用由电信公司反馈到公司财务 及公司专门的手机管理部门, 公司财务根据月消费总额把款项划 入电信账户,手机管理部门对各人的使用情况进行登记,累计全 年一并结算,若使用者超出公司为其规定的全年总费用,超出部 分使用者自负。 二、3G—129 套餐(公司科级领导及研究生使用的套餐) ,该 套餐采用先付款后消费的方式进行消费。 公司财务根据套餐规定的交费标准, 先向电信账户划入该月 消费总额, 使用者若提前消费完当月的费用, 手机信号自然切断。 余下日期使用者须自行充费接续。 (即公司每月向该用户手机账
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户上注 80 元,该用户每月可消费话费 120 元,用完后余下的日 期自行充费接续) 。 第七十四条 加入集团网流程

一、新配用套餐人员加入集团网流程 新配用套餐人员加入红太阳集团网必须由本人申请, 部门领 导签署意见批准后,报集团办公室领导批准,由集团办公室手机 专管人员登记备案,再由专管员报电信公司办理。 二、公司员工及家属自费电信手机套餐加入集团网流程 公司员工及家属自费电信手机套餐加入集团网须由该员工 本人提出申请,出示家属有效证件,并由该员工的部门领导签署 意见,报集团综合办公室领导批准,由集团手机专管人员登记备 案,再由专管员报电信公司办理。

第十一章
第七十五条

计算机管理制度

计算机设备的配备

一、 计算机的配备根据使用人岗位的工作需要和使用软件的 复杂程度,同时适当兼顾行政级别等因素,根据《计算机使用分 级选用表》合理配备计算机。 二、计算机根据工作需要配备,一人一机,原则上配备台式 为主,确因工作需要,必须经集团总裁审批后方可同时配备笔记 本和台式计算机。计算机配备后,无特殊原因五年内不予更换。 三、打印机、计算机配件等设备,各部门、公司履行审批手 续后由集团信息化部门统一配臵。
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第七十六条 计算机设备的申购

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计算机设备申购应遵循先调配再采购的原则。具体为: 一、各公司、部门在集团内部可以调配的,一律在内部进行 调配。由集团综合办公室、投资与信息化部合议调配给申请人使 用,并在《计算机使用台帐》中进行登记。 二、 集团综合办公室和投资与信息化部将结合申请人计算机 配臵等级的使用周期,按照等级越高优先购买的原则,将计算机 优先配臵给等级较高的员工, 再将该员工原来使用的计算机调配 给申请人。 三、 在无计算机调配的情况下, 由所在部门 (公司) 填写 《计 算机需求申购/调配表》,由所在部门(公司)领导签字后报集 团投资与信息化部和综合办公室审核, 对申请人的岗位进行综合 分析,并根据《计算机使用分级选用表》拟定配臵等级,给出计 算机配臵和价格预算后,报集团总裁进行审批。 四、 因公司引进人才需要, 对特殊人才可直接申购新计算机, 确因工作需要可在原《计算机使用分级选用表》的标准上进行适 当提高标准,但需要报集团总裁特批后方可执行。 五、计算机设备由集团投资与信息化部统一采购,集团投资 与信息化部根据集团总裁的批复进行比价后集中采购。 第七十七条 计算机设备登记

一、由集团投资与信息化部负责对计算机、打印机、配件、 软件建立档案,并将新设备的资料录入数据库,负责建立《计算 机使用台帐》 , 并及时抄送集团综合办公室备案, 实行双向管理。
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二、新购计算机、打印机等设备由集团投资与信息化部进行 登记后,并在采购审批表和发票上登记确认,对于缺少所在部门 负责人和集团总裁签字其中任何一项手续的和非集团统一采购 而自行购买的人员,集团综合办公室、投资与信息化部将不予登 记确认,无登记手续的计算机、打印机等设备发票财务部门不得 报销和汇款。 三、 各公司信息化部门需要对所在公司的计算机设备进行登 记,建立台帐,做到人、财、物一致。 第七十八条 计算机移交及维护

一、计算机移交 1、对于旧电脑和闲臵计算机,由所在部门移交至所在公司 信息化管理部门,移交前需保证封条完整,对已经撕毁封条的机 器,信息化管理部门进行检查核对原登记信息,对缺少配件的机 器,由使用人根据市场价格进行赔偿。 2、计算机移交时,须填写《计算机移交单》,经信息化部 门相关人员签字后,方可办理移交手续。 3、由集团投资与信息化部组织专业人员对旧计算机等设备 进行评估重新组装的可行性, 组装完成测试正常并登记信息后作 为待调配计算机。 4、对辞职、退休及工作调整等原因不需要计算机的人员, 计算机必须移交给信息化管理部门,不得私自转交他人;移交计 算机时,由信息化部门核对配臵,对缺少配件的机器,由使用人 根据市场价格进行赔偿。
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二、计算机以旧换新制度

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1、对于旧设备无法再实行组装使用的,实行以旧换新。计 算机批量以旧换新需经信息化部门鉴定后,填写《计算机以旧换 新申请单》,与集团综合办公室合议并报集团公司总裁审批后, 正式办理以旧换新。 《计算机以旧换新申请单》应存入以旧换新 设备的档案中。 2、因原计算机不能满足工作需要或发生故障无法工作而需 要更换计算机的,经信息化部门核实后办理以旧换新申购手续, 在领取新计算机时,旧计算机必须移交给集团投资与信息化部, 不得私自处理,并办理移交手续。 三、计算机软件 1、计算机购买后,由集团投资与信息化部组织专业技术人 员负责安装操作系统、防病毒软件、办公软件等常用软件,同时 提供 《计算机软件安装明细表》 和 《计算机软件硬件配臵明细表》 , 列出详细的硬件配臵和安装的操作系统、办公系统、安全防毒等 相关软件明细,贴上封条后,移交给使用人,并由使用人签收确 认。 2、使用人不得安装盗版软件和未经版权人授权的软件。如 因私自安装盗版软件和未经版权人授权的软件而造成版权纠纷、 安全泄密、群体性病毒侵害事件,由使用者承担全部损失。因工 作需要,必须再安装软件的,使用人应根据工作需要安装正版软 件或授权软件,如使用人所需软件不在集团正版授权许可范围 内,由所在部门提出书面申请,报集团总裁审批后,由集团投资
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与信息化部统一采购后再进行安装。 四、计算机维修

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计算机出现故障, 使用部门需要及时报告信息化部专业技术 人员,由专业技术人员进行处理,对需要送修的计算机,信息化 部门根据计算机使用者的重要程度,在维修之前采用做密码设 臵、更换使用者硬盘、提供备用计算机、现场跟踪维修或供应商 上门维修等方式,确保计算机里的文件和资料不外泄,维护商业 机密。任何使用者不得私自撕下主机封条进行维修。

第十二章
第七十九条 公文种类:

公文管理制度

一、公务文书,包括议案、决定、决议、通告、通知、通报、 报告、请示(申请) 、批复、意见、备忘录、会议纪要等。 (一) 议案

适用于集团依据有关程序向同级提出审议事项,或会议讨 论。 (二) 决定

适用于对重要事项或重大行为作出决策和部署, 奖惩有关单 位及人员,变更或撤销下级组织不适当的决定事项。 (三) 决议

适应于经会议讨论通过的重要决策事项, 并要求贯彻执行事 项。
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(四) 通告

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适用于在一定范围内公布应当遵守或周知事项。 (五) 通知

适用于发布、传达要求下级执行和周知或者执行的事项。批 转下级,转发上级或平级公文;传达指令或信息,告知或执行事 项;发布规章制度;人事任免等。 (六) 通报

适用于表彰先进、 批评错误, 传达重要精神或告知重要情况。 (七) 报告

适用于下级向上级反映问题、提出建议、汇报工作、答复上 级的询问事谊。 (八) 请示(申请)

适用于向上级请求指示、批准。 (九) 批复

适用于上级答复下级请示(申请)事项。是根据下级请示而 制发的,批复和请示构成一个问题的两个侧面,是统一的。 (十) 意见

适应于对重要问题提出见解、处理办法和指导原则。 (十一) 备忘录

适用于平级间相互商洽、联系、协调、提醒、督办工作,记 载经营管理活动中较为重要的事件,以备考查的公文。 (十二) 会议纪要

适用于记载会议主要情况和议定的事项。
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(十三) 函

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适用于不相隶属部门之间相互商洽工作、询问和答复问题、 请求批准和答复审批事项。 …… 详细内容参照集团下发的 2014 年第一版《公文处理办法》 执行

第十三章
第八十条

保安管理制度

保安勤务工作职责。

一、贯彻执行公司关于内部安全保卫工作的方针,政策和有 关规定,建立健全各项保安工作制度,对职责范围内的保安工作 全面负责。 二、依据制度实施公司人员、财产、治安、消防安全管理工 作。 第八十一条 (一) 岗位职责

保安队长的工作职责

负责保安队伍的建设、全厂安全消防工作,负责监督执行厂 纪厂规及保安队内部各项规定, 及时把每天所发生异常事件呈报 给上级主管,及时传达、落实上级命令。具体如下: 1、负责维护管辖区域内治安秩序,预防和查处安全事故, 做好与相关单位的联系联防工作。班长与队员一样轮流值日,履 行保安人员工作职责。
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2、制定各类突发事件的处理程序,建立和健全各项安全保 卫制度。处理当班突发事件,如火灾、偷盗等立即报警,并迅速 与消防队、治安办部门联系。 3、建立正常的巡视制度并明确重点保卫目标,做到点、面 结合。 4、根据所管辖区域的大小和周边社会治安情况,配备相应 的保安人员,并对保安人员落实 24 小时值班制度的情况进行监 督和检查。 5、密切保持与保安人员的通讯联络,每天不定时巡视管辖 区域的安全工作, 检查各值班岗位人员的值勤情况并适时进行指 导。保安队长对保安岗哨坚持不定时的查岗及查夜,及时指出保 安人员的工作失误及不规范的行为。每日查勤主要有以下内容: ⑴ 保安仪容仪表;

⑵ 当班保安值班日志及巡逻记录; ⑶ 物件签收事宜; ⑷ 人员、车辆、物品出入记录;

6、完善管辖区域内安全防范措施,检查安全设施、设备、 器材的使用情况,保证其能在工作中达到预定的使用效果。 7、检查管辖区域内有无妨害公共安全和社会治安秩序的行 为, 有无违反规章制度的行为, 并及时进行纠正, 提出处理意见, 跟进处理结果。 8、协调本部门和其他部门的工作,提高工作效率。 9、接待员工的投诉,协调处理各种纠纷和治安违纪行为。
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10、负责对本组保安人员的管理、督导训练与考核。做好保 安人员的出勤统计,业绩考核等管理工作。 11、掌握保安人员的思想动态,定期召开队务会议,做好思 想沟通工作。定期对保安人员进行职业安全,思想道德和各类业 务技能培训。 12、做好保安队各种内外文件、信函、资料的整理归档;各 种通知的起草以及各类案例处理的书面报告。 13、以身作则,亲力亲为,全面提高安全管理工作的质量。 完成上级临时交办的事项。 …… 详细内容参照集团下发的 2014 年第一版《保安管理办法》执行

第十四章
第八十二条

车辆管理制度

驾驶员岗位职责及管理规定

一、驾驶员必须服从车辆管理人员的安排,严格遵守公司的 规章制度和作息时间。出车时要做好记录,特殊情况,可不受上 下班时间限制,但是必须随叫随到。 二、 驾驶员应严格遵守交通规则, 确保安全行车和人身安全, 私自违章或由本人不遵守交通规则违章造成罚款后果自负。 因公 出车的罚款单必须经当车乘员中最高级别人员证明, 车队队长确 认后报相关领导签字方可报销。 三、大小车辆不允许私自带客,不允许公车私用。不出车时
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车辆一律停放在公司规定停放的地方, 未经领导同意车辆不允许 在外过宿。 四、车辆检修、保养、更换零配件时,驾驶员应提前一天向 车辆管理员提出申请,报办公室主任后方可在规定的厂(商)家 检修、维修、购买,私自外出检修一切费用自负。 五、驾驶员应做到安全行驶、服务周到、不开疲劳车等,不 酒后驾车,工作时间必须衣着整齐、举止大方、注重形象、礼貌 待人、车辆整洁、遵守驾驶员职业道德,不议论公司情况,不传 播公司信息,不搬弄是非,不挑拨离间,如有违反,对此而产生 的后果自负,并自觉接受公司规章制度的处罚。驾驶人员应该成 为公司先进文化的传播者,先进理念的实践者,文明礼貌的标兵 窗口。 六、未经公司领导同意,车辆一律不准给他人代开,不得无 证驾驶。如有违反由本人负全部责任并发现一次罚款 100 元;若 遇驾驶员病、事假的情况,由办公室统一安排人员和车辆。 七、驾驶员当月发生的汽油费、过桥、过路、停车、住宿费 等按月报销,并认真填写出车统计表。延期不报费用可作无效处 理不予报销;驾驶员报销该费用时,有弄虚作假行为的,每发生 一次,处以 500 元的罚款。 八、公司车辆加油一律用中石化加油卡加油,如遇加油站不 刷卡,而车辆又急需加油时,加油发票一律由随车人签字,没有 随车人的由委派人签字证明。 九、住宿费用:驾驶员跟随领导出差,在外住宿标准参照工
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作人员住宿标准予以报销。 十、安全奖励

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驾驶员全年未发生交通事故, 持保险公司出具的全年安全驾 驶证明,按 1000 元标准于年终享受公司一次性发放的车辆行驶 安全奖,不再额外享受保险公司的安全奖励。 发生交通事故,驾驶员负次要责任的取消安全奖。如驾驶员 无责任的则视事故程度、损失大小扣除 20%-100%安全奖。驾驶 员负主要责任的,则视情况扣除全年奖励总额的 20%-100%。 驾驶员每日要做好例保工作, 不得发生机械责任方面的故障 和事故,如安全检查例保不到位发生机械方面的故障和事故,将 根据金额大小严格追查和处理。 十一、以上条款中的罚款数,在驾驶员年终奖中扣除。 …… 详细内容参照集团下发的《车辆管理办法》执行

第十五章
第八十三条 管理部门

档案管理制度

集团设立综合性档案室,全资及控股子公司也要设立档案 室,并指定专人负责档案管理工作。人事、财务、营销等专业档 案可由相应职能部门负责管理,但档案保管室应统一设臵。 第八十四条 归档范围

包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材
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料:

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一、管理文件:在经营活动中具有重要依据的各类文件,包 括公司章程、规章制度、部门工作职责、年度工作总结和计划、 大事记;各类公文,重要的会议材料,包括会议的通知、报告、 决议、总结、领导人讲话、会议纪要、会议记录等;会议纪要、 业务来往函件和传真件等; 二、立项文件:包括项目的可行性报告、评估报告和合作合 同、 章程等文件, 以及政府部门关于项目立项的各种批复文件等; 三、证照文件:资质证书、营业执照、组织机构代码证书、 税务登记证等经营活动中产生的各类证件; 四、资信文件:验资、审计、评估报告等; 五、合同文件:经营活动中产生的各类合同、协议等; 六、项目开发报批文件:征地文件、规划报建文件、施工及 竣工验收文件等; 七、技术和设备文件:设备、技术资料等; 八、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主 管部门、单位的来文等 九、声像信息类:公司的历史沿革、大事记及反映公司重要 活动的剪报、照片、录音、录像等;公司具有重要价值的、或用 于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 十、公司取得的各类荣誉证书、奖牌。 十一、其他需要归档的重要文件。 第八十五条 归档要求
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一、以部门为单位收集、整理,各部门应指定专人负责,切 实保证文件材料真实完整。 二、如一项工作由各个部门参与办理并形成文件材料的,由 主办部门收集、整理归档。 三、除财务、人事档案由财务部和人事专人保管外,其余文 件、资料等一律由综合办公室统一收集、整理、登记、归档,专 人保管,按年度立卷归档。 四、为避免归档档案的遗漏和混乱,档案员要认真核对归档 档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归 档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。 各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。 第八十六条 分类编目

一、档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、 电脑登记、编号、 备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率, 保证档案管理工作的顺利进行。 二、档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求,并尽 量与政府和公共机构的编目方法接轨。 第八十七条 档案保管

一、档案室必须做好放火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档 案完好无缺;一旦出现险情,必须立即向公司行政领导报告。 二、严禁无关人员进入档案室;非档案管理人员无故不许在 档案室逗留。 三、 档案发生损毁或丢失时, 根据给单位所造成损失的大小,
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按规定对有关责任人进行处罚。 第八十八条 档案借阅

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一、借阅档案(包括文件、资料)必须在档案借阅登记簿登 记,秘密级以上的档案文件须按《保密管理制度》规定的权限批 准后方可借阅。 二、案卷一般不许借出,只供在档案室查阅,特殊情况经公 司领导批准后方可借出。 借阅期限不得超过两周, 到期必须归还, 如需再借应办理续借手续。 三、借阅非机密性文件(包括复印件),须经综合办负责人 批准;借出原件,须报分管领导审批。 四、借阅机密性文件(包括复印件) ,须经分管副总裁批准; 绝密性文件(包括复印件),须经董事长批准。 五、外部人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经分 管领导批准,方可查阅。 六、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘 抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要摘 抄、复制,须经他管领导批准。 七、借阅档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容 外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按奖惩规定对其进 行处罚直至追究其法律责任。 第八十九条 档案销毁

一、任何部门或个人非经允许无权销毁公司档案材料。 二、规定需要销毁档案材料时,密级档案须经董事长批准,
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一般内部档案须经主管领导批准。

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三、责任追究,凡违反上述规定的,给予责任人100~500 元罚款,如保管不善造成档案遗失的,给予责任人100~500元罚 款。 第九十条 其他

人事、财务、营销等专业档案的管理可根据其特点增加其他 要求,但必须遵守本规定基本原则,并由各职能部门负责。

第十六章
第九十一条

食堂管理制度

食堂工作纪律

一、 食堂工作人员必须证件齐全:健康证、上岗证等必备; 每年须进行一次健康检查,检查不合格者,调离食堂工作。 二、 食堂时刻保持清洁卫生,每餐后必须对食堂的桌椅、 地板进行清洗。餐具清洗干净后,统一消毒。 三、 坚持实物验收制度,搞好成本核算。做到日清月洁, 账物相符。 每月盘点一次, 每月定期公布账目, 接受员工的监督。 四、 提前一天制定隔天的食谱,品种式样多,改善员工伙 食,严禁采购腐烂、变质食物,防止食物中毒。未烹调的食物要 生熟分类收藏好,防止老鼠等害虫的人侵。 五、 平等待人,饭菜定量,食品足秤。 六、 每餐准时开饭。按时上下班,未经同意不得擅自离开 工作岗位。
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七、 做好安全工作,使用炊事械具或用具要严格遵守操作 规程,防止事故发生。非相关人员不得进入厨房和保管室。 八、 下班前,要关好食堂门窗,检查各类电源开关设备, 做好防火防盗工作。 九、 食堂工作人员做好自身卫生工作,上班穿工作衣、戴 工作帽。 第九十二条 食堂采购、验收管理

一、 采购员凭食堂开出的经部门经理批准的采购单进行采 购。 二、 采购员采购物品须在规定时间内凭请购单上注明的需 要数量、规格购买。 三、 采购员采购用品,持请购单发票交验收员,验收员验 看物品与请购单、发票上数量、质量、规格。验明后,开出验收 单,验收单要求小类开列,不可混合,验收单一式三份,财务、 仓管存底和会计入账。 四 采购员凭发票、验收单、填写费用报销表,经会计审核、 部门经理签字, 到财务部由财务部审核同意报销, 报总经理批准。 五、 每月验收员将验收单与会计对账,要求数目清楚,如 有错账、漏数由验收员负责。 六、 每月、每季会同财务部与采购员核定执行新价、要求 货比三家,做到价廉物美。 七、 发现验收、采购员弄虚作假、假公济私,一经查实, 从严惩处。财务部、分管食堂负责人要经常检查验收采购和仓管
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工作。 第九十三条 厨房卫生管理

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一、 厨房烹调食物时,材料需要清水洗涤,用过的污水, 必须迅速排除。 二、 地面、天花板、墙壁门窗保持整洁干净。 三、 抽油烟机之油垢应定时清理,所排出的污油,亦适当 处理。 四、 工作橱台及橱柜下内侧及厨房不留卫生死角,应特别 注意清扫。 五、 食物应在工作台上料理操作,并将生、熟食物分开处 理。刀和砧板工具及抹布等,必须保持整洁。 六、 食物应保持新鲜、清洁、卫生,并于洗净后,分类以 塑胶袋包紧,或装在有盖容器内,分别储放冰箱或冷冻室内,鱼 肉类取用处理要迅速,以免反复解冻而影响鲜度,要确实做到勿 将食物暴露在常温太久。 七 凡易腐败的饮食物品, 应贮藏摄氏零度以下冷藏容器内, 熟的与生的食物分开贮放, 亦防止食物气味在冰箱内扩散或吸收 箱内气味,并备臵脱臭剂或燃过的木炭放入冰箱,可吸尽臭味。 八、 调味品应以适当容器装盛,使用后随即加盖,所有的 器皿及菜肴,均不得与地面或污秽接触。 九、 每日厨房清洁扫除,清洁完毕,清扫用具应集中处臵。 杀菌剂和洗涤剂不得与杀虫剂等放在一起,有毒的物质要标明, 放在固定场所并指定专人管理。
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第九十四条 员工就餐

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一、 严格按餐厅就餐时间进餐,其餐厅开放时间如下: 早 餐:(具体用餐时间按各公司上下班时间表规定时间为准)。 二、 员工打饭、打菜必须排队并接受厨房工作人员和保安 的管理;不准插队,不准一人打多份。 三、 就餐时要有良好的姿态,不得挥动筷、匙、叉妨碍邻 桌。 四、 就餐时不得高声喧哗,碗、筷、匙不得故作撞击声。 五、 果核骨制,余饭剩菜,不可随手弃臵;用餐完毕须各 自整理桌面, 倒臵指定桶类。 六、 力行俭省节约,饭食多少盛多少,杜绝饭菜浪费。 七、 餐厅内禁止吸烟。

第十七章
第九十五条

台帐管理制度

目的:台帐作为每个岗位的工作日志,用以详

细记录每个岗位的相关工作内容。建立完整的台帐,有助于资料 查阅并且成为制定各类报表的基础, 便于各级领导了解实际经营 状况。 第九十六条 制型台帐。 一、经营分析型台帐:一般为数据型台帐,如财务、工程类 台帐。经营者可以通过其随时掌握公司的经营状况,是经营分析
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台帐分类: 台帐分为经营分析型台帐及管理控

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的最直接和最重要资料来源, 通过对这类台帐的分析可以发现存 在的问题,检查目标实现情况,为经营决策提供可靠依据。 二、管理控制型台帐:每个部门的日常工作台帐,依此来掌 控每个部门的工作进展状况。通过对此类台帐的控制,可以使各 项管理工作处于受控状态, 一方面可以对所有的过往工作有所记 录,另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制,同时也可根 据情况对下步工作计划做出安排。 第九十七条 台帐系统及编写部门

一、财务系统台帐,责任部门:财务部; 二、人事系统台帐,责任部门:人力资源部; 三、技术系统台帐,责任部门:技术中心开发部; 四、法律系统台帐,责任部门:法务部; 五、工程系统台帐,责任部门:工程部; 六、设备系统台帐,责任部门:设备部; 七、质量系统台帐,责任部门:质量监督部; 八、项目系统台帐,责任部门:投资与信息化部; 九、安全系统台帐,责任部门:安全环境部; 十、管理系统台帐,责任部门:办公室。 以上各责任部门负责编写台帐样表, 报集团综合办公室汇总 下发。 第九十八条 一、口径统一 1、各部门应使用由集团综合办公室统一下发的台帐样表,
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台帐填写要求

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并根据样表上的要求指定专人负责填写。

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2、各级部门在归结本部台帐时,须保持用词的前后一致性。 二、数据统一 1、当次核准有关数字,使总数与明细能一一对照。 2、注意历史数据与当月发生累计数的统一性,杜绝前后不 一的情况。 三、专人填写 每一台帐必须由专人负责建立和登记,并用EXCEL 或WORD 格式建立以便为公司办公自动化工作做好准备。 四、日清月结 各填表人应每日整理台帐内容, 并于每月最后一个工作日进 行归结,下月启用新的空白台帐。 五、注意保密 重要台帐特别是数据型台帐,应设臵文档修改与查看密码, 防止错误操作或无关人员阅读。 六、台帐交接 台帐交接工作是员工工作交接的重要内容之一。

第十八章
第九十九条 第一○○条 为集团。
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附则

本制度汇编由集团综合办公室负责解释。 本制度汇编为暂行规定,其修改、废止决定权

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第一○一条

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本制度汇编自颁布之日起生效。

附:公文处理表单
1、文件发放记录 2、外部收文登记表 3、内部收文登记表 4、公章/合同章使用审批表 5、文件发放(回收)记录表 6、用印审批登记表 7、宾馆饭店代订登记表 8、交通代订登记表 9、文件归档登记表 10、物资申购单 11、红太阳阅文单 12、公文审批单

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文件发放记录
编号:
文件标题 文件编号 序号
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

发文日期 分发号 份数 签收 备注

部门

注:此表由办公室在发放文件时填写,收文人签收,由办公室保存。

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外部收文登记表
部门:
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
注:此表由办公室在收文件时填写,收文人签收,由办公室保存。

编号:
文 件 名 文件 编号 收文 日期 发文部门 签 收 备 注

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内部收文登记表
部门:
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
注:此表由办公室在收文件时填写,收文人签收,由办公室保存。

编号: 文 件 名 文件 编号 收文 日期 发文部门 签 收 备 注

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公章/合同章使用审批表(存根联)
申请人
使用形式 使用/ 借用时间 盖章文件 名称 报送单位 办事单位 使用原因 部门负责人 意见
审批流程说明: 1、由需求人填写后交部门负责人审批; 2、部门负责人审批通过后提交主管领导审批。

申请部门
工作盖章使用 □ 年 月 日 时至

申请日期
工作临时借用 □ 年 月 日 时止 共( )份

主管领导意见

公章/合同章使用审批表(申请联)
申请人 使用形式 使用/ 借用时间 盖章文件 名称 报送单位 办事单位 使用原因 部门负责人 意见
审批流程说明: 1、由需求人填写后交部门负责人审批; 2、部门负责人审批通过后提交主管领导审批。

申请部门 工作盖章使用 □ 年 月 日 时至

申请日期 工作临时借用 □ 年 月 日 时止 共( )份

主管领导意见

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文件发放(回收)记录表
发放部门:
序号 文件名称 文件编号 受控 状态 版本 号 修改 状态 领用记录 签收 日期

编号:
回收记录 签收 日期

注:此表由办公室在发放、回收文件时填写,收文人签收,由办公室保存。
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用印审批登记表
编号:

序号

时 间

印章名称

用印内容(含标题和摘要,请务必填写详细)

用印份数

申请人

审批人

注:1、每次盖章必须提交《公章使用审批表》并填写本表;本表由综合办秘书负责填写,印章管理部门保存。 2、合同等一些涉及金额的用印材料原件请务必在监印人(保管人)处留存
- 47 -

宾馆饭店代订登记表
编号: 序 号 需求部门 及人员 需求 事项

代订宾馆

时间

经办人

备注

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
注:需求事项指用餐或住宿

- 48 -

交通代订登记表
编号: 序 号 需求部门 及人员 需求 事项 代订航班 /班次

时间

经办人

备注

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
注:需求事项指飞机或火车、汽车

- 49 -

文件归档登记表
编号: 序 号 文件名称 文件 编号 归档 时间 经办人 接收人 备 注

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

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物资申购单
申购部门:
序 号


规格 型号 申购 数量



日 备注

编号:

物品名称

使用人

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 申请人: 部门负责人: 主管领导人:

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红太阳阅文单
收文时间: 来文单位 原文号 文件标题 文件备注 拟办或请办 收文号 回复截止 日期 年 月 日 编号: 紧急 程度

有关部门或 领导阅示及 处理意见

姓 阅者签名















秘书催办 结 果:
1、综合办公室秘书负责传递程序和阅示后的催办。对于急件、要件,应重点催办,并及时将办 理情况向有关领导汇报,做好催办记录;催办可采用电话、函件、催办单等形式,也可登门查询。 2、综合办公室秘书不定期向公司总经理通报各部门、公司公文处理情况。 3、本表由综合秘书存档,存档前应将催办结果填写完整。

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公司公文审批表
编号: 主送 抄送 文件标题 编写部门 编写部门 主任 拟稿人 密级 办公室 秘书文字 格式校对 签发: 领导意见 发文日期 年 月 日

办公室主任 发布确认 文件编号 说明: 红集司发[ ] 号

办公室 秘书办理 份数

注: 1、公文原则上由该项工作的职能管理部门负责草拟,涉及到业务类公文,也可由业务部门或相关单 位起草,发文稿件可另附。 2、集团公司董事会文件由董事长签发,公司发文由总经理或其授权人员签发,部门(公司)发文由 部门主任(公司总经理) (必要时提请分管总裁、总裁)签发,工会、党支部、团支部文件分别 由工会主席、党支部书记、团支部书记签发。 4、 对外公文发布须盖公司章。 5、 在正式会签或呈送领导签发前,公文发文部门负责人应对公文文稿进行审核、把关。 6、本表由发文部门履行审核审批程序,获批后的本表及所附发文原稿由办公室留存。

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