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ERMS机构电子文件管理系统功能(草案)

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机构电子文件管理系统功能需求规范 (草案)

二〇一〇年九月

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1. 2. 3. 4.



范围 ................................................................................................................................... 5 规范性引用文件 ............................................................................................................... 5 术语和定义 ....................................................................................................................... 5 总则 ................................................................................................................................... 6 4.1 概述 ................................................................................................................................ 8 4.2 关键概念说明 ................................................................................................................ 8 4.3 技术和管理问题声明 .................................................................................................. 10 4.4 强制性声明 .................................................................................................................. 11 4.5 用户类型说明 .............................................................................................................. 11

5.

功能需求 ......................................................................................................................... 11 5.1 捕获 ............................................................................................................................... 11 5.1.1 文件的捕获 ........................................................................................................... 12 5.1.2 5.1.3 文件的登记 ...................................................................................................... 14 文件的移动和修改 .......................................................................................... 15

5.1.4 文件类型 ................................................................................................................ 15 5.1.4 5.1.5 数字化文件的捕获 .......................................................................................... 16 捕获阶段的元数据管理 .................................................................................. 16

5.2 分类方案和案卷组织 .................................................................................................. 17 5.2.1 建立分类方案 ....................................................................................................... 18 5.2.2 维护分类方案 ........................................................................................................ 18 5.2.3 案卷管理 ................................................................................................................ 19 5.2.4 类、案卷的元数据管理 ........................................................................................ 20 5.3 鉴定和处置 ................................................................................................................... 20 5.3.1 保管期限表 ............................................................................................................ 21 5.3.2 鉴定实施 ................................................................................................................ 22 5.3.3 处置方案 ................................................................................................................ 22 5.3.4 移交 ........................................................................................................................ 24 5.3.5 销毁 ........................................................................................................................ 25
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5.3.6 续存 ....................................................................................................................... 26 5.4 检索利用 ...................................................................................................................... 26 5.4.1 检索 ........................................................................................................................ 27 5.4.2 利用 ........................................................................................................................ 29 5.4.3 显示 ........................................................................................................................ 29 5.4.4 打印 ........................................................................................................................ 30 5.5 存储保管 ...................................................................................................................... 31 5.5.1 存储设备 ............................................................................................................... 31 5.5.2 存储格式 ............................................................................................................... 31 5.5.3 存储管理 ................................................................................................................ 32 5.6 统计报表 ...................................................................................................................... 32 5.6.1 报表管理 ................................................................................................................ 33 5.6.2 统计指标 ................................................................................................................ 33 5.6.3 统计模板 ................................................................................................................ 34 5.7 混合文件管理 .............................................................................................................. 35 5.7.1 总体要求 ................................................................................................................ 35 5.7.2 捕获与分类 ............................................................................................................ 36 5.7.3 鉴定与处置 ............................................................................................................ 36 5.7.4 利用与跟踪 ............................................................................................................ 37 5.8 元数据管理 .................................................................................................................. 38 5.8.1 元数据方案的管理 ................................................................................................ 38 5.8.2 元数据的管理过程 ................................................................................................ 39 5.9 安全管理 ...................................................................................................................... 40 5.9.1 权限管理 ............................................................................................................... 40 5.9.2 审计跟踪 ............................................................................................................... 42 5.10 系统管理 ..................................................................................................................... 43 5.10.1 总体管理要求 ..................................................................................................... 43 5.10.2 系统报告 ............................................................................................................. 44 5.10.3 文档控制 ............................................................................................................. 44 5.10.4 备份恢复 ............................................................................................................. 45
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5.11 可选需求 .................................................................................................................... 46 5.11.1 接口管理 ............................................................................................................. 46 5.11.2 工作流 .................................................................................................................. 47 5.11.3 数字签名 ............................................................................................................. 48 5.12 非功能性需求 ............................................................................................................ 49 5.12.1 法规标准遵从 ..................................................................................................... 49 5.12.2 协同管理 ............................................................................................................. 50 5.12.3 易用性 ................................................................................................................. 50 5.12.4 性能要求 ............................................................................................................. 51

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1. 范围
电子文件管理系统(ERMS),是指对电子文件的识别、归档、存储、维护、利用和处置 等进行管理和控制的信息系统。 ERMS 关注重点在于电子文件,但也可用来管理物理文件。 本规范以文书类电子文件管理为主描述其通用管理功能需求。本规范适用于建设和使用 ERMS 的机构,包括电子文件形成单位、档案馆以及在移交到档案馆之前对其进行管理的法 人单位。 本规范旨在实现以下目标: 1. 清晰表述电子文件管理系统的功能需求,便于机构档案管理人员与软件开发商交 流; 2. 规范电子文件管理系统功能要求; 3. 使机构具备充分的文件自动化管理能力; 4. 以良好的电子文件管理支持机构的业务运营,提高工作效率; 5. 确保机构文件管理的公信力; 6. 作为已有类似系统功能评估的标准。 本规范主要面向已具备或准备开发 ERMS 的机构、ERMS 软件开发商、电子文件管理地 方或行业主管部门以及学术机构。 本规范可用作: 1. 评估指南——各类机构可基于本规范评估并完善文件管理软件具备的功能。 2. 购买指南 ——各类机构可以参考本规范,比较和评价电子文件管理软件功能及其与 机构电子文件管理需求的匹配程度。 3. 管理指南 ——各类机构可以根据本规范提出电子文件管理软件的购买和使用要求, 并进一步实施个性化配置。 4. 设计指南 ——在软件开发过程中可参考本规范相关条款设计和检测软件的文件管理 功能,不论软件开发是由机构内部 IT 人员还是软件开发商实现。 5. 培训指南——各类机构的文件管理培训可将本规范作为培训和教学资源。 本规范关注重点功能性需求,但非功能性需求是电子文管理系统发挥应有效应的关键 因素。本规范概括地描述了 ERMS 的非功能性需求。

2. 规范性引用文件
DA/T 1-2000 档案工作基本术语 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
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DA/T 32-2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据规范 DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求 ISO 15489-1:2001 信息与文献-文件管理 ISO 23081-1 信息与文献-文件管理流程-文件元数据 ISO 19005-1:2005 文献管理-电子文件长期保存的文件格式-第 1 部分:PDF1.4(PDF/A-1) 的使用

3. 术语和定义
3.1 捕获 Capture 捕获是按照既定要求将电子文件及其元数据纳入 ERMS 加以管理的过程。 3.2 保管期限表 Retention Schedule 保管期限表是鉴定分析的成果,定义了 ERMS 要保管文件的保管期限,是以表册形式列 举文件的来源、内容与形式,记录鉴定决策,规定处置行为的规范性文件。 3.3 处置 Disposition 按照文件处置规范或其他规定,对文件实施保管、销毁或移交的一系列过程。( ISO 15489-1:3.9) 3.4 导出 Export 区别于移交,导出是为另一个系统产生副本的过程,但是文件仍然保留在原来的系统 中,在此过程并不删除它们。 3.5 登记 Registration 赋予文件唯一标识符的过程。 3.6 电子文件 Electronic Records 指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算 机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。(GB/T 18894-2002:3.1) 3.7 电子文件管理系统 Electronic Records Management System 电子文件管理系统(ERMS),是指对电子文件的识别、归档、存储、维护、利用和处置 等进行管理和控制的信息系统。ERMS 关注重点在于电子文件,但也可用来管理物理文件。 3.8 鉴定 Appraisal 鉴定就是鉴别和判定文件的价值,挑选出有价值的文件保存,剔除无保存价值的文件 予以销毁。 3.9 审计跟踪 Audit Trail
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审计跟踪是对 ERMS 重要行为的记录,包括管理员、用户、 ERMS 自身的行为。它显示 这些行为是否遵循规定,确保未被授权行为被识别和跟踪。 3.10 授权用户 Authorized Users 被授予执行文件管理业务的人员。 3.11 文档 Document 可以作为一个单元存在的记录信息或信息实体。单个文档可以由一个或多个组件组 成。与文件相比,文档是尚未被作为文件捕获的信息,如没有经过分类、登记和固化。 3.12 文档管理员 Records Manager 制定并维护文件管理业务规则的人员。 3.13 文件 Records 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和 具有查考作用的信息。(ISO 15489-1:2001, 3.15) 3.14 文件分类方案 Records Classification Scheme 依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则,按照类目对业务活动或者文件 进行的系统标识和整理。 3.15 系统管理员 System Administrator 执行 ERMS 系统功能管理的人员。 3.16 销毁 Destruction 销毁不等同于删除。销毁是以文件的保管期限表为依据,在受控的方式下通过完整的 销毁流程加以实施,文档管理员和授权用户的销毁权限是受到严格限制的。无论是逻辑销 毁还是物理销毁,ERMS 都不能销毁被销毁文件的元数据以及相关操作日志。 消除或删除文件,使之无法恢复的过程。( ISO 15489-1: 2001, 3.8) 3.17 移交 Transfer 将具有长期或者永久保存价值的文件移交到综合档案馆的过程。 ERMS 系统文件的移 交,是指 ERMS 保存的文件向档案馆专用保存系统或其他 ERMS 提交的过程。当文件被移交 之后,ERMS 系统可不再保存被移交的电子文件。 保管过程中文件的保管权、所有权和 /或责任权的变化。(ISO 15489-1: 2001, 3.20) 3.18 元数据 Metadata 描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据( ISO 15489-1:2001, 3.12)。 3.19 组件 Component 独立的比特流,它等同于计算机的“文件”概念。组件是相互独立的,它可以单独或 与其他组件组合构成文档。

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4. 总则
4.1 概述
文件与业务活动紧密相连,是业务活动的结果,必须维护文件的真实性、完整性、可 靠性和可用性。文件的重要特征在于其信息内容必须固化,在捕获和保管过程中的任何行 为均以维护文件结构及其组成部分之间的联系为基本原则。文件管理应确保文件作为证据 充分地留存下来,证明机构活动遵守了有关规章制度,并实现了其承诺。相应地,电子文 件管理系统应具备保证实现文件可靠性、完整性、一致性、全面性和系统性等特征,能够 实施文件捕获、登记、分类、保管、利用和审计跟踪等管理活动,维护文件的基本属性。 在实现方式上,ERMS 可以是独立实施电子文件管理的系统,可以是与电子文件形成系 统等紧密集成的系统,可以是内嵌于业务系统的功能模块。 本规范涉及电子文件保管的一般要求,但不涉及电子文件长久保存的专业要求,后者 需要由专业标准来规范。本规范涉及数字化形成的电子文件的接收与管理,但不涉及具体 的数字化工作流程。本规范主要规定管理对象为电子文件的系统,同时支持纸质文件的管 理。

4.2 关键概念说明
1. 需求框架说明 本规范按照捕获、分类管理、鉴定处置、检索利用、存储保管等五个流程环节描述 ERMS 的功能需求,同时也描述了统计报表、混合文件管理、元数据管理、 安全管理、系 统管理等涉及全局的通用功能需求。 2. 管理层次说明 ERMS 应能确保文件管理的层次性,这种层次表现在全宗、类(可划分为多级类目)、 案卷、文件的等级结构划分上。层次结构的划分取决于实际管理需要,如图 1 所示。 电子文件可以直接在分类体系的类目下进行管理, 分类体系一般可以分为以下几个层
次,具体的层次设置需要结合机构实际情况而定。 文件一般归属于最底层的下位类,一般情

形下文书文件允许不立卷管理,若下位类包含文件数量过多,则可设立虚拟“案卷”,确 保在可控的规模上对电子文件进行管理,此处的“案卷”等同于计算机中“文件夹”的概 念,而非要对文件进行立卷。当然,该图也自然支持对于实际工作中有立卷需求的情况。

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图 1 分类方案结构图

1)类(Class) 。类是对文件主题、机构职能、活动或者业务环节按照一定的规则和联系 系统性的组合和定义。类结构一般由多级类目构成。 2) 案卷(File) 。案卷是同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。案卷是文件 的容器,如果有需要,案卷可以继续划分为子卷。 3. 单份文件结构说明 本部分解释文件、文档和组件等概念,便于掌握 ERMS 管理对象的特性并对其实施管 理。 文件( record):机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到并保 管的作为证据及信息的记录。 注:一份文件可以包括一个或多个文档(如由请示和批复两个文档构成的一份文件;或 一个带有附件的通知,附件和通知两个文档构成一份文件等情形),无论其格式或载体形式 如何。 文档(document):可以作为一个单元存在的记录信息或信息实体。单个文档可以由一 个或多个组件组成。与文件相比,文档是尚未被作为文件捕获的信息,如没有经过分类、 登记和固化。 组件(component):独立的比特流,它等同于计算机的“文件”概念。组件是相互独 立的,它可以单独或与其他组件组合构成文档。组件的例子包括: ? 一个网页文件中,HTML 文档和其中的 JPEG 图片都是组件。 (而若网页以 mht 格式 作为单一网页形式存储,则 html 和 jpeg 彼此不独立,则不能称此二者为组件。 )
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? 一个字处理文档如包括嵌入链接, 且该链接指向外部电子表格, 则该电子表格将被 视为组件;如电子表格直接嵌入到字处理文档中,由于该电子表格并不独立存在, 则电子表格不可作为组件。 一个带有附件的电子邮件信息可以是一个组件,几个组件或几个文件,取决于它存储 的格式。 ? 若电子邮件主体和所有附件一并存储,彼此不独立,则它们被共同视为一个组件。 ? 若附件和电子邮件主体分开存储, 电子邮件主体包含指向附件的内部链接, 则每一 个附件和主体本身都各是一个组件。 ? 若附件和电子邮件主体分开存储, 但电子邮件主体不包含指向附件的内部链接, 则 每一个附件和信息主体各自可以是一个独立的文件。 文件、 文档、 组件三者关系如图 2 所示。 其中文件、 组件、文档三个实体由长方形表示, 连接它们的箭头线条表示它们之间的组成关系。 实体名称下括号内的数字是对构成数量的描 述。

文件 组成

构成

文档 (1~N)

构成

组件 (1~N)

图 2 文件组成结构图

4.3 技术和管理问题声明
本规范规定承担电子文件管理任务的系统的基本功能需求, 系通用需求规范, 不规定实 现系统功能的平台和具体技术, 也不限定使用该系统的单位类型。 考虑到应用范围的多样性,
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本规范不规定详细的实施原则, 各机构可以自身情况灵活选择系统实现技术和方式。 限于测 试实施的具体环境的差异性,本规范也不具体规定系统测试相关事项。 机构应为符合本规范功能需求的 ERMS 实施提供政策和资金保障。ERMS 的实施应纳入 机构发展的政策框架当中, 政策框架伴随文件管理软件的发展而产生。 机构应分析并修订已 有的信息管理和信息安全的政策法规,尤其是针对文件管理、保存和销毁职责的规定。 机构应在实施成本投入的流程性评估和最终的审批基础上, 将之纳入机构的财务计划和 投资项目中,建立系统实施的财力保障。任何使用 ERMS 的机构均应明确,采用新技术和改 变业务流程时需实施严格的风险防范措施。在分析机构潜在风险类型基础上,采取有效的、 可行的措施进行预防。系统风险评估应纳入机构的整体风险管理框架中。

4.4 强制性声明
本规范中需求均具备强制性声明(约束等级) ,说明需求的强制性程度,分必选(M) 、 和可选(O) 。必选表示必须采用; 可选指根据用户需要选用或不选用。

4.5 用户类型说明
系统主要涉及四类用户类型; 系统管理员:执行 ERMS 系统功能管理的人员。 文档管理员:制定并维护文件管理业务规则的人员。 授权用户:被授予执行文件管理业务的人员。 普通用户:一般用户。

5. 功能需求
5.1 捕获
捕获是按照既定要求将电子文件及其元数据纳入 ERMS 加以管理的过程。 捕获概念有广 义和狭义两种理解。 广义的捕获包含 ERMS 获取电子文件及其元数据所需开展的所有工作和 方法,包括接收/抓取、登记、分类、赋予保管期限等,狭义的捕获则指 ERMS 接收(通常 以被动方式)或抓取(通常以主动方式)电子文件及其元数据的操作,不包括伴随着这个操 作所开展的其他活动,如登记、分类等。本规范尽可能使用广义概念,不排除在某些特定的 上下文中采用狭义理解。
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捕获是 ERMS 的起始功能。其基本要求是: 1. 能够捕获各种系统产生的、各种类型的文件及其元数据; 2. 固化电子文件的内容,使之在被捕获之后保持不变; 3. 为文件建立唯一标识符。 4.建立文件与分类方案、类目和案卷、其他文件以及元数据之间的关联。

5.1.1 文件的捕获
本节着重描述可被捕获的文件的类型以及主要的捕获方式。
序号 功能需求 ERMS 应定义发送(向 ERMS 发送)和查收(在 ERMS 中查收)电子文件的角色及其权 限,并由文档管理员负责此类授权。 ERMS 应支持授权用户定义、维护、修改捕获活动中电子文件的捕获范围;修改应记入 审计跟踪日志。 ERMS 应在捕获文件时出现提示信息。 ERMS 应支持以原始格式捕获电子文件,不管其编码方法和技术特征如何。 ERMS 宜按照要求将原始格式转化为目标格式。 如果同一份电子文件存在多种格式,那么 ERMS 应能在不同格式之间应保持有效的联 系。 如果捕获对象包含多个组件,且被当成一份文件加以捕获时,ERMS 应保留该文件内数 字组件之间的关系。典型的情况如: 7 ? ? ? ? 8 包含图片的网页; 带有附件的电子邮件; 带有工作表链接的年度报告; 嵌入视频的工作总结等。 M M 约束

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ERMS 应将文件中所有组件作为一个整体单元进行检索、显示和管理。 在某些情况下,包含多个组件的电子文件在捕获保存时可能需要进行修改,比如将

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HTML 网页所有组件转存为一个文档(如 pdf 文档) ,或者改变链接地址等。应将这种 修改记入跟踪日志。 如果电子邮件和其附件作为不同的文件(在这种情况下,不是作为一个包含多个组件

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的整体)分别捕获,ERMS 应自动将这些文件进行关联。同时允许用户通过利用文件之 间的关联关系来从电子邮件文件中找到每一份附件或从任何一份附件中找到电子邮件 文件。 如果多个文档作为一个文件加以捕获,无论 ERMS 将其作为一个整体进行捕获还是分

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别捕获,都应要求: ? ? 每份文件的组成要素之间的关系是确定的; 上述关联被记录并保持;

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ERMS 应将包含多文档的文件作为独立的单元进行检索、显示和管理。 ERMS 允许以复合文件、链接文件、快照或其组合等形式捕获动态网页。 ERMS 应支持授权用户定义、维护、修改能够捕获的文件格式类型(即可以捕获的文件 格式范围) ;修改应被记入审计跟踪日志。 ERMS 应能识别任一电子文件或组成文件的文档或组件的格式类型,应将文件、文档或 组件的格式作为元数据予以捕获。 如果 ERMS 在捕获文件时改变了文件之间的关联,应在跟踪日志中自动记录所有变化 的细节。 当捕获的文件有多种版本时,ERMS 应允许用户至少选择下列一种: ? 将该文件的所有版本视为一份文件捕获; 捕获特定的一个版本; 将每个版本都作为单一文件捕获。

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无论哪种情况,都应记录并保持不同版本之间的联系。 18 如果多版本的文件被作为一份文件捕获,那么 ERMS 应将其作为独立的单元进行检索、 显示和管理。 除了可以捕获脱机载体或指定位置中的电子文件之外, ERMS 宜支持从各类文件形成系 统中直接捕获文件,包括但不限于: ? ? 19 ? ? ? ? ? ? 普通的办公软件; 工作流应用软件; 电子邮件系统; 电子商务及网络交易; 图形和图像设计系统; 条形码支持系统; 业务信息系统; 多媒体应用软件等。 O M

ERMS 应提供自动捕获或人工辅助捕获功能。 自动捕获即将符合捕获范围的文件自动提 20 交到指定位置,通常是在文件生成时或生成后通过与电子文件形成系统的应用程序接 口(API)自动执行。 ERMS 应提供批量捕获功能,可根据用户定制的文件自动捕获规则,实施批量电子文件 21 及其元数据的导入,并保持导入文件及其组成要素、元数据之间的关联以及文件之间 的逻辑层次(如案卷等)和相互联系。 22 23 24 25 在批量导入的时候,ERMS 应能导入文件的审计跟踪日志。 ERMS 不应限定捕获文件的数量。 当重复捕获同一文件时,ERMS 应发出警告。 捕获不完全或尚未完成文件处理流程的文件时,ERMS 应能发出警告。如:一份不具备 有效的电子签名的发文,或者由未经认可的供应商提供的发货单。 ERMS 应支持授权用户定义、维护、修改某些特定种类的文档/文件的完整构成要素, 以便捕获时检查验证。 M M M O M M

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ERMS 应能向特定用户发送文件捕获成功的确认信息,以及不能成功捕获的报告。 ERMS 可在文件成功捕获之后或登记时为其打上捕获或登记的标记。 本规范并不限定标 记实现的具体技术。

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5.1.2 文件的登记
本节着重描述赋予文件唯一标识符过程所要遵循的要求,也包括命名和建立关联的要 求。
序号 1 2 3 4 功能需求 只有文件构成要素完整和特定元数据完整的电子文件才能开始登记进程。 若登记前必填的元数据不完整, 那么允许文件暂时保存在 ERMS 中, 等待元数据补充完 整之后再行登记。 ERMS 应支持授权用户定义、 修改各类标识符的表示方法; 修改应被记入审计跟踪日志。 ERMS 应按照既定的唯一标识符构成规则,自动赋予文件、文件的各个版本、文件的各 种格式、组成文件的文档唯一的标识符,并将其作为元数据与该文件一起保存。 特定情况下,ERMS 宜允许用户手工输入、调整文件的唯一标识符。一般以档号为文件 唯一识别符。 ERMS 应在登记文件时采用自动方式或由授权用户为文件命名,允许其与原文件名不 同。 ERMS 应能在文件重名时发出警告,并提醒用户重新命名。 只有授权用户才能修改已经登记过的文件的名称,且这种修改应被记入跟踪日志。 登记进入 ERMS 的文件应根据既定的分类方案进行分类, 确保捕获的每一份文件都有类 可依。分类可以在捕获之前或登记的同时完成。文件应与其使用的分类方案相关联。 登记进 ERMS 的文件宜归入合适的案卷之中。归卷可以在捕获之前或登记的同时完成。 10 这里的归卷是归入逻辑案卷。逻辑案卷的具体表现方式可以是文件夹,也可以是揭示 案卷标识的元数据。本规范并不予以限定。 11 12 13 ERMS 应支持一份文件不必重复保存,就可以归入多个案卷或类之中。 ERMS 应能在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发出警告。 一般情况下,ERMS 不应限定类或案卷下的文件数量。在某些情况下,系统应支持授权 用户为类或案卷设定数量限制。 ERMS 宜在登记过程中自动提供如下支持,以便于文件的分类和归卷: ? 14 ? ? ? 显示用户最近使用过的案卷; 显示用户使用最频繁的类和案卷; 显示包含已知相关文件类和案卷; 根据文件元数据或用户配置文件,显示文件分类方案中的相关部分。 O M M M O 约束 M O M M

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ERMS 应允许授权用户在登记文件时创建新案卷,将文件归入新案卷中。 每一个分类方案及其中的实体(类、子类、案卷、子卷等)都应有唯一标识符。 ERMS 应允许在登记时和/或之后进一步手动输入、完善相关元数据。 (更多相关要求参 见“5.1.5 捕获阶段的元数据”部分) ERMS 应支持文档管理员定义、维护、删除、更改文件/文档之间的关联类型,如替代\

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被替代、主件\副件、链接关系、版本关系、请示\批复关系、连载关系等,修改应被审 计跟踪记录。 ERMS 应在登记文件支持授权用户登记文件关联, 包括文件以及组成文件的组件、 文档,

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文件的复制件,不同版本文件,其他文件,案卷,类,分类方案,文件类型,文件(文 档)格式类型等之间的关联,并能以某种方式显示这些关联。

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5.1.3 文件的移动和修改
本节描述对于文件的变化管理要求。
序号 1 2 3 功能需求 约束

任何用户在捕获过程和之后均不得修改电子文件的内容。 除非根据处置方案销毁、移交文件,否则任何用户在电子文件登记之后都不能删除文 件。 ERMS 应允许授权用户将文件重新分配到其他案卷或类中。修改应记入跟踪日志中。 ERMS 应允许复制已有电子文件的部分内容以形成新的独立的电子文件(摘录) ,并确

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保原始文件保持完整不变。摘录应在 ERMS 系统中予以登记,应保持摘录和原始文件 之间的关联。

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ERMS 应能跟踪已登记电子文件的所有副本,在日志中记录这些副本的活动信息。 若原有文件被新文件替代,ERMS 应支持替代状态,并创建指向替代文件的链接。

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5.1.4 文件类型
本节描述 ERMS 对于文件类型的定义和管理要求。
序号 1 2 3 4 功能需求 约束

ERMS 应支持文档管理员定义、维护、修改不同的文件类型,并记入审计跟踪日志。 ERMS 宜允许依据不同的文件类型(可能和不同元数据方案和管理设置挂钩)对文件采 取相应的行动。如:自动赋予某些元数据元素的值,自动归入某类或案卷等。 ERMS 宜支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型。 无论电子文件存储集中还是分散,ERMS 宜对文件类型集中管理。

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5.1.4 数字化文件的捕获
本节着重描述数字化文件的捕获要求。
序号 1 功能需求 ERMS 支持对于数字化文件与原生电子文件基本等同的管理功能。 ERMS 宜支持集成扫描功能模块。该功能模块可支持: ? 2 ? ? ? ? 3 4 5 提供扫描管理界面; 多页文件扫描; 单色扫描、灰度扫描和彩色扫描; 对扫描图像的注释功能,注释内容被保存到元数据项中 提供多种扫描参数设置,如单面/双面、分辨率、反差、亮度设置等。 M M O O 约束 O

ERMS 应支持以合乎 《纸质档案数字化技术规范》 等相关标准规范要求的格式保存图像, 包括但不限于 TIFF、JPEG、PDF/A 等。 ERMS 应支持以多种分辨率保存图像,以适应不同的应用环境。 ERMS 宜支持光学字符识别(OCR)功能,并将扫描图像和从 OCR 获得的文本信息视为 一个复合文件加以管理。 ERMS 应支持对扫描图像的质量控制和调整,如允许为图像信息内容设置阈值,低于阈 值就放弃该图像并以空白页显示。 ERMS 宜支持自动捕获指定扫描区域的相关元数据。 ERMS 应支持批量导入扫描图像及其元数据。 ERMS 应支持数字化文件的元数据编制,可采取导入、挂接既有元数据的方式,也可同 时进行人工辅助编制。 ERMS 应支持记录扫描活动本身,包括操作者、操作时间、操作文件、检验员等信息。

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5.1.5 捕获阶段的元数据管理
本节着重描述随同文件一并进入 ERMS 的元数据的捕获方式以及捕获阶段元数据的管理要 求。
序号 功能需求 ERMS 应支持文档管理员定义、维护、修改捕获时各类电子文件的元数据方案,包括元 数据元素及其类型、元数据元素的取值规则和编码体系等;修改应被审计跟踪记录。 ERMS 应按照事先设定的元数据方案捕获元数据。 ERMS 宜支持元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行。 ERMS 应自动将捕获和/或登记日期和时间作为元数据加以捕获,同时将其存入跟踪日 志。 ERMS 应提供如下自动化手段,支持元数据的捕获: ? 自动捕获其他系统内文件元数据; 约束

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? ? ? ? 6 7 8 9 10 11 12 13 14

根据元数据方案,检查元数据的完备性; 根据元数据方案规定的编码体系/编码方案,检查元数据取值的有效性; 为需要手工填写的元数据提供值域列表; 为需要手工填写的元数据提示一些常见值。 O M M M M O M M M

如果不能自动捕获元数据,ERMS 宜提示用户输入可能的选项。 在批量导入时,ERMS 要能自动捕获与文件相关的元数据,同时允许手工输入遗漏或错 误的元数据项。 ERMS 应能使电子文件在登记时可以从其所属类、案卷继承元数据。 ERMS 应在文件及其元数据之间建立并保持稳固的关联。 对于同一文件的不同副本、版本、格式,ERMS 应要求其应与自己的元数据相关联。 当电子邮件的附件以单独的文件形式被捕获时,ERMS 要求为其捕获或录入适当的元数 据值。 ERMS 应支持多个授权用户完成元数据的捕获, 如通过工作流机制分配元数据登录任务。 ERMS 应明确规定哪些元数据一经登记,便无法改动。 ERMS 允许授权用户修改部分元数据。应确保已登记的并且可以修改的文件元数据未经 授权不得修改。修改应记入审计跟踪日志。

5.2 分类方案和案卷组织
分类是 ERMS 的核心功能之一。它是依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规 则,按照类目对业务活动或者文件进行的系统标识和整理。分类方案是具有等级结构、根据 职能和业务活动对文件进行分类的系统, 分类方案的建立能够方便对文件的捕获、 保管期限 的定义、处置、存取安全控制、检索和维护,对于规范文件档案管理活动是必不可少的。 分类主要发挥以下几个方面的作用: 1. 提供单份文件之间的联系,通过单份文件的积累提供业务活动的持续记录; 2. 确保文件以长期一致的方式命名; 3. 协助检索关于某项职能或活动的所有文件; 4. 确定文件集合的安全保护措施和利用方法; 5. 分配特定文件集合的用户利用许可或操作许可; 6. 分配特定文件集合的管理职责; 7. 为相关活动分配文件集合;
17

8.确定文件的适当保管期限和处置方法。

5.2.1 建立分类方案
本节着重描述建立和配置分类方案时所要遵循的要求。
序号 功能要求 ERMS 应只允许文档管理员创建文件分类方案, 以便对电子文件进行有等级层次的组织和 逻辑组卷工作。 ERMS 宜支持对机构存在的业务分类方案进行管理和维护。 ERMS 应确保分类方案各个部分和所对应的文件、案卷实体之间的有效链接。 ERMS 应能够跟踪分类方案的发展并对其进行维护。 ERMS 应允许同时定义和使用多套分类方案。 ERMS 宜支持个别类目由授权用户进行管理, 尤其是在分类方案规模较大时以及特定业务 环境中。 ERMS 应支持文档管理员为每个分类方案标注标题和描述,并自动赋予标识符。 ERMS 不应限制分类方案的层级数目。 ERMS 宜支持分类方案与其他文件管理流程如捕获、处置、利用、安全管理、统计报告等 功能的关联与交互。 ERMS 应支持全部或部分分类方案的导入, 也应允许导入相关的元数据 (如保管期限表以 及审计跟踪状态等) 。 ERMS 宜支持分类方案以 XML 或者其他开放标准的格式全部或部分导出。 ERMS 宜支持多种分类方案的定义和同时使用, 以适用于多机构文件管理或机构合并的情 形。 约束

1 2 3 4 5 6 7 8 9

M O M M M O M M O

10 11 12

M O O

5.2.2 维护分类方案
本节着重描述对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为时所应遵循的 要求,为了保证分类方案的质量和稳定性,该功能模块一般要求由文档管理员执行,部分情 形中可由授权用户执行。
序号 1 2 功能要求 ERMS 应支持文档管理员增加新的类目。新增类目自动继承其父类的相关元数据。 ERMS 应允许文档管理员设定各类目的默认元数据。 约束 M M 18

ERMS 应允许文档管理员合并同一个业务活动中的两个类。要求: 3 ? ? 4 5 6 7 之前类目中的所有子类被迁移到之后的的类目中; 将之前的类目状态设为关闭。 M O M M M

ERMS 应允许文档管理员在同一个业务活动中将一个独立的类分立为两个类。 ERMS 宜支持文档管理员在业务活动中复制任何类。 ERMS 应保证在迁移期间所有电子文件与原有分类方案保持正确关联。 ERMS 应在维护分类方案时, 自动或者手动调整分类方案元数据, 维护行为应记录在审计 跟踪日志中。 ERMS 应允许管理员或者授权用户标记某类目为关闭状态, 防止新类、 新案卷或者新文件 增加到该类。 ERMS 应允许文档管理员或者授权用户删除空类。 ERMS 应提供统计报告工具,包括类、案卷、文件的创建、关闭和删除的数量。 ERMS 应提供分类方案维护活动的专门报告。

8 9 10 11

M M M M

5.2.3 案卷管理
本节着重描述案卷和类之间的关联性以及在管理案卷时所应遵循的要求。 案卷是同一主题、活动或者事务的相互关联的文件集合。案卷分为两种类型:一是物理 案卷,用于辅导实体管理,虽然目前我国的文书档案已建议按件管理,但在实践中还具有不 少物理组卷需求,尤其是对非文书档案的整理;二是逻辑案卷。案卷的设置与分类方案相联 系,最低一级类目往下延展就是案卷,可视为分类方案的细化延伸。物理案卷和逻辑案卷二 者可以是统一的,也可以不同。未加特别标注,表示该需求皆适用于物理案卷和逻辑案卷。 在某些情况下,还需要把案卷再细分为子卷,一个案卷有可能由多个子卷构成。
序号 1 2 3 功能要求 ERMS 应能将案卷设置与分类方案对应,在分类方案的最低层级下设置案卷。 ERMS 宜限制案卷的大小,为便于管理也可对案卷进行子卷划分,并提供子卷层级管理。 ERMS 应设计案卷(子卷)的开放/关闭标记。 授权用户关闭案卷之后,应确保无法再向 该案卷中添加新的文件或者细分新的子卷。 ERMS 应允许授权用户打开已关闭的案卷, 添加文件后再次将其关闭。 案卷关闭后其内容 仍然能够被检索和查看。 ERMS 应允许授权用户增加、 删除、 移动、 合并、 拆分或者重新归类一个或者一组案卷 (子 约束 M O M

4 5

M M 19

卷) , 并能够对案卷的元数据进行自动或者手动调整, 调整行为应记录在审计跟踪日志中。 ERMS 宜支持文档管理员预先设定案卷的编号规则和命名机制, 注意与分类方案的规则保 持联系和区别。 ERMS 应能够自动记录案卷管理过程中的有关信息作为案卷的元数据, 如形成时间、 开放 /关闭时间、读写状态、操作者等信息,物理案卷还应记录其实体位置。 ERMS 应能保证案卷内各文件之间的联系在文件生命周期内不被破坏。 ERMS 不应限制分配到类目的案卷数量,尤其是逻辑案卷。 ERMS 宜支持对分类代码的批量修改。 ERMS 应能以 XML 格式或者人们易读的格式输出案卷目录列表。

6

O

7 8 9 10 11

M M M O M

5.2.4 类、案卷的元数据管理
本节着重描述对于类和案卷元数据管理的要求。
序号 1 2 3 4 5 6 功能要求 ERMS 应支持文档管理员或授权用户对类、案卷的元数据元素进行添加、删除和修改。 ERMS 应允许类目或者案卷继承其父类的元数据。 ERMS 应允许当父类元数据发生变动时,其子类继承其相关元数据的变化。 ERMS 应为类、案卷(子卷) 、文件配置一个分类代码,并保证所有的分类代码在同一等 级到分类体系中是唯一的,并具有相应的检验机制。 ERMS 应将分类代码作为类目、案卷的元数据存储。 分类代码应支持字母、数字或者字母数字混合编排,应允许有多种形式的分类代码分隔 符,如“ ”、“-”、“/”、“.”等 如果需要系统自动生成分类代码,应允许文档管理员在系统配置时设定起始编码和默认 增量等属性。 ERMS 应提供具备用户自定义元数据域。 约束 M M M M M M

7 8

O M

5.3 鉴定和处置
鉴定就是鉴别和判定文件的价值, 挑选出有价值的文件保存, 剔除无保存价值的文件予 以销毁。鉴定最为重要的标准就是保管期限表。保管期限表是鉴定分析的成果,是以表册形 式列举文件的来源、内容与形式,记录鉴定决策,规定处置行为的规范性文件。
20

保管期限表的主要作用有以下几点: 1. 明确机构应该生成或者捕获文件的范围; 2. 规定文件的保管期限; 3. 明确保管期限到期后的处置行为; 4. 作为文件销毁的依据。 ERMS 应该方便随时对文件的保管状态进行调整并及时做出处置决定,能够对处置决定 进行自动或者手动实施, 并可通过审计跟踪日志对处置活动进行记录。 处置决定通常和保管 期限表结合使用,它们共同决定了 ERMS 内电子文件的命运。保管期限表定义了 ERMS 要保 管文件的保管期限。 而对文件处置的决定和选择是由机构综合多方面考虑作出的, 其包括以 下行为: 1.移交。将具有长期或者永久保存价值的文件移交到综合档案馆的过程。当文件被移交 之后,ERMS 系统可不再保存被移交的电子文件。 2.销毁。销毁不等同于删除。销毁是以文件的保管期限表为依据,在受控的方式下通过 完整的销毁流程加以实施,文档管理员和授权用户的销毁权限是受到严格限制的。 3.续存。 续存是指当文件保存期满而机构认为文件依旧有备查作用需要继续保留一段时 间而采取的行为。例如,当 ERMS 提醒管理员向综合档案馆移交文件时,如管理员触发暂存 行为,则 ERMS 向档案馆的管理系统复制成功文件后不会删除原文件,而是根据设定的续存 时间继续保留文件。

5.3.1 保管期限表
本节着重描述保管期限表的内容构成,制定、维护保管期限表时所要遵循的要求。维护 归档范围和保管期限,是 ERMS 自动功能的业务基础。保管期限表的业务管理应依照有关国 家和行业的相关规定进行, 制定适于系统管理的归档范围和保管期限表。 保管期限表应当是 融归档范围、 保管期限、 处置方案等在内的综合性管理工具。 保管期限表应保持相对的稳定, 不宜频繁变动。

序号 1

功能要求 ERMS 应只允许文档管理员创建或者维护保管期限表。

约束 M

21

2 3 4 5 6 7

ERMS 应允许管理人员对保管期限表进行修订,包括修改内容、修改原因、修改者、日 期等信息,其行为应记录在审计跟踪日志当中。 ERMS 应保证保管期限表的任何改动都要立即应用到采用该保管期限表的所有实体。 ERMS 应提供保管期限表的导入导出功能。 ERMS 宜支持将保管期限表与分类方案进行衔接,对类指定一个默认的保管期限条目, 案卷和文件的保管期限可继承它们的上级案卷或者类目的保管期限。 ERMS 应支持将保管期限表同文件所属的类、案卷关联起来。 如果某一案卷在适用保管期限表时出现冲突,ERMS 应遵循分类方案中对象级别越低, 其自带保管期限的优先级越高的原则,通过文档管理员加以协调解决。 如果文件因分配到多个案卷而存在继承保管期限的冲突,ERMS 应能够跟踪所有的保管 期限和处置行为,支持各项处置的独立性,保证文件满足相应案卷的保管期限要求。 ERMS 应长久保存保管期限表,保证其在系统迁移时依然有效。 ERMS 应提供报告功能,允许授权用户对保管期限表进行查找。

M M M O M M

8 9 10

M M M

5.3.2 鉴定实施
本节描述实施保管期限表时所要遵循的要求。
序号 1 2 3 功能要求 ERMS 应能够显示所有或者特定类、案卷所对应的保管期限。 ERMS 应能够为文档管理员或者授权用户显示特定保管期限的所有对象。 ERMS 应允许文档管理员审查、比较和确认类、案卷的保管期限,并能够解决保管期限的 冲突。 ERMS 应允许管理员或者授权用户能够通过预定义的保管期限列表为每个类、 案卷分配保 管期限。 ERMS 应允许类或者案卷能够继承父类的保管期限。 当案卷或者文件从原类目中移动到其他类目时, ERMS 应允许自动用新的类的保管期限代 替旧类的保管期限,同时也允许文档管理员或者授权用户手动更改保管期限。 ERMS 应允许管理员或者授权用户冻结某些案卷,在冻结期间该案卷不会被处置。 约束 M M M

4 5 6 7

M M M M

5.3.3 处置方案
本节着重描述根据保管期限设置的处置行为以及行为触发的条件。
序号 功能要求 约束 22

1 2

ERMS 应根据国家档案局批准的处置权或者是相关机构对特殊文件的处置要求来制定处 置方案。 ERMS 应只允许文档管理员管理处置行为。 ERMS 应预先定义处置方案,并可结合分类方案对某类文件预定义处置行动,包括: ? 移交; 销毁; 续存。

M M

3

? ?

M

4 5

ERMS 宜支持以工作流方式实施处置流程。 ERMS 宜支持按照档案馆定义的标准格式导入和导出处置类型。 ERMS 应支持定义和维护处置方案, 即文件应采取的处置行动。 处置行动可采取以下方式 触发: ? 时间触发。即文件保管到期后触发预定的处置行动或处置工作流,并予以提 示; ? 事件触发。当特定事件发生后触发处置行动,相应的,ERMS应允许文档管理 员定义和管理事件列表; ? 其他。

O O

6

M

对于触发处置行为的文件,ERMS 应支持包含以下处置程序(过程) : ? 7 ? ? 8 9 10 11 12 13 通知文档管理员或其他授权用户; 审核处置行为; 确认后实施相关处置行为。 M O O M M O M

ERMS 应能够对一个分类实体分配多个处置类型。 ERMS 支持以自动触发的方式进行处置,减少人为干预。 ERMS 应当能够在自动触发处置决定的程序之前提醒文档管理员对即将触发的行为做出 回应。 本级类、案卷所设定处置行为应优先于其上层分类实体的处置行为。 ERMS 应将所有处置行为的日期和其他细节作为处置对象的元数据予以记录。 ERMS 宜支持处置方案与其它管理工具,包括保管期限表、分类方案等的集成管理。 ERMS 应支持对处置方案的各项管理和维护功能,包括: ? ? 支持创建处置方案; 标识并存储处置方案; 基于处置建议推荐文件工作流程; 修改处置方案; 删除处置方案; 审核处置方案。

14

? ? ? ?

M

23

15 16 17

ERMS 应在审计跟踪日志中记录所有处置行为的活动 ERMS 应确保改动处置类型后对所有应用该类型的对象立即生效。 ERMS 应通过自动跟踪或定期手工检查方式识别超过保管期限的电子文件, 以决定文件的 处置触发时间。 ERMS 应支持处置活动的持续性,当某处置行为被触发后,ERMS 应允许文档管理员设置 后续处置类型,如原处置行为为“移交”的,经审核后可设置“续存”处置行为。

M M M

18

M

5.3.4 移交
本节着重描述文件移交时所应遵循的要求。某些情况下,ERMS 系统的文件需要转移到 其他系统(也可是其他 ERMS) 。这个过程存在多种解读,从业务管理角度看,这个处置过 程称为电子文件的移交,是指 ERMS 保存的文件向档案馆专用保存系统或其他 ERMS 提交的 过程。移交可分为内部移交或外部移交,内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中,外 部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆。 从操作层面上讲, 这个转移过程可被视 为导出或迁移,可以认为迁移是将文件送到其他地点或系统使用的,ERMS 中原始的文件被 一直被保存,只有当迁移被确认为是成功的,才可以删除原文件。导出则是为另一个系统产 生副本的过程,但是文件仍然保留在原来的系统中,在此过程并不删除它们。
序号 1 2 功能要求 ERMS 应允许将文件移交或者迁移到另一个 ERMS 或者档案馆的处置行为。 ERMS 应按照目标系统的格式规范移交文件,尤其是档案馆规定的格式。 移交应记录在审计跟踪日志中,包括但不限于: ? ? 3 ? ? ? 移交的日期; 分类编码; 标题; 用户; 移交原因。 M 约束 M M

ERMS 应保证移交文件的完整性, 应输出文件所有的成分, 并且应保护它们之间的正确联 系。包括: ? 4 ? ? ? ? 将文件、相关元数据、相关日志一同导出,不得分散; 导出对象(文件、案卷等)的内容和结构不被破坏; 属于复合电子文件的所有组成部分作为一个整体被导出; 导出的对象与其元数据保持联系; 文件分类方案所有的类、案卷、子卷、文件的元数据。 M

24

5

ERMS 支持在移交文件后,由文档管理员或授权用户在确认移交成功后删除所移交的文 件。 ERMS 应生成关于移交的过程报告,包括移交案卷和文件的数量、移交状态、移交错误、 未被成功移交的文件、未成功移交的原因等。 ERMS 应能够对未移交成功的电子文件进行二次移交。 ERMS 应能够为已移交的文件和案卷保留文件管理元数据。 ERMS 应能够对被移交的文件添加档案管理所需的元数据。 ERMS 应能够对移交文件进行批量修改元数据的功能。 ERMS 应能够以捕获格式将文件导出。 ERMS 应支持目标系统要求的格式进行导出。

O

6 7 8 9 10 11 12

M M M M M M M

5.3.5 销毁
本节着重描述文件销毁时所应遵循的要求。 销毁分为逻辑销毁和物理销毁。 所谓逻辑销 毁是指 ERMS 删除文件在存储系统上的存放位置的指针, 但文件实体依旧存放在存储系统之 中。所谓物理销毁是指 ERMS 不但删除文件的存放位置指针,而且从存储系统中将文件的实 体也删除。需要注意的是,无论是逻辑销毁还是物理销毁,ERMS 都不能销毁被销毁文件的 元数据以及相关操作日志。
序号 1 2 功能要求 销毁应由文档管理员根据销毁管理程序实施。 ERMS 应通过完整的工作流程对销毁行为进行审批。 销毁活动应记录在审计跟踪日志中,应包括以下内容: ? ? 3 ? ? ? 4 5 销毁的日期; 分类编码; 标题; 用户; 销毁原因。 M M M 约束 M M

销毁操作应在收到确认通知后执行。 ERMS 应允许文档管理员关闭销毁的功能。

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6 7 8 9 10 11

ERMS 宜支持如果一份电子文件已被授权销毁,则其所有备份和相关版本都应被销毁。 文件被销毁后,应当将销毁状态添加至文件的管理元数据当中。 ERMS 应支持逻辑销毁和物理销毁。 ERMS 应保证物理销毁的结果是对所有授权对象的彻底删除或不可用, 机构应采用谨慎的 方法避免可使用恢复技术进行数据恢复。 ERMS 应保证逻辑销毁后依旧能够复原文件存放位置指针。 ERMS 应生成关于销毁的过程报告,包括销毁文件和案卷的数量、移交状态、销毁错误、 未被成功销毁的文件、未成功销毁的原因。

O M M M M M

5.3.6 续存
本节着重描述文件续存时所应遵循的要求。
序号 1 2 3 4 5 6 功能要求 ERMS 应能够在移交或者销毁前向文档管理员提交确认信息时触发续存行为。 ERMS 应允许文档管理员根据需要设定相应续存时间。 ERMS 应允许文档管理员多次续存。 当处置行为设定为移交+续存时,ERMS 应能够将应移交的文件按照移交规范导出,原文 件则按照续存时间继续在 ERMS 中予以保留。 文件续存后,应当将续存状态添加至文件的元数据中。 ERMS 应生成关于续存的过程报告,应指出续存文件、案卷的数量、续存的原因等。 约束 M M M M M M

5.4 检索利用
检索是指从计算机系统存储的数据中获得信息的行为,是 ERMS 系统的核心应用之一。 ERMS 应提供多种检索途径和输出功能,满足不同用户的需求,在实现类目、文件及其 元数据检索的基础上提供良好的显示和打印功能。在此过程中,对检索、显示和打印的权限 进行管理,在机构整体政策环境中完善关于利用范围、利用权限和安全等方面的设置。 本章中所有的特性与功能必须遵从本规范在其他地方所描述的利用控制,包括安全控 制。ERMS 系统决不能给那些无接收权限的用户显示信息。
26

5.4.1 检索
检索是按照用户指定参数定位、利用和查看系统资源(包括类目、文件、文档等实体及 其元数据)的过程。
序号 ERMS 检索模块应 ? 1 ? ? ? 2 3 4 5 6 7 8 9 遵循存取控制要求,对没有权限的查询方式不予支持; 对于不在用户权限范围内显示的检索结果不予显示; 对于不可视的元数据项不予显示; 检索过程原则上不得进行任何编辑动作等。 M M M M M O O O M 功能要求 约束

ERMS 检索模块应支持对类目、文件、文档、组件、元数据、目录、全文等层次的检索。 ERMS 应允许用户检索权限范围内所有的资源对象及其元数据。 ERMS 应允许用户检索电子文件、物理文件。 ERMS 应允许检索对象处于在线、近线或离线状态。 ERMS 应支持选定范围内的检索,包括跨全宗、跨卷检索。 ERMS 检索模块宜以用户为中心进行设计,注重用户界面和用户检索过程的友好性。 ERMS 宜能通过专门查询模块或快速查询通道等多种方式查询文件。 ERMS 系统宜提供统一的检索界面,无论是查询类、案卷、文件还是元数据等。 ERMS 宜提供友好的检索界面,包括 ? 检索进度提示; 显示用户完整提问; 估计检索完成时间; 保留用户最近使用的检索词。

10

? ? ?

O

11 12 13

ERMS 应支持无条件查询,即对整个(或基于用户视角可视的范围)馆藏目录进行浏览。 ERMS 宜支持采取树形展开等方式浏览,浏览内容包括目录、内容及其他元数据。 ERMS 应支持条件检索,条件来源可以是任何有检索意义的元数据项,如各类编号(如电子文 档号) 、分类标识、位置、各类时间(及其范围条件) 、文件类型、标题、关键词等。 ERMS 宜支持条件的友好输入

M O M

14

?

支持以日历方式输入日期;

O

27

?

支持联想式词语输入。

15 16

ERMS 应允许用户使用自由文本检索文件全文。 ERMS 宜允许用户设定和更改检索字段。 ERMS 应支持组合条件查询。包括

M O

17

? ?

允许用户同时使用文件管理元数据和文件内容进行组合检索; 支持卡片式查询,将查询条件配置在一个显示界面上,方便用户输入。

M

18 19 20 21

ERMS 应支持布尔检索、部分匹配和通配符检索(模糊检索) 。 ERMS 宜支持受控词表检索(概念检索) ,据此可进行扩大、缩小、相关检索及同义词检索。 ERMS 宜支持递进检索,即在检索范围内实施二次检索。 ERMS 宜支持用户对检索途径进行定义、保存和再利用。 ERMS 宜提供智能检索手段,包括 ? 根据检索频率提供; 设计用户问答进行自动检索; 为用户设置缺省查询选项; 提供查询结果相关性分析。

M O O O

22

? ? ?

O

23 24

ERMS应支持检索结果导出。 ERMS 宜允许用户对检索结果进行选择和分组,并重新排列结果清单,允许同时进行查看、传 输和打印。 ERMS 宜支持根据检索结果进行扩展显示,即可显示该结果的上级或下级层次(如结果为案卷

M O

25

的,可展开卷内文件;结果为文件的,可上溯到所属案卷,也可显示包括文件内容在内的各 元数据项) 。 ERMS宜支持对查询结果的显示格式进行设置,允许用户指定: ? 查询结果显示的顺序; 每页显示的数目; 每次检索返回结果的最大数量; 查询结果显示的元数据。

O

26

? ? ?

O

27 28 29 30

ERMS 检索模块应与其他功能模块集成, 因其多作为其它功能的入口, 如捕获、 利用、 处置等。 ERMS 应支持查询频率统计报告功能。 ERMS 宜允许配置一个搜索引擎而不是默认的搜索引擎。 ERMS 宜支持多用户的并发检索。

M M O O

28

5.4.2 利用
ERMS 的利用需求重点在于对利用途径、利用权限的管理,同时要求机构为利用需求提 供良好的政策环境。
序号 功能要求 机构应在规章环境中建立利用工作指南,便于 ERMS 在系统设计中制定业务规则,包括 ? ? 1 ? ? ? ? 2 4 结合划密解控工作确定可利用文件的范围; 明确不同密级的利用条件和允许的利用操作; 明确规定对文件的利用权限以及利用条件; 明确内部和外部用户的利用限制; 明确利用期限; 明确利用期限期满后的调整。 M M M 约束

ERMS 应注意利用权限的管理与存取控制的结合,一般性的权限控制方法,可参见安全部分。 ERMS 应只有在通过认证机制确认授权用户的身份后才能允许执行相应的利用操作。ERMS 不 指定认证的方法,机构根据自己的需要确定适当的认证方法。 ERMS 应支持系统管理员赋予指定的用户、用户组或角色在一定时间范围内对指定对象的使用 权,并维护利用许可。 ERMS 应能提供读取原始电子文件的能力,包括硬件和软件环境,也可采用第三方软件实现本 功能,注意保持对原始文件格式的向后兼容性。 ERMS 宜支持以用户选择的数据格式输出电子文件的功能。 ERMS 应能在利用中维护电子文件的真实性,包括 ? 维护文件的内容; 维护文件的背景信息; 维护文件的结构; 文件的正确显示。

5

M

6 7

M O

8

? ? ?

M

9 10

ERMS 应支持在利用过程中正确还原电子文件内部各组件或电子文件之间的关系。 ERMS 应能提供电子文件复制服务。

M M

5.4.3 显示
显示是指资源对象以用户可以接受的方式展现的过程。ERMS 系统可能包含不同格式的 文件,用户要求能显示不同格式的通用显现工具。

29

序号

功能要求 ERMS 应允许通过按键或点击选择和打开类目、案卷、文件等,以显示其下位层次和相关元数 据。 ERMS 宜支持集成独立的显示软件包,用于阅读电子文件正文。包括显示图像、视音频文件和 电子邮件等。 ERMS 应支持将电子文件输出到兼容的应用软件,以便进行查看或可执行的任何其它操作。 对于多版本的电子文件,ERMS 应显示列出所有可用的版本。 ERMS 应支持按所要求的格式显示电子文件和案卷的全部有效的元数据。 ERMS 应能够显示其能捕获的所有类型电子文件的内容,并能将文件所有组成部分作为一个单 元的形式加以显示。 ERMS 宜显示其能捕获到的所有类型电子文件的内容,并且在不安装其生成程序的情况下依然

约束

1

M

2 3 4 5 6

O M M M O

7

能够反映其生成时的原始格式。 应在不调用文件生成程序情况下, 以文件原始的内容和布局进 行显示。

O

5.4.4 打印
ERMS 支持用户在授权范围内对可打印对象物理输出的过程。在打印输出中要明确对象 范围、参数设置,系统管理员应对打印进行良好的管理。
序号 功能要求 ERMS 应能够打印其能捕获的所有可打印电子文件,而不是使用截图形式打印。不能打印的电 子文件(如音视频文件)应支持输出设置。 ERMS 应支持对文件内容和元数据的打印功能。 ERMS 应支持打印选定的文件集合(类、案卷、或检索结果集)的指定元数据集合(如题名、 责任者、生成日期等) 。 ERMS 宜支持设置默认的打印参数。 ERMS 应支持打印选定文件集合的清单。 ERMS 应支持管理员打印所有案卷或一个特定类目的清单。 ERMS 应支持管理员打印所有或部分的管理参数。 ERMS 应支持管理员打印所有或部分分类体系。 ERMS 应支持管理员打印保管或处置方案。 约束

1 2 3 4 5 6 7 8 9

M M M O M M M M M 30

10

ERMS 应对打印结果赋予相应的文件管理元数据,如标题、编号、日期和安全级别等。

M

5.5 存储保管
存储保管是电子文件管理工作的重要内容, 完整地讲, 该活动包括从技术和智能两个方 面来确保真实性文件得以长久保存而涉及的过程和行动计划。 本规范涉及一般层面的保管职 能,对于涉及长久保存的措施,更多地需要依靠数字档案馆或类似系统来提供。

5.5.1 存储设备
本节规范存储介质和设备的管理要求。
序号 功能要求 ERMS 的存储介质理化性质应符合《电子文件归档和管理规范》 、 《磁性载体档案管理与保护 1 规范》等的要求。 ERMS 应提供基本的存储管理功能(或借助第三方软件) ,实现对存储介质的状态监控和报 2 告。 3 4 5 ERMS 存储介质应在特定环境下使用和存储,以保证在该环境下介质能达到其预期寿命。 在对存储介质的各项管理活动中不允许对文件安全造成损坏, 如在介质检测和更换过程中。 ERMS 应支持存储介质的定期更新,以防止介质老化,定期更新信息应自动记录到系统中。 ERMS 应能提供基本的载体管理。包括防止载体过载、监测载体误码率,提供破损载体恢复 6 工具。 7 ERMS 宜能自动获取存储在可抽取式档案载体上的电子馆藏。 O M M M M M M 约束

5.5.2 存储格式 本节规范了电子文件存储格式的一般管理要求。
序号 功能要求 ERMS宜选用符合《版式电子文件长期保存格式需求》 (DA/T47-2009)的文件格式用于长久 保存。 存在多种格式情形下,ERMS宜以原始格式与长期保存格式保存电子文件,并建立二者的关 联。 ERMS宜提供格式转换的能力,能按照要求的目标格式标准将电子文件进行批量转换。 约束

1

O

2 3

O O 31

ERMS应记录格式转换的相关元数据信息,包括 ? 5 ? ? 6 7 原始格式; 新格式; 转换时间等 O M M

ERMS宜支持以时间为条件触发格式转换工作流。 ERMS应能够报告文件及其组件的格式和版本,便于进行格式监控,控制格式过时导致的风 险。

5.5.3 存储管理 本节规范了存储管理的基本要求。
序号 1 2 3 4 5 功能要求 ERMS宜支持在线、近线与离线存储,并可对存储方式进行选择。 ERMS宜支持集中式与分布式存储。 ERMS应支持将电子文件及其元数据一起保存在ERMS中,并负责维护它们的关联。 ERMS应制定适当的存储规划以保证系统升级后电子文件的可用性与完整性。 ERMS应保证在系统升级、文件迁移或转换、介质更新时没有数据丢失或损坏。 ERMS宜允许电子文件存储前进行压缩。如果支持压缩,ERMS应 ? 6 ? ? 7 压缩机制与ERMS集成; 压缩机制应可靠,压缩与解压缩不能破坏文件及其元数据; 压缩功能对用户透明。 O O 约束 O O M M M

ERMS宜允许管理员配置存储容量。

5.6 统计报表
统计报表功能能够提供有关文件、 档案管理的各种统计信息和描述分析报告。 统计报表 功能的强弱和系统功能、 文件数量和用户的需求存在着很大的关系。 统计报表通常可以分为 两种形态: 1.常规统计报表。常规统计报表是 ERMS 事先定义好的,可以定期或者不定期自动生成 的报表,主要用于文件和档案管理常规信息的统计。 2.自定义统计报表。自定义报表要求 ERMS 提供报表设计和制作功能,根据用户特殊的
32

统计需求,设计并制作非常规类信息的报表。 统计报表功能并非要集中在一个统一的功能模块或者区域当中, 可以分散在各个业务功 能块当中,在系统设计的时可针对具体情况和系统设计的要求而定。

5.6.1 报表管理
本节规范了统计报表的基本管理功能要求。
序号 1 2 3 4 5 6 7 功能要求 ERMS 应提供统计报表功能以生成相关统计数据信息及其他特定信息。 ERMS 应能够限制一般用户生成报告、访问报告的权限。 ERMS 应能够以图形化界面的方式为管理员或者授权用户提供报表自定义功能。 ERMS 应能够提供各类形式的统计图形和图例功能。 ERMS 应具有打印报告、以 HTML 页面的形式阅读报告和以 PDF 文件存储报告的功能。 ERMS 宜通过色彩、图形、图标的形式对统计信息加以注释说明。 各种类型的报告功能不一定要集中在一个功能模块当中,可以分散于各个核心业务模块 当中。 约束 M M M M M O O

5.6.2 统计指标
本节规范用于统计工作的基本指标。
序号 1 2 3 4 5 6 7 所捕获文件的全部数量。 特定时间段所捕获文件的数量。 特定部门所捕获的文件数量。 所形成的案卷(子卷)的全部数量,特定案卷(子卷)中全部文件的数量。 分类(子类)的全部数量,特点类(子类)中全部案卷(子卷)和文件的数量。 不同开放等级的文件数量。 特定类(子类)中不同开放等级的案卷(子卷)和文件数量。 功能要求 约束 M M M M M M M 33

8 9 10 11 12 13 14 15 16

特定案卷(子卷)中不同开放等级的文件数量。 不同保管期限的文件数量。 特定类(子类)中不同保管期限的案卷(子卷)和文件数量。 特定案卷(子卷)中不同保管期限文件数量。 不同格式的文件数量。 不同格式文件的大小。 全部文件的大小。 全部或者特定案卷(子卷)内文件目录列表。 移交文件统计信息(移交文件所属时间、目录列表、数量、移交人员、接收人员、移交 时间、移交前审核信息、病毒检验信息等) 。 销毁文件统计信息(销毁文件所属时间、销毁理由、目录列表、数量、销毁人员、销毁 时间、销毁前审核信息等) 。 暂存文件统计信息(暂存文件所属时间、暂存延续时间、暂存理由、目录列表、数量、 审核信息等) 。 特定时间段内借阅文件人次。 特定案卷(子卷)内借阅文件人次。 特定文件借阅人次。 文件开放等级变更信息统计。 文件保管期限变更信息统计。

M M M M O O O M M

17

M

18 19 20 21 22 23

M M M M M M

5.6.3 统计模板
为方便进行统计工作,本节规范了统计模板管理的基本功能。
序号 1 2 3 捕获文件目录统计表 开放等级变更统计表 保管期限变更统计表 功能要求 约束 M M M

34

序号 4 5 6 7 8 9 文件开放情况登记表 移交文件统计表 销毁文件统计表 续存文件统计表 实体档案存放地点统计表 利用情况年(月)统计表

功能要求

约束 M M M M M M

5.7 混合文件管理
混合文件管理,也称多载体文件管理,指的是不同载体形式文件的综合管理。ERMS 管 理混合文件,主要有四种情况: 1. 混合文件。一份文件(复合文件)中既有电子的成分,也有非电子的成分。比如收 到的请示是纸质形式的,而做出的批复中有电子形式的文档。 2. 混合文件组合。指一个类、案卷或者分类方案(管理体系)的其他层级中同时包含 电子文件以及内容与之不同的实体文件,共同构成完整活动、事务、事件的记录。混合类、 混合案卷只能是逻辑上的。 3. 双套制文件。指相同内容的文档既存在电子形式,也存在非电子形式,可能是电子 文档打印输出为实体形式,也可能是实体文档经数字化加工为电子文档。这样两份文档在 ERMS 中应当成一份文件来管理。 4. 实体文件。同一内容的文件只有实体形式,ERMS 通过电子目录完成对实体文件的管 理。 在一个单位中,可能存在同时以上多种或全部情况。 ERMS 对于电子和非电子形式的文件、文件组合应采用基本一致的管理方式,本规范其 他章节的大量条款同样适用于实体文件, 针对电子文件技术特性的管理规范条款除外。 ERMS 管理混合文件的关键,是在实体文件和相关电子文件、电子目录(元数据记录)之间建立关 联。

5.7.1 总体要求
35

本节明确了混合文件管理的一般性要求。
序号 功能需求 ERMS 宜支持对实体文件、电子文件、混合文件及其组合实施统一的、基本一致的 管理。 ERMS 宜支持以统一的文件分类方案、分类标识符号管理实体文件和电子文件(包 括数字化文件) ,并使用适当的标记区分不同的记录方式或载体形态。 ERMS 宜允许为实体文件、电子文件、混合文件及其组合(如案卷)设定不同的元 3 数据方案,实体文件以及实体文件组合的元数据元素应包括其物理位置信息及装具 识别信息。 ERMS 宜支持以统一的保管期限表和处置方案管理实体文件和电子文件,至于其中 4 具体的管理规定是否一致,则由各单位自行决定,本规范并不限定。也就是说,针 对电子文件和实体文件,保管期限和处置行为既可以相同,也可以不同。 5 6 ERMS 宜支持以同样的存取控制类型来管理所有载体形式的文件及其组合。 ERMS 应始终通过元数据中的物理位置定位到实体文件以及非电子文件中的实体部 分,并始终维护实体文件以及非电子文件中的实体部分及其元数据之间的关联。 O M O O O 约束 O

1

2

5.7.2 捕获与分类
本节主要阐述了捕获、登记、组织非电子文件及其组合的要求。
序号 功能需求 ERMS 应支持授权用户以手工录入、批量导入目录(元数据)等方式来实现对实体 文件的捕获与登记。 ERMS 宜允许双套制文件及其组合(如案卷)中内容相同的电子文档和纸质文档及 其组合(如案卷)使用相同的题名和唯一标识符。 ERMS 应支持授权用户在登记实体文件、混合文件、双套制文件时创建实体文件组 合或逻辑文件组合(如案卷) ,并注明其类型。 ERMS 宜支持实体文件、混合文件、双套制文件的自动归卷和(或)自动归类(比 如根据文件类型) ,或者由授权用户手工开展归卷、归卷。 实体文件、混合文件、双套制文件在登记时,可自动继承上级组合的元数据。 ERMS 应支持授权用户创建、维护、修改非电子文件及其组合(实体文件、混合文 件、实体文件组合、混合文件组合)之间的关联。修改应记入跟踪日志。 ERMS 应支持授权用户创建、维护、修改混合文件、混合文件组合中电子和非电子 部分之间的关联。修改应记入跟踪日志。 无论文件及其组成要素(如文档)是否电子形式,ERMS 皆宜维护文件及其组合与 文件类型、分类方案、保管期限表、处置方案之间的关联。 M 约束

1

M O

2

3

4 5 6

O O M

7

M

8

O

5.7.3 鉴定与处置
本节主要描述了在 ERMS 判断非电子文件的保管期限并实施处置的要求。
36

1

ERMS 宜支持混合文件、双套制文件中的纸质和电子部分具有相同的保管期限,实 施相同的处置行为,如同时销毁到期电子和非电子文件。 无论电子文件和实体文件的保管期限、处置行为如何,ERMS 都应将文件与鉴定和

O

M

2

处置依据、处理的过程和结果作为元数据记录,与对应的文件关联,并记入跟踪日 志。 ERMS 支持在移交、导出、销毁非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体 M

3

文件组合、混合文件组合)时,提供非电子部分的物理存放位置,并要求授权用户 确认相应的处置行为。

4

ERMS 应支持在移交、导出非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体文件 组合、混合文件组合)时,同时导出其管理数据(元数据以及跟踪日志) 。 ERMS 支持在移交、导出非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体文件组 合、混合文件组合)时,保持其各种关联。 非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体文件组合、混合文件组合)被销 毁后,ERMS 仍然保存其最小的元数据集。

M

5

M

6

O

5.7.4 利用与跟踪
本节主要规定了通过 ERMS 查询利用非电子文件及其组合并对其管理过程进行跟踪的 要求。
1 2 3 ERMS 宜保证混合文件、混合文件组合、双套制文件中的纸质和电子部分设有相同 的密级。 ERMS 宜保证混合文件、双套制文件中的纸质和电子部分使用相同的存取控制。 ERMS 应使用相同的检索界面检索各种载体形式的文件及其组合。 ERMS 应保证对任何载体形式的文件(实体、混合、电子、双套制)进行检索时, 4 其中的电子和非电子部分(如果存在的话)都能同时被检索到,且与之关联的文件 及其组合也能被检索到。 5 ERMS 应保证在对任何载体形式的文件组合(实体、混合、电子)进行检索时,与 之关联的实体文件、混合文件、电子文件及其组合也能被检索到。 ERMS 通过反映实体文件当前位置的查询,支持实体文件的利用预约登记、借阅申 6 请、借阅审批、催还、归还登记等利用过程,实现对实体文件的定位与跟踪。整个 利用过程应被记入跟踪日志。 7 8 9 ERMS 在实体文件借出利用即将到期或到期未还时宜将指定用户报告。 ERMS 宜允许授权用户改变实体文件的归还日期。 ERMS 宜通过签入(check-in) 、签出(check-out)来执行实体文件的借阅与归还,并 允许用户记录签入签出的行为,自动记录签入签出的时间。 ERMS 宜允许授权用户查看借出的实体文件当前的物理位置、保管者以及借阅时间、 应归还时间等信息。 O O O O O M O M M O

10

37

11

任何对非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体文件组合、混合文件组合) 的元数据的修改,应被记入跟踪日志。 ERMS 宜保证非电子文件及其组合(实体文件、混合文件、实体文件组合、混合文 件组合)的元数据受到一定的存取控制限制。 ERMS 宜支持为非电子的文件组合(实体文件组合、混合文件组合)打印标签,如 案卷封面。 ERMS 可采用条形码、射频识别(RFID)等技术实现对实体文件的跟踪。 ERMS 宜在审计跟踪中记录实体文件物理位置的变化,在导出实体文件管理数据的 时候,也能导出存放位置的跟踪史。

M

12

O

13 14 15

O

O O

5.8 元数据管理
元数据是描述文件背景、 内容、 结构及其整个管理过程的数据 (ISO 15489-1:2001, 3.12) 。 元数据既是 ERMS 主要的管理对象,又是 ERMS 管理文件的基本工具。元数据形成、捕获和 管理的整个过程将贯穿于电子文件整个生命周期。ERMS 应支持使用元数据来描述文件从而 使文件自动管理程序得以实现,并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。 本章并不规定 ERMS 必须遵循的元数据标准,因此不会涉及详细、精确的元数据元素及 其定义,各个单位可根据自己的情况自行采纳。

5.8.1 元数据方案的管理
主要描述元数据方案的定义、注册、配置、维护、修改、删除等过程的一般要求。
序号 功能需求 ERMS 应允许系统管理员为文件、案卷、类或文件分类体系中其他文件组合层次的实体 创建一份完整的元数据方案,其中包括该层次实体所有的元数据元素。 ERMS 应根据不同类型、种类的电子文件提供对应的元数据方案,如图像、视频、音频 2 电子文件,原生性电子文件和数字化文件,公文、财务票据、工程图纸等的元数据方 案。 3 4 ERMS 不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量。 在系统配置阶段,ERMS 应当管理员定义每项元数据元素的约束性(即元素是强制的还 是可选的)和可重复性。 ERMS 应至少支持元数据元素应用或混合应用以下格式: ? ? 5 ? ? ? 字符型; 字符与数字型; 数字型; 日期/时间型;以及 逻辑型(是/否,或真/假) 。 38 M M M M 约束

1

M

ERMS 应允许系统管理员定义元数据元素的语义和语法规则,包括但是不限于以下方 面: ? ? 元数据元素的值域。 元数据元素的编码体系(编码方案/编码修饰体系) 。编码体系分为词汇编码 体系和语法编码体系,前者如受控词表、分类表等,后者如GB/T 7408-2005 6 ? ? 《数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法》等。 为选中的元数据元素设置永久缺省值。 元数据元素之间的依赖关系,比如某个业务流程事件的多个元数据元素,包 括该业务事件对象、人员、内容、事件结果及发生日期/时间元数据等。 ? 不同层级实体的元数据的继承关系。 ERMS应允许通过默认值的方式实现自 动继承。 7 8 ERMS 应允许系统管理员指定应通过键盘或下拉列表输入和保存值的元数据元素。 ERMS 应允许系统管理员为每个元数据元素定义信息来源(数据源) ,包括指定应由何 种用户输入、修改,或由何个软件从何处自动捕获等。 ERMS 应允许通过查阅列表(lookup table)的方式或对其他应用软件的访问中获取元数据 值。 ERMS 应支持多种元数据元素值(内容)有效性验证机制,包括格式验证、值域验证、 预定义清单验证、分类方案参考等。 ERMS 宜支持校验和验证,以及通过访问其他程序来验证元数据值的有效性。 ERMS 应将元数据方案作为基础管理对象进行维护,保持其与文件的关联。 ERMS 应提供元数据方案设置的恢复和备份功能。 无论电子文件存储是否集中,ERMS 应支持所有文件元数据方案的集中注册管理。 ERMS 应该提供元数据方案、文件元数据的可供用户阅读的格式,以及对于系统可读的 格式。XML 是目前普遍使用的一种元数据机读格式。 只有系统管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改、更新、删除,当元数据语 义或语法需求变更时,应当控制更新方案的版本号。且修改被记入跟踪日志。 ERMS 应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系,以及元数据元素与其所描述的信 息对象之间的关系始终一致,尤其是在迁移、转换和采用其他保存措施时。 O M M

9

O

10 11 12 13 14 15

M O M M M M

16

M

17

M

5.8.2 元数据的管理过程
主要描述元数据生成、捕获、维护和利用的一般要求,鉴于捕获、分类、鉴定与处置等 章节已经对相应阶段的元数据管理业务加以规范, 本节着重补充、 细化在其他章节中没有涉 及到的或者阐述不完整的内容。
序号 功能需求 约束

39

1 2

ERMS 应保证大部分元数据乃自动捕获而来。 文件捕获节点的元数据包括关于文件形成的背景信息、 业务背景信息、 涉及的责任者信 息,以及关于文件内容、显现、结构和技术属性的元数据。 ERMS 应将捕获/登记日期和时间以及捕获之后管理过程中重要的操作行为作为元数据 加以捕获,重要操作同时将其存入跟踪日志。 ERMS 应提供多种方式便于人工输入元数据值,包括提供默认值、当前日期/时间、空白 项等。 如果某元数据元素与 ERMS 的某项功能相关的话,ERMS 应能够利用元数据元素的内容

O M

3

M

4

O

5

决定该项功能的实现过程。比如如果文件的保管期限为 10 年,当保管期限到期后,它 就自动提醒用户再行鉴定。

M

6 7 8 9 10

无论电子文件存储集中还是分散,ERMS 都应集中存储、维护、管理元数据。 ERMS 应能出于检索目的识别以数字或日期格式存储的元数据元素值。 在自由文本检索方式中,任何元数据元素的值都可以作为一个检索域。 ERMS 宜支持元数据被其他系统使用。比如题名元数据可以被其他业务系统使用。 ERMS 应对元数据进行利用控制(如公开) ,如根据授权规定建立用户组与元数据之间 的利用关系。 ERMS 应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移, 并保证元数据信息的可读性。 典型的做法是将元数据(及其文件)封装导出为 XML 格式。 ERMS 应支持对于元数据记录/文件的鉴定,元数据的保存期限不能少于文件的保存期

M M O O M

11

M

13

限。在处置文件(保管权或所有权发生移交、销毁)时,仍允许留存一些元数据来证明 文件的存在、管理和处置。

M

13 14

ERMS 只允许授权用户改变元数据值。 ERMS 应追踪和记录所有元数据管理活动,包括元数据的捕获、利用、使用,修改及增 加的情况。

M M

5.9 安全管理
ERMS的安全在于保护系统内的文件资源不被非法存取和破坏,保证授权用户能够在其 权限范围内进行合法操作,对系统中的重要行为进行审计跟踪,同时ERMS还应保证其拥有 的文件和系统本身不会遭到破坏。

5.9.1 权限管理
ERMS必须有一个完整统一的安全访问机制,对用户的权限与系统分类体系下电子文件 等实体的访问进行安全管理。
40

序号 1

功能要求 ERMS应建立用户权限表或类似工具(如用户许可登记) ,以保证对文件的访问安全。 用户权限表宜通过相关机构审定,保证其合理性,便于 ERMS 自动实施文件的安全管理。 合理的用户权限表是基于机构规章制度框架的分析、业务活动的分析以及风险评估产生 的。一般需要注意以下要素: ? 确定对文件及机构信息的利用的法定权利和限制;

约束 M

2 ? ? ? 确定容易侵犯隐私权、个人机密、行业机密或商业机密的文件信息; 根据风险程度,为业务活动的各类文件分配相应的限制级别; 将限制级别与一些工具联系起来,如业务分类方案。这样,当 ERMS 进行文件 捕获或登记时,就能自动发出警告或实施限制利用。 3 ERMS应允许系统管理员定义角色来管理用户, 角色下的所有用户自动继承角色的访问权 限,一个用户可以拥有多个角色。 ERMS应限定只有系统管理员具有定义和维护权限管理的权限, 或者系统管理员授权用户 或角色,由其控制具体功能或功能组的权限分配。 ERMS应限制所有用户只能执行权限范围的功能。 ERMS应允许对文件、案卷等文件分类体系中的其他实体设置访问权限,并允许对该访问 权限进行更新和修改。 ERMS应允许用户根据其角色权限对分类方案的不同部分配置不同的权限。 ERMS宜提供给系统管理员单独的管理软件以维护系统的安全访问机制。 ERMS宜允许管理员为失败的登录尝试设置安全参数/限制。 ERMS应限制访问有安全级别的案卷和文件, 只有那些有相等或更高安全级别的用户才可 10 访问。 ERMS应确保无权限访问案卷或电子文件的用户不能由于文件内容的任何检索而获取文 11 件或案卷的任何信息,通过检索元数据用户不能获取相应信息。 ERMS宜支持一个访问控制机制配置选项,包括: ? 12 ? 无适当权限的用户不能发现特定电子文件、案卷的存在; 无适当权限的用户可以发现特定电子文件、案卷的存在,但不显示相关元数 据,不能访问文件内容; ? 无适当权限的用户可以浏览特定电子文件、案卷的元数据,但不能访问文件 内容;

O

M

4 5 6 7 8 9

M M M M O O

M

M

O

41

ERMS应在审计日志中保存: ? ? 13 ? ? ? 登陆系统的用户名单,登录时间、登录时间长度、登录后的操作; 登录失败信息; 访问(检索或查看)电子文件失败信息; 超出用户权限的系统功能尝试使用的信息; 超出用户权限的文件尝试利用的信息。 M

5.9.2 审计跟踪
审计跟踪是对ERMS重要行为的记录,包括管理员、用户、ERMS自身的行为。它显示 这些行为是否遵循规定,确保未被授权行为被识别和跟踪。如果审计所有行为,信息量可能 会非常庞大,因此应允许管理员选择并决定审计跟踪哪些行为。
序号 功能要求 ERMS应提供文件跟踪功能,在文件捕获、登记、分类、利用、迁移和处置等环节跟踪文件 的运转和利用过程。 ERMS应提供行为跟踪功能,记录对文件操作的具体行为,包括行为描述、行为步骤、行为 对象、行为日期、行为人员等要素。 ERMS管理员宜确定用于跟踪的行为对象,包括电子文件、案卷、全宗(或其他组合层次) 、 元数据等。 ERMS 管理员宜可以确定用于跟踪的行为,包括检索、创建、删除、编辑等。具体可包括: ? ? ? ? ? ? ? ? 4 5 6 7 电子文件的捕获; 分类方案、保管期限表、处置协议等重要文件管理工具的编辑修改; 任何处置行为的编辑修改; 重要元数据的改变: 用户管理活动; 权限管理活动; 文件的删除或销毁; 系统管理员做出的所有处置决定等。 M M M M 约束

1

M

M

O

ERMS应自动追踪记录审计跟踪事件的信息,并把审计信息作为文件的元数据。 ERMS应可设置审计跟踪参数,以便管理员设定自动记录的事件与行为。 ERMS 应确保在任何情况下审计跟踪数据不能被更改,或数据的任何部分不能被任何用户 (包括管理员)删除。 ERMS应必须确保审计跟踪本身的设置和之后每一次重新设置也记录在审计跟踪中。

42

8 9

ERMS 应按要求尽可能长时间地维护审计跟踪,至少是电子文件或其案卷的生命周期。 ERMS应确保审计跟踪数据可按要求审查,如事件、用户、文件、角色、时间等,以便审计 一个具体事件,所有相关数据可被访问,不熟悉该系统的外部授权用户可以完成相应操作。 ERMS应能够从审计跟踪中挑出相关信息产生特定报告: ? 指定日期时间内,指定用户或用户群实施的操作 指定日期时间内,对指定案卷实施的操作 指定日期时间内,对指定文件实施的操作

M M

10

? ?

M

11 12

ERMS应记录文件及其元数据的任何注释与修改,并及时报警。 ERMS应允许审计信息容易按要求导出而不影响系统审计跟踪。

M M

5.10 系统管理
系统管理功能要求管理员对系统用户和资源的管理、系统功能的配置、操作权限的分 配, 确保文件可用的同时不泄露敏感信息, 同时要对系统运行的各方面表现进行监控并作出 报告。为维护系统运行的持续性和文件的安全,ERMS 应具备系统备份和恢复功能。

5.10.1 总体管理要求
包括系统参数管理、系统管理、系统配置及用户管理的需求。系统必须也提供监视系 统错误的能力。
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 功能要求 ERMS 应支持管理员查询、显示以及重新配置系统参数。 ERMS 应支持管理员重新确定用户范围和用户角色。 ERMS 应支持用户注册及帐户管理功能。 ERMS 应提供用户帮助系统功能。 ERMS 应提供对系统总体状况的综合监测。 ERMS 应提供有效的存储状态监控, 当有效的存储空间低于设定水平要求时应提醒管理员采 取必要措施。 ERMS 提供存储载体误码率检测,当误码率大于设定参数时向管理员提供报告。 ERMS 应能识别错误,必要时能隔离错误,并提供错误报告。 约束 M M M M M M M M

43

9 10

系统应能提供支持系统层面测试,包括提供测试工具、设计测试数据等。 为了适应机构变化情况,ERMS 应允许管理员对分类方案进行较大的改动,以保证所有的文 件管理元数据和元数据数据能被正确的、完整的处理。

M M

5.10.2 系统报告
ERMS 要求采用较为灵活的报告制度来对系统进行实施监控管理, 如采用被管理者配 置的标准报告、专题报告、统计报告、临时报告来监控系统的活动和状态。
序号 功能要求 ERMS 应支持管理员和授权用户定期生成周期性报告(年报、季报、月报、周报等) 。 ERMS 应提供报表打印、阅读、排序、分类、存储、导出等基本管理功能。 ERMS 宜根据多个选择条件生成有关的系统报告。条件包括: ? ? 3 ? ? ? 4 5 6 7 8 9 10 11 时间段; 对象范围,如机构、类目、案卷等; 文件版本、格式; 特定位置,如网段、工作站; 用户。 M M M M M M M M O 约束 M M

1 2

ERMS 应支持形成关于存储空间有关状况的报告。 ERMS 应支持形成审计跟踪报告。 ERMS 应支持形成失败过程处理状况报告。 ERMS 应支持形成导出操作报告。 ERMS 应支持形成安全违规操作报告等。 ERMS 应支持以图表形式展示报告。 ERMS 应提供报告基本统计和分析功能。 ERMS 应支持在显示界面上选择元数据自定义查询、统计、分析报表的功能。

5.10.3 文档控制
ERMS 应支持为满足特定的要求对文档进行必要的变更与删除,同时防止未经授权或对 文档进行删除或移动操作。 本要求并不影响文件在保管和处置计划中的移交或销毁。 出于安
44

全因素和商业秘密保护的考虑,ERMS 应确保敏感信息不被公开,支持隐藏敏感信息,制作 摘录。
序号 功能要求 ERMS 应对生效后文档的变更操作(删除、移动、修改)进行严格控制,文档变更应经过审查 1 2 3 流程,审查过程应记录在审计跟踪日志中。 ERMS 应支持管理员重置文件,同时应保证指向该文件的指针应自动更新。 ERMS 应防止任何被捕获的文件被管理人员或者用户删除或者移动, 由处置方案设定的动作 除外。 如果管理员删除文件, 则该文件的元数据应添加标记, ERMS 应对所有的用户隐藏该文件的 4 内容和元数据,授权人员除外。系统必须在审计跟踪中记录操作。 用户在删除文件前, ERMS 应要求用户标记待删除对象, 然后由管理员实施销毁处置实现删 5 除。 进行删除时,ERMS 应: ? 6 ? ? 在审计跟踪中记录本次删除操作; 为管理人员生成一份报告; 如果本操作涉及其它文件的改变,则应暂缓删除,待审查后执行; 应向管理人员显示与被删文件相关的案卷、类目等信息,以便确认。 M M M M 约束

M M M

M

M

?
7 8 9 10 11

ERMS 应保证管理员能修改任何由用户输入的元数据元素, 以纠正诸如数据录入的错误。 修 改操作应记入日志。 ERMS 应允许管理员在保留原始文件的前提下创建一个或者一个以上的摘录。 当创造一个摘录的时候, ERMS 必须自动存储摘录和文件的元数据的创建活动, 包括创建原 因、日期、时间和创建人。 ERMS 宜自动记录一个或多个摘录与原始文件之间的关系。 当检索到一份摘录件的时候, 根据存取权限和安全控制的要求, ERMS 可向用户展示或者让 用户看见原件的存在形式。

O O

5.10.4 备份恢复
ERMS应能提供文件和元数据定期备份功能,一旦系统瘫痪、崩溃而使文件丢失,通过 备份能够恢复原有数据。
序号 功能要求 ERMS应支持所有类,案卷,文件,元数据,审计跟踪信息和ERMS配置设置信息的自动备份 1 和恢复功能,该功能或由ERMS自身提供或由ERMS环境下和其有接口连接的设备提供,并能 在需要时恢复。 M 约束

45

2

ERMS应支持备份数据的独立物理存储。 ERMS应当允许管理员: ? 指定备份周期; 选择ERMS中相应数据进行备份; 制定备份存储介质、系统或存放地点(离线存储、独立系统、异地备份等) 。

M

3

? ?

M

4 5 6 7 8

ERMS应支持管理员在系统故障后利用备份恢复整个ERMS,以保证全部数据的完整性与业务 的连续性。 ERMS应支持管理员在系统故障点利用最近的备份恢复整个ERMS的功能。 ERMS应支持通过备份和恢复功能还原审计跟踪信息,并将备份恢复信息记录在审计报告中。 ERMS应限定只有授权管理员才能恢复系统的备份。 ERMS应能确定不能恢复或重建更新的数据,并通知管理员。

M M M M M

5.11 可选需求
5.11.1 接口管理
ERMS 应支持与多类应用系统的接口, 鼓励按照特定文件类型的具体管理办法拓展功能。
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 功能要求 约束 M M O O O O O O

提供电子邮件系统接口,应能按照《公务电子邮件归档与管理规则》进行管理和操作。 提供与网站系统的接口管理机制,能根据机构网页归档管理办法进行。 ERMS 可提供传真集成功能。 ERMS 可提供文件图像处理工具与硬件接口。 ERMS 可提供条形码系统接口。 ERMS 可提供表格生成软件系统接口。 ERMS 可提供图示用户界面以显示和管理馆藏。 ERMS 可提供与内容管理系统接口。

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5.11.2 工作流
根据工作流管理联合会(WfMC)的定义:“工作流是业务流程的完全或部分内容的自动 化,文件、信息和作业按照一定的程序规则在业务活动的参与者之间传递,业务活动藉此展 开”。ERMS 系统可支持以工作流机制进行管理。需要说明的是,定义中的“业务活动参与者” 可以是用户、工作组或应用程序,即电子文件及其管理活动可按照预先设定好的流程,自动 在用户、业务部门、档案机构之间进行传递。
序号 功能要求 ERMS 应能定义工作组,工作组可以视为用户的集合,可按照组织机构人事划分定义 工作组,也可以是其他逻辑组合。 ERMS 应能提供存取控制权限与工作组之间的有机结合,如可将特定来源的电子文件 管理权限分配给某工作组。 在工作组中可以定义工作流管理员和普通用户角色,前者可以重新分配流程和任务。 ERMS 应能管理工作组的各项活动,包括暂停、启动、追踪、报告状态等。 只有获得授权的人员才能进行工作组管理。 只有获得授权的人员才能进行工作流管理。 ERMS 应能管理工作流,包括定义、删除、修改工作流。不得限制工作流、工作流中 工作步骤的数量。 ERMS 应能启动、暂停、取消、保存、显示、报告工作流。 ERMS 应对工作流定义及其管理活动应记入系统日志。 ERMS 应提供对工作流的报告工具,包括对容量、性能、工作量和意外情况进行监控。 ERMS 应提供工作流的图形管理界面,工作流的管理活动可通过图形界面进行。 ERMS 应能设置和调整工作流的优先级别。 ERMS 应能向用户通报工作流程。 ERMS 允许用户以队列方式管理、查看工作任务。 ERMS 可设定触发工作流的机制,如在文件生成完毕或接收电子邮件时触发捕获登记 工作流。 ERMS 应在工作流中支持电子文件元数据的累进增加。 ERMS 允许工作流管理员设定工作步骤期限,并生成报告。 约束

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ERMS 应支持有条件的工作流,即根据用户输入或系统数据来决定工作流的方向。 ERMS 应支持工作流与即时通信工具或电子邮件系统集成,以便提醒用户。 ERMS 工作流应支持多种提醒功能,保证工作流顺畅完成。

M M M

5.11.3 数字签名
电子签名是以电子形式所含、 所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数 据( 《电子签名法》 ) 。电子签名的主要目的是起到验证的作用,在使用时配以安全算法、程 序和密钥来确认文件的完整性、 验证发送者的身份和文件的来源。 电子签名还用来提供了不 可抵赖性。 它能够证明数据的来源和完整性, 不可抵赖使得有关人员无法否认曾对数据做出 过批准、发送、接收等操作。 本部分定义的需求仅适用于电子文件具有电子签名的情形。
序号 功能要求 ERMS 宜使用电子签名来确认文件的真实性和完整性。 ERMS 宜支持符合国家或行业相关标准的电子签名法规、技术要求等。 对于应用数字签名的文件,ERMS使用的电子文件元数据方案应包含记录和管理电子签名的 专有元数据项。可参见《文书类电子文件元数据规范》 (DA/T46-2009) ERMS宜能验证电子签名的可信性,并自动记录验证信息: ? 2 ? 证明数字签名有效的授权证书(数字证书序列号、注册机构与认证中心、生效时 间等) ; 认证时间。 O 约束 O O O

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ERMS宜在保存电子文件同时保存: ? 3 ? ? 与文件有关的数字签名; 验证签名的数字证书; 其他认证细节,如认证机构附加的确认副签; O

ERMS 宜能够捕获、验证和存储文件的电子签名以及相关联的电子证书和证书服务提供商的 4 详细资料。 ERMS 宜支持管理人员对系统进行配置,让系统可以在捕获电子签名文件时存储公钥等验证 5 元数据。 6 ERMS 宜能够在捕获登记文件时验证电子签名的有效性,如果发现无效结果应向指定用户或 O O O

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者管理人员提交报告。

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ERMS宜将认证元数据与相关文件一同存储,或分开存储但应与文件关联。 ERMS宜能存储相应数字证书,并在证书到期时通知管理员。 ERMS应在审计跟踪中自动记录所有与数字签名相关的信息作为文件的元数据。 在电子文件提供利用时,ERMS宜以签名在外观上被验证的方式在文件、案卷上实施系统自 己的数字签名。 ERMS 宜能够持续证明经过数字签名的文件的真实性。 ERMS 在迁移或导出文件时,宜导出数字签名以支持外部认证。

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5.12 非功能性需求
ERMS 要满足实现电子文件管理流程各环节需求,需要确保全部功能的实现遵从相关法 规标准,能够有效地与周边系统衔接互动。ERMS 需要考虑满足机构的性能要求,方便用户 使用。此类需求并非文件管理流程的功能性需求,却是 ERMS 有效运行的必要支持。 非功能性需求难以完整定义和客观衡量, 机构可以根据其规模和结构、 物理特征和现行 技术操作环境等方面细化自身需求。

5.12.1 法规标准遵从
ERMS 必须与相关的法律、标准、规章等保持一致,其功能设计应当遵循这些规范的内 在要求。
序号 1 2 3 4 5 功能要求 ERMS 应遵循《档案法》 、 《中华人民共和国电子签名法》等国家法律。 ERMS 应遵循《政务信息公开条例》 、 《档案法实施办法》等行政法规的要求。 ERMS 应遵循《电子文件归档和管理规范》等业务标准的要求。 ERMS 应支持适当的安全标准,以及安全性技术实施指南。 ERMS 应遵循关于电子文件法律认可和证据价值的有关标准 约束 M M M M M

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ERMS 应遵循有关技术标准。 ? ? 6 ? ? ? ? 7 操作系统环境; 服务平台和工作站环境; 软件架构; 关系数据库; 数据交换标准; 其他,如API和开发工具。 M M

ERMS 应与本机构或本行业的内部规定保持一致。

5.12.2 协同管理
ERMS 相关业务系统可以与 ERMS 进行协同管理,如果事先在管理流程、标准规范上进 行了沟通,则为 ERMS 的功能实现提供了良好的基础。
序号 1 2 3 4 5 功能要求 ERMS 宜与业务系统的文档管理模块进行集成协同。 ERMS 宜与机构的电子邮件系统进行集成。 ERMS 宜与工作流引擎集成。 ERMS 宜与内容管理系统集成 ERMS 宜与数字化系统集成。 约束 O O O O O

5.12.3 易用性
ERMS 的易用性,体现为以用户为中心,根据用户和场景的差异进行设计。可根据用户 的熟练程度提供多种界面和操作方式以满足其需求。 确保用户可以在合理的时间内访问所需 功能、文件及其他信息,并确保信息清晰明了。
序号 1 2 3 功能要求 ERMS 应在整个系统中提供在线帮助。 ERMS 应提供友好的错误提示,方便用户纠正错误或取消操作。 ERMS 应提供满足其运行的操作系统或平台标准要求的用户界面,其操作规范应与通 用的软件兼容。如按照 APPLE 或 MS 的界面规范进行设计。如果支持 Web 界面,还应 约束 M M M

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遵循有关的 Web 界面设计规范。

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ERMS 宜支持创建用户工作平台,以用户为中心进行个人工作界面安排。 ERMS 宜支持用户定制的图形用户界面,包括菜单、工具栏、功能键等对象。 ERMS 宜提供向导式操作过程。 ERMS 应支持默认值设置,尤其是在元数据值填充过程中,包括在捕获、检索、利用 等功能中应用。 ERMS 宜支持用户编程功能。 ERMS 宜支持用户创建相关文献的链接和其他参照关系,允许在文件间进行简单的导 航。 ERMS 宜支持多种交互方式,如鼠标点击、拖拉、键盘命令等方式。

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5.12.4 性能要求
性能要求是 ERMS 设计时必须考虑的指标, 它是衡量系统能够在何种程度上满足用户需 要的标志, 其目标实现是在管理和技术共同作用下达到的。 即性能指标的满足需要考虑合理 的管理措施和具体的技术环境。ERMS 必须能够履行其全部职能,并且能够保证其业务活动 的持续性。
序号 功能要求 ERMS 应具备稳定且灵活的体系结构,以适应不断变化的业务需要,并能一直以适合 实施的方式满足文件管理需求。 ERMS 应能达到满足特定业务需要和用户期望的标准。 ERMS 应能够以可控的方式不断发展,以长期持续满足预期的组织需要。 ERMS 宜考虑如下具体性能指标,并使其达到用户期望的水平: ? ? ? 4 ? ? ? ? ? ? 5 并行用户数量 并行事务处理能力 海量检索响应时间 电子文件仓储最大容量 与 ERMS 有关的数据库管理能力 可持续服务时间 可持续保管文件能力 可容忍的最长停机中断时间 宕机后系统恢复时间 M 51 O 约束

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ERMS 应通过认证来验证其满足性能指标的能力。

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ERMS 应能收集并显示性能指标。

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