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外贸公司客户来访接待流程

外贸公司客户来访接待流程

为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,加强 来访客户接待管理,规范客户业务接待流程,本着“热情礼 貌、服务周到、厉行节约、对口接待”的原则,公司来访客 户接待流程如下: 一、接待原则 公司接待客户的宗旨、原则和目的。 宗旨:让客户有宾至如归,亲切,舒服的感觉; 原则:注重细节,相互尊重,共同发展; 目的: 提高公司来访客户下单 (当场下单以及访后下单) 率,发展来访客户为公司忠诚客户。 二、接待准备 1、业务部门: (1)当接到客户来访信息时,应落实来宾基本情况: 来宾国家、 来宾职务、 来访具体时间、 人数、 本地逗留时间、 目的和要求等。 (2)落实客户的行程安排或行程单(包括是否旅游) , 弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、 是来公司还是要参观工厂等信息,并提前 3-5 天告知操作人 员,以便安排相应接待。 (3) 在客人到来之前打电话跟进, 主动询问客人位置, 主动和司机沟通。

(4)布置展厅:提前五天通知行政部门,告知展厅布 置要求,协调相关样品、海报、物料、国旗、鲜花等相关准 备工作。 (5)提前一天准备报价单和产品目录,易于携带的小 样品;色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报 价单。 (6)负责跟各个部门沟通,传达相关信息。 2、行政部门 (1)制作接机牌(如果需要) :应包含来宾的名字,具 体样式:

(2)成套茶具或者咖啡杯,提升公司档次和品位,咖 啡杯最好是纯白的瓷杯,茶杯可以用玻璃杯。 (3) 饮品及水果: 业务部门在客人到来一天前要告知, 给客人准备什么样的饮品:茶、咖啡、饮料等,并准备当季 新鲜水果。 (4)纪念品:业务部门提前 3 天告知行政是否需要准

备纪念品,经公司领导审批后,行政负责采购并提前一天交 给业务部门。 (5)工具箱:包括插线板、剪刀、订书机、视频转接 头、插头转换器等,专门用来接待客人用。 (6)环境布置:客户到来一小时之前先打开展厅的空 调,由业务部门通知时间。再次检查办公环境以及洗手间的 细节准备。 (7)欢迎牌:写上客户的国家、公司名、客户姓名, 在公司前台显示屏上播放。 (8)摄影:由专人(必要时可以请摄影师)拍摄客户 来访过程照片,纪录精彩瞬间,合影留念。 3、工厂 (1)工厂提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生 间、食堂、庭院等处做彻底的清扫,并在清扫结束后按照客 户参观路线走一遍,确保没有遗漏的死角。 (2)参观和谈判可能用到的物品:数码相机、预先准 备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍(包括常用的付 款方式,生产周期等) 。 (3)工厂门前欢迎客户来访的接待牌或横幅,让客人 感觉其受到重视。 (4)会议室的安排,会谈资料的准备,包括企业演示 文稿的准备,以及客户相关需要展示的文件资料,公司的实 力资料等。 (5)准备好茶水及食品糖果。

(6)必要时打印接待通知,下发给相关工厂。检查分 区标志、设备操作规范、员工个人防护等是否完整规范。 三、接待期间 接待人员在由机场至公司,或公司至工厂的路上,和客 户进行有礼貌的寒暄, 可以介绍一下城市的情况、 风土人情、 景点等内容。 1、公司接待: (1)接到会议室后,让客人先进入,并且向客人礼貌 问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢 慢关上房门,跟随进屋。 (2) 介绍时, 先介绍公司接待领导, 客人有先知情权, 先绍男士后介绍女士,先介绍晚辈后介绍长辈,先介绍位低 再位高者。 (3)请客人落座时,最好让他们坐在一起,而不要分 开。 (4)客人落座后,首先应端上茶水/咖啡/饮料(依客户 所需) ,如果是盛夏,也可以送上清凉饮品。 (5)客人如果需要会议室或者多媒体,需要在客户来 之前提前安置好(提前准备公司宣传片及自制的 PPT)。 (6)进入展厅:建议不仅仅谈工作,可以询问客人行 程,对中国印象等等话题,拉近与客人之间的关系,缓和气 氛,如果客人时间充足,可以带客人在公司逛一下,介绍公 司企业文化(包括公司的机构,部门,照片墙,可告知客户 我们公司愿景规划等) 。

(7)客人如果遇午、晚餐时间,需要请示相关领导提 前预订何种档次的酒店。 (8)洽谈结束,可以根据情况准备公司小礼品赠与重 要客户;每次待客结束,都要以欢迎“再次见面”的心情来 恭送对方。 (9)如客户需要订返程机(车)票的,可联系行政部 门(廖聃宁)提前网上预定。 (10)根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。 如有送机,需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在 客户离境前,打电话道别。 2、工厂接待: 工厂接待经公司领导审批,公司的工厂由人力资源部 (施红霞) 负责衔接, 并及时通知工厂做好接待的准备工作, 并告知陪同领导。合作工厂由业务员负责衔接。具体接待工 作包括: (1)向人力资源部递交来访客户信息及人数,安排接 待牌(支持英文) 。 (2)是否需要公司派车。 (3)是否需要招待。 (4)是否需要会议室及投影设备。 (5)是否需要准备礼品,及特殊礼品的采购。 (6)如需安排住宿和用餐,需提前联系并预订酒店。 (7)在客户即将到公司之前,至少需提前提前一天电 话确认客户抵达时间和迎接地点,并通知司机准备车辆提前

在指定地点接客户上车。 (8)负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。 四、接待反馈 按照行程安排,送走客户后,及时发邮件给客户,一是 问候,二是将本次访问双方的会谈纪要和照片发给客户,并 提醒客户查收,如有遗漏及时补齐。 五、接待过程中注意事项 1、对于客户的饮食习惯要了解,是否是穆斯林,是否 有忌口等。 2、 如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时, 需提前通知相关人员。 3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时,需 公司领导出席。 4、接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相 关领导,提前做好接待准备。 5、公司人员在给来访客户做讲解时,接待人员要尽可 能全程跟进,或定时去会议室了解来访客户的各项需求和疑 问,并及时给予协调或解决。 6、如果来访人员较多时,可依情况联系旅行社安排行 程,包含食宿。 六、总结事项 针对来访客户,行政部门需建立客户档案,按照来访时 间,详细记录每位来访客户信息(包括客户的喜好等) ,以 便查询及后续工作的开展。