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excel在人力资源管理中的简单应用_图文

EXCEL在人力资源管理中的 简单应用



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模板:人事信息统计表

基本设置
常用函数



3 4

数据透视表

一、模板:人事信息统计表
1、模板展示 人力资源信息统计表(演示).xls 2、包含特色 (1)输入身份证号码,可以由公式自动生成: “性别” “出生日期” “年龄” “生日提醒” “身份证所属省份” “身份证所属地区”

一、模板:人事信息统计表
2、包含特色 (2)输入入公司时间,可以由公式自动生成: “工龄” “试用期到期时间” “试用期到期15天提醒” “退休日期”

一、模板:人事信息统计表
2、包含特色 (3)输入劳动合同终止日期,可以在合同到期 40天时提醒 (4)设置下拉菜单,可以直接选取下拉项目: “户口类型” “政治面貌” “婚姻状况” “学历” “保险类别”

一、模板:人事信息统计表
2、包含特色 (5)根据人事基本信息,可以自动生成统计 报表: 按部门统计人数 按性别统计人数 按学历统计人数 按年龄范围统计人数 按入职时间范围统计人数

二、基本设置
1、设置下拉列表 (1)样例:

二、基本设置
1、设置下拉列表 (2)适用范围: 某列数据的值只在几个固定值中间选择一 个,比如:政治面貌、学历、性别、部门 等

二、基本设置
1、设置下拉列表 (3)操作步骤 (A)引用同一工作表内的数据: 如果同一工 作表的某列区域就是下拉菜单想要的数据, 例如引用工作表Sheet1的B2:B5。B2:B5分 别有以下数据:中共党员、共青团员、群 众、其他,操作如下:

二、基本设置
1、设置下拉列表 (a)选择要设置的单元格,例如A1单元格; (b)选择菜单栏的“数据”→“数据有效 性”→出现“数据有效性”弹出窗口;

二、基本设置
1、设置下拉列表 (c)在“设置”选项卡中→“有效性条 件”→“允许”中选择“序列”→右边的 “忽略空值”和“提供下拉菜单”全部打 勾→在“来源”下面输入数据 “=$B$2:$B$5”,也可以直接点击单元格 选择B2:B5区域→按“确定”完成,再次 选择该A1单元格,就出现了下拉菜单。

二、基本设置
1、设置下拉列表

二、基本设置
1、设置下拉列表 (B)引用不同工作表内的数据(必须为引用 的区域定义名称):如果不同工作表的某 列区域就是下拉菜单想要的数据,譬如工 作表Sheet1的A1单元格要引用工作表 Sheet2的A2:A8区域。工作表Sheet2的 A2:A8分别有以下数据:博士、硕士、本科、 专科、高中、中专技校、初中及以下,操 作如下:

二、基本设置
1、设置下拉列表 (a) 为引用单元格区域定义名称: 选择Sheet2的A2:A8单元格区域→右键 →“命名单元格区域”→弹出“新建名称” 窗口,在“名称”右面输入“学历” →“引 用位置”下面输入“=Sheet2!$A$2:$A$8”, 也可以直接点击单元格选择A2:A8区域→点击 “确定”完成命名单元格区域。

二、基本设置
1、设置下拉列表

二、基本设置
1、设置下拉列表 (b) 选中要设置的单元格,比如Sheet1表 的A1,选择菜单栏的“数据”→“数据有 效性”→出现“数据有效性”弹出窗口;

二、基本设置
1、设置下拉列表 (c)在“设置”选项中→“有效性条 件”→“允许”中选择“序列”→右边的 “忽略空值”和“提供下拉菜单”全部打勾 →在“来源”下面输入数据“=学历”→按 “确定”完成,再次选择该A1单元格,就出 现了下拉菜单。

二、基本设置
1、设置下拉列表

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) (1)样例:

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) (2)适用范围: 适合于列出来各种备选答案,让使用者 直接选择即可,可以作为多选题目

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) ( 3)操作步骤: 此功能的实现是根据“开发工具”这个 选项来完成的,因此要确保“开发工具”选 项卡存在。

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) (a) Office按钮-Excel选项-常用,勾上 “在功能区显示"开发工具"选项卡”。

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) (b)点击“开发工具” “插入” “表 单控件” “复选框(窗体控件)”,然 后在需要插入复选框的单元格直接画出复 选框即可。

二、基本设置
2、插入复选框(窗体控件) (c)如果需要选中多个复选框时,第一个复 选框往往不容易选中,此时可以在第一个 复选框上点击鼠标右键,此时复选框即被 选中,然后按着Ctrl键再点击其他的复选框 即可以比较容易的选中。

三、常用函数
1、文本函数:LEN、LEFT、RIGHT、MID函数 (1)函数的格式及其含义 LEN( text)返回文本串的字符数 LEFT ( string, n )从字符串左端取指定个数的 字符 RIGHT ( string, n )从字符串右端取指定个数 的字符 MID(text,start_num,num_chars)从字符串中的 某一位开始,返回指定数目的字符

三、常用函数
1、文本函数:LEN、LEFT、RIGHT、MID函数 (2)演示实例

三、常用函数
2、日期和时间函数:DATE、TIME、TODAY、 NOW函数 (1)函数的格式及其含义: DATE(n1,n2,n3)返回由n1,n2,n3代表特 定的日期:n1-n2-n3 TIME( n1,n2,n3)返回由n1,n2,n3代表特 定的时间:n1:n2:n3 TODAY()根据计算机设定的时间,返回当前的日 期 NOW()根据计算机设定的时间,返回当前的日期

三、常用函数
2、日期和时间函数:DATE、TIME、TODAY、 NOW函数 (2)演示实例:

三、常用函数
3、数学函数:ROUND、ROUNDDOWN、ROUNDUP函 数 (1)函数的格式及其含义: ROUND(number, num_digits)返回按指定位数进 行四舍五入的数值 ROUNDDOWN(number, num_digits)返回按指定 位数进行向下舍入数字的数值(舍九法) ROUNDUP (number, num_digits)返回按指定位 数进行向上舍入数字的数值(进一法)

三、常用函数
3、数学函数:ROUND、ROUNDDOWN、 ROUNDUP函数 (2)演示实例:

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (1)【案例】: 请统计全年每个员工的应发工资总额及 平均工资,并进行工资分析(按部门分析、 按岗位分析)

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (2)【思路】 1、全年员工有变动,因此任何一个月的工资 表中的人员都不完全,因此必须首先整理一 份完整的全员名单; 2、将每人每个月的工资整理在一张excel表上; 3、统计全年每人的工资总额以及平均工资 4、按部门、岗位进行工资汇总分析

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (A) VLOOKUP函数的标准格式 VLOOKUP(查找值,区域,列序号,逻辑值) “查找值”:为需要在数组第一列中查找的数值,它可以 是数值、引用或字符串。; “区域”:数组所在的区域 ; “列序号”:即希望区域(数组)中待返回的匹配值的列 序号,为1时,返回第一列中的数值,为2时,返回第二列 中的数值,以此类推; “逻辑值”:为TRUE或FALSE。 TRUE 或省略,则返回近 似匹配值,为FALSE(或者为“0”),则返回精确匹配值。

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (A)整理工资汇总表中的人员名单:将12月份 工资表中的人员复制在“工资汇总表”中,然后 将“工资汇总表”中的人员分别在1月-11月工资 表中查找,如果显示“#N/A”的,则说明是在 “工资汇总表”中无此人,则将此人复制到“工 资汇总表”中,整理一份全年完整的人员名称。 (或者如果人事信息表中有全年所有的在职人员 和离职人员的,则直接使用即可。)

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (A)关于excel2007筛选后复制的小窍门: 如果筛选后直接复制的话,粘贴的仍然是全部 表格内容,可以通过以下方法: (a)进行2次以上的筛选操作,复制粘贴 (b)筛选后选择需要复制的区域,选择“开始”、 “查找和选择”、“定位条件”、“可见单 元格”,再进行复制粘贴,就是筛选后内容

三、常用函数

4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (B)在“工资汇总表”中利用“VLOOKUP函数” 将每个员工每个月的工资查找与引用,整理 成完整的年度工资汇总表。

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (C)在“工资汇总表”中利用求和公式与求 平均值公式分别计算出每个员工“全年的工 资总额”和“月平均工资” 注意:在计算“月平均工资”时,如果某员 工某月由于尚未入职或已经离职,工资为“0” 时,单元格必须为空,而不能写成“0”

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 求和公式: SUM(A2:P2)

求平均值公式: AVERAGE (A2:P2)

三、常用函数
4、查找与引用函数:VLOOKUP函数 (3)【解决方案】 (D)利用数据透视表进行数据分析:

四、数据透视表
1、“数据透视表”的功能: 能够将筛选、排序和分类汇总等操作依 次完成,并生成汇总表格,

四、数据透视表
2、“数据透视表”的步骤: 第一步,单击工作表数据区域中的任意一 个单元格。切换至功能区的“插入”选项 卡,单击“数据透视表” 命令,打开“创 建数据透视表”对话框。

四、数据透视表
2、“数据透视表”的步骤:

四、数据透视表
2、“数据透视表”的步骤: 第二步,默认情况下,excel将整个数据区 域作为数据透视表的源数据,同时设置数据 透视表的保存位置为一个新工作表。

四、数据透视表
2、“数据透视表”的步骤: 第三步,在“数据透视表字段列表”窗格 中,根据所要分析的问题,选择各个字段, 并将其拖放至“报表筛选”、“列标签”、 “行标签”和“数值”这4个区域窗格。

四、数据透视表
2、“数据透视表”的步骤:

四、数据透视表

四、数据透视表

四、数据透视表
3、“数据透视表”的注意事项: (1)数据透视表所选择的区域内的第一行不 能为空白,所选择的区域内,不能有空白列。 (2)对于“数值”区域内汇总的方式,一般 默认为“计数”,如果需要对其进行求和或 求平均值时,则可以选中某列中的任意一个 单元格,点击右键,选择“数据汇总依据”, 可以选择“求和”或“平均值”

四、数据透视表
3、“数据透视表”的注意事项: (3)如果需要对数据透视表内的数据进行排 序时,可以选中任意一列中的任意一个单元 格,点击鼠标右键,选择“排序”,“其他 排序选项”,然后可以根据需求进行排序。


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