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Excel在人力资源管理的应用1教程_图文

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Excel在人力资源管理中的应用

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课程大纲
数据录入
? 单元格的引用 ? 数据有效性 ? 条件格式

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认识Excel函数
? Excel函数的结构 ? 常见的几类函数 ? 应用实例

认识数据透视表
? 数据透视表是什么 ? 数据透视表的几个简单应用实例
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1-1单元格的引用

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1.相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变 2. 绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的. 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如 $A$4,$C$6 3. 混合引用GO 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用. 例: 行变列不变: $A4 列变行不变:A$4

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1-2数据的有效性
? 控制单元格输入文本长度 GO 选中区域---数据---数据有效性---允许---文本长度
可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数

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? 序列 选中区域---数据---数据有效性---序列---在“来源”输入 (A,B,C,D) 注意逗号要半角格式 ? 禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格)=1
选中区域---数据---数据有效性--允许(自定义) --公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1

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1-2数据的有效性

?如何取消对于“数据有效性”的设置?
选中区域---数据---数据有效性---允许---任何值
GO

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1-3条件格式

?利用突出的格式,经常能起 到提醒的功能 如:突出不满勤的人GO 突出年龄大于30的人等
如何取消条件格式?

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认识Excel函数

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2-1.EXCEL函数的结构

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参数与参数之间 使用半角逗号进 行分隔

? Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数 据任务的特殊公式。
? Excel 函数结构:
单 一 结 构 也有一些函数 是没有参数的, 如NOW()

嵌 套 结 构

左右括号成 对出现

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函数名

语法
1、LEFT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Num_chars 指定要由 LEFT 所提取 的字符数。 2、RIGHT(text,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的 字符数。 3、MID(text,start_num,num_chars) 其中:Text 是包含要提取字符的文本字符 串。Start_num 是文本中要提取的第一 个字符的位置。Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。

函数结构

函数作用
从A1最左边 向右取两位

例子运行 结果

1、Left

=LEFT(A1,2)

2、Right

=RIGHT(A1,2)

从A1最右边 向左取两位

3、Mid

=MID(A1,2,3)

从A1左边第2 位开始取3位

4、 &
(连接符号)

XX&XX

=A2&B2

将A2和B2内 容合并 在一起

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?应用实例
? 从身份证号码提取出生日期
在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2)

公式解析:

MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符,即出生年; MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符,即出生月; MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符,即出生日; 在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。

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函数名

语法

函数结构

函数作用

=FIND("龙",C6)
FIND

在c6中查找龙, 结果显示龙在 c6中的位数, 查不到显示 #VALUE!

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?函数VOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
参数 lookup_value table_array col_index_num range_lookup 简单说明 要查找的值 要查找的区域 输入数据类型 数值、引用或文本字符串 数据表区域 正整数 0或1

返回数据在查找区域的第几列 数 精确匹配/模糊匹配

(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例) GO

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?函数VOOKUP
? 选择区域里最好不要有合并的单元格(先“取消单元格合并”) ? 如果单元格里有空格,有可能导不出来 (提示:函数TRIM(A1)可以去除字符串首部和尾部的空格) ? 注意重复的名字 ? 查找区域首列必须含有查找的内容(第一个参数) ? 介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例)GO

=IFERROR(VLOOKUP(A4,'8月工资'!B:F,5,0),0)
如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据,就会显示为#N/A, IFERROR的作用就是把这些#N/A都变为第2个参数。

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函数名

语法/例子
=NumberString(7890,1)运 行结果:七千八百九十 =NumberString(7890,2) 运行 结果:柒仟捌佰玖拾 =NumberString(7890,3) 运行 结果:七八九○

函数结构
=value(b1)

函数作用

Value

将b1数值化
将b1数字转为大写 汉字

Numberstri ng

=numberstrin g(b1,2)

Row

=ROW(reference) 其中:Reference 为需 要得到其行号的单元 格或单元格区域。 =COLUMN(reference)

=row(b1)

求b1是第几行 (值为1)

Column

=column(b1)

求b1是第几列(值 为2)

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函数名
len

语法

函数结构

函数作用
计算C2的字符长 度 计算b1在b1:b10 区域中从大到 小排第几名; 计算b1在b1:b10 区域中从小到 大排第几名。

=LEN(text) 其中:Text 是要查找其 =len(C2) 长度的文本。空格将 作为字符进行计数。 RANK(number,ref,order) Number 为需要找到排位 =rank(b1,b1:b 的数字。 10,0) Ref 为数字列表数组或 =rank(b1,b1:b 对数字列表的引用。 10,1) Ref 中的非数值型参 数将被忽略。 Order 为一数字,指明排 位的方式。

rank

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?应用实例
?如何根据 A1、B1得 出C1?

在C1输入=A1&"+"&B1

? 如何根据A1得出B1和C1? 在B1输入=LEFT(A1,FIND("+",A1)-1)
分析:思路是从左边开始,截取“+”号前的位数。

在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND("+",A1))
分析:思路是截取“+”号后的位数。
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函数名 IF

语法
IF(logical_test,value_if_true,value_if_ false) 第一个参数一般为一个函数,当这个 函数运行是个错误值时( #N/A #DIV/0! #N/A #VALUE! #NAME #NULL! #NUM! #REF! ),运行结果等于第二个参数 AND(logical1,logical2, ...) Logical1, logical2, ... 表示待检测的 1 到 30 个条件值,各条件值可为 TRUE 或 FALSE。 OR(logical1,logical2,...) Logical1,logical2,... 表示待检测的 1 到 30 个条件值,各条件值可为 TRUE 或 FALSE。

函数结构

函数作用 当a2>0时,显示1,否则 显示0
如果VLOOKUP函数运 行值是个错误值的话 (找不到数据),就等 于0,否则,就等于 VLOOKUP函数运行的 值。

=if(a2>0,1,0) =iferror(vookup(A1 ,A:B,2,0),0)

IFREEOR

AND

=and(a3>0,b3<0)

当A3>0,并且b3<0时,显 示true,否则显示 false 当a4>0,或者b4<0时,都 显示true,否则显示 false

OR

=or(a4>0,b4<0)

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IF函数的应用实例
? 区域段自动算出对应等级
分数段
分数≥90分 80分≤分数<90分 70分≤分数<80分 分数<70分

等级
A B C D

=IF(K4>=90,"A",IF(K4>=80,"B",IF(K4>=70,"C","D"))) ? 嵌套了两个IF函数

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函数名

语法

函数结构

函数作用

SUMIF(range,criteria,sum_range)
其中:Range 为用于条件判断的单元格 区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求 和的条件,其形式可以为数字、表达 式或文本。例如,条件可以表示为 32、"32"、">32" 或 "apples"。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。 当B列满足了条 件(HI),对 应的E列的单元 格的数值之和

SUMIF

=sumif(B:B ,H1,E:E)

GO
求5除以2的余数是 多少,本例的 运行结果是1

ROW

求余数的函数,当第二个参数为2时, =ROW(5,2) 常用于判断奇偶数,第二个参数为2 时,运行结果为0是偶数,1是奇数

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?应用实例
? 从身份证号码中提取性别 (身份证倒数第2位若为偶数为女性,奇数为男性)
在C2单元格中输入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,"男","女")
公式分析: MID(B2,17,1)是从身份证第17位起取1位字符;在本例即为
数字5,MOD函数就是取余数的函数,在本例中就是MOD(5,2),5除 以2的余数,最外面是一个IF函数,当这个余数为1时,即为奇数,奇 数就是男性,否则为女性。

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函数名
1、NOW

语法 =now()

函数结构

函数作用
显示当前的日期+时间 显示今天的日期

2、TODAY

=today()
判断b1为星期几

3、WEEKDAY

=weekday(b1,2)
显示b1的号数

4、DAY

=day(b1)
显示b1的月数

5、MONTH

=month(b1)
显示b1的年数

6、YEAR

=year(b1)

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函数名 WEEKDAY DAY MONTH YEAR

以单元格b1为20134-5为例的运行结果
6 5 4 2013

函数结构

函数作用

=weekday(b1,2)

判断b1为星期几 显示b1的号数

=day(b1)

显示b1的月数
=month(b1)

显示b1的年数
=year(b1)

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DATEDIF函数
? 常用于计算两日期的时间差

=DATEDIF(较早的日期,较晚的日期,第三个参数)
第三个参数: ? “Y” ---两日期间共多少年。 ? “M” ----两日期间共多少个月。 ? “D” ----两日期间共多少天。 ? “MD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。 ? “YM” 是两日期中月数的差。忽略日期中的年。 ? “YD” 是两日期中天数的差。忽略日期中的年。
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? 举例:算两个日期间差几年、几月、几日
开始时间是2012-2-21 结束时间是2014-2-19
C2=DATEDIF(A2,B2,"Y") D2=DATEDIF(A2,B2,"YM") E2=DATEDIF(A2,B2,"MD") F2=DATEDIF(A2,B2,"D") G2=DATEDIF(A2,B2,"M") H2=DATEDIF(A2,B2,“YD") I2=C2&"年"&D2&"个月" I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月"

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?应用实例3
? 从出生日得出年龄
在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”) 因为从身份证提取出生日的C2 =MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2) ? 所以若直接从身份证得出年龄 D2= DATEDIF(MID(B2,7,4)&"-"&MID(B2,11,2)&"-"&MID(B2,13,2),NOW(),"y")

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?应用实例
? 培训协议服务期限完成提醒

如果我想到期 前一个月就提 醒呢?

思路:过期了可以显示“协议期限完成” 没过期的,显示“没过期” =IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),"d")>=0, "协议期限完成", ),"没过期") 分析:DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以 求出今天到B2的日期共多少天,如果“今天” 在B2之前,就会产生错误值,如果“今天”在 B2之后,这个函数就会算出B2距离“今天”有 多少天。当这个天数≥0时,就会执行IF函数, 显示“协议期限完成”,当DATEDIF运行是一 个错误值时,这时候就执行IFERROR函数, 显示“没过期”。
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思路:
多于今天超过31天的 多于今天不超过31天的 比今天早的 显示“多于31天” 显示“少于31天后就会过 期” 显示“已过期”
能运行,说明 B2晚于今天
不能运行,B2早 于今天(培训期限 过期了) DATEDIF函数会 产生错误值 IF函数也会产 生错误值 执行IFERROR 函数 显示“已过期” DATEDIF函数

=IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY( ),B2,"D")<=31,"少于31天后就 会过期","多于31天"),"已过期")

能执行IF函数 当B2晚于今天 ≤31天 当B2晚于今天 >31天

显示“少于31 天后就会过期” ARROW +0

显示“多于31 天”

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函数名

语法

函数结构 =Count(a1:a10) =Counta(a1:a10)

函数作用

1、COUNT

计a1:a10中数字的个数 计a1:a10中非空单元格的个数,(0也 算) 计a1:a10中空白单元格的个数

2、COUNTA

3、COUNTBLANK

=Countblank(a1:a10)

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?COUNTIF函数
COUNTIF(range,criteria)
区域 条件标准 是一个数数的函数,可以用于数出参数1区域内,符合参数2 的条件的单元格个数。 如:=countif(F3:F10, “女”) 统计F3:F10中女的个数。

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COUNTIF函数的应用实例 ?应用实例
? 在9月流动表中找出有相同名字的人
步骤1:打开9月流动表,找出9月在职的工作表,在姓名右 边新建一列,插入函数,找到COUNTIF函数,选择“确 定”。

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COUNTIF函数的应用实例
步骤2:点击Range的框格,选中E列,点击Criteria的框格, 点击E2单元格,点击“确定”。 这个的意思就
是在9月在职 的人中只有一 个叫严邦平的

步骤3:点击F2单元格,把鼠标移到F2右下角,鼠标箭头变 为黑色十字的时候双击。

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COUNTIF函数的应用实例
? 步骤4:选中F列---排序与筛序---筛选---点击F1左上角小箭 头---去掉1前的小勾---确定GO

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COUNTIF函数的应用实例
? 统计一定区间的个数
如:统计9月流动表“9月在职”工作表中, ≥50岁以上的人数:
=COUNTIF(F:F,">=50")

20岁≤年龄<40岁的人数:
=COUNTIF(F:F,">=20")-COUNTIF(F:F,">=40")

(注意:如果要统计的数据是有一个绿色的左角的, 要先选择要统计的数据,点击 符号,选择 “转换为数字”,不然是统计不了个数的)
GO
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认识数据透视表

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认识数据透视表
? 数据透视表是一种交互,交叉制作的报表,一组 具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总,用 于对多种来源的数据进行汇总和分析,从而可以 快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时, 这种分析的意义就显得尤为突出。 说人话
一种快速分析数据的工具
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?前提 这些数据使用数段表进行管理

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认识数据透视表

统计9月入职的招聘来源分布 统计离职原因分布个数

统计各部门平均工资 统计各部门学历分布情况

数据透视表 可以快速解 决这些事情

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? 统计9月入职的招聘来源分布
步骤1:打开工作表---选择数据来源区域(A1:i79)---插入 ---数据透视表---确定

统计9月入职的招聘来源分布

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步骤2:把招聘来源拖到下 面的“行标签”框,把 序号拖到下面的“数值” 框,就能快速生成下图。

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统计离职原因分布个数

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? 同理,可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做 出离职原因分布的表格GO ? 拖“离职原因”到“行标签”框,拖“序号”到“数值” 框 ? 注意:要留意“数值”框,是求和,还是计数,还是其他, 左图的默认是“求和”,而我们是想“计数”。

通过双击B3,出 来“值字段对话 框”,选择“计 数”
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? 统计出不同部门工资总和、平均工资
行标签---部门 数值---求和项:工资,平均值项(值字段设 置可找到):工资

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?统计各部门学历分布情况
? 行标签---部门,列标签---最高学历 数值---计数项:最高学历

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想想:如果在列标签先拖 入性别,再拖入最高学历, 数据透视表会怎样

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