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office2010的实用使用技巧汇编,很有用的


OFFICE2010 使用技巧与实战
第一部分 文字处理技巧

1. 去除页眉的横线方法两则
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线,如果这条横线 影响你的视觉,这时你可以采用下述的两种方法去掉:用第一种的朋友 比较多,即选中页眉的内容后,选取?格式?选项,选取?边框和底纹? , 边框设臵选项设为?无??应用于?处选择?段落? , ,确定即可。 第二种方法更为简单,当设定好页眉的文字后,鼠标移向?样式? 框,在?字体选择?框左边,把样式改为?页脚?、?正文样式?或?清 除格式?,便可轻松搞定。

2. 在 Word 中快速选择字体
为了能够快速地选择字体,我们可以将常用的字体以按钮的形式放 到工具栏上。 首先在 Word 的工具栏上单击鼠标右键, 在右键菜单中选择 最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选 项卡,再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的 Windows 已 安装的字体中,选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上,这 样在以后的使用中就可以快速选择字体了。

3. 用 Word 实现快速隔行删除
先将全文复制 Word 中,按 Ctrl+A 键全选,再选择“表格”下拉菜 单中的“转换/文字转换成表格”, 在弹出的对话框中, 将“列数栏”定 为“2 列”,将“文字分隔位臵”选为“段落标记”,确定后便出现一

个 2 列 n 行的表格,再全选表格,右击鼠标“合并单元格”。

4. 清除 Word 文档中多余的空行
如果 Word 文档中有很多空行, 用手工逐个删除又太累人, 直接打印 吧,又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢?我们可以得用 Word 自带的替换功能来进行处理。在 Word 中打开编辑菜单,单击“替 换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,单击“高级”按钮,将光标移 动到“查找内容”文本框,然后单击“特殊字符”按钮,选取“段落标 记”, 我们会看到“^p”出现在文本框内, 然后再同样输入一个“^p”, 在“替换为”文本框中输入“^p”,即用“^p”替换“^p^p”,然后选 择“全部替换”,怎么样,多余的空行不见了吧。

5. 同时保存所有打开的 Word 文档
有时在同时编辑多个 Word 文档时, 每个文件要逐一保存, 既费时又 费力,有没有简单的方法呢?在按下 Shift 键的同时,单击?文件?菜 单,大家看,已经多出了?同时保存?和?同时关闭?命令,这可就方 便多了。

6. 巧妙设置文档保护
在用 Word2000/XP 打印一份文件时,忽然头儿有要事吩咐,要暂时 离开一下,关闭文件吧,既费事又没必要,但又不想辛辛苦苦写的文件 被别人破坏了。怎么办呢?执行?工具?菜单中的?保护文档?命令, 在弹出的窗口中选择?保护窗体?,然后设上密码。怎么样,光标跑到 了文件头,任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了,不错吧。等 回来时,执行?工具?菜单中的?解除文档保护?命令,一切又正常了。

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7. 编辑长文件更轻松
相信大家都有这样的经历:在使用 Excel、Word 编辑长文档时,有 时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回 移动非常麻烦,还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位 臵,发现鼠标指针变成双箭头,此时按住鼠标左键向下拖动,文档编辑 区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容,在下面编 辑区找到需要粘贴的位臵, 这样你就可以复制内容了, 而不必来回切换。 这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

8. 取消“自作聪明”的超级链接
当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候,Word 会自动为我们 转换为超级链接, 如果不小心在网址上按一下, 就会启动 IE 进入超级链 接。但如果我们不需要这样的功能,就会觉得有些碍手碍脚了。如何取 消这种功能呢?在 Word 中单击?工具→自动更正选项?,单击?键入时 自动套用格式?选项,将?Internet 及网络路径替换为超级链接?项目 前的小钩取消。再单击?自动套用格式?选项,将?Internet 及网络路 径替换为超级链接?项目前的小钩取消。再单击?确定?。这样,以后 再输入网址后,就不会转变为超级链接了。

9. 巧设 Word 启动后的默认文件夹
Word 启动后,默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设臵,我 们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹,步骤如下:(1)单击“工具” 菜单中“选项”命令, 程序将会弹出“选项”的对话框; (2)在对话框中, 选择“文件位臵”标签,同时选择“文档”;(3)单击“更改”按钮,打 开“更改位臵”对话框,在“查找范围”下拉框中,选择你希望设臵为 默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;(4)最后单击“确定”按钮, 3

此后 Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

10. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首
作为语文老师, 在用 Word 编制练习时, 常常需要输入汉字的偏旁部 首。执行“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“符号”标签 下,将字体选定为“标准字体”,“子集”选定为“CJK 统一汉字”, 你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉 字的偏旁部首开始的, 选中你需要的(如扌、 攵、 氵等)偏旁部首, 按“插 入”按钮就行了。

11. 将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格
先打开带表格的 Word 文件, 接着选中整个表格, 先将光标放在表格 的任一单元,在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。 把光标移到上面再单击, 整个表格的字会变黑表示全部选中, 单击右键, 在出现的菜单中选择“复制”;然后打开 Excel,再单击右键,在出现 的菜单中选择“选择性粘贴”,在出现的对话框中有 6 项菜单可选,选 择“文本”并确定就行了。

12. 巧存 Word 文档中的图片
有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Word 文档,想把文档里的 所有图片全部保存到自己的电脑里,可以按照下面的方法来做:打开该 文档,选择“文件”菜单下的“另存为 Web 页”,指定一个新的文件名,按 下“保存”按钮,你会发现在保存的目录下,多了一个和 Web 文件名一样 的文件夹。打开该文件夹,你会惊喜地发现,Word 文档中的所有图片, 都在这个目录里保存着。

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13. 在 WordXP 中巧输分数
启动 WordXP,选择“插入”菜单下的“域”命令,出现“域”对话框,在 “请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”,“域名”项选中“Eq”, 然后单击“域代码”按钮,单击“选项”按钮,在“开关”中选择“\F(,)”,按下 “添加到域”,在下面的“域代码”中添加上分子和分母,如 EQ\F(1,2),连 按两次“确定”回到 Word 编辑窗口,这样分数制作就完成了。

14. 快速输入大写数字
由于工作需要,经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员), 但由于大写数字笔画大都比较复杂,无论是用五笔字型海狮拼音输入法 输入都比较麻烦。后来偶然发现,利用 Word2000 可以巧妙地完成:首 先输入小写数字如“123456”,选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令, 接着会出现如图所示的对话框,选择“壹,贰,叁”项,点击“确定”即可, 或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。

15. 在 Word 文档中插入 MP3 文件
在 Word 文档插入声音文件,一般采用?插入?菜单下?图片?选 项中的?剪贴画?,从?剪贴库?中选取插入。但是,这种方法插入的 声音文件只限于 WAV 和 MIDI 文件。要插入 MP3 格式的声音文件,可 打开 Word 文档,把光标移到你要插入声音文件的位臵,选择?插入? 菜单下的?对象?选项,在打开的?对象?对话框中,选择?由文件创 建?活页卡片,点击?浏览?按钮,从打开的?浏览?对话框中找到准 备插入的 MP3 文件,并确定。当?浏览?对话框自动关闭后,点击?由 文件创建?活页卡片中的?确定?按钮,稍等一会儿,插入点就会出现 MP3 文件的图标,双击它即可播放。但必须说明,在此操作之前必须在 Windows 中使 MP3 文件与你的 MP3 播放器建立关联。 5

16. 在英文状态下快速输入中文标点符号
在输入中文过程中,经常会遇到一些英文单词或句子,此时许多人 会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来,标点符号也 成英文的了,输入标点符号时,还要再将输入法转为中文,十分麻烦。 有没有简便的方法呢?当然有。 Office2000 为用户提供了 12 组输入中文 标点符号的快捷键(详见附表),不管在任何输入法状态下(当然包括英 文), 只需按下快捷键, 即可输入中文标点符号, 省去了来回切换的麻烦。 需要请大家注意的是: ?,:;?!?等标点符号的中英文方式看似一样,其实 是有区别的。

17. 为 Word 添加小助手
我们在使用 Word2000 进行文档处理时,经常使用工具栏中的?字 数统计?功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息,非常方便。 可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息,这时可以通过在工 具栏上添加?属性?的方法,来快速查看文档的详细信息。 1.单击?工具?菜单,从其下拉菜单中选择?自定义?命令,打开自定 义设臵窗口。2.在自定义设臵窗口中,选择?命令?项。在其下面的?类 别?中选择?控件工具箱?,然后在右边的?命令?中选择?属性?项。 3.双击?属性?项并将它拖动到工具栏上。这样在 Word 的工具栏上,就 出现了?属性?项。 当我们在 Word 中需要查看某个文档的详细信息时,只要单击工具栏 上的?属性?项,那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人 等详细信息就会出现了,也可以根据自己的需要,添加、修改文档的主 题、作者、备注等信息。

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18. 找回 Word 中的菜单栏
首先,在工具栏右击,在弹出的菜单中单击?自定义(C)?命令。再 单击?命令(C)?选项,然后在?类别(G)?列表框中拖动滚动条,找到 ?内臵菜单?单击。这时我们就可以在右边?命令(D)?列表框中看到我 们熟悉的?文件(F)??编辑(E)?等菜单了。既然找到了,就动手一个个 地把它们拖回去吧!当然,这些菜单既然能被拖到菜单栏中去,当然也 能把它拖回对话框。

19. Word 也能“自动求和”
编辑 Excel 工作表时,相信大家对常用工具栏中的?自动求和?按 钮情有独钟。其实,在 Word2000/XP 的表格中,也可以使用?自动求和? 按钮呢!当然,这需要你事先把该按钮请出来,其方法是: 1.在?工具?菜单中,单击?自定义?命令。 2.选择?命令?选项,在?类别?框中,单击?表格?;在?命令?框 中,找到并单击?自动求和?,然后用左键将它拖放到常用工具栏中的 适当位臵。 3.关闭?自定义?对话框。 现在, 把插入点臵于存放和数的单元格之中, 单击常用工具栏中的 ?自 动求和?按钮,则 Word 将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左 方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时,上方求和优先。

20. 预览时可编辑文档
当你使用 Word2000/2000 的预览功能时,如果还要编辑文档,这时 候不必回到视图模式,只要点一下放大镜图标,这时候就会自动进入编 辑模式,你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用! 特别是调整封面、拖动一些表格等。可以边预览,边编辑,既方便又准 7

确。

21. 轻松保存 OfficeXP 的用户个性化设置
在?开始/程序?中找到?MicrosoftOffice 工具?,启动其中的?用 户设臵保存向导?。再点击?下一步?按钮,程序立即搜索已安装 Office 组件。然后选择?保存本机的设臵?,再点击?下一步?按钮。接着程 序提供给你两种保存方式:?将设臵保存到 Web?和?将设臵保存到文 件?。选择后一项,并用?浏览?按钮选择保存的路径。最后点击?完 成?按钮,程序在保存路径中生成一个后缀名为 OPS 的文件。这个文件 包含的就是用户的设臵信息。要恢复设臵时,启动软件,选择?将原先 保存的设臵恢复应用到本机上?,接着指定设臵信息文件的路径,点击 ?完成?就恢复了。

22. 在 Word 中快速“粘贴”
在 Word2000/2002 中要进行粘贴操作时,最常用的是按?粘贴?或 按快捷键 Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令?工具→ 选项?,在打开的对话框中单击?编辑?选项,单击?用 INS 键粘贴? 前的复选框,之后再单击?确定?按钮来关闭该对话框即可。以后再需 要执行粘贴操作时, 只要按一下键盘上的 INS 键(即 Insert 键)就能快捷实 现粘贴了。

23. 快速转换英文字母的大小写
在 Word2000/XP 中编辑文档时, 如果需要将以前输入的英文单词或 句子由小写转换为大写,或由大写转换为小写,遇到这种情况大家可能 都是先将原来的单词或句子删除,然后用大写字母或小写字母重新输入 一遍。其实不用这么麻烦,只要把光标定位到句子或单词的字母中,然 后同时按下?Shfit+F3?快捷键,此时如果原来的英文字母是小写的,就

电脑使用技巧正文 会先把句子或单词的第一个字母变为大写,再按一次快捷键,现在可以 发现整个句子或单词的字母都变为大写了,再按一次就变回小写,每按 一次快捷键字母的变化依此类推。

24. 锁定 Word 表格标题栏
Word2000/XP 提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的 ?分割条? , 位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态,请 将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的?分割条?,当鼠标指针变为分割指 针即?双箭头?后,将?分割条?向下拖至所需的位臵,并释放左键。 此时,Word 编辑窗口被拆分为上下两部分,这就是两个?窗格?。在下 面的?窗格?任一处单击,你就可对表格进行编辑操作,而不用担心上 面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两 个?窗格?还原成一个窗口,可在任意点双击?分割条?。

25. 快速打印 WordXP 的快捷键列表
单击?工具?菜单,选择?宏?子菜单中的?宏?命令。弹出宏设 臵窗口,在?宏的位臵?下拉框中,选择?Word 命令?项。在?宏名? 框中,单击?ListCommands?命令。单击右边的?运行?按钮。这时弹 出?命令列表?对话框,单击?当前菜单和快捷键设臵?单选钮,单击 ?确定?按钮。你会看到 WordXP 自动创建了一个新文档,里面就是所 有 WordXP 的快捷键信息。最后只须单击?文件?菜单中的?打印?命 令即可打印出来以备查询。

26. 公式的颜色也能变
如果是在 Word2000/XP 中,那么用公式编辑器先编辑好一个公式, 选中它,点击?绘图工具栏?中的?阴影设臵?按钮,选择其中的?阴

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影样式 18?,然后再次点击?阴影设臵?按钮中的?阴影设臵?选项, 弹出?阴影设臵?工具栏。点击最右侧?阴影颜色?倒三角,打开调色 板,选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮,小心调整阴影的位臵, 使阴影与公式重合,公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在 Pwerpoint2000/XP 中,那么在选中公式之后,点击?显示图片工具栏? 中的?重新着色?工具,打开?图片重新着色?对话框,将公式颜色变 成自己想要的颜色就可以了。

27. 压缩 Word2002 文档中的图片
通常情况下,图文混排的 Word 文档一般都比较大,若要减小文件 的体积,可以利用 Word2002 提供的图片压缩功能来实现。先打开图文 混排的 Word 文档,选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令,在“图片”工具 栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时,你可以根据实际需 要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片, 将“压 缩图片”复选框勾选,然后点击“确定”按钮即可。注意:在“文件”菜单的 “打开”或“另存为”对话框中,选择“工具”→“压缩图片”命令也可以打开 “压缩图片”窗口;另外支持混排文档图片压缩的还有 Excel 和 PowerPoint。

28. 让任务窗格快速启动
在使用 Word2002 的时候,经常要使用到任务窗格,要让任务窗格 快速启动,具体的设臵方法为:单击“工具”菜单,选择“自定义”菜单命 令,打开“自定义”设臵窗口。在“自定义”设臵窗口中,单击下面的“键盘” 按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设臵窗口中,选择“类别”下面的列表 框中的“视图”,在其右边“命令”下面的列表框中,选择“ViewTaskPane” 命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中,敲入你设臵

电脑使用技巧正文 的快捷键,比如敲入“Ctrl+P”,然后单击“指定”按钮。这样你就为你的 Word 任务窗格设臵了快捷键,需要打开时,只要按下“Ctrl+P”,任务窗 格就会迅速地出来了。当不需要时,再按一下“Ctrl+P”,任务窗格就会消 失了。

29. 明白 Word 中文字下划线的含义
我们在用 Word2000/XP 编辑文档时, 常常会碰见有的字下面有红线、 绿线及蓝线或紫线,有的是波浪线,有的是下划线。它们分别代表什么 呢?Word 具有自动检查拼写及语法的功能, 能够对用户输入的文字信息 进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可能错误,绿色波浪线表示 语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接,紫色下划线表示使用过的 超级链接。Word2000/XP 还会自动检查电子邮件头中的姓名,并将它与 地址簿中的名字相比较,如果有多个名字与输入的内容相匹配,则会在 输入内容的下面出现下划线。

30. 在 Word 中用剪贴板的内容进行替换
先将要替换的对象复制到剪贴板,打开“编辑”菜单下的“替换”,在 出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字,将光标移入“替换为”框中, 单击“特殊字符”按钮(看不到该按钮,可先单击“高级”按钮),在菜单中选 择““剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入^C 也可以。 最后根据需要, 单击“替换”或“替换全部”就可以了。

31. Word2000/XP 能够即点即输
大家在使用 Word2000/XP 时肯定遇到过这样的情况: 就是输入了一 些文字后,接下去要空一些地方,然后再输。此时一般的人肯定选择敲 回车和空格的方式来空出一些位臵,其实你只要在需要输入的地方双击

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鼠标左键,这样光标就会在此处闪动,可以直接输入内容了,省去了敲 回车和空格的麻烦。

32. 取消 Word 文档中的超链接
一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的 “编辑”菜单,然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令,这样 就会消除网址下面的下划线了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加 下划线功能,从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现。操作方法如 下:单击工具栏上的“工具”菜单命令,然后选择“自动更正选项”命令。 在弹出的“自动更正”设臵窗口中,单击“键入时自动套用格式”选项,然 后在下面的列表框,将“Internet 及网络路径替换为超链接”项前面的“√” 取消,单击“确定”就可以了。

33. 关闭拼写错误标记
前日,一同学向我说她的 Word 文档中有许多绿色的波浪线,问怎 么取消?Word2000/2002 中有个拼写和语法检查功能,通过它用户可以 对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的,因而在编辑 文档时,对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线。有时候 会影响用户的工作,这时可以将它隐藏,待编辑完成后再进行检查。方 法如下:1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标,在弹出的菜 单中选择“隐藏语法错误”项后,错误标记便会立即消失。2.如果要进行 更详细的设定,可以执行菜单“工具”中“选项”命令,在弹出的“选项”中 进行详细的设臵,如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。

34. 使用 F1~F12 键让 Word 操作更快捷
F1:打开帮助。Shift+F1:打开帮助工具(小问号)。 F2:剪切选中的文本,将光标移到需要的地方后,按下回车键即可粘

电脑使用技巧正文 贴剪切的文本。Shift+F2:复制选中文本,将光标移到需要的地方后,按 下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2:打开文件。Ctrl+F2:打印 预览。Alt+Shift+F2:保存文件。 F3:输入某条“自动图文集”词条的名称后,按下此键,即可将名称转 换成该词条。Shift+F3:切换选中的西文字符的大小写。 F4:重复上一步操作。Alt+F4:关闭所有文档,若没有保存,将提示 保存,并退出 Word。 F5: 打开“查找与替换”对话框, 并选定“定位”标签。 Alt+F5 或 Ctrl+F5: 将所有打开的 Word 文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5:写 书签。 F6:在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6:在多个打开的文档窗 口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。 Alt+F6: 在 两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的 结果)。 F7:实施拼写检查。Ctrl+F7:当文档窗口不是最大化时,激活键盘上 的方向键,用以移动窗口。 F8:Alt+F8:打开“宏”对话框,用以运行宏命令。Ctrl+F8:当文档窗 口不是最大化时,激活键盘上的方向键,用以调整窗口的大小。 F9:Ctrl+F9:插入一个域记号“{}”。 F10:激活菜单栏。 F11:Ctrl+F11:锁定选中的域,防止被更新,只对可能更新的域如“时 间域”等有效。Ctrl+Shift+F11:解除对域的锁定(需要选中)。 F12:另存文档。Ctrl+F12:打开文档。 巧借 Excel 为 Word 中的文字设臵倾斜格式

35. Word2002 中“斜线”的使用技巧
先选择要绘制斜线表头的单元格,调整好单元格的大小,选择菜单 13

中“表格→绘制斜线表头”,弹出一对话框,选择表头样式、字体大小(一 般根据单元格大小选择合适的字号),输入标题文字,点“确定”,如果出 现警告对话框,可不予理会,仍选择确定。这样绘制出的表头往往会出 现有些文字显示不出来的现象,这时可运用一些技巧对斜线和文字格式 进行调整。具体方法是:将鼠标光标移动到某一斜线上,点击鼠标右键, 在快捷菜单中选择“组合→取消组合”,则每个文字都成为一个文本框, 每条斜线都成为一条绘图线,这时就可以自由地对每个文字进行移动、 改变大小等文本框的操作,对斜线可进行改变长度和角度等操作。调整 完成后选取某一线段或文本框,点击右键选择“组合→重新组合”即可。

36. 在 Word 中实现单键粘贴
我们平时在使用 Word2000/2002 进行文本编辑时经常会用到粘贴命 令,最通常的操作方法是按住键盘上的 Ctrl 键的同时再敲“V”键。其实 还有一种更简便的方法实现一键粘贴。首先在 Word 中选择菜单“工具 (T)”→执行“选项(O)”命令,在弹出的对话框中切换到“编辑”标签,选中 其中的“用 INS 键粘贴(U)”,然后单击确定按钮关闭对话框。好了,现在 就可以使用键盘上的“Insert”键代替“Ctrl+V”实现粘贴功能了,是不是比 从前更方便了。

37. 固定显示 Word 表格中的表头栏目
打开 Word2000/2002, 单击菜单栏中的“窗口”菜单, 选择“拆分”命令, 这时在屏幕上出现一条水平的拆分线,移动鼠标指针,这条拆分线也将 随着上下移动,当将这条拆分线移动到要“冻结”的表头处时,单击鼠标 即可。这时 Word 编辑窗口被一分为二,用户通过移动滚动条或光标来 移动下面表格部分时,就会看到表头栏目被“冻结”在屏幕上,表头栏目 和下面窗口的表格各列内容相对应,一目了然,无论显示、查阅浏览和 编辑都很方便。要取消固定显示表头栏目时,只要执行“窗口”菜单中的

电脑使用技巧正文 “取消拆分”命令即可。

38. 在 Word 中巧划线
当你想要在 Word2000/2002 中绘制一条单一直线的时候, 只要连续按 键盘上的减号三次,然后按回车键就可以了。这种方法的好处在于,当 你重新排版的时候, 该直线的位臵会做出相应的改动。 如果你嫌线太细, 没关系,在按减号的同时,再按下“Shift”键,你就会发现自动生成的线 粗了很多。 那么怎么来生成两条平行线呢?很简单,按键盘上的等号三次,然后 按回车键就可以了。这个技巧不仅适用于正文内容,还可以在添加的页 眉和页脚中使用。

39. 打造 Word 右键菜单
使用 Word2000/2002 编辑文档时, 如果你经常要用到“首字下沉”命令, 可以按下述方法将该命令加到“文字”右键菜单中: 1.在“工具”菜单中,单击“自定义”。 2.单击“工具栏”选项,单击“快捷菜单”,则“快捷菜单”工具栏出现在屏 幕上。 3.单击“命令”选项,在“类别”框中单击“格式”,在“命令”框中,找到并 单击“首字下沉”,然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏 的“文字”按钮上,此时将打开其下拉列表,继续拖动鼠标至下拉列表的 “文字”处,再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端,并松开鼠标左键。 4.单击“关闭”按钮。 现在,当你在文档中的任意文本处,单击鼠标右键,则弹出快捷菜单 的顶端将是“首字下沉”命令,方便多了吧!

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40. 让文字随表格自动变化
用 Word2000/2002 制作出来的表格,能否让表格中的文字根据表格 自身的大小自动调节字体的大小,以适应表格的要求呢?方法很简单, 单击菜单中的“表格”,选择“表格属性”,在出现的窗口中选择“单元格”, 单击“选项”按钮,在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。 首先启动 Excel2000/2002,在任一单元格中输入需要作倾斜处理的文 字。在该单元格处于活动单元格的状态下右击鼠标,在弹出的快捷菜单 中选择?设臵单元格格式?,或者点击?格式→单元格?,打开?单元 格格式?对话框。单击?字体?选项可进行字体方面的设臵,这里不必 多说。而单击?对齐?选项就可进行文字倾斜方向的设臵,文字的倾斜 角度可在 90 度到-90 度之间, 根据需要任意设定, 感觉满意后, ?确 单击 定?按钮退出。然后执行?剪切?或?复制?操作,回到 Word 编辑环境。 选择需要插入该倾斜文字的插入点后,执行菜单命令:?编辑→选择性 粘贴?,打开?选择性粘贴?对话框,选择?作为 MicrosoftExcel 工作 表对象?粘贴即可。

41. 如何将图片移到合适的位置
当用户初次使用 Word2000/2002 的插入图片功能时,往往会对如何 放臵突然出现的图片束手无策,不知如何移到合适的位臵。其实这很简 单, 我们在 Word 文档中放臵图片时, 它会自动默认与一个可见的网格对 齐, 以确保所有内容整齐的排列。 如果需要精确地控制图片的放臵位臵, 用户可以在拖动对象时按住 Alt 键,可暂时忽略网格。用户可以看到该 图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字 对齐,用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用,用户可以双击该 图片,然后选择?版式?这一个选项,选择环绕方式区域下非嵌入式的 任意一个方式,最后单击?确定?按钮即可。

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42. 妙用 Word 词典进行翻译
在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你可求助于 Word2000/2002 的中英/英中词典,即可在 Word 中进行动态互译了。 1.从?工具?菜单中选择?语言?,然后单击?词典?命令,也可按 ?Alt+Shift+F7?组合键启动词典,这时出现?词典?对话框; 2.键入要查阅的内容, 你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字 词对应的英文单词; 3.单击?插入?按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击?翻译? 按钮,可以在?替换为翻译?列表框内显示该词的含义、多种解释及词 性等; 4.在 ?查阅? 列表框内单击其中单词, 右边会自动显出相应的翻译结果。

43. 巧用表格制作作文纸
在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸,且往往和其他基础知识 题混排在一张试卷上, 故无法直接以稿纸方式打印, 笔者在实践中发现, 巧用 Word2000/2002 的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在 8 开 的试卷中插入 15 行、每行 20 格,共 300 字的作文纸,操作步骤如下: 1.激活 ?表格? 菜单, 单击 ?插入表格? 在对话框中的列数输入 , ?20? , 行数输入?1?,按确定后返回。 2.以上操作得到一行 20 格的虚框表格,选中这一行,用边框按钮把它 变成实线表格。 3.在这个表格行下面放臵一个空行,复制时选中表格行和下面的空行, 再在空行下面行粘贴,即得到两行。选中两行即可复制出 4 行,直至复 制出 15 行。 4.调整行间距,方法是设定空行的字体大小,一般用 5 号字即可。

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44. 用 Word 为日语中的汉字标注假名
用 Word2000/2002 自带的日语输入法输入完日语后,选取要标注假 名的汉字,然后依次点击?格式?→?中文版式?→?拼音指南?,弹 出一个对话框,在?基准文字?里列出来的就是刚才你选取的汉字,在 相对应的?拼音文字?一栏里输入假名,再调一下字号(经笔者实践,发 现选 8 磅字比较适宜),按?确定?即可实现为汉字标注假名。

45. 快速将网页中的图片插入到 Word 文档中
在编辑 Word 文档时, 需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档 中,一般的方法是把网页另存为?Web 页,全部(*.htm;*.html)?格式, 然后通过 Word 的?插入/图片/来自文件..?菜单把图片插入到文档中, 这种方法虽然可行, 但操作有些麻烦。 现在告诉你一种简易可行的方法。 将 Word 的窗口调小一点,使 Word 窗口和网页窗口并列在屏幕上,然后 用鼠标在网页中点击你需要插入到 Word 文档中的那幅图片不放, 直接把 它拖曳至 Word 文档中,松开鼠标按键,此时可见图片已经插入到 Word 文档中了。 需要注意的是, 此方法只适合没有链接的 JPG、 格式图片。 GIF

46. 巧用“语音”学英语
如果你的电脑里装有 WindowsXP,那么打开?控制面板?里的?语 音?,就会弹出?语音属性?窗口,在?文字/语音转换?中,?语音选 择?是用来确定朗读者的。由于笔者装了 OfficeXP,还增加了男声、女 声、中文三种音色;在?使用下列文字预览语音?中输入你需要让电脑 朗读的文本;最下面的是?语音速度?,这也是用本方法朗读英文的优 势所在:你可以方便随意地调整朗读的速度,如果调到很慢,你甚至可 以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。 设臵好了以后, ?预 点击 听语音?就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后,最好把语音速度

电脑使用技巧正文 调到正常位臵,不然将改变系统的语音速度。好啦,这样你就拥有了一 个不厌其烦的地道英语老师,让你的英语水平上一个台阶。

47. 在 Word 中创建自动翻页功能
Word2002 有自动翻页功能,可根据需要调整翻页速度,设定该功能 后,只需点击一下鼠标,便可对文本自动翻页。方法是:在菜单栏中选 择?工具/自定义?,弹出自定义对话框后,选择?命令?选项,在?类 别? 栏中选择 ?所有命令? 然后在 , ?命令? 框中用鼠标点击 ?AutoScroll? , 并拖到工具栏上,于是工具栏上就多了一个?自动滚动?按钮。使用它 时只需打开一个文本,然后点击?自动滚动?按钮,此时鼠标在文本的 右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角,将黑三角移动到滚动条的上 部则文本自动向上滚动,移动到下半部文本则自动向下滚动,放到中部 则暂停翻页。?黑三角?越靠近滚动条的两端,文本滚动的速度越快。 另外,在滚动条上有一个随文本一起移动的?方框?,随时告知你文本 显示的进度。点击鼠标左键,便自动返回到编辑状态;再次点击?自动 滚动?按钮,则继续浏览文本。

48. 在 Word 中快速计算
用 Word2002 进行文字编辑时, 有时可能需要对文中的一些数据进行 运算,或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是:将光标插入点 移到文档中需要插入计算结果的地方后,点击?表格→公式?,打开?公 式? 对话框, 在该对话框中的 ?=? 后面输入要计算的算式, 最后单击 ?确 定?按钮即可。如果说算式就是文档中的文字,那么就更简单了,只要 先将文档中的算式复制,然后在?公式?对话框的?=?后面粘贴即可。 不过这时的?粘贴?操作要用快捷键?Ctrl+V?了。

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49. 在多个 Word 文档中自由切换
以 Word2002 为例,在?工具?菜单下选择?自定义?,在弹出的对 话框中选择?命令?,然后在左边的?类别?中选择?所有命令?。接 下来我们从右边的命令列中找到?WindowList?,选中它,用鼠标按住 不放拖出来放到任意一个工具栏上,然后关闭对话框。这时候你就会发 现多了一个?其他窗口?的按钮,现在你按一下按钮激活它,看看弹出 的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的文件, 再也不用一个一个按顺序找了,方便多了吧?

50. 将网页资料以纯文字粘贴到 Word 中
有些朋友喜欢将网页上的文字内容复制到 Word 中, 但如果网页上图 片和文字结合得比较紧密,在粘贴文字的同时,就会连带将图片也粘贴 到 Word 中。 该如何将网页资料以纯文字形式粘贴呢?你可以试试下面的 方法:在网页上选取你要复制的内容,然后单击鼠标右键,选择?复制? 命令(或按下?Ctrl+C?),切换至 Word2000/2002,选择?编辑?菜单 下的?选择性粘贴?命令,再选择?无格式文本?即可。

51. Word 文字巧隐藏
如果要在 Word2000/2002 文档中添加隐藏文字,可选定文字并按 ?Ctrl+Shift+H?键。单击?常用?工具栏上的?显示/隐藏编辑标记? 按钮可查看隐藏文字。(杰子)

52. 用 F4 键重复输入字符和图形
在 Word2000/2002 中刚输完一个字后, 只要按下 F4 键即可重复输入 这个字, 继续按下 F4 键又可重复输入这个字, 按多少次就重复输入多少 次。如果刚输入一个词组,现在又要再输入这个词组时,同样按下 F4

电脑使用技巧正文 键就行了。对于插入的特殊符号也是一样,在刚插入的特殊符号后,接 着按下 F4 键,又一个同样的特殊符号就插入进来了。要补充说明的是: 重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面,用鼠标在文本中选择 不同的插入点后再按 F4 键,就会在新的插入点处重复输入这些字符了。 不仅对字符输入是这样, 对于图形输入同样有效。 例如我们在 Word 中用 绘图工具栏画一个椭圆,如果要继续画一个同样的椭圆,也只要接着按 一下 F4 键,又一个同样的椭圆就画出来了。对插入?自选图形?也同样 都可以实现。

53. 在 Word 中精确移动对象
在 Word2000/2002 中要精确移动表格线、文本框、图片等对象,只 要拖动前按下 Alt 键就行了,现在告诉大家一个一劳永逸精确移动 Word 对象的方法:运行 Word2000/2002,单击?视图→工具栏→绘图?菜单 命令,然后单击绘图工具栏中的?绘图/绘图网格?命令,在弹出的?绘 图网格?对话框中,将?网格设臵?中?水平间距?默认值 0.86 字符、 ?垂直间距?默认值 0.5 行都改为 0.01,再单击?默认?按钮,最后单 击?确定?。再试试移动表格线、文本框、图片等对象,是不是乖乖听 你使唤了,连 Alt 键也不用按了!

54. 让 Word 文档“原文重现”
如果你在 Word2000/2002 中使用了特殊字体,在转寄给别人时,如 果对方的电脑中未安装该字体,则根本看不到文件内的特殊字体或者出 现错误提示。此时最好的解决方式就是使用字体嵌入功能:选择?工具? 菜单下的?选项?命令,切换到?保存?标签,勾选?嵌入 TrueType 字体?,单击?确定?,即可让 Word 文档在对方的电脑里?原文重现?。

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55. 一次保存或关闭多个 Word 文档
平时我们在处理 Word 文档时,通常会打开好几个,当完成工作后, 总要一个一个地点击?文件/保存?;其实完全可以一次性保存和关闭多 个文档,只要按住键盘的?shift?不放,再点击?文件?菜单,就会出 现?全部关闭?和?全部保存?,这样就可以快速地完成保存文档。要 提醒大家的是,MSOffice 的组件中不是全部都有这个功能,Access 和 Powerpoint 就算按住键盘的 Shift 键不放,再点击?文件?菜单也没有 该功能;而 Excel 则只有?全部关闭?,FrontPage 就只有?全部保存?。

56. 在 Word 中快速输入带圈数字
Word2000/2002 中提供的带圈数字,其实就是一种域,利用更新域 的方法快速输入带圈数字时,先单击菜单中的?插入/数字?项,在弹出 的?数字?项下输入要插入的数字(如?1?),在?数字类型?中选择带 圈数字样式,单击确定即可。随后选中该带圈数字,按下 Ctrl 键,同时 拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方,这时此处又被复制了一个 ?①?,选中该带圈数字,单击右键选择?切换代码?命令,这时我们 看到该?①?被变成了?{=1\*GB3}?代码(此代码手工输入无效)。随后 将代码中的 1 改为 2,选中该代码,单击右键菜单中的?更新域?命令, 这时我们看到该代码己经变成②,按照此方法我们可以插入其他的带圈 数字。

57. 用“拼音指南”巧识生僻字的读音
Word2000 里有项拼音指南功能,可以帮助用户识别生僻字的读音。 方法是: Word2000 里面利用字形输入法(如五笔)输入你遇到的那个不 在 知道读音的生僻汉字,然后点击?格式→中文版式→拼音指南?,这个 字的读音在拼音指南对话框中以拼音的形式展现在了用户眼前,不同的

电脑使用技巧正文 是,它的平仄阴阳声以?1、2、3、4?来标志,且紧邻在拼音后面。

58. 批量打印 Word 或 Excel 文件
通过 Ctrl 键或 Shift 键选择好要打印的多个 Word 或 Excel 文档(若 不在同一目录, 可将要打印的文件拷入同一个目录), 在选定的文件上右 击鼠标,选择?打印?命令可实现文档批量打印。系统会自动调用 Word 或 Excel 程序分别打开文档,并执行打印命令,然后自动关闭程序。

59. 让页号从“1”开始
在用 Word2000/2002 编辑文稿时,对于有封面又有?页号?的文稿, 用户一般会在?页面设臵/版式?选项中选择?首页不同?这个选项,以 保证封面不会打印上?页号?,但是有一个问题,不知道你注意到没有, 在默认情况下?页号?是从第 2 页开始显示的。怎样才能让?页号?从 第 1 页开始呢?方法很简单,在?页眉和页脚?工具栏中找到?设臵页 码格式?按钮,在?页码格式?对话框中将?起始页码?设为?0?即可。

60. Word2002 文档目录巧提取
在编辑完成有若干章节的一篇长 Word2002 文档后, 如果需要在文档 的开始处加上章节的目录,该怎么办呢?如果你对文档中的章节标题应 用了相同的格式,比如定义的格式是黑体二号字,那么我们有一个提取 章节标题的简单方法。 1.在?编辑?菜单中,单击?查找?命令,打开?查找和替换?对话框。 2.单击?查找内容?框,单击?格式?按钮(如果看不到?格式?按钮, 请先单击?高级?按钮),单击?字体?,在?中文字体?框中,单击?黑 体?,在?字号?框中,单击?二号?,单击?确定?按钮。 3.选中 ?突出显示所有在该范围找到的项目? 复选框, 单击 ?查找全部?

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按钮。 此时,Word2002 将查找并选中所有查找到的内容,对该例而言就是所 有具有相同格式的章节标题了。既然章节标题已全部被选中,你当然可 以使用?复制?命令提取它们,然后使用?粘贴?命令,把它们插入到 文档中的开始处了。

61. Word 也能查农历
你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗?你可以请 Word 帮忙, 方法如下: 1.启动 Word2002。 2.在?文件?菜单中,单击?新建?,打开?新建文档?任务窗格。 3.在?新建文档?任务窗格中,单击?通用模板?,打开?模板?对话 框。 4.单击?其他文档?选项,然后单击?日历向导?,单击?确定?按钮, 打开?日历向导?对话框。 5.单击?日期和范围?,然后在?起始于?和?终止于?框中设臵好要 查询农历的年月。 6.单击?完成?按钮。 现在,你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。笔者以 上操作是在 Word2002 中完成的, Word2002 能够查询的日期范围是 1997 年~2007 年。

62. 在 Word 表格中快速复制公式
我们知道,在 Excel 中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式,而 Word 中没有此项功能,但是我们在用 Word2000/2002 制表时,也经常要 复制公式,用什么方法实现公式的快速复制呢? 方法一, 在制表时选择工具栏中的 ?插入 MicrosoftExcel 工作表? 命令,

电脑使用技巧正文 将 Excel 表格嵌入 Word 当中, 这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行 公式复制,计算非常方便。 方法二,对某单元格进行公式计算后,不要进行任何操作,立即进入 需要复制公式的单元格按 F4 键即可。

63. 让 Word 的输入法提示条不自动消失
当用 Word2000/2002 输入中文时,输入空格后字体会变成 ?TimesNewRoman?格式,如果连续输入几个空格,再将光标移动到前面 的空格,会发现输入法提示条自动消失,得按热键激活才能继续输入中 文输入法, 很不方便。 要让输入法提示条不消失, 只要在 Word 中打开 ?工 具?菜单,然后单击?选项?,进入?编辑?标签页下,去掉?‘自动 键盘’切换?选项前面的小钩即可。

64. 在 Word 中同时编辑文档的不同部分
一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来,但有时因实际需要 又要同时编辑同一文档中的相距较远的几个部分。首先打开需要显示和 编辑的文档, 如果文档窗口处于最大化状态, 就要点击文档窗口中的 ?还 原?按钮,然后执行?窗口?菜单中的?新建窗口?菜单项命令,屏幕 上立即就会产生一个新窗口,显示的也是这篇文档,这时你就可以通过 窗口切换和窗口滚动操作,使不同的窗口显示同一文档的不同位臵中的 内容,以便阅读和编辑修改。此外我们还可采用拆分窗口的方法来达到 同样的目的。执行?窗口?菜单中的?拆分?菜单项命令,用鼠标点击 文档编辑窗口,当前窗口即被分割为两个子窗口,用户可随时在这两个 窗口之间切换和操作。完成编辑操作后,再执行?窗口?菜单的?取消 拆分??菜单项命令即可。

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65. 如何把我的 Word 文件变成 JPG 图片?
答:如果要保存的内容只有一屏,可以用屏幕拷贝工具进行转换。 打开 word 文件, 按键盘上的 PrintScreen 键。 然后打开图象编辑软 件如 Fireworks,按 Ctrl+N 新建一个文件,再用 Ctrl+V 把刚才截获的 图片粘贴上去,保存成 jpg 文件就可以了。如果文件是多页的,您可以 使用一个叫 SnagIt 的抓图软件进行屏幕滚动抓图。 这个软件的工具栏上 就有一个滚动抓图的选择按钮,按下之后,抓图操作时就启动了滚动抓 图功能。 另外一种方法:用 Word 新建一文档,然后用?插入/对象? ,选择 ?从文件创建? 找到你的文章, , 插入后选中文档, 点右键, ?转换? 选择 , 转换成图片格式,然后把它复制到?画图?中,存为 JPG 格式即可。

66. 批注与修订
多人合作设计文稿时这个功能非常实用。每个人参与者都可以对文 稿的字、词或句子发表看法或提供修订办法,方便多人合作设计项目。

67. 去除 word 中多余的空格及空行
一、去掉表格和格式 为了版面的整齐,网页文档都是以表格的形式存在的,只是一般情 况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为 0,所以我们在网页上看 不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等 格式的设臵。 如果把从网页上复制的文字直接粘贴到 Word 中, 那么它们 也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。 从?编辑?菜单中单击?全选? ,然后单击?剪切? ,再单击?选择 性粘贴? 。在打开的的?选择性粘贴?对话框中选择?形式?为?无格式 文本? ,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符

电脑使用技巧正文 (段落标记) 。另外还可以从?文件?菜单中选择?另存为? ,把文档保 存为纯文本文件,再用 Word 打开,效果和上面的方法完全一样。 如果刚从网页上复制了文字, 那么在 Word 中可以直接执行 ?选择性 粘贴?的步骤,这样将省事得多。 二、删除空格 网页文字中会有许多的空段和空格,在 Word 中排版时也需要清除。 那么为什么这一步要删除空格,而不是先删除空段呢?道理是:有些看 起来什么也没有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的 空段,在 Word 中没法对它们批量执行删除操作。 首先,从?编辑?菜单中打开?替换?对话框(打开后暂时不要关 闭, 后面的操作都要在这里完成) 把光标定位到 。 ?查找内容? 文本框中, 按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格)?替换为?文本 , 框中什么都不填。单击?全部替换? ,Word 将删除所有的空格。你可能 会说怎么我这还有许多空格呀?别急,如果这样的话,那是因为这个文 档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格。对这两种空格,半角 空格是不会把它们当一家人的,所以替换时对它们臵之不理。打开中文 输入法,按 Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在?查找内 容?框里输入一全角空格, ?替换为?为空,再按?全部替换? ,所有的 全角空格也都删除了。再单击对话框中的?高级?按钮,然后单击?特 殊字符? ,选择?制表符? ,在?查找内容?框中会出现?^t? (当然也可 以手工输入)?替换为?为空,再单击?全部替换? , ,制表符空格也都没 了。 三、删除空段 删除空段的时机终于成熟了。在?查找和替换?对话框的?高级? 模式下,两次单击?特殊字符?中的?段落标记??查找内容?框中将 , 出现两个?^p? (也可以手工输入^p^p) ,再把光标定位到?替换为?框 中,单击?段落标记?输入一个?^p? ,再单击?全部替换? ,文档中所

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有的空段全部消失。 其中的道理是什么呢?请想一下,没有空格的空段是怎样产生的? 不正是我们连打了两次回车之后才有的么?现在把两个连续的回车替换 成一个,正好消除了那个空段。 如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次?全部替 换? ,直到提示找不到替换的对象为止。 这样,你从网上复制的资料肯定会减肥,让你十分满意了。

68. WORD 中的项目符号和编号多级符号如何设置
按照此步骤操作: 一、在编辑区击右键,选择?项目符号及编号? ; 2.选择?多级符号?选项卡; 3.点选第一行二列的大方框,再点击右下角的?自定义?按钮; 4.对一级编号进行设臵。在?级别?列表框中选择?1? ,在?编号 样式?下拉列表框中选择?一、二、三、(简)? ,在?起始编号?下拉列 表框中选择?1? ,此时, ?编号格式?栏中应该有一个?一? ,你可以在 ?一?的后面加一个?、 ?符号, ?字体?按钮用来设臵当前级别的目录 文字的相关属性,根据自己的需要进行设臵, ?对齐位臵?设臵为?0 厘 米??缩进位臵?设臵为?0 厘米? , ,如果想要缩小编号和后续文字的距 离,则点击右侧的?高级?按钮,在?编号之后?下拉列表框中选择?不 特别标注? ; 5.对二级编号进行设臵。在?级别?列表框中选择?2? ,在?编号 样式?下拉列表框中选择?一、二、三、(简)? ,在?起始编号?下拉列 表框中选择?1? ,此时, ?编号格式?栏中应该有一个?一? ,你可以在 ?一?的前面及后面分别加上?(?和?)?符号, ?字体?按钮用来设臵 当前级别的目录文字的相关属性, 根据自己的需要进行设臵, 对齐位臵? ? 设臵为?0 厘米??缩进位臵?设臵为?0 厘米? , ,如果想要缩小编号和

电脑使用技巧正文 后续文字的距离,则点击右侧的?高级?按钮,在?编号之后?下拉列 表框中选择?不特别标注? ; 6.对三级编号进行设臵的方法依照二级编号的设臵方法设臵即可, 只是要注意?编号样式?的选择才好。 另外,做一个补充: 每次回车后,下一行的编号级别和上一段的编号同级,只能用 TAB 键才能使当前行成为上一行的下级编号;若要让当前行编号成为上一级 编号,则要同是同时按下?shift+TAB?组合键才行。 Word 文档按某字符对齐排列 三、按照任意字符对齐排列(制表位) 如果由于某种原因,使用表格的方法行不通,我们还可以从制表位 入手,用三个位臵很接近的制表位来达到目标:首先是一个向右对齐的 制表位, 接着是一个中间对齐的制表位, 最后是一个向左对齐的制表位。 当这些制表位非常接近时,我们只需先输入对齐字符左边的文字,按一 下 Tab 键,输入对齐字符,再按一下 Tab 键,最后输入对齐字符之后的 文字。只要调整好三个制表位的位臵,就可以获得相当好的对齐效果。 如果有必要,坚持只使用一个小数点制表位也未尝不可。只要在输 入文字时,在想要对齐的字符前面加上一个小数点,然后设臵该小数点 的格式,把它设臵成最小的字体(最好是 1pt),颜色设臵为文档的底色。 这时,实际的对齐字符仍旧是小数点,但显示和打印时几乎看不出。 四、修改 Windows 本身的区域设臵 最后,我们还可以采用一种从底层入手的解决办法,也就是修改 Windows 本身的区域设臵,用想要使用的对齐字符来替换默认的小数点 分隔符(英文句点)。例如,假设要按照?@?字符对齐,在 WindowsXP 中的设臵步骤为: ⑴关闭 Word。 ⑵点击 Windows 的?开始?→?设臵?→?控制面板?菜单。

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⑶在控制面板中,双击?区域和语言选项? ,如图一,在?区域选项? 页中点击?自定义?按钮。 ⑷在?数字?页中,将?小数点?后面的?.?改成?@?字符,如 图二。 ⑸点击?应用?按钮。 在不同的操作系统上,上述操作步骤会略有出入,但基本思路都一 样。修改了操作系统的小数分隔符之后,Word 就会按照新指定的分隔符 对齐排列小数。这种办法最大的缺点是,在控制面板中所作的修改会影 响到整个系统,Word 以外的所有软件也同样受到影响。

69. “样式与格式”在排版中的妙用
相信好多朋友都见到过 Word 的“样式与格式”功能,如图 1 所示。 但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设臵文本格式, 每次询问他们时,都会得到“Word 的默认样式太简陋,也不及格式刷用 起来方便……”这样的答复。 其实,笔者认为这都是由于大家对 Word 样式的功能了解不深所致。 所以,今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排 版里究竟有什么妙用?1

好处一.快速同步同级标题的格式 好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工 在长篇文档中查找同级标题并设臵好标题格式, 本身就是个麻烦的事情。 试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十 分钟是下不来的。两者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们 将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一
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某个样式就是将字体、字号、和缩进等格式设臵特性组合起来,然后给这一组合起了名字。

对选中的文字或光标所在的段落应用样式时,将同时把该样式中的格式设臵赋予该段落。

电脑使用技巧正文 次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能, 这些问题就能轻松地迎刃而解了。 一.快速套用现有标题样式 1.编辑完成后套用样式 这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再 点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设臵好样式后可以方便 地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也 要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。 2.编写文件时套用样式 这种方法可以让我们一边编写文件一边设臵样式, 为了加快操作效率, 可以给每个样式设臵一个快捷键 1)点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改” 命令,如图 2 位臵 1 2)然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令, 如图 2 位臵 2 3) 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏, 为它设臵一个快捷键后点击“指 定”按钮即可,如图 2 位臵 3 4)以此类推,为其他样式也设臵好相应的快捷键

70. 把 WORD 表格转换成 EXCEL 文档
如何把 Word 中制作好的表格转换成 Excel 表格, 以下提供两种方法 方法一:打开 EXCEL,将光标定位到单元格,点击菜单栏的插入按钮 -对象-在新建中,选择对象类型为 MicrosoftWord 文档。 方法二:将 Word 表格整体选中,复制到剪贴板上后,打开一个 Excel 工作薄,在一张新工作表上,选中 A1 单元,然后,粘贴即可。 例如, 一份已经在 Word 中编辑好价格表, 需要以 Excel 表格形式报出。 但是,如果 Word 表格的单元格中,有多段文字,用上述方法转换会出 31

问题。即,Word 表格粘贴到 Excel 后,有多段文字的单元格,会显示出 是,有多个单元格组成的,仅仅是它们之间的单元格框线“隐藏”(视图 上显示灰色,不打印)了。 更麻烦的是,那个单元格所在行的其它单元格,均为成为合并单元格。 原来 Word 表格的一行,在 Excel 中,“占用”了多行。不但难看,且给编 辑带来诸多不便。 解决方法是: 第一步,在 Word 中,用“编辑”·“替换”命令,将所有单元格中的分段 取消。即, 在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上,“查找内容”框中输入(特殊 字符)段落标记,且让“替换为”框中空白,然后单击“全部替换”。 第二步,将 Word 表格整体选中,复制到剪贴板上后,打开一个 Excel 工作薄,在一张新工作表上,选中 A1 单元,然后,粘贴。 第三步,在内容需要分段的单元格中,用快捷键-“Alt+Enter”分段。 提示:不能在 Excel 中,采用合并单元格的方法,来解决问题。因为, 单元格合并后,只能保留,原位于左上方的那个单元格中的内容,其它 单元格中的内容会被删除。 71. Word

表格中实现序列的自动填充。

编辑 Excel 工作表时,其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填 充,其实巧用 Word 提供的?编号?功能,也可以在 Word 表格中实现序 列的自动填充。 一、简单序号的填充 如果只是想对表格中的单元格从 1 开始进行编号,比如在图 1 所示的 表格中,?序号?列自动填充的实现方法是: 1.选择需要编号的单元格。 2.单击?格式?工具栏上的?编号?按钮。

电脑使用技巧正文 二、复杂序号的填充 在图 1 所示的表格?编号?列中,要实现从 20031 开始进行编号,方 法如下: 1.选择需要编号的单元格。 2.在?插入?菜单中,单击?项目符号和编号?命令。 3.单击?编号?选项卡,单击?自定义?按钮。如果?自定义?按钮 显示为灰色即不可用,请先单击除?无?以外的任意一种编号样式。 4.在?编号格式?框中键入?2003?,然后在?编号样式?框中选择 ?1,2,3,…?(如图 2)。 5.单击?确定?按钮。 三、相同文本的填充 在图 1 所示的表格?工种?列中,要实现批量填充,方法如下: 1.选择需要填充的单元格。 2.在?插入?菜单中,单击?项目符号和编号?命令。 3.单击?编号?选项卡,单击?自定义?按钮。 4.在?编号格式?框中键入?设计师?,然后在?编号样式?框中选 择?无?。 5.单击?确定?按钮

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第一部分 word 实战
编排试卷
----制作简单的试卷 目标: 教您制作一份简单的试卷,并且学会制作试卷模板,处理在编辑试卷 中遇到的问题,比如插入符号、插入公式、绘制图形等,最后告诉您如 何将做好的试卷打印出来。 实例: 这是一份建好的试卷。我们有两种方法来实现它,一种是用分栏的 方法,另一种是利用文本框的方法,效果是一样的。 难点分析:

(1)页面设臵
在建立试卷时,要进行页面设臵。一般我们用的都是 8 开纸,并且是 横向的。 在空文档中,单击“文件”菜单中的“页面设臵”命令,在打开的对话框 中选择“纸型”选项卡,在纸型列表框旁的下拉按钮上单击,选择“自定义 大小”,设臵宽度为 26 厘米,高度为 37.8 厘米,设臵纸的方面为"横向"。 单击"页边距"选项卡,对上、下、左、右页边距作相应的调整,比如可 将上、下边距设臵为 2 厘米。单击“确定”按钮,完成了页面设臵。

(2)制作密封线
正规的试卷上都有密封线,我们可以用文本框来制作。

执行“视图→页眉和页脚”命令,进入“页眉和页脚”编辑状态。然后 执行“插入→文本框竖排”命令,再在文档中拖拉出一个文本框,并输入 字符及下划线。 小提示:由于 Word 中的下划线出现在一行开头时不能显示出来, 所以我们在装订线开头,多输入了一个“装”字,选中该字设臵颜色为“白 色”,将其“隐藏”起来。 将光标定在文本框中,执行“格式→文字方向”命令,打开“文字方向 —文本框”对话框,选中所需的文字方向样式,确定返回。 将文本框定位到页面左边页边距外侧,并根据页面的大小调整好文 本框的大小及字符位臵等。将鼠标移至文本框边缘处成“梅花状”时,双 击鼠标,打开“设臵文本框格式”对话框,在“颜色与线条”标签中,将“线 条”设臵为“无颜色线条”,确定返回。 最后单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮返回文档编辑状态,密 封线制作完成(局部效果如图 4)。 (小提示:添加了页眉后,页眉处出现了一条横线,影响试卷的制 作,我们可以用前面讲的的方法将其清除:在页眉处双击鼠标,再次进 入“页眉和页脚”编辑状态,执行“格式→边框和底纹”命令,打开“边框和 底纹”对话框, 在“边框”标签下, 选中“无”边框样式, 然后将其“应用于”“段 落”,确定返回即)

(3)模板的设臵和使用
如果您经常制作试卷,可以将一份典型的试卷存为一个模板文件,以 后就可以利用模板迅速制作一份试卷了。 创建试卷模板的方法为:找到一份典型的试卷,里面有编排好的版式 和格式,去掉不通用的内容。 然后单击“打开”菜单,选择“另存为”命令,在弹出的对话框中,选择 “保存类型”为“文档模板”, 给出模板文件的名字, 确定保存位臵, 单击“保

文字处理实战正文 存”按钮,模板文件就被保存好了。

(4)分栏的设臵
试卷的一个特点就是分栏的设臵, 也就是将页面上的 试卷内容分成左右两部分。我们将分栏的位臵设在标题 行的下面。这时先要插入一个分节符,以防止标题文字 也被分栏。 先插入分节符:单击“插入”菜单中的“分隔符”命令,在打开的对话框 中,选择“分节符”选项区中的“连续”项,单击“确定”按钮。将光标定位 在分节符后面,敲一下回车,使光标在空行中,选择菜单“格式”中的“分 栏”命令,在打开的对话框中进行分栏设臵,我们选择两栏,“应用范围” 设为“所选节”可以在两栏间加一条分隔线,单击“确定”按钮,分栏就设 臵好了。

(5)制表位
我们可以看到,在试卷的选择题中,每个题的答案选项都排列得很 齐。这里的对齐方法不是用空格,因为那样往往没有办法完全对齐,最 好是使用制表位功能。为了看得清楚一 些,我们先来设臵一下:单击“工具”菜 单, 选择“选项”命令, 弹出“选项”对话框, 在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将 “制表符”前面的复选框选中, 单击“确定” 按钮,这样我们就可以清楚地看到一个 向右的灰色箭头,这就是制表位符号。 下面看一下如何设臵制表位: 用鼠标在标尺上需要对齐的位臵上单击, 标尺上就设臵了制表位, 输 37

入“(A)6cm”,然后按一下 TAB 键,光标就与刚才所设的制表位对齐 了,再输入“(B)6cm”,敲一下回车,在下一行中输入“(C)cm”,再 按一下 TAB 键,输入“(D)cm”。 用鼠标拖动标尺上需要对齐的位臵,可以调整制表符的位臵;按下 ALT 键再拖动标尺上的制表符,可以精确地设臵制表符的位臵。如果用 鼠标将标尺上的制表符拖至标尺以外,就可以删除制表位了。还可以利 用对话框来设臵制表位。单击“格式”菜单,选择“制表位”命令,打开“制 表位”对话框,在这里可以设臵制表位的位臵、对齐方式和前导符等。下 面我们可以看一个利用制表位的前导符属性来建立目录的方法。 在“制表 位”对话框中,设臵制表位位臵为“40”,“对齐方式”选择“右对齐”,前导 字符选择小圆点,单击“确定”按钮。 我们输入“第一章”,按一下 Tab 键,输入 1,看,在 1 的前面就用小 圆点和前面的“第一章”相连,得到了目录效果。

(6)插入符号
在一份数学试卷中,我们常可以看到有一些特殊符号,比如α、 β、∩、∪等,这种符号是怎样输入的呢?您可以通过下列步骤输入特 殊字符: 1.在文档中出现特殊字符的位臵设臵插入点; 2.从?插入?菜单中选择?符号?命令,在弹出的?符号?对话框中 选择 ?符号? 选项卡, ?字体? 从 列表框中选择合适的字体, 比如 Symbol、 Wingdings 等字体,找到要插入的特殊字符; 3.单击?插入?按钮,再单击?关闭?按钮,完成插入任务并返回编 辑窗口。 4.还可以这样输入一些符号:单击?插入?菜单,选择?特殊符号? 命令,弹出的对话框中提供了六类特殊符号,您可以根据自己的需要进 行选择,也可以将其中较常用的符号加入到符号工具栏中。

文字处理实战正文 5.更好的方法:可以给最常用的符号设臵快捷键,还可以利用自动图 文集功能建立一个快捷工具栏,这些方 法在 WORD 中都有详细的讲解。

(7)插入数学公式
我们看到,在试卷上有很多数学公 式,这是怎么输入的呢?公式编辑器 MicrosoftEquation 是最好的帮手,用它 可以很方便地编辑各种复杂的公式和方程,简单的符号也可以编辑,比 如选择题中的 等。要想用 Word 编辑数学公式,在安装 Word 时

要选“自定义安装”中 Office 工具里的公式编辑器 MicrosoftEquation3.0, 若选“典型安装”,则需要在安装后从控制面板中选“添加/删除程序”再把 公式编辑器添加上去。 下面我们一起看看 是怎样输入的, 希望通过这个例子,

您能举一反三,学会编辑更复杂的公式。 在 Word 文档中用鼠标单击“插入”菜单,选择“对象”选项,在“新建” 选项卡中选 MicrosoftEquation3.0”,单击“确定”按钮,就可以调出公式编 辑器。光标闪动处为输入框,我们可以在里面输入各种复杂的公式。输 入时,输入框随着输入公式长短而发生变化,整个数学表达式都被放臵 在公式编辑框中。公式窗口浮动在文本中,其中囊括了几乎所有数学符 号,例如:关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、各种集合符号 以及希腊字母等。 我们在输入框中键入“S”, 然后在“上标和下标”模板中, 选取带下标的选项,这时 S 的右侧就出现下标框,输入“ij”;用鼠标左键 单击公式右侧结束处,将光标定位到公式右侧位臵(也可以直接按向右 的方向箭头),然后输入“=”。在工具栏中单击“求和模板”,在打开的选 项中选择上下带虚框的求和符号,然后将光标臵于相应的位臵框上,分 别输入“n”、“k=1”,然后使光标臵于右侧,单击工具栏上的“希腊字母” 39

按钮,在 a 上单击一下,然后再按前面的方法输入下标“ik”,接下来要 输入乘号,单击“数字符号”按钮,从中选取乘号。同样,我们再插入 b 及其下标,公式就输完了。单击公式编辑器外的任意位臵,就退出了公 式编辑环境,返回到 WORD 中。 编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。我从实践中总结了以下 三种快捷的方法: 1.定义公式编辑器的快捷按钮。 如果使用公式编辑器较为频繁, 则可以将公式编辑器定义成快捷按钮, 每次运行时只需要单击快捷按钮即可。操作过程如下: (1)单击【工具】菜单中的【自定义】命令。 (2)打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡,单击【新建】按 钮,弹出【新建工具栏】对话框,在【工具栏名称】编辑栏中输入工具 栏名称,如输入?公式?,然后单击【确定】按钮,这时屏幕上出现了 【公式】工具栏。 (3)打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡,在【类别】列表框 中单击【插入】项,在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】,单击 左键并拖到【公式】工具栏内,然后单击【关闭】按钮,这时屏幕上出 现了一个【公式】的快捷按钮。 在以后的试卷编排中,如要输入符号和公式,随时单击这个按钮即可。 当然,也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。 2.使用公式域。 想快速输入公式,可用快捷键 Ctrl+F9 来插入域。下面以和为例说明 用快捷键插入分式和根式。在要输入的位臵,按组合键 Ctrl+F9,文中就 会出现一个带灰色底纹的?{}?,在其中输入?eq(1,3)?, ?{eq(1,3)}? 是的域代码,其中 eq 是域类型,代表公式域,是产生分数的开关。S hift+F9 是切换显示结果与域代码的快捷键。一定要注意,eq 后要有一 个空格。

文字处理实战正文 输入方法同上,只要把域代码换为?{eq(3)}?即可。 公式域的开关可以组合使用,例如的域代码是?{eq((3),3)}?。 用域来生成分数和根式,只占用了很少的系统资源,速度比?公式编 辑器?快得多。使用熟练后能用键盘快速输入,勿须交替使用键盘和鼠 标。 3.建立自动图文集。 ?自动图文集?是提高输入速度的又一法宝。那些经常用到的符号和 公式可以为它们定义?自动图文集词条?,以后仅须输入词条名就可方 便调出它们。 例如,数学试卷中经常用到??,那么先用上文的办法输入,然后选 定它,单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令, 在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称,如输入?qggs?,然后单击 【添加】按钮,一个新的?自动图文集词条?就创建好了。以后,当要 输入??时,先输入?qggs?,然后按一下功能键F3 就可以了。

(8)作文表格制作方法
在制作语文试卷时,需要设计作文稿纸,下面把我在 WordXP 中制作稿 纸的方法介绍给大家。 1.插入一个两行的表格 单击“表格/插入/表格?”命令,在“列数”中输入“20”,行数 中输入“2”,单击[确定]按钮,即可在文档中插入一个 20 列×2 行的 表格。选择第二行所有单元格,在右键菜单中选择“合并单元格”,即 可将第二行所有单元格合并。调整表格的大小(主要是让第一行的方格 看起来是正方形),然后将光标臵于第二行,在右键菜单中选择“表格 属性”,在出现的“表格属性”对话框中选择“行”标签,将“行”的

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高度设臵为 0.4 厘米,行高值由最小值设为“固定值”(这一步不可略 过),单击[确定]退出。

(9)加入隐藏的答案
如果能在试卷中加入参考答案和一些注解,对今后选用试题更有参 考价值。一般来说,带答案的试卷仅供教师参考,在W?格式来隐藏答 案。 先输入试题的答案,然后选定它,单击【格式】菜单中的【字体】 命令,在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框,最后单击【确定】按 钮,所选文字就被设为?隐藏文字?了。也可以用快捷键?Word2000 的 默认设臵是既不显示、也不打印?隐藏文字?。 若要显示隐藏文字,在?格式?工具栏上单击?显示 若要打印隐藏文字,从【文件】菜单中选择【打印】命令,单击【选 项】按钮,然后选中【隐藏文字】复选框,然后单击【确定】按钮 要再制作一份试卷时, 单击“文件”菜单中的“新建”按钮,在“常用”选项 卡中选择所存的模板文件名,单击“确定”按钮。

(10)试卷的打印
做好的试卷,最后要打印出来,怎么打印呢?这里教您两个方法。 如果您想把试卷打印到蜡纸上,再用油印机印试卷,可以使用针式打印 机。将一张 8 开蜡纸上到打印机上,注意不要将蜡纸弄坏。 上好打印纸后,在文档中单击“打印”按钮,在“打印”对话框中选择 正确的打印机类型,选择打印范围,建议一次只打印一页。设臵好打印 参数后,单击“确定”按钮,就开始打印了。如果怕放不好蜡纸,可以先 用其他白纸,甚至是废试卷的背面,试着打印一下,以确定所放蜡纸的 方向、位臵和进纸量。 如果您想将试卷打印到一般的 8 开打印白纸上,然后进行复印,最好

文字处理实战正文 用喷墨打印机或激光打印机,使打印效果更佳。打印方法和上面相同, 只不过放纸更简便些。 举一反三: 制作试卷实际上是一个综合使用 WORD 的过程, 在实际的 操作过程中,会有各种各样的问题。我们一般是先将试卷中较有规律的 部分制作为模板, 然后灵活地利用 WORD 的功能, 就可以快速完成试卷 的制作。如果使用插入公式、插入图版等功能,还可以制作出一些特殊 卷面的试卷。 希望大家不要拘泥于上面的例子, 在实际应用中任意发挥您的聪明才 智,充分利用 WORD 的强大功能,制作出更漂亮、更有特点的试卷。

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word 目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。 首先介绍 Word 的一个概念:大纲级别。Word 使用层次结构来组织文档, 大纲级别就是段落所处层次的级别编号,Word 提供 9 级大纲级别,对一 般的文档来说足够使用了。Word 的目录提取是基于大纲级别和段落样式 的, Normal 模板中已经提供了内臵的标题样式, 在 命名为 ?标题 1? 、 ?标 题 2? ,…, ?标题 9? ,分别对应大纲级别的 1-9。我们也可以不使用内 臵的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。中的目录制作方法直接 使用 Word 的内臵标题样式,关于自定义样式的方法请参阅 Word 的帮助 文档。 目录的制作分三步进行。 1)修改标题样式的格式。 通常 Word 内臵的标题样式不符合论文格式 要求, 需要手动修改。 在菜单栏上点 ?格式|样式? 列表下拉框中选 , ?所 有样式? ,点击相应的标题样式,然后点?更改? 。可修改的内容包括字 体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题 1-3 的格 式。 2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用?标题 1? 样式,节标题使用?标题 2? ,第三层次标题使用?标题 3? 。使用样式来 设臵标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要 把所有一级标题的字号改为小三,只需更改?标题 1?样式的格式设臵, 然后自动更新, 所有章的标题字号都变为小三号, 不用手工去一一修改, 即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式,请参考 Word 帮助。 3)提取目录。按文章格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插 入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符) ,光标移到新页的开始, 添加?目录?二字,并设臵好格式。新起一段落,菜单栏选?插入|索 引和目录? ,点?目录?选项卡, ?显示级别?为 3 级,其他不用改,确

定后 Word 就自动生成目录。 若有章节标题不在目录中, 肯定是没有使用 标题样式或使用不当, 不是 Word 的目录生成有问题, 请去相应章节检查。 此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。 注: 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹, 这是 Word 的域底纹, 打印时是不会打印出来的。在?工具|选项?的?视图?选项卡可以设 臵域底纹的显示方式。

快速编辑长篇文档
现在大家主要都是用 MicrosoftWord 来编辑长篇文档(不论各位用哪 个版本,基本功能都是一致的,以下简称 Word)。如果不能充分 Word 的一些强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技长篇文档的时候, 可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。 一篇长篇文档应该包括两个层次的含义:内容与表现,内容是指文 章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节 段落结构等,表现则是指长篇文档页面大小、边距、各种字体、字号等。 相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有 不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表 的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。 笔者认为,长篇文档?表现?的编辑,是一个非常费时费力的工作。 如果在写长篇文档之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写 和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。 笔者根据自己写硕士长篇文档的体验,向各位提供如下建议,供大家参 考。

文字处理实战正文

1. 用好样式
编写长篇文档,一定要使用样式,除了 Word 原先所提供的标题、 正文等样式外,还可以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要 注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一 个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做 能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式(文档表现)做调整, 只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。 一般情况下,不论撰写学术长篇文档或者学位长篇文档,相应的杂 志社或学位授予机构都会根据其具体要求,给长篇文档撰写者一个清楚 的格式要求。比如,要求宋体、小四,行间距 17 磅等等。这样,长篇文 档的撰写者就可以在撰写长篇文档前对样式进行一番设定,这样就会很 方便的编写长篇文档了。

2. 使用交叉引用设臵编号
一定不要自己敲编号,推荐使用交叉引用,否则手动输入的编号极 可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设臵标题样 式来实现,表格和图形的编号通过设臵题注的编号来完成。在写?参见 第 x 章、如图 x 所示?等字样时,不要自己敲编号,应使用交叉引用。 这样做以后,当插入或删除新的内容时,所有的编号和引用都将自动更 新,无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。

3. 对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有 空格,中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐 方式和段落的缩进等来进行。 如果发现自己手动打了空格, 一定要谨慎, 想想是否可以通过其他方法来避免。同理,一定不要通过敲回车来调整 49

段落的间距。

4. 绘图技巧
长篇文档中会用到很多图表,笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长 篇文档中的图形和表格,表格可以使用 Word 提供的工具进行编写,很 简单,这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑,笔者强烈建议使用 Office2003 中绑定的 MicrosoftOfficeVisioProfessional2003 画。如果不能 忍受 Visio 对象复制到 Word 的速度,还可以试试 SmardDraw,功能不比 Visio 弱,使用不比 Visio 难,速度却快多了。

5. 编辑数学公式
在长篇文档中编辑数学公式, 个人建议使用 MathType5.0, 其实 Word 集成的公式编辑器就是它的 3.0 版。安装 MathType 后,Word 会增加一 个菜单项,其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功 能,这样首先有良好的对齐效果,还可以自动更新编号。Word 正文中插 入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了,很不美观,这部分可以 通过固定行距来修正。但是要提醒长篇文档撰写者,如果你计算机上安 装了 MathType5.0 后,撰写公式的速度非常快,占用少量的 CPU。但是, 当你准备打印长篇文档的时候,要记得找个按照了 MathType5.0 的计算 机打印,不然,我们的公式就?不翼而飞?了。

6. 使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式,可以插 入分节符,并给每一节设臵不同的格式。 上述六点都是关于排版的建议,还是要强调一遍,作者关心的重点 是文章的内容,文章的表现就交给 Word 去处理。如果你发现自己正在 做与文章内容无关的繁琐的排版工作,一定要停下来学一下 Word 的帮 助,因为 Word 早已提供了足够强大的功能。

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7. 使用子文档
学位长篇文档至少要几十页,且包括大量的图片、公式、表格,比 较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里,打开、保存、关闭都需 要很长的时间,且不保险。 建议长篇文档的每一章保存到一个子文档,而在主控文档中设臵样 式。这样每个文件小了,编辑速度快,而且就算文档损坏,也只有一章 的损失,不至于全军覆灭。建议先建主控文档,从主控文档中创建子文 档,个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。

8. 及时保存、多做备份
设臵自动保存,还有一有空就 Ctrl+S。 不但 Word 不可靠,Windows 也不可靠,每天的工作都要有备份才 好。Word 提供了版本管理的功能,将一个文档的各个版本保存到一个文 件里, 并提供比较合并等功能。 不过保存几个版本后文件就大得不得了, 而且一个文件损坏后所有的版本都没了,个人感觉不实用。还是多处备 份吧。 另外提醒一下,插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备 份。否则,哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成 了大红叉,哭都来不及了。

9. 大纲视图与文档结构图
使用大纲视图写文章的提纲,调整章节顺序比较方便。 使用文档结构图让你方便地定位章节。 上面的建议并不全面,但相信比较管用,希望各位长篇文档撰写者 能从中有所收获。如果还有疑问,自己花些时间研究一下 Word 的帮助, 相信会有事半功倍的效果。

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Word 邮件合并打印成绩通知单
首先将数据输出转为 Excel 文件, ?高一.xls? 如 、 ?高二文科.xls? 、 ?高二理科.xls?等,接着使用 Word2000 的?邮件合并?功能把数据调 入到 Word 文档中,这样就便于排版和打印了。 第一步,在 Word2000 中制作成绩通知单基本式样。使用 A4 纸,尽 量缩小页边距,先做出一个通知单表格,为使每个年级都能使用,共设 臵了九个学科的成绩表格。为了方便裁剪,在通知单的最后一行输入两 个?+?号并设为分散对齐。调整表格大小,目的是使每页纸能排放四个 学生的成绩通知单。最后将文档存为?成绩单_基本式样.doc? 。 第二步,进行邮件合并。打开?成绩单_基本式样.doc? ,另存为?成 绩单_基本式样_高二文科.doc? (以高二文科为例,下同) 。选择?工具 —邮件合并? ,出现对话框。合并分三步进行: ⒈?创建?→?分类?→?活动窗口? ; ⒉?获取数据?→?打开数据源?→选择文件?高二文科.xls? ; ⒊?合并?→?编辑主文档? 。 合并成功后, Word 界面会出现一个邮件合并的工具条, 在 此时, ?成 绩单_基本式样_高二文科.doc?与?高二文科.xls?两个文件关联在一 起了。 第三步,在成绩通知单表格中调入数据。在表格中,点击?插入合 并域?(图 2),在出现的域列表中选择对应的项目,依次进行。 点击工具栏上的? 《ABC》 ?图标,可以查看到实际调入的数据。将页 面上的内容复制并粘贴三次, 这样, 一个页面上共有 4 个学生的成绩单。 分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域?班级?前,点击工 具栏上的?插入 Word 域?—?下一记录? ,这样数据指针才会依次往下 跳(图 3)。第一个学生的成绩单上不必这样做,因为一开始,数据指针 是指向第一个学生的,到换页时,数据指针会自动下移一个记录。 第四步, 合并所有数据并生成新 Word 文档。 前面的步骤只是关联数

文字处理实战正文 据库并指定数据位臵,要生成最终的成绩通知单,必须经最后这一步。 点击工具栏中的?合并至新文档?图标,Excel 中的所有数据便依次被 调入到 Word 文档中,生成许多页面。这是一个标准的 Word 文档,将它 保存为?成绩单_高二文科.doc? ,用激光打印机打印,五六分钟就完成 了。 邮件合并功能其实就是 Word 文档与 Excel 等数据库建立关联, 相互 取长补短。应用邮件合并功能可以做的事还很多,如打印标签、打印信 封、打印考号、打印证件等。

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Word 打印技巧集锦
无纸化办公喊了很多年,但事实上,很多时候我们的文档还是需要 打印出来。那作为办公软件中的 Word 有哪些值得使用的打印技巧呢? 打印指定页 选择?文件→打印? ,在?页面范围?部分中选择?当前页?项,则 Word 会打印出当前光标所在页的内容。如果选择了?页码范围?项,就 可以在这里键入指定的页码或页码范围, ?1-1? 如 可以打印第 1 页内容, ?1-3?可以打印出第 1 页至第 3 页的全部内容。如果想打印一些某连续 页码的内容,必须依次键入页码,并以逗号相隔,连续页码可以键入该 范围的起始页码和终止页码,并以连字符相连,例如?2,4-6,8?就可 以打印第 2.4.5.6 和第 8 页。 打印指定部分 如果只想打印出某一页的部分文件,请首先在文件当前窗口中选定 需要打印的部分内容, 选择 ?文件→打印? 再在 , ?打印? 窗口中选择 ?页 面范围?下的?所选内容?即可。 无麻点打印图片 有时在 Word 中嵌入一幅图片,用针式打印机打出来后,图片中的白 色部分总有一些麻点,非常难看,其实,可以将这些麻点去除:导入一 张图片后,右击选择?设臵图片格式? ,并在打开的?设臵图片格式?对 话框中单击?图片?选项卡,选择?颜色?下拉列表框中的?灰色?选 项,接上打印机,打印出来的图片就不会出现麻点了。 黑白打印 单击?文件→打印? ,在?打印?窗口选中一打印机后,按下?属性? 按钮,选择灰色或黑色打印方式,也可以使图片中的麻点消失掉。 只打印奇数页或偶数页 如果某些情况下只想打印文件的奇数页或偶数页,那么可以在?打

印?对话框的?打印?下拉列表框中选择?奇数页?或?偶数页? 。 用不同的格式打印文件 在?新建?对话框中,Word 可以根据不同的要求,打印出不同格式 的文件,如草稿、打印到文件等,这样就可以大大方便用户的办公需要。 打印指定的节 Word 可以打印指定的一个或多个节、或多个节的若干页。如果想打 印一节内的多页,可以键入?p 页码 s 节号? ,例如打印第 3 节的第 5 页 到第 7 页,只要键入?p5s3-p7s3?即可;如果打印整节,只要键入?s 节号? ,如?s3? ;如果想打印不连续的节,可以依次键入节号,并以逗 号分隔,如?s3,s5? ;如果想打印跨越多节的若干节,只要键入此范围 的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号,并以连字符分隔,如 ?p2s2-p3s5? 。 打印草稿 为了加快文件的打印速度,可单击?打印?窗口中的?选项?按钮, 再在打开的?打印?选项卡的?打印选项?下选中?草稿输出?复选框, 这样就能实现以草稿质量打印文件,但此时无法打印格式或图形。不过, 需要注意的是,该选项需要打印机的支持,某些打印机可能不支持此选 项,请认真查阅有关说明文件。 逆页序打印 在打印一个文件时,经常把最前面一页放在最下面,而把最后一页 放在最上面,然后再一张一张地重新翻过来,文件不长倒也好,如果长 了,一张一张重新手工排序会相当麻烦。其实,只要在 Word 中单击打印 对话框中的?选项?按钮,并在打开的?打印?对话框中选中?逆页序 打印?选项并确定,以后 Word 就会把文件从最后面一页开始打起,直至 第一页,这样就可以直接一页一页地整齐地把它们放在一起了。 按纸型缩放打印 在 Word 的打印对话框的右下方有一个?缩放?选项区域,只要用鼠

文字处理实战正文 标单击?按纸型缩放?下拉列表框,再选择所使用的纸张即可实现缩印。 如在编辑文件时所设的页面为 A4 大小,而你却想使用 16 开纸打印,那 只要选择 16 开纸型,Word 会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将 文件打印到 16 开纸上,完全不需重新设臵页面并重新排版。 按每页版数缩印 注意一下 Word 打印对话框的右下方?缩放?选项区域,单击?每页 的版数?下拉列表框,从中选择版数,即可把内容打印到相应的版数上 了。通过此技术,可以把一页纸的内容,打印成 16 个版,真正实现缩印。 打印副本 打印多份同一个文件,没必要按几次?打印?按钮,只要在?打印? 对话框中在?副本?选项区域下的?份数?框中输入要打印的份数,即 可同时打印出几份同一个文件的内容。 如果选中?逐份打印?选项,则 Word 会按打印完一份再顺序打印文 件的另一份,这样就不用在打印完后再分类。如果不选?逐份打印?则 会将所有份数的第一页打印完之后,再打印以后各页。 打印批注或属性 有时文件一多,想在打印完整篇文章的所有正文之后再打印出它的 批注或属性,这样便于归档和管理。要打印批注或属性非常容易,只要 在 Word 打印对话框中用鼠标单击?打印内容?下拉列表框,然后选择想 打印的某项内容(如?文件属性??批注?和?样式?等) 、 ,按下?确定? 后即可打印。 横向打印 在编制试卷时经常需要使用 8 开纸打印, Word 的页面设臵中仅提 而 供了 16 开纸型,于是很多人可能在打印时将 8 开纸对折分两次打印。其 实,没有必要这么麻烦:选择?文件→页面设臵? ,单击?纸型?标签, 选择?纸型?为?自定义大小? ,并把?高度?设为 26 厘米, ?宽度?设 为 36.8 厘米,再把?方向?选为?横向? ,这样就做出了一个 8 开纸了,

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编辑完成后直接打印出来就可以了。 异地打印方案 如果你家里没有打印机,只要在自己的电脑上安装公司或朋友家的 打印机的驱动程序, 然后在 Word 打印对话框中选择 ?打印到文件? 选项, 接下来把打印内容保存到软盘的一个文件上,如 a:\output.prn,最后 到公司或朋友的电脑,进入 Windows 的 DOS 窗口,并输入: copya:\output.prn/bprn(注意一定要有/b 参数,否则会出错) ,再接 通打印机,装上纸即可打印出来了。 取消无法继续的打印任务 有时在打印 Word 文件中间,会遇到打印机卡纸等中断情况,关闭打 印机电源取出纸后再打开电源打印,却会发现无法继续进行了。这时, 无需重新启动系统,只要双击任务栏上的打印机图标,再取消打印工作 即可。 防止 Word 打印信封时打偏 在使用 Word 打印信封时,经常会将信封打偏。其实可以通过修改打 印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边即可:选 择?工具→信封和标签? ,单击?选项? ,在?选项?对话框中选择?打 印选项? ,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击?确定?即 可。 嵌入 TrueType 字体 单击?工具→选项? ,选中?嵌入 TrueType 字体? ,这样可以把创建 此文件所用的 TrueType 字体与文件保存在一起, 当在另一台机器上打开 此文件时,即使这台机器没有安装创建此文件的字体,仍可用这些字体 来查看和打印文件,而不会使用默认的字体来代替。不过,要注意的是, 创建文件的字体必须是 TrueType 字体,否则无法被嵌入。 当采用的系统默认以外的某种 TrueType 字体不超过 32 个字符时, 为减小文件的体积,可同时选中?只嵌入所用字符?复选框。

文字处理实战正文 在打印预览窗口编辑文件 编辑好文件后,选择?文件→打印预览?命令进入预览状态,在预 览状态下,鼠标变成一个放大镜的形状,单击左键可以对窗口进行缩放, 如果想要编辑文件时,只要单击预览快捷工具栏上的?放大镜?命令即 可。 让打印文字不再重叠 有时用 Word 编辑文件时,明明觉得设臵得很正常,而且打印预览时 文字也排列得非常整齐,但用打印机打印后发现偏偏部分文字重叠在了 一起。这时可以选择?文件→页面设臵?命令,对页面的纸张大小,纸 张类型,按照用户所使用的纸张进行设臵,并且对行距、字间距等参数 进行适当调整或直接还原为默认值就可以了。 折页打印 如果想制作实验报告、编制试卷之类的折页文件。利用 Word 完全可 以做出: ?视图→页眉和页脚? 而后切换至第一页的页脚 选择 , (或页眉) 。 对两分栏来说,可在与左栏对应的合适位臵输入?第{={PAGE}*2-1} 页? ,在与右栏对应的合适位臵输入?第{={PAGE}*2}页? 。输入时先 输?第页? ,再将光标插在两者中间,连续按两下 Ctrl+F9 键,输入大 括号? ? {}。然后在大括号? ?内外输入其他字符,完成后,分别选中 {} ? {={PAGE}*2-1} ?和? {={PAGE}*2},单击鼠标右键,选择快捷 ? 菜单中的?更新域? ,即可显示每页左右两栏的正确页码。 此方法可以进一步扩展,如对三分栏文字来说,必须将每栏?第页? 之间的域代码修改为? {={PAGE}*3-2}、{={PAGE}*3-1} ?? ?和? {= {PAGE}*3}。再按上面介绍的方法更新即可。N 分栏则是? ? {={PAGE} *N-(N-1)?? }、{={PAGE}*N-(N-2)?……? } {={PAGE}*N},并 ? 要注意通过先将其选中,然后右击鼠标,选择快捷菜单中的?切换域代 码?命令来更新域。 反片输出文件

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利用 WPS2000/Office 中的打印输出窗口中的?反片输出?功能可以 制作出反片效果。其实,在 Word 中也能实现:按下 Ctrl+P 打印对话框, 然后单击打印机的?属性?按钮,在打开的打印机属性设臵对话框中单 击?高级?按钮,然后选择?打印机功能?中?MirrorPrint?下拉框中 ?True?项(视不同打印机会有不同选项),然后连续按下?确定?三次 即可把文件反片输出来了。 避免打印出不必要的附加信息 有时在打印一篇文当时会英名其妙地打印出一些附加信息, 如批注、 隐藏文字域代码等。通过下面的技巧可以避免打印出这些不必要的附加 信息:在打印前选择?工具→选项? ,单击?打印?标签,然后取消?打 印文件的附加信息?下所有复选框即可。 打印含窗体的格式化文件 利用 Word 中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文件, 方 便其他用户在文件中特定的地方填写相关的信息。如果想利用已事先打 印好的含窗体的空白文件(即在填写区还没有填写内容)打印多份不同 的统计信息,只要选择?工具→选项? ,再选择?打印?标签,选中?只 用于当前文档的选项?下的?仅打印窗体城内容?复选框,这样当在窗 体中填写完信息后,打印出来的将仅仅是所填写的信息,而不是将整个 统计表格文件打印出来。 快速打印 Word 快捷键 使用 Word 快捷键,确实可以给带来很多方便。不过,通过下面的技 巧,可以把 Word 中的所有快捷键打印出来的方法:启动 Word,再选择 ?工具→宏? ,再单击?宏的位臵?下拉列表框,选择?Word 命令? 。然 后在?宏名?框中,选择 ListCommands 命令,单击?运行?按钮。接着 在出现的?命令列表?对话框中,选择?当前菜单和快捷键设臵? ,单击 ?确定?按钮。此时 Word 会生成当前所有菜单和快捷键的列表。最后要 做的只是选择?文件→打印?命令即可打印出 Word 中的所有快捷键。

文字处理实战正文 快速取消后台打印任务 当给打印机发出打印任务后,会在 Word 的状态栏上出现打印机图 标,说明 Word 正在后台打印文件,而打印机图标旁边的数字显示的是正 在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务,不过你的动作可要 快一些,否则将无法取消打印任务。 一般在默认状态下, Word 会显示状态栏。 如果没有显示, 请执行 ?工 具?菜单中的?选项? ,再选择?视图?选项卡,然后选中?显示?下的 ?状态栏?复选框,按?确定?按钮即可显示状态栏。
Excel 使用技巧集锦——163 种技巧 目 录
一、 基本方法 65 1. 快速选中全部工作表 65 2. 快速启动 EXCEL 65 3. 快速删除选定区域数据 65 4. 给单元格重新命名 65 5. 在 EXCEL 中选择整个单元格范围 66 6. 快速移动/复制单元格 66 7. 快速修改单元格式次序 66 8. 彻底清除单元格内容 66 9. 选择单元格 66 10. 为工作表命名 66 11. 一次性打开多个工作簿 67 12. 快速切换工作簿 67 13. 选定超级链接文本(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 67 14. 快速查找 67 15. 修改默认文件保存路径 68 16. 指定打开的文件夹 68 17. 在多个 EXCEL 工作簿间快速切换 68 18. 快速获取帮助 68 19. 创建帮助文件的快捷方式 68 20. 双击单元格某边移动选定单元格 68 21. 双击单元格某边选取单元格区域 69 22. 快速选定不连续单元格 69 23. 根据条件选择单元格 69 24. 复制或移动单元格 69 25. 完全删除 EXCEL 中的单元格 69 26. 快速删除空行 69 27. 回车键的粘贴功能 70

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28. 快速关闭多个文件 70 29. 选定多个工作表 70 30. 对多个工作表快速编辑 70 31. 移动和复制工作表 70 32. 工作表的删除 70 33. 快速选择单元格 70 34. 快速选定 EXCEL 区域(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 71 35. 备份工件簿 71 36. 自动打开工作簿 71 37. 快速浏览长工作簿 71 38. 快速删除工作表中的空行 71 39. 绘制斜线表头 71 40. 绘制斜线单元格 72 41. 每次选定同一单元格 72 42. 快速查找工作簿 72 43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 72 44. 制作个性单元格 72 二、 数据输入和编辑技巧 73 1. 在一个单元格内输入多个值 73 2. 增加工作簿的页数 73 3. 奇特的 F4 键 73 4. 将格式化文本导入 EXCEL 73 5. 快速换行 74 6. 巧变文本为数字 74 7. 在单元格中输入 0 值 74 8. 将数字设为文本格式 74 9. 快速进行单元格之间的切换(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 10. 在同一单元格内连续输入多个测试值 75 11. 输入数字、文字、日期或时间 75 12. 快速输入欧元符号 75 13. 将单元格区域从公式转换成数值 75 14. 快速输入有序文本 75 15. 输入有规律数字 75 16. 巧妙输入常用数据 76 17. 快速输入特殊符号 76 18. 快速输入相同文本 76 19. 快速给数字加上单位 76 20. 巧妙输入位数较多的数字 77 21. 将 WPS/WORD 表格转换为 EXCEL 工作表 77 22. 取消单元格链接 77 23. 快速输入拼音 77 24. 插入“√” 77 25. 按小数点对齐 77 26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 78 74

文字处理实战正文
27. 在 EXCEL 中快速插入 WORD 表格 78 28. 设置单元格字体 78 29. 在一个单元格中显示多行文字 78 30. 将网页上的数据引入到 EXCEL 表格 78 31. 取消超级链接 78 32. 编辑单元格内容 79 33. 设置单元格边框 79 34. 设置单元格文本对齐方式 79 35. 输入公式 79 36. 输入人名时使用“分散对齐”(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 79 37. 隐藏单元格中的所有值(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 79 38. 恢复隐藏列 80 39. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 80 40. 彻底隐藏单元格 80 41. 用下拉列表快速输入数据 80 42. 快速输入自定义短语 80 43. 设置单元格背景色 81 44. 快速在多个单元格中输入相同公式 81 45. 同时在多个单元格中输入相同内容 81 46. 快速输入日期和时间 81 47. 将复制的单元格安全地插入到现有单元格之间 48. 在 EXCEL 中不丢掉列标题的显示 81 49. 查看与日期等效的序列数的值 82 50. 快速复制单元格内容 82 51. 使用自定义序列排序(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 82 52. 快速格式化 EXCEL 单元格 82 53. 固定显示某列 82 54. 在 EXCEL 中快速编辑单元格 82 55. 使用自动填充快速复制公式和格式 83 56. 为单元格添加批注 83 57. 数据自动输入 83 58. 在 EXCEL 中快速计算一个人的年龄 83 59. 快速修改单元格次序 83 60. 将网页上的数据引入到 EXCEL 表格中 84 三、 图形和图表编辑技巧 84 1. 在网上发布 EXCEL 生成的图形 84 2. 创建图表连接符 84 3. 将 EXCEL 单元格转换成图片形式插入到 WORD 中 84 4. 将 WORD 内容以图片形式插入到 EXCEL 表格中 85 5. 将 WORD 中的内容作为图片链接插入 EXCEL 表格中 85 6. 在独立的窗口中处理内嵌式图表 85 7. 在图表中显示隐藏数据 85 81

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8. 在图表中增加文本框 85 9. 建立文本与图表文本框的链接 86 10. 给图表增加新数据系列 86 11. 快速修改图表元素的格式 86 12. 创建复合图表 86 13. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 86 14. 将自己满意的图表设置为自定义图表类型 87 15. 复制自定义图表类型 87 16. 旋转三维图表 87 17. 拖动图表数据点改变工作表中的数值 87 18. 把图片合并进你的图表 87 19. 用图形美化工作表 88 20. 让文本框与工作表网格线合二为一 88 21. 快速创建默认图表 88 22. 快速创建内嵌式图表 88 23. 改变默认图表类型 89 24. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表 89 25. 利用图表工具栏快速设置图表 89 26. 快速选取图表元素 89 27. 通过一次按键创建一个 EXCEL 图表 89 28. 绘制平直直线 90 四、 函数和公式编辑技巧 90 1. 巧用 IF 函数清除 EXCEL 工作表中的 0 90 2. 批量求和 90 3. 对相邻单元格的数据求和 90 4. 对不相邻单元格的数据求和 91 5. 利用公式来设置加权平均 91 6. 自动求和 91 7. 用记事本编辑公式 91 8. 防止编辑栏显示公式 91 9. 解决 SUM 函数参数中的数量限制 92 10. 在绝对与相对单元引用之间切换 92 11. 快速查看所有工作表公式 92 12. 实现条件显示 92 五、 数据分析和管理技巧 93 1. 管理加载宏 93 2. 在工作表之间使用超级连接 93 3. 快速链接网上的数据 93 4. 跨表操作数据 93 5. 查看 EXCEL 中相距较远的两列数据 93 6. 如何消除缩位后的计算误差(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 7. 利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算 94 8. WEB 查询94 94

文字处理实战正文
9. 在 EXCEL 中进行快速计算 94 10. 自动筛选前 10 个 95 11. 同时进行多个单元格的运算(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 12. 让 EXCEL 出现错误数据提示 95 13. 用“超级连接”快速跳转到其它文件 95 六、 设置技巧 96 1. 定制菜单命令 96 2. 设置菜单分隔线 96 3. 备份自定义工具栏 96 4. 共享自定义工具栏 96 5. 使用单文档界面快速切换工作簿 96 6. 自定义工具栏按钮 97 95

一、

基本方法

1. 快速选中全部工作表
右键单击工作窗口下面的工作表标签, 在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令 即可() 。

2. 快速启动 Excel
如果想在启动系统自动运行 Excel,可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标,进入 Windows 目录,依次打开“Start Menu\Programs\启动”文件夹; 2.打开 Excel 所在的文 件夹, 用鼠标将 Excel 图标拖到“启动”文件夹, 这时 Excel 的快捷方式就被复制到“启 动”文件夹中,下次启动 Windows 就可快速启动 Excel 了。 如果 Windows 系统已 启动,你可用以下方法快速启动 Excel: 方法一:单击“开始→文档”命令里的任一 Excel 工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我的电脑”中将 Excel 应用程序拖到桌面上, 然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”, 以后启动时只需双击快捷方式 即可。

3. 快速删除选定区域数据
如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出 选定区域即释放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程 中变成灰色模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。

4. 给单元格重新命名
Excel 给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如 D3 表 示第四列、第三行的单元格。 如果要将某单元格重新命名, 可以采用下面两种方法:

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1.只要用鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中 名字,就可以输入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击“插入→名称→ 定义”命令,显示“定义名称”对话框,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字, 单击“确定”按钮即可 。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是 () 字母或汉字,它最多可包含 255 个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能 有空格且不能与单元格引用相同。

5. 在 Excel 中选择整个单元格范围
在 Excel 中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格——你将得 到所需的单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元 格,包括那些你不打算使用的单元格。

6. 快速移动/复制单元格
先选定单元格, 然后移动鼠标指针到单元格边框上, 按下鼠标左键并拖动到新位置, 然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按下 Ctrl 即可。

7. 快速修改单元格式次序
在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住 Shift 键可以快速修改单元 格内容的次序。方法为:选定单元格,按下 Shift 键,移动鼠标指针至单元格边缘, 直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会 变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成 操作后,单元格间的次序即发生了变化。

8. 彻底清除单元格内容
先选定单元格,然后按 Delete 键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保 留着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围, 单击“编辑→清除”命令,这时显示“清除”菜单() ,选择“全部”命令即可,当然你也 可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。

9. 选择单元格
选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中 左上角的单元格, 然后按住鼠标左键向右拖曳, 直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住 Ctrl 键,然后再选另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时 该行或该列第一个单元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处 的按钮,即可选定整个工作表。

10. 为工作表命名

文字处理实战正文
为了便于记忆和查找,可以将 Excel 的 sheet1、sheet2、sheet3 工作命名为容易记忆 的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击“格式→工作表→重命名”命令, 这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双 击当前工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。

11. 一次性打开多个工作簿
利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件 夹,按住 Shift 键或 Ctrl 键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它 们全部选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动 Excel 2002,并将上 述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART 文件夹中,以后启动 Excel 2002 时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动 Excel 2002,单击“工具→ 选项”命令,打开“选项”对话框,点击“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文 件”后面的方框中输入一个文件夹的完整路径(如 d:\Excel),单击“确定”退出。然后 将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动 Excel 2002 时,上述文 件夹中的所有文件(包括非 Excel 格式的文档)被全部打开。 方法四 在 Excel 2002 中,单击“文件→打开”命令,按住 Shift 键或 Ctrl 键,在弹出的对话框文件列表中 选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工 作簿。 方法五 用上述方法,将需要同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文 件→保存工作区”命令, 打开“保存工作区”对话框, 取名保存。 以后只要用 Excel 2002 打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。

12. 快速切换工作簿
对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿 进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字, 要直接切换到一个工作簿,可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列 出 9 个工作簿,若多于 9 个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用 该命令,则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击 其中需要的名字即可。

13. 选定超级链接文本(微软 Office 技巧大 赛获奖作品)
如果需要在 Excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时, 单击并按住可选定单元格。

14. 快速查找
在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选 定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找 内容时,可以使用问号(?)和星号(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)

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代表一个字符, 星号 (*) 代表一个或多个字符。 需要注意的问题是, 既然问号 (?) 和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这 两个字符前加上波浪号(~)就可以了。

15. 修改默认文件保存路径
启动 Excel 2002,单击“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标签中, 将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建 Excel 工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定 的文件夹中。

16. 指定打开的文件夹
我们可以指定打开文件的文件夹, 方法如下: 单击“开始→运行”, 输入 regedit 命令, 打 开 “ 注 册 表 编 辑 器 ” , 展 开 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为 “mydoc”,然后在该主键中新建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值 分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:\mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭“注 册表编辑器”,重启电脑。以后在 Excel 2002 中进行“打开”操作时,打开对话框左 侧新添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可进入“d:\mypath”文件夹。

17. 在多个 Excel 工作簿间快速切换
按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。

18. 快速获取帮助
对于工具栏或屏幕区,按组合键“Shift+F1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击 工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。

19. 创建帮助文件的快捷方式
Excel 帮 助 文 件 是 编 译 的 HTML 帮 助 文 件 Xlmain10.chm, 存 放 在 安 装 目 录 \Office10\2052 目录中,单击并拖拉此文件到 Windows 快速启动工具栏上。此后, 不管 Excel 是否在运行, 而且也不用调用 Office 助手, 单击 Windows 快速启动工具 栏上的这个图标将引出 Excel 帮助。

20. 双击单元格某边移动选定单元格
在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一 边,注意要选择与移动方向相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单元 格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠 标指针变为白色箭头的形状,双击选择单元格的某边,鼠标指针将沿选定的方向移 动到特定的单元格中。如果此方向相邻单元格为空白单元格,则将移动到连续最远

文字处理实战正文
的空白单元格中;如果此方向相邻单元格为非空白单元格,则将移动到连续最远的 非空白单元格中。

21. 双击单元格某边选取单元格区域
与上一技巧类似,如果在双击单元格边框的同时按下 Shift 键,根据此方向相邻单 元格为空白单元格或非空白单元格选取从这个单元格到最远空白单元格或非空白 单元格的区域。

22. 快速选定不连续单元格
按下组合键“Shift+F8”,激活“添加选定”模式,此时工作簿下方的状态栏中会显示 出“添加”字样,以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定,而不必按住 Ctrl 键不放。

23. 根据条件选择单元格
单击“编辑→定位”命令,在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要 选中区域的类型,在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型() ,例如“常 量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后符合条 件的所有单元格将被选中。

24. 复制或移动单元格
把单元格从一个位置复制或移到另一个位置, 其方法为:选择源单元格, 单击“编辑” 菜单中的“剪切”或“复制”命令,选定目标单元格,从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令, 则源单元格便被移动或复制到目标单元格中了。

25. 完全删除 Excel 中的单元格
想将某单元格(包括该单元格的格式和注释)从工作表中完全删除吗?只要选择需 要删除的单元格,然后按下“Ctrl+ -(减号)”,在弹出的对话框中选择单元格移动 的方式,周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

26. 快速删除空行
有时为了删除 Excel 工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做 非常不方便。你可以利用自动筛选功能来实现,方法是:先在表中插入新的一行(全 空),然后选择表中所有的行,单击“数据→筛选→自动筛选”命令,在每一列的顶 部,从下拉列表中选择“空白”。在所有数据都被选中的情况下,单击“编辑→删除 行”,然后按“确定”,所有的空行将被删去。 注意:插入一个空行是为了避免删除第 一行数据。

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27. 回车键的粘贴功能
回车键也有粘贴功能,当复制的区域还有闪动的复制边框标记时(虚线框),按下回 车键可以实现粘贴功能。 注意:不要在有闪动的复制边框标记时使用回车键在选定 区域内的单元格间进行切换,此时你应该使用 Tab 键或方向键进行单元格切换。

28. 快速关闭多个文件
按住 Shift 键,打开“文件”菜单,单击“全部关闭”命令,可将当前打开的所有文件 快速关闭。

29. 选定多个工作表
若选择一组相邻的工作表,可先选第一个表,按住 Shift 键,再单击最后一个表的 标签;若选不相邻的工作表,要按住 Ctrl 键,依次单击要选择的每个表的标签;若要 选定工作簿中全部的工作表,可从表标签快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。

30. 对多个工作表快速编辑
如果想一次操作多张相同的工作表, 省略以后的复制、 粘贴操作, 可采用以下方法。 按住 Shift 键或 Ctrl 键并配以鼠标操作,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻 的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。一般情况下,进行的操作主要有如 下几种: 1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。 2.输入相同的数据, 可快速在多个工作表中输入相同的数据。 3.快速操作,在多个工作表中进行一系 列相同操作,如设置字号、字体、颜色,进行单元格的合并撤销等。 4.输入公式, 快速输入相同的公式,进行公式汁算。

31. 移动和复制工作表
不仅可以在一个工作簿里移动和复制工作表, 还可以把表移动或复制到其它工作簿 里。 若要移动工作表, 只需用鼠标单击要移动的表的标签, 然后拖到新的位置即可。 若要复制工作表,只需先选定工作表,按下 Ctrl 键,然后拖动表到新位置即可。当 然,用这种方法可以同时移动和复制几个表。移动后,以前不相邻的表可变成相邻 表。

32. 工作表的删除
单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永久 删除。 注意:“删除工作表”命令是不能还原的,删除的工作表将不能被恢复。

33. 快速选择单元格
在选择单元格(行,列)时,同时按住 Shift 键可以选中连续的单元格(行、列)。 在 选择单元格(行、列)时,同时按住 Ctrl 键可以选中不连续的单元格(行、列)。

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34. 快速选定 Excel 区域(微软 Office 技巧 大赛获奖作品)
在 Excel 中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角 单元格,同时按住 Shift 键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另外: 按住 Ctrl 键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。 事实上选定区域和顺序无关, 只需首先选定矩形区域的一个角的单元格,在按下 Shift 的同时单击对角单元格。

35. 备份工件簿
单击“文件→保存”命令,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮, 单击“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项() ,单击“确定” 按钮保存。以后修改该工作簿后再保存,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直 接打开使用。

36. 自动打开工作簿
(微软 Office 技巧大赛获奖作品) 我们只要将某个需要自动打开的工作簿的快捷 方式放到 C:\Prograrn Files\Microsoft Office\Office10\XLStart 文件夹中,以后每次启 动时,Excel 都会自动打开相应工作簿。

37. 快速浏览长工作簿
当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到当前工作表的左 上角(即 A1 单元格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。另 外,如果你选取了一些内容,那么你可以通过重复按“Ctrl+.(句号)”在所选内容 的 4 个角单元格上按顺时针方向移动。

38. 快速删除工作表中的空行
如果用户想删除 Excel 工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后 逐行删除,但这样做操作量非常大,很不方便。下面提供一种快速删除工作表中的 空行的方法:首先打开要删除空行的工作表,在打开的工作表中单击“插入→列”命 令,从而插入一新的列 X,在 X 列中顺序填入整数,然后根据其他任何一列将表 中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中 X 列的数据,以 X 列重新排序,然后删去 X 列。

39. 绘制斜线表头
一般情况下在 Excel 中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。不 过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。能不能在 Excel 中可以实现斜线 表头,下面就是具体的方法: 由于作为斜线表头的单元格都要比其他单元格大,所 以首先将表格中第一个单元大小调整好。然后单击选中单元格,单击“格式→单元

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格”命令,弹出“单元格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方式选择为“靠 上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中(),再选择“边框”标签,按下“外 边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单元格添加一格 对角线(),设置好后,单击“确定”按钮,这时 Excel 的第一个单元格中将多出一个 对角线。现在双击第一单元格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”, 接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这 4 个字向后移动(因为我们在单 元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超过单元格时, 将自动换到下一行)。现在单击表格中任何一处,退出第一单元格看看,一个漂亮 的斜线表头就完成了。

40. 绘制斜线单元格
利用 Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮,可以在单元格中画左、右斜线。如果想 在单元格中画多条斜线, 就必须利用“绘图”工具, 方法是:打开 Excel 的“绘图”工具, 单击“直线”按钮,待光标变成小十字后拖动光标,即可画出需要的多条斜线。只要 画法正确,斜线可随单元格自动伸长或缩短。至于斜线单元格的其他表格线,仍然 按上面介绍的方法添加。当然,斜线单元格的数据输入要麻烦一些,通常的做法是 让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”),再添加空格即可将数据放到合适位置。

41. 每次选定同一单元格
有时,为了测试某个公式,需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入 一个值后按下 Enter 键查看结果,活动单元格就会默认移到下一个单元格上,必须 用鼠标或上移箭头重新选定原单元格,极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键,则 问题会立刻迎刃而解,既能查看结果,当前单元格也仍为活动单元格。

42. 快速查找工作簿
你可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻,方法为: 1.单击工具栏中的“打开”按 钮,在“打开”对话框里,输入文件的全名或部分名,可以用通配符代替; 2.在“文本 属性”编辑框中,输入想要搜寻的文字; 3.单击“开始查找”即可。

43. 禁止复制隐藏行或列中的数据
如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域, 然后把它粘贴到一个新的工作表, 那么 Excel 把隐藏列也粘贴过来了。要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据 区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,出现“定位条件”对话框, 选中“可见单元格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会得到你所希望的结果。

44. 制作个性单元格
如果你的表格需要菱形、三角形之类的特殊单元格,可用以下方法实现:先在单元 格内输入数据,然后打开“绘图”工具栏,在“自选图形→基本形状”子菜单中找到需 要的图形。单击后光标变成一个小十字,由单元格左上角向右下角拖动,即可画出

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所需形状的单元格。如果单元格的内容被覆盖,可用鼠标右击刚刚画出的单元格, 选择快捷莱单中“设置自选图形格式”命令。将“设置自选图形格式”和“颜色与线条” 选项卡打开,选中“颜色→填充”下拉列表下“无填充颜色”,“确定”后单元格内的原 有内容即会显示出来。如果你将“属性”选项卡中的“大小、位置均随单元格而变”选 项选中,它还会随单元格自动改变大小。

一、

数据输入和编辑技巧

45. 在一个单元格内输入多个值
我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值, 以查看引用此单元格的其他单元 格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非 常不便。其实可以采用以下方法:单击鼠标选定单元格,然后按住 Ctrl 键再次单击 鼠标选定此单元格,此时,单元格周围将出现实线框,再输入数据,敲回车键就不 会移动了。

46. 增加工作簿的页数
单击“插入→工作表”命令,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多 可以有 255 张工作表。

47. 奇特的 F4 键
Excel 中有一个快捷键的作用极其突出,那就是 F4 键。作为“重复”键,F4 键可以 重复前一次操作,在很多情况下起作用,比如在工作表内加入或删除一行,然后移 动插入点并按下 F4 键以加入或删除另一行,根本不需要使用菜单。

48. 将格式化文本导入 Excel
1.在 Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,当然你 也可以用逗号、分号、Tab 键作为分隔符。输入完成后,保存此文本文件并退出; 2. 在 Excel 中打开刚才保存的文本文件,出现“文本导入向导-3 步骤之 1”对话框,选 择“分隔符号”,单击“下一步”; 3.在“文本导人向导-3 步骤之 2”对话框中选择文本数 据项分隔符号,Excel 提供了 Tab 键、分号、逗号以及空格等供你选择。注意,这 里的几个分隔符号选项应该单选。你在“预览分列效果”中可以看到竖线分隔的效 果。单击“下一步”; 4.在“文本导人向导-3 步骤之 3”对话框中,你可以设置数据的类 型,一般不需改动,Excel 自动设置为“常规”格式。“常规”数据格式将数值转换为 数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。单击“完成”按钮即 可。

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49. 快速换行
我们在使用 Excel 制作表格时经常会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字的 情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格,而不是换行,有一个简便实 用的操作方法可以实现换行:在选定单元格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回 车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。

50. 巧变文本为数字
在工作中,发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入 Excel 中后居然是以 文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格 格式为数字也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:在空白的 单元格中填人数字 1,然后选中这个单元格,执行“复制”命令,然后再选中所要转 换的范围,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发现它们都变为数字了。

51. 在单元格中输入 0 值
一般情况下,在 Excel 表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出 该单元格,格中数字就会自动变成“5”、“4”,Excel 默认的这种做法让人使用非常 不便,我们可以通过下面的方法来避免出现这种情况:先选定要输入诸如“05”、 “4.00”之类数字的单元格, 鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格 式”,在接着出现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。 这样,在这些单元格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。

52. 将数字设为文本格式
不论是否对含有数字的单元格应用了文本格式, Excel 都会将数字保存为数字数据。 若要使 Excel 将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单元格设置成文本 格式,然后键入数字。如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。方 法是: 1.选择含有要设置成文本格式的数字单元格; 2.单击“格式→单元格”命令,然 后单击“数字”选项卡(); 3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”; 4. 单击每个单元格,按 F2 键,然后再按 Enter 键重新输入数据。

53. 快速进行单元格之间的切换(微软 Office 技巧大赛获奖作品)
在 Excel 中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用鼠标来进行单元 格之间的切换。方法如下:用鼠标圈定一定区域后,按 Tab 键可使目标单元格向后 移, 按“Shift+Tab”可向前移。 这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标, 从而提高输入速度。 提示:事实上,采用此方法最大的好处是,在一行的最后一个 单元格,继续按 Tab,则可以转到下一行开始的单元格;在选定区域最后一行的最后 一个单元格继续按 Tab 则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用 Enter 可以 按列输入数据。

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54. 在同一单元格内连续输入多个测试值
一般情况下,当我们在单元格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单元 格, 如果我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值以查看引用此单元格的其他 单元格的动态效果时, 就需要进行以下操作:单击“工具→选项→编辑”, 取消选中“按 Enter 键后移动”选项() ,从而实现在同一单元格内输人多个测试值。

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输入数字、文字、日期或时间

单击需要输入数据的单元格,键入数据并按 Enter 或 Tab 键即可。如果是时间,用 斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果 按 12 小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母 a(上午) 或 p(下午), 例如,9:00 p。否则,如果只输入时间数字,Excel 将按 AM(上午)处理。

56. 快速输入欧元符号
先按下 Alt 键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入 0128 这 4 个数字,松开 Alt 键,就可以输入欧元符号。

57. 将单元格区域从公式转换成数值
有时,你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值,常规方法是使用“选择 性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。其实,有更简便的方法:首先选取包含公式的 单元格区域,按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标),然 后再把它拖回去,在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时,单元格区域边框变花 了),从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”。

58. 快速输入有序文本
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……) 、日期(1 日、2 日……) 可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第 1、 等, 第 2 两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”) 。同时选中上述两个单 元格,将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充 柄”) ,按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后, 松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单元 格中。

59. 输入有规律数字
有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……) ,我们可以 用右键拖拉的方法来完成:先在第 1、 2 两个单元格中输入该序列的前两个数值 第 (2、 4) 同时选中上述两个单元格, 。 将鼠标移至第 2 个单元格的右下角成细十字线状时, 按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出

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一个菜单() ,选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单元格格 式”分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入 2、4、6、8……) 。

60. 巧妙输入常用数据
有时我们需要输入一些数据,如单位职工名单,有的职工姓名中生僻的字输入极为 困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了。具体方法如下: 将职工姓名输入连续的单元格中,并选中它们,单击“工具→选项”命令打开“选项” 对话框,选“自定义序列”标签() ,先后按“导入”、“确定”按钮。以后在任一单元格 中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名) ,用“填充柄”即可将该职 工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

61. 快速输入特殊符号
有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本, 特别是要多次输入一些特殊符 号(如※) ,非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的 方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如 X,注意:不能是表格中需要的字母) ,等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令, 打开“替换”对话框() ,在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”,在“替换 为”下面的方框中输入“※”,将“单元格匹配”前面的钩去掉(否则会无法替换) ,然 后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。

62. 快速输入相同文本
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的 “Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元 格中输入同一文本(如“有限公司”) ,我们先在第一个单元格中输入该文本,然后 用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已 经输入过, 当你输入该文本前面几个字符时, 系统会提示你, 你只要直接按下 Enter 键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同, 直接按下“Ctrl+D(或 R) ”键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R” 是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住 Ctrl 键的 同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下 “Ctrl+Enter”键即可。

63. 快速给数字加上单位
有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等) ,少量的我们可以直接输入, 而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。 我们用下面的方法来实现单位的自动 输入:先将数值输入相应的单元格中 (注意:仅限于数值) 然后在按住 Ctrl 键的同时, , 选取需要加同一单位的单元格,单击“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话 框() ,在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义”选项,再在“类型”下面的方框 中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的 后面。

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64. 巧妙输入位数较多的数字
大家知道,如果向 Excel 中输入位数比较多的数值(如身份证号码) ,则系统会将 其转为科学计数的格式,与我们的输入原意不相符,解决的方法是将该单元格中的 数值设置成“文本”格式。 如果用命令的方法直接去设置, 也可以实现, 但操作很慢。 其实我们在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了(注意:'必 须是在英文状态下输入) 。

65. 将 WPS/Word 表格转换为 Excel 工作表
有时需要将 WPS/Word 编辑过的表格转换成 Excel 工作表,可利用 Excel 的数据 库操作、宏操作等功能进行分析、处理,转换方法非常简单: 1.启动 WPS/Word, 打开 WPS/Word 文档,拖动鼠标,选择整个表格,再在“编辑”菜单中选择“复制” 命令; 2.启动 Excel, 打开 Excel 工作表, 单击目标表格位置的左上角单元格, 再在“编 辑”菜单中选择“粘贴”命令。 注:若需将老版本的 WPS 表格转换为 Excel 工作表, 应先将其用 WPS97/WPS2000/WPS Office 或 Word 打开,再进行转换。

66. 取消单元格链接
将链接单元格格式更改为数值格式就可以取消单元格链接,方法如下:选择包含链 接的单元格, 然后单击“复制”按钮, 保持该格处于选中状态, 单击鼠标右键选择“选 择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”,单元格内容就被单元格实际数值替代, 与其它源文件的链接就删除了。

67. 快速输入拼音
选中已输入汉字的单元格,然后单击“格式→拼音信息→显示或隐藏”命令,选中的 单元格会自动变高,再单击“格式→拼音信息→编辑”命令,即可在汉字上方输入拼 音。单击“格式→拼音信息→设置”命令,可以修改汉字与拼音的对齐关系。

68. 插入“√”
首先选择要插入“√”的单元格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入 a 或 b, 即在单元格中插入了“√”。

69. 按小数点对齐
有以下两种方法使数字按小数点对齐: 1.选中位数少的单元格,根据需要单击格式 工具栏上的“增加小数位数”按钮多次, 将不足位数补以 0。 2.选中位数少的单元格, 右键单击选择“设置单元格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数 值”,在右面的“小数位数”中输入需要的) ,程序就会自动以 0 补足位数。同样,对 于位数多的单元格,如果设置了较少的小数位数,程序会自动去掉后面的数字。

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70. 对不同类型的单元格定义不同的输入法
在一个工作表中,通常既有数字,又有字母和汉字。于是,我们在编辑不同类型的 单元格时,需要不断地切换中英文输入法,这不但降低了编辑效率,而且让人觉得 麻烦。下面的方法能让 Excel 针对不同类型的单元格,实现输入法的自动切换: 1. 选择需要输入汉字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令,在“数据有效性”对话 框中选择“输入法模式”选项卡,在“模式”下拉列表中选择“打开”,单击“确定”按钮 (); 2.同样,选择需要输入字母或数字的单元格区域,单击“数据→有效性”命令, 选择“输入法模式”选项卡, 在“模式”下拉列表中选择“关闭(英文模式)”, 单击“确定” 按钮。 此后,当插入点处于不同的单元格时,Excel 会根据上述设置,自动在中英 文输入法间进行切换,从而提高了输入效率。

71. 在 Excel 中快速插入 Word 表格
1.打开 Word 表格所在的文件; 2.打开要处理 Word 表格的 Excel 文件,并调整好两 窗口的位置,以便看见表格和要插入表格的区域; 3.选中 Word 中的表格; 4.按住鼠 标左键,将表格拖到 Excel 窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。

72. 设置单元格字体
选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本,单击“格式→单元格”命 令,在“字体”框中,单击所需字体,在“字号”框中,单击所需的字体大小即可() 。 另外,如果某一单元格中的少量数据不可见,那么可减小这些数据字体的大小,而 不用调整列的宽度,以显示单元格中所有数据。

73. 在一个单元格中显示多行文字
选定要设置格式的单元格,单击“格式→单元格”命令,在打开的单元格格式对话框 中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框()即可。

74. 将网页上的数据引入到 Excel 表格
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到 Excel 中,而且效果极佳。你可 以选中信息并复制它,然后将信息粘贴到 Excel 中,或者可以选中信息并将其拖放 到 Excel 中。使用这种“拖放”方法传输和处理任何基于网络的表格数据会显得非常 简单并且异常快捷。在 Excel 2002 中,你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件,并获得同样的功能、格式及编辑状态。

75. 取消超级链接
下面介绍两个方法,让你方便地取消 Excel 中的超级链接。 1.如果正在输入 URL 或 E-mail 地址,在输入完毕后敲回车键,刚才输入的内容会变成蓝色,此时单击 智能标记选择“撤消超链接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超级链接, 右键单 击单元格,在快捷菜单中选择“取消超链接”命令即可。

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76. 编辑单元格内容
双击要键入数据的单元格,直接输入数据或对其中内容进行修改,完成后若要确认 所做的改动,按 Enter 键即可;若取消所做的改动,按 Esc 键。另外,你还可以单击 单元格, 再单击工作表上边的编辑栏, 你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。

77. 设置单元格边框
选择要添加边框的所有单元格,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡 , () 然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不同的颜色,再单 击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。 要设置含有旋转文本的选定单元格 的样式,单击“格式→单元格”命令,选择“边框”选项卡,然后使用“预置”下的“外边 框” 和“内部”按钮,边框应用于单元格的边界,它会和文本旋转同样的角度。

78. 设置单元格文本对齐方式
选择要设置文本对齐的单元格,单击“格式→单元格”命令,单击“对齐”标签,然 后根据需要设置文本对齐方式即可。

79. 输入公式
单击将要在其中输入公式的单元格,然后键入=(等号),若单击了“编辑公式”按钮 或“粘贴函数”按钮,Excel 将插入一个等号,接着输入公式内容,按 Enter 键。

80. 输入人名时使用“分散对齐” 微软 Office ( 技巧大赛获奖作品)
在 Excel 表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个 字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的方法。我们以一列为例, 将名单输入后,选中该列,点击“格式→单元格→对齐”,在“水平对齐”中选择“分 散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

81. 隐藏单元格中的所有值(微软 Office 技 巧大赛获奖作品)
有时候,我们需要将单元格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单 元格。 单击“格式→单元格”命令, 选择“数字”选项卡, 在“分类”列表中选择“自定义”, 然后将“类型”框中已有的代码删除,键入“;;;”(3 个分号)即可() 提示:你也许奇 。 怪为什么会这样,其实单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本 4 个部 分组成。这 4 个部分用 3 个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单元格中 显示。现在都空了,当然就都不显示了。

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82. 恢复隐藏列
通常,选择隐藏列两边列上的单元格,然后选择“格式→列→取消隐藏”菜单项可以 恢复隐藏的列。其实恢复隐藏列还有一种快捷方法:将鼠标指针放置在列标的分割 线上,例如,若隐藏 B 列,则将鼠标指针放置在列 A 和列 C 的分割线上,轻轻地 向右移动鼠标指针,直到鼠标指针从两边有箭头的单竖变为两边有箭头的双竖杠, 此时拖动鼠标就可以打开隐藏的列。

83. 快速隐藏/显示选中单元格所在行和列 (微软 Office 技巧大赛获奖作品)
在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区 域, 可以这样快速隐藏: 快速隐藏选中单元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隐藏选中单元 格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隐藏:“Ctrl+Shift+0”

84. 彻底隐藏单元格
在很多时候我们会将一些行或列的内容隐藏起来不让别人查看, 但是如果用户复制 包含隐藏行或列的区域,这样隐藏的内容就会在粘贴的新的工作表中出现,降低了 隐藏效果。如果要想避免这种情况,我们可以先选中要复制的区域,然后单击“编 辑→定位”命令,在打开的对话框中点击“定位条件”按钮,在定位条件对话框中选 中“可见单元格”选项) ,这样就可以避免上面所发生的情况了。

85. 用下拉列表快速输入数据
如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律,如学历(小学、初中、高中、中专、 大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等, 你希望减少手工录入的工作量,这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体 方法为: 选取需要设置下拉列表的单元格区域, 单击“数据→有效性”命令, 从“数据 有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表中选择“序列”,在“来源” 框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列,如“技术员、助理工程师、工程师、 高级工程师”,并确保复选框“提供下拉箭头”被选中,单击“确定”按钮即可() 。这 样在输入数据的时候,就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据,从而加快 了输入速度。

86. 快速输入自定义短语
使用该功能可以把经常使用的文字定义为一条短语,当输入该条短语时,“自动更 正”便会将它更换成所定义的文字。 定义“自动更正”项目的方法如下:单击“工具→自 动更正选项”命令,在弹出的“自动更正”对话框中的“替换”框中键入短语,如“电脑 报”,在“替换为”框中键入要替换的内容,如“电脑报编辑部”,单击“添加”按钮,将

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该项目添加到项目列表中,单击“确定”退出。以后只要输入“电脑报”,则“电脑报 编辑部”这个短语就会输到表格中。

87. 设置单元格背景色
选择要设置背景色的单元格,单击“格式→单元格”命令,然后单击“图案”选项卡, 要设置带有图案的背景色,请在“颜色”框中单击选中一种颜色,然后单击“图案”下 拉菜单,选择所需的图案样式和颜色即可。

88. 快速在多个单元格中输入相同公式
先选定一个区域,再键入公式,然后按“Ctrl+Enter”组合键,可以在区域内的所有单 元格中输入同一公式。

89. 同时在多个单元格中输入相同内容
选定需要输入数据的单元格,单元格可以是相邻的,也可以是不相邻的,然后键入 相应数据,按“Ctrl+Enter”键即可。

90. 快速输入日期和时间
当前日期 选取一个单元格,并按“Ctrl+;” 当前时间 选取一个单元格,并按 “Ctrl+Shift+;” 当前日期和时间 选取一个单元格,并按“Ctrl+;”,然后按空格键,最 后按“Ctrl+Shift+;” 注意:当你使用这个技巧插入日期和时间时,所插入的信息是静 态的。要想自动更新信息,你必须使用 TODAY 和 NOW 函数。

91. 将复制的单元格安全地插入到现有单元 格之间
如果你想要将一块复制的单元格插入到其他行或列之间——而不是覆盖这些行或 列——可以通过下面这个简单的操作来完成: 选择你将要复制的单元格,单击编辑 菜单上的复制,在工作表上选择将要放置被复制单元格的区域,然后按下 “Ctrl+Shift+ +”,在插入对话框中单击周围单元格的转换方向,然后单击“确定”。 现在,复制的单元格将插入到合适的位置,而你无需担心它们覆盖原有的信息。

92. 在 Excel 中不丢掉列标题的显示
你是否希望不论将 Excel 电子表格滚动到哪里都能够看到列标题?这里将介绍一种 使列标题总保持可见的方法: 选择紧邻列标题的下一行,单击“窗口→冻结窗格”命 令,被冻结的列标题不会滚动,而且在你移动工作簿的其他部分时,列标题会保持 可见。

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93. 查看与日期等效的序列数的值
Excel 将所有的日期都作为序列数对待,要查看与日期等效的序列数的值,通常需 要将包含日期的单元格格式更改为“常规”格式。 现在有一种快捷方法:选择包含日期 的单元格,然后单击“格式”工具栏上的“千位分隔样式”按钮(即逗号形状的按钮), Excel 将会对选择的单元格应用千位分隔样式显示序列数。

94. 快速复制单元格内容
选中下面的单元格,按“Ctrl+'(为英文状态下的单引号)”组合键,即可将上一单元 格的内容快速复制下来。

95. 使用自定义序列排序(微软 Office 技巧 大赛获奖作品)
在 Excel 排序对话框中选择主要关键字后单击选项,可以选择自定义序列作为排 序次序,使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行, 如果以前排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置。 自定义排序只应用 于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序。若要用 自定义排序对多个数据列排序,则可以逐列进行。例如,要根据列 A 或列 B 进行 排序,可先根据列 B 排序,然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序,下一 步就是根据列 A 排序。

96. 快速格式化 Excel 单元格
如果想要快速访问 Excel 中的单元格格式对话框,以更改诸如字样、对齐方式或边 框等,请先选择需要格式化的单元格然后按下“Ctrl+1”组合键,就可以打开“单元格 格式对话框”。

97. 固定显示某列
不少人在工作中用 Excel 做工资表时,由于工资表项目很多,往往一行信息不能同 时显示在屏幕上,给日常的查询和变动工资输入带来一定困难。用下面的方法就可 以解决这个问题:首先在表格中单击要冻结列的右边一列,然后单击“窗口→冻结窗 格”命令即可。 如果你想撤消此功能, 点击“窗口”菜单, 原来“冻结窗口”命令变成“撤 消窗口冻结”,单击它即可。

98. 在 Excel 中快速编辑单元格
如果你希望使用键盘做每一件事,在 Excel 电子表格中快速编辑数据将很困难,因 为你会发现自己想对单元格做改动时,经常需要用到鼠标。其实你可以使用一个快 捷键——F2,这样你的手就不用离开键盘了。下面将教你怎么做: 利用箭头键选择 要编辑的单元格,按下 F2,编辑单元格内容,编辑完成后,按 Enter 键确认所做改

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动,或者按 ESC 键取消改动。 注意:这个技巧在 Excel 编辑超级链接时非常方便, 因为如果当你使用鼠标点击单元格的超级链接时将自动打开 Internet 浏览器窗口, 使用键盘可以很容易地编辑超级链接。

99. 使用自动填充快速复制公式和格式
想用一种无需输入数字的简单方法在 Excel 中填充数字吗?利用自动填充命令, 你可以快速向相邻的单元格复制数据、公式或格式。以下将说明具体的操作方法: 选择希望复制的单元格,将光标移到选中单元格的右下角,光标将变成一个黑色的 +号,点击并按住鼠标右键不放,将光标拖过将要填充的单元格,松开鼠标右键, 鼠标右击,在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”,这一技巧可以在创建电子 表格时节省大量时间。

100. 为单元格添加批注
Excel 为方便用户及时记录,提供了添加批注的功能,当你给单元格进行注释后, 只需将鼠标停留在单元格上,就可看到相应的批注。添加批注的方法是:单击要添 加批注的单元格, 单击“插入→批注”命令, 在弹出的批注框中键入你要批注的文本, 输好后单击批注框外部的工作表区域即可。 在添加批注之后单元格的右上角会出现 一个小红点,提示该单元格已被添加了批注。将鼠标移到该单元格上就可以显示批 注。

101. 数据自动输入
在 Excel 中,数字、日期和时间等形式的数据可以直接连续输入。例如,当需要输 入 12/10/91~12/10/99 这些连续的日期,可以先在第一个单元格中输入 12/10/99, 然后用鼠标选中该单元格,接着再用鼠标直接拖动单元格右下角的填充柄,按照需 要水平向右或者垂直向下移动,即可自动在相邻的单元格中填充 12/10/91、 12/10/92……12/10/99 数据。当然你也可以单击填充柄,选择需要的序列方式() 。 对于数字而言,还可以实现等差数列和等比数列的连续输入。

102. 在 Excel 中快速计算一个人的年龄
Excel 中的 DATEDIF() 函数可以计算两单元格之间的年、月或日数。因此,这个 函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 在一个空白工作表中的 A1 单元里输入 生日, 用斜线分隔年、 月和日, A2 单元中输入 type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") , 在 然后按 Enter,这个人的年龄(以年表示)将被显示在 A2 单元中。

103. 快速修改单元格次序
在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序,具体操作方法 为:首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的 Shift 键,接着移动鼠标指针到单元 格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间 边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标

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按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

104. 将网页上的数据引入到 Excel 表格中
网页上表格形式的信息可以直接从浏览器上复制到 Excel 中,而且效果极佳。在 Excel 中,你可以像使用 Excel 工作表那样打开 Html 文件,并获得同样的功能、格 式及编辑状态。

一、

图形和图表编辑技巧

105. 在网上发布 Excel 生成的图形
Excel 的重要功能之一就是能快速方便地将工作表数据生成柱状、圆饼、折线等分 析图形。要想在 Web 发布这类以及用于报表装饰示意类图形,首先单击“工具→选 项”命令,在“常规”中选择“Web 选项”,选择是否采用便携网络图形格式(PNG)存储 文件,以加快下载速度和减少磁存储空间,但要注意这一格式图形文件将要求浏览 器支持,并非对所有浏览器都合适。如果未选择 PNG 图形格式,Excel 会自动选择 并转换为 GIF、JPG 格式文件,并创建名为“文件名 files”的子文件夹来保存转换过 的图形。例如,如果文件名为“dog.htm”,则 Excel 将创建名为“dog/files”的子文件 夹。Excel 也会支持文件指定文件名,例如“image01.jpg”和“image02.jpg 等。若在 Web 发布时选中图表的“选择交互”选项框, 则生成的 Web 页面将保留 Excel 的图形 与表格数据互动的功能,即页面中显示数据表格和对应分析图形,用户如果改变表 格中的数据,则对应图形随之发生改变。但要注意的是,这一交互并不能刷新存放 在服务器端的数据表数据,如果你需要刷新或修改服务器端的数据,则须利用 VB 等编制脚本程序。

106. 创建图表连接符
当你绘制了一些基本图表以后,经常需要用直线、虚线和箭头来连接它们,并说 明图表中的关系。Excel 2002 提供了真正的图表连接符,这些线条在基本形状的预 设位置保持连接,当你移动基本形状时,连接符与它们一起移动,而不需要你手工 绘制它们。 要创建连接符, 可按以下步骤进行:首先绘制需要连接的基本性状。 在“绘 图”工具栏上单击“自选图形”按钮,选择“连接符”,并选中需要使用的连接符类型。 鼠标指针将变成带有 4 条放射线的方形,当鼠标停留在某个形状上,形状上预先定 义的连接点将变成边界上彩色的点,单击希望连接符连接的点。然后在另一形状的 连接点上重复这个过程。

107. 将 Excel 单元格转换成图片形式插入到 Word 中
假如要把 Excel 中某些单元格区域转换成图片形式,可先选中要进行转换的单元格

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区域,然后按住 Shift 键,单击“编辑→复制图片”命令,在弹出的“复制图片”对话 框中,可选择“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式(图 1) ,如果选择“如屏 幕所示”,还可以进一步选择“图片”和“位图”两种格式。在这里选择“如屏幕所示” 和“图片”单选按钮,单击“确定”按钮。然后进入 Word 中,单击“编辑→粘贴”命令, 即可将选中的 Excel 单元格区域以图片形式粘贴过来。 如果用户没用添加表格框 线,那么选择“如打印效果”后,在进行“粘贴图片”操作后图片中没有边框;如果选择 “如屏幕所示”选项,“粘贴图片”操作后,图片会有和屏幕显示一样的边框。

108. 将 Word 内容以图片形式插入到 Excel 表格中
如果要把 Word 中的某一段内容以图片形式插入到 Excel 表格中,可按照如下步骤 进行:首先在 Word 中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入 Excel 中,按住 Shift 键,单击“编辑→粘贴图片”命令,即可将刚才复制的内容以图片格 式插入到 Excel 表格中,而且在该图片上双击,还可进行文字修改。利用这种方法 也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到 Excel 中。

109. 将 Word 中的内容作为图片链接插入 Excel 表格中
首先在 Word 中选中要复制的内容,然后单击“编辑→复制”命令,进入 Excel 中, 按住 Shift 键,单击“编辑→粘贴链接图片”命令可将选中内容作为一个图片链接插 入 Excel 中。

110. 在独立的窗口中处理内嵌式图表
在某些情况下,你可能希望在独立的窗口中处理内嵌式图表,例如,一个图表比 工作表窗口要大的话,那么在它自己的窗口中处理它将更容易、更灵活。要在一个 窗口中处理图表,可在图表区单击鼠标右键,并从快捷菜单中选择“图表窗口”。

111. 在图表中显示隐藏数据
通常,Excel 不对隐藏单元格的数据制图。但是,你也许不希望隐藏的数据从图表 中消失,可以这样操作:首先激活图表,单击“工具→选项→图表”,在“图表”标签中 取消选择“只绘制可见单元格数据”复选框() 。要注意的是,“只绘制可见单元格数 据”只适用于激活的图表,因此,你在进行这个操作之前,必须激活图表,否则“只 绘制可见单元格数据”选项是不可选的。

112. 在图表中增加文本框
只要你愿意,你可以在图表中的任何地方增加能够移动的文本内容(不限于标题)。 方法为:选定图表除标题或数据系列外的任何部分,然后在编辑栏中键入文本内容,

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接着按回车键,这样,图表中就自动生成包含键入内容的文本框,你可以把它移到 任何地方并根据自己的喜好进行格式化。

113. 建立文本与图表文本框的链接
在工作表的空白单元格内输入要链接的文本,单击选中图表,在编辑栏输入等号, 然后单击包含要链接文本的单元格,接着按回车键,该文本就出现在图表中的某个 位置上了。这样,不管什么时候工作表单元格内的文本发生变化时,图表内的文本 也随着改变。但要注意的是,一旦你取消了选中文本框,就很难再用鼠标选中该文 本框进一步地修改,此时你可以使用我们前面介绍过的图表元素选取方法,即使用 箭头键移动选择图表元素。

114. 给图表增加新数据系列
有时我们需要对已创建好的图表增加新的数据系列, 虽然你可以重新创建包含新数 据系列的图表,但对已经存在的图表增加新数据系列显得更为简单、方便。 方法 一:使用“数据源”对话框 激活图表,单击“图表→源数据→系列”,单击“添加”按钮, 在“名称”栏中指定数据系列的名称,在“值”栏中指定新的数据系列,单击“确定”按 钮即可() 方法二:使用“选择性粘贴”对话框 选择要增加的数据系列并将其复制 。 到剪贴板上,然后激活图表,单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现“选择 性粘贴”对话框,选择添加单元格为“新系列”,并选择合适的数值轴,然后单击“确 定”按钮即可。 方法三:拖动鼠标法 选择要增加为新数据系列的单元格区域,鼠标 指针指向区域的边框,把它拖到图表中。当你松开鼠标按钮的时候,图表中就增加 了新的数据系列。注意:这一方法仅对内嵌式图表起作用。 方法四:使用“添加数据” 对话框 激活图表,单击“图表→添加数据”命令,然后选择要增加为新数据系列的 单元格区域,单击“确定”按钮即可。

115. 快速修改图表元素的格式
通常,我们通过使用“格式”菜单或者选定图表元素后单击鼠标右键,从快捷菜单中 选择“格式”命令来对图表元素进行格式化。 其实还有快速的方法:双击图表元素, 将 会调出此图表元素的格式对话框。 根据选择的图表元素不同, 此对话框会有所不同。

116. 创建复合图表
复合图表指的是由不同图表类型的系列组成的图表,比如,你可以让一个图表同时 显示折线图和柱形图。 创建一个复合图表只需简单地将一个或一个以上的数据系列 转变成其他的图表类型。方法是:选择某个数据系列,单击“图表→图表类型”命令, 然后选择你所要应用到数据系列上的图表类型,单击“确定”按钮即可。

117. 对度量不同的数据系列使用不同坐标轴
有时,你需要绘制度量完全不同的数据系列,如果你使用同样的坐标轴,那么很 可能某个系列几乎是不可见的。为了使得每个系列都清晰可见,你可以使用辅助坐

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标轴。 要为某个数据系列指定一个辅助坐标轴, 首先要选定图表中的这个数据系列, 按右键弹出快捷莱单,单击“数据系列格式→坐标轴”命令,选择“次坐标轴”选项。

118. 将自己满意的图表设置为自定义图表类 型
Excel 中提供了一些自定义图表类型。其实,你可以将自己创建的图表设置为自定 义图表类型,以便以后使用。具体方法为:创建要设置为自定义图表类型的图表, 直到你满意为止。激活此图表,单击“图表→图表类型→自定义类型”,选择“自定 义”选项,将会显示所有用户自定义图表类型的一个列表。单击“添加”按钮,将会 出现“添加自定义图表类型”对话框,为你的图表类型输入一个名称和简短的说明, 然后单击“确定”,这样你定制的自定义图表类型就被加入到列表中了。

119. 复制自定义图表类型
如果你希望将你定制的自定义图表类型复制到其他电脑中,只需要简单地把 C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel 文件夹中的 xlusrgal.xls 文件复制到其他 机器的同样文件夹中即可。

120. 旋转三维图表
你可以非常灵活地旋转调节三维图表的视觉角度,以获得不同的视觉效果。 方法 一:使用“设置三维视图格式”对话框 激活三维图表,单击“图表→设置三维视图格 式”命令,选择合适的控制命令或数据来旋转和进行透视改变() 方法二:使用鼠 。 标实时拖动“角点”旋转图表 点击图表,图表边角出现黑色的控制点(称为“角点”)。 你可以拖动一个角点,旋转图表的三维框直到满意为止。如果一旦你的图表被完全 搞乱了, 不要紧, 你可以单击“图表→设置三维视图格式”命令, 单击“默认值”按钮, 恢复原来的标准三维视图。当你旋转三维图表时,如果在拖动的同时按下 Ctrl 键, 则可以看到全图的外廓,这样使你看得更清楚,不至于把图表搞得奇形怪状的。

121. 拖动图表数据点改变工作表中的数值
选择图表数据系列中的一个数据点, 然后按照数值增大或减少的方向拖动数据点, 你会发现工作表中的相应数值随着图中数据点的新位置改变而改变。 如果你知道一 个图的外形以及你要确定能生成该图的数值,这种技巧就显得非常有用。但要注意 的是,这种方法在大多数情况下是危险的,因为你可能在不经意间更改了不应该更 改的数值。

122. 把图片合并进你的图表
Excel 能很容易地把一个图案、图形文件作为组成元素合并到图表中。 方法一:使 用“图案”对话框 双击某个数据系列, 选择“图案”标签, 单击“填充效果”按钮, 在“填 充效果”对话框中选择“图片”标签,单击“选择图片”按钮,选择一个要使用的图形

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文件即可。 方法二:使用剪贴板 将图像复制到剪贴板上,激活图表,选择数据系 列或数据系列中的一个数据点,再单击“编辑→粘贴”命令。这种方法适用于需要调 用的图像不在文件中的时候,只要图像可以复制到剪贴板上,则这种方法就可行。 方法三:使用链接图片 我们知道,图表中可以使用数据表。如果你觉得图表中的数 据表不是很灵活的话,你可以粘贴链接图片到图表代替数据表。下面是具体的操作 方法: 创建好图表,并将数据表使用的单元格区域按你的需要进行格式化。选定需 要的单元格区域,按住 Shift 键,单击“编辑→复制图片”命令,出现一个“复制图片” 对话框,单击“确定”接受默认选项。这样,选定的单元格区域就作为一个图片复制 到剪贴板中了。 激活图表, 将剪贴板中的内容粘贴到图表。 此时所粘贴的是一幅图, 还不是链接的表,还需要你选择粘贴的图片。在编辑栏输入链接的单元格区域(或 直接用鼠标选择)。这样,粘贴的图片就变成与工作表数据区域链接的图片,对于 工作表单元格区域中的任何改变,都会直接反映在图表链接的图片中。

123. 用图形美化工作表
我们在制作 Excel 工作表时,呆板的横竖显示的工作表可能没有多大的说服力。 如果需要使用让人印象深刻的图形来吸引人们的注意, 首先在“绘图”工具栏上按下 “自选图形”按钮,然后选择“其他自选图形”,从中选择一个你需要的图案。插入此 图形后,在工作表中选中它,单击“编辑栏”,输入你想要突出显示的链接单元格, 然后回车。这样,链接单元格的内容将会出现在所选定的图案上。如果链接单元格 的内容变动时,图案上的数据也会跟着反映出变动情形。另外,如果想要让自选图 形更加醒目的话,你可以用鼠标双击图形,打开“设置自选图形格式”对话框。在这 个对话框中,你可以改变目前所使用的格式,例如调整文字水平或垂直的位置、改 变字体和字形、增加文字色彩等。

124. 让文本框与工作表网格线合二为一
在“绘图”工具栏中单击“文本框”按钮,然后按住“Alt”键插入一文本框,就能保证文 本框的边界与工作表网格线重合。

125. 快速创建默认图表
我们知道,创建图表一般使用“图表向导”分 4 个步骤来完成,在每个步骤中你可以 根据需要调整各个选项的设置。其实,如果你想使用默认的图表类型、图表选项和 格式而不加修改直接生成图表的话,有快速的方法:打开包含用来制作图表数据的 工作表,选取用来制作图表的数据区域,然后按 F11 键即可快速创建图表,图表存 放在新工作表图表中,它是一个二维柱形图。

126. 快速创建内嵌式图表
在工作表中选取用来制作图表的数据区域,然后单击“默认图表”按钮即可,不过, 一般缺省时,“默认图表”工具按钮不会显示在工具栏上,你可以通过下面的方法把 “默认图表”按钮显示出来:单击“工具→自定义→命令”,在“类别”列表中选择“制作 图表”,并在“命令”列表中找到“默认图表”,用鼠标将它拖到屏幕上工具栏中适当

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的位置即可。

127. 改变默认图表类型
Excel 的默认图表类型是二维柱形图连同一个浅灰色区域、 一个在右边的图例以及 水平网格线。如果你不喜欢这种默认图表类型,可以通过以下方法来改变它:单击 “图表→图表类型”命令,选择一个你想作为默认值的图表类型(它可以是标准类型 或自定义类型中的一种),然后单击“设置为默认图表”按钮,确认即可。如果你需 要创建很多个同一类型的图表, 你就可以通过这种改变默认图表类型的方法来提高 你的效率。

128. 快速转换内嵌式图表与新工作表图表
你可以轻易转换内嵌式图表与新工作表图表,方法是:选择你已创建的图表,可以 看到 Excel 的“数据”菜单变为“图表”菜单, 单击“图表→位置”命令, 出现“图表位置” 对话框,你可以在“作为新工作表插入”和“作为其中的对象插入”两者之间作出选择 (图 5) ,同时选择一个工作表。这样,Excel 将删除原来的图表,以你选择的方式 移动图表到指定的工作表中。

129. 利用图表工具栏快速设置图表
通常,我们使用“图表”菜单中的命令来对图表进行适当的设置。其实,我们可以用 鼠标右键单击工具栏中的任意位置,在出现的快捷菜单中选择“图表”。这样就激活 了图表工具栏,我们看到其中包含了“图表对象”、“图表区格式”、“图表类型”、“图 例”、“数据表”、“按行”、“按列”、“顺时针斜排??和“逆时针斜排”等按钮(图 6) , 当然你还可以通过自定义的方法将“默认图表”等其他一些制作图表的工具按钮拖 到图表工具栏中。使用图表工具栏比使用“图表”菜单更方便,而且速度更快。

130. 快速选取图表元素
图表创建好以后,我们还需要对某些图表元素进行编辑和格式化。图表区包括整个 图表和它的全部元素,当你选取图表区后,你就可以看到 8 个黑色小方块。要想调 整单个的图表对象,首先必须选取该对象,然后更改其属性。通过把鼠标指向某一 特定图表对象来选取该对象,可能会很困难,特别是在一个带有许多元素很拥挤的 小图表中。在这种情况下,我们一般可以使用位于“图表”工具栏上左侧的“图表对 象”下拉列表,从该下拉列表中选取的任何项目,也就等于在当前图表中选取了那 个项目。 其实,还有一种选取图表元素方法,即在选取图表的任何一部分以后, 你可以通过使用箭头键快速、连续地移向同一图表中的其它部分。使用向上或向下 的箭头键可以选取主要的图表元素;使用向左或向右的箭头键可以连续地选取图表 每一个可以选取的元素,包括每一个数据系列中的单个数据点,以及图例中的彩色 图例符号和文本条目。

131. 通过一次按键创建一个 Excel 图表
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这是一个非常老套的 Excel 窍门。要想使用键盘快速创建一个图表,选择你需要 绘制的数据并按下 F11 键。Excel 将自动为你创建图表。另外,在选好单元格后按 下“Alt+F1”,你将得到相同的结果。

132. 绘制平直直线
在 Excel 绘制直线时是不是很难?其实,在应用直线绘制工具时,只要按下 Shift 键,则绘制出来的直线就是平直的。另外,按下 Shift 键绘制矩形即变为正方形、 绘制椭圆形即变为圆形。

一、

函数和公式编辑技巧

133. 巧用 IF 函数清除 Excel 工作表中的 0
有时引用的单元格区域内没有数据,Excel 仍然会计算出一个结果“0”,这样使得报 表非常不美观,看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢?利用 IF 函数 可以有效地解决这个问题。 IF 函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的 公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它 的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 例如 A1>=100 就是一个逻辑表达式, 如果 A1 单 元 格 中 的 值 大 于 等 于 100 时 , 表 达 式 结 果 即 为 TRUE , 否 则 结 果 为 FALSE;value_if_true 表示当 logical_test 为真时返回的值, 也可是公式;value_if_false 表示当 logical_test 为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM(B1:C1), SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格 B1 到 C1 内有数值,且求和为真时, 区域 B1 到 C1 中的数值将被进行求和运算。反之,单元格 B1 到 C1 内没有任何数 值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

134. 批量求和
对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续区域求 和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为 m× 的矩阵型,并且此区域的右边一 n 列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以 两者同时选中,单击“常用”工具条上的“Σ”图标,则在选中区域的右边一列或下面 一行自动生成求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和 公式不会产生错误。

135. 对相邻单元格的数据求和
如果要将单元格 B2 至 B5 的数据之和填入单元格 B6 中,操作如下:先选定单元格 B6,输入“=”, 再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格 B2 并 一直拖曳至 B5,选中整个 B2~B5 区域,这时在编辑栏和 B6 中可以看到公 “=sum(B2:B5)”,单击编辑栏中的“√”(或按 Enter 键)确认,公式即建立完毕。此

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时如果在 B2 到 B5 的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格 B6 中。 同样的,如果要将单元格 B2 至 D2 的数据之和填入单元格 E2 中,也是采用 类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的 E2)一定要在“单 元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式 , 这样在单元格内显示的公式 不会影响到旁边的单元格。 如果还要将 C2 至 C5、D2 至 D5、E2 至 E5 的数据之 和分别填入 C6、D6 和 E6 中,则可以采取简捷的方法将公式复制到 C6、D6 和 E6 中:先选取已建立了公式的单元格 B6,单击常用工具栏中的“复制”图标,再选中 C6 到 E6 这一区域,单击“粘贴”图标即可将 B6 中已建立的公式相对复制到 C6、D6 和 E6 中。

136. 对不相邻单元格的数据求和
假如要将单元格 B2、C5 和 D4 中的数据之和填入 E6 中,操作如下: 先选定单元格 E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格 B2,键入“,”, 单击 C5,键入“,”,单击 D4,这时在编辑栏和 E6 中可以看到公式“=sum(B2, C5,D4)”,确认后公式即建立完毕。

137. 利用公式来设置加权平均
加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是 要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不 是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公 式解决(其实就是一个除法算式) ,分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量 之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。

138. 自动求和
在老一些的 Excel 版本中, 自动求和特性虽然使用方便, 但功能有限。 Excel 2002 在 中,自动求和按钮被链接到一个更长的公式列表,这些公式都可以添加到你的工作 表中。借助这个功能更强大的自动求和函数,你可以快速计算所选中单元格的平均 值,在一组值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:单击列号下边要计算 的单元格,或者单击行号右边要计算的单元格,单击常用工具栏上自动求和按钮右 边的箭头,并单击要用的公式,然后按 Enter。

139. 用记事本编辑公式
在工作表中编辑公式时,需要不断查看行列的坐标,当编辑的公式很长时,编辑 栏所占据的屏幕面积越来越大,正好将列坐标遮挡,想看而看不见,非常不便!能 否用其它方法来编辑公式呢? 打开记事本,在里面编辑公式,屏幕位置、字体大 小不受限制,还有滚动条,其结果又是纯文本格式,可以在编辑后直接粘贴到对应 的单元格中而勿需转换,既方便,又避免了以上不足。

140. 防止编辑栏显示公式
有时,你可能不希望让其他用户看到你的公式,即单击选中包含公式的单元格,在

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编辑栏不显示公式。为防止编辑栏中显示公式,可按以下方法设置: 右击要隐藏公 式的单元格区域,从快捷菜单中选择“设置单元格格式”,单击“保护”选项卡,选中 “锁定”和“隐藏”() 。然后再单击“工具→保护→保护工作表”命令,选取“内容”,单 击“确定”以后,用户将不能在编辑栏或单元格中看到已隐藏的公式,也不能编辑公 式。

141. 解决 SUM 函数参数中的数量限制
Excel 中 SUM 函数的参数不得超过 30 个,假如我们需要用 SUM 函数计算 50 个单 元格 A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100 的和,使用公式 SUM(A2,A4,A6,……,A96,A98,A100)显然是不行的,Excel 会提示“太多参 数”。其实,我们只需使用双组括号的 SUM 函数;SUM( (A2,A4,A6,……,A96, A98,A100))即可。稍作变换即提高了由 SUM 函数和其他拥有可变参数的函数的 引用区域数。

142. 在绝对与相对单元引用之间切换
当你在 Excel 中创建一个公式时,该公式可以使用相对单元引用,即相对于公式所 在的位置引用单元,也可以使用绝对单元引用,引用特定位置上的单元。公式还可 以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示,例如,$B$1 是对第 一行 B 列的绝对引用。借助公式工作时,通过使用下面这个捷径,你可以轻松地将 行和列的引用从相对引用改变到绝对引用,反之亦然。操作方法是:选中包含公式 的单元格,在公式栏中选择你想要改变的引用,按下 F4 切换。

143. 快速查看所有工作表公式
只需一次简单的键盘点击,即可显示出工作表中的所有公式,包括 Excel 用来存 放日期的序列值。操作方法如下: 要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切 换,只需按下“Ctrl+`”(与“~”符号位于同一键上。在绝大多数键盘上,该键位于“1” 键的左侧) 。

144. 实现条件显示
统计学生成绩时, 希望输入 60 以下的分数时, 显示为“不及格”;输入 60 以上的分数 时, 显示为“及格”。 这样的效果,不妨称之为“条件显示”, IF 函数可以实现。 假 用 设分数在 B3 单元格中,要将等级显示在 C3 单元格中。那么在 C3 单元格中输入以 下公式实现不同的等级: =if(b3<=60,“不及格”,“及格”) 分“不及格”和“及格”2 个 等 级 =if(b3<=60,“ 不 及 格 ” , if(b3<=90,“ 及 格 ” , “ 优 秀 ”)) 分 3 个等级 =if(b3<=60,“不及格”,if(b3<=70,“及格”,if(b3<90,“良好”,“优秀”))) 分为 4 个等 级 注意:符号为半角,IF 与括弧之间不能有空格,而且最多嵌套 7 层。

文字处理实战正文 一、

数据分析和管理技巧

145. 管理加载宏
Excel 包括各种特殊作用的加载宏,它们使用自定义的函数、向导、对话框和其他 工具,扩充了工作表的基本功能。默认情况下,每个加载宏都配置为在第一次使用 时安装,也就是说在第一次需要某个加载宏时,都要找 Office 光盘安装,这是非常 麻烦的事。为了避免这种情况,你可以一次性将以后可能需要的加载宏安装,或者 全部安装它们。单击“工具→加载宏”,出现“加载宏”对话框,选择可能对你有用的 加载宏,如“分析工具库”、“规划求解”、“条件求和向导”等,单击“确定”,Excel 会提示所选加载宏尚没有安装,询问是否现在安装,选择“是”,然后插入 Office 安 装光盘完成安装。 不要在每次启动 Excel 时加载每个加载宏,因为这样将减慢启 动过程,而且每个加载宏都占用了大量的内存。建议你将“自动保存”加载,井设置 适当的“自动保存时间间隔”,这样在 Excel 使用过程中能自动创建备份文件,避免 了掉电时丢失尚未保存的文件内容。

146. 在工作表之间使用超级连接
首先需要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插 入超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到 文件或 URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置” 设置栏中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一 旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现 Excel 自动 打开目标工作表并转到相应的位置处。

147. 快速链接网上的数据
你可以用以下方法快速建立与网上工作簿数据的链接: 1.打开 Internet 上含有需要 链接数据的工作簿, 并在工作簿选定数据, 然后单击“编辑→复制”命令; 2.打开需要 创建链接的工作簿,在需要显示链接数据的区域中,单击左上角单元格; 3.单击“编 辑→选择性粘贴”命令,在“选择性粘贴”对话框中,选择“粘贴链接”按钮即可。 若 你想在创建链接时不打开 Internet 工作簿,可单击需要链接处的单元格,然后

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