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电子邮件礼仪及邮件管理课件(PPT46页)_图文

电子邮件礼仪及邮件管理 --让我们高效的沟通 如果你是初用邮箱新人。。。 回复?全部回复? 请问有哪位同事知道被称为中 国“史上最牛女秘书”的是谁? 答:原美国易安信公司(简称E MC)职员瑞贝卡(秘书的英文名) EMC公司是全球最大的网络信 息存储商,总部在美国。 职场故事:女秘书PK老板事件 职场故事:女秘书PK老板事件 职场故事:女秘书PK老板事件 职场故事:女秘书PK老板事件 本来,这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了, 但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选 择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC (上海)”。这样一来,EMC中国公司的所有人都收到 了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾,其实相当不职 业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人, 这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以 沟通吗?这种方式对当事人没有任何好处,职场中也 无人会接受。 召集公司舞蹈队开会要抄送给谁? 邮件主题 ?这些标题恰当吗 ?这些标题恰当吗 1、无主题 2、**关于您*年*月*日提出的**问题的回复 3、王先生收 4、关于**和**等相关问题的回复 5、RE…… 不要使用“万金油”邮件主题 ? 主题的含义要具体且有意义 – 以下的主题不够具体,不方便收件人理解 --简明、扼要 ○ 1、一定不要空白标题,这是最失礼的 ○ 2、标题要简短,不宜冗长,不要…才能显示完你的标题 ○ 3、标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标 题 ○ 4、一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈多件事情,以 便 于日后整理 ○ 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起 收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 ○ 6、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题 ○ 7、标题千万不要出现错别字 某某 ?这样的邮件恰当吗 ? 1、直呼收信人全名 ? 2、“前一封邮件有遗漏,请以此次发送邮 件为准” ? 3、邮件中文字拼写错误 1、Email正文要简明扼要,行文通畅; 2、要用论述的语气; 3、Email正文多用(一、(一)、1、(1)、 A、a) 之类的列表; 4、一次邮件交待完整信息; 5、尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这 是对别人的尊重,也是自己态度的体现; 6、合理提示重要信息; 7、合理利用图片,表格等形式来辅助阐述; 8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符,在商务信件中 会显得轻佻。 邮件缩略语: BTW= By the way 随便说一下 CU= See you 再见 FE= For example 举例 FYI= For your information 供参考 IC= I see 我明白 IMO= In my opinion 依我所见 NRN= No reply necessary 不必回信 PEM= Privacy enhanced mail 保密邮件 RSVP= Reply if you please 请答复 TIA= Thanks in advance 十分感谢 TY= Thank you 谢谢 VG= very good 很好 ?这样处理 ?这样处理邮件恰当吗 客户邮件恰当吗 1、现在忙,抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂,等等再说 3、出差或休假中,不能回复邮件 4、同一问题,反复回复邮件 回复邮件是我们与别人 沟通交流的重要方式, 及时准确是要实现的目标。 1、 及时回 复邮件 (1) 收到他人的重要电子邮件后, 应即刻回复对方,因为这是对他人的尊重; (2) 理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重 要的邮件; (3) 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的,对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理, 但一般不要超过24小时; (4) 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该 及时的回复说:“收到,我正在处理,一旦有结果 就会及时回复,等等”; 记住:及时作出回应,哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假,应设定自动回复功能。 2、进行针 对性回复 当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到 回件中,然后附上答案。不要太简单,那样太生硬 了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避 免再反复交流,浪费资源。 3、回复不得 少于10个字 对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、 “对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不 礼貌的。 3、签名 字体规格 4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ,不要盖高 楼 ? 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流 后再做判断。 ? 对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回 复,发表看法,把邮件越RE越高,这将 导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 4、不要就 同一问题多 次回复讨论 ,不要盖高 楼 5、要区分单 个回复和全 部回复 (1)如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一 个人就行了; (2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该 “全部回复”,让大家都知道;不要让对方帮你完 成这件事情; (3)如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同的意 见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面, 不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了 再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的 邮件。 ★ 点击“回复全部”前,请三思而后行! 6. 主动控 制邮件的来 往 为避免无谓的回复,浪费资源,可在文 中指定部分收件人给出回复,或在文末添 上以下语句:“全部办妥”、“无需行 动”、 “仅供参考,无需回复”。 邮件主题 称呼与问候 正文 附件 结尾签名 回复技巧 正确使用发送、抄送与密送 你的邮箱是这个样子的吗?

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职场礼仪 目录一、为什么要学礼仪 二、仪容仪态 三、见面礼仪 四、谈话礼仪 五、电话礼仪 六、会议礼仪 七、邮件收发礼仪 八、同事相处礼仪 九、结束语 2 一、...