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2019年整理--商务活动中工作餐的注意要点

商务活动中工作餐的注意要点

在日常生活里,人们经常上会碰到这样的情景: 几位衣着考究的商界人士,正坐在一某一家餐馆里进行会晤。他们面 前的餐桌之上,菜肴与酒水往往并不一定非常丰盛,然而他们的神态 却极其严肃而认真,并且津津有味地边吃边谈。稍加注意一些的话, 就会发现,此时此刻他们的的确确是“醉翁之意不在酒”,因为他们 对于交谈的兴致似乎是比对于进餐的兴致要远远高出许多。  有人或许会产生疑问:他们又不是没有自己的办公室,干什么 不老老实实地先吃好饭, 然后再去办公室里谈正经事呢?何必要多此 一举,一心二用呢?提出这类疑问的人恐怕不太了解,如上所述的那 种商界人士的聚餐,其实并非为求裹腹而已,而是巧借用餐的形式所 进行的一种经常性的商务活动。它的正式名称,应当叫作工作餐。  工作餐,在商界有时亦称商务聚餐,或者餐会。它所指的是, 在商务交往中具有业务关系的合作伙伴,为进行接触、保持联系、交 换信息或洽谈生意,而假借用餐的形式所进行的一种商务聚会。站在 商务礼仪的角度来看,正规的工作餐既不同于正式的宴会,也不同于 亲友们的会餐。在一般情况下,工作餐通常具有下述六个方面的显著 特点。 其一,它重在创造一种氛围。同正式的宴会相比,工作餐

所强调的不是形式与档次,而有意在以餐会友,重在创造出一种有利 于商务人员进一步进行接触的轻松、 愉快、 和睦、 融洽、 友好的氛围。 其二,它具有某种实际目的。商务人员讲究的是务实,工作餐自然也 如此。同亲友之间的会餐相比,工作餐并非无所事事,单纯只是为了 让大家碰碰头、谈谈心、联络联络感情而已。其实,它是以另外一种 形式所继续进行的商务活动,换言之,它只不过是一种权且以餐桌充 当会议桌或谈判桌,改头换面所进行的非正式的商务会谈而已。 其三,它大都要求较小规模。就参加者的人数而言,工作餐通常与声 势浩大的宴会或会餐难以比拭。因其重在处理实际问题,为了防止众 口难调,或是难以确保人人畅抒心曲,故此工作餐的实际参加人数往 往较少。一般来说,工作餐大都不是多边性聚会,而是以双边性聚会 为主。它既要吧是两个人之间的单独约会,也可以是有关双方各派几 名代表参加。但是,参加工作餐的总人数,以不超过十人为好。与事 无关者、配偶、子女等等,均不宜到场。 其四,它通常是在午间

举行。宴会与会餐,大都选定在晚上举行,并且往往喜欢举行于节假 日或是周末。这是为了使参加者在时间上感到方便,同时也是一种社 交惯例。 如是, 工作餐的时间选择便与此不同。 为了合理地利用时间, 不影响参加者的工作,工作餐通常都被安排在工作日的午间,利用工 作之间的间歇举行。是故,它在欧美往往被叫作工作午餐,或是午餐 会。应当说,将工作餐见缝插针地安排在工作日的午间举行,这件事 情本身就体现着商务人员讲求办事效率的务实精神。 其五,它可

以随时随地举行。在举行工作餐之前,主人不必向客人发出正式的请

柬,客人也不必为此而提前向主人正式进行答复。一般而言,只有宾 主双方感到有必要坐在一起交换一下彼此之间的看法, 或是就某些问 题进行磋商,大家都可以随时随地举行一次工作餐。时间不必早早商 定,地点也可以临时选择。它可以由一方提议,也可以由双方共同坚 定;可以提前若干天约好,也可以当天临时决定。总之,只有有关各 方同意参加,工作餐即可举行。 其六,它由提议者出面作东。工

作餐多在外面的营业性餐馆里举行,所以其作东者自有特殊之处。根 据惯例,无论工作餐举行于何处,哪一方首先提议举行工作餐,即应 由哪一方出面作东。而东道主一方出席工作餐时的行政职务最高者, 便是理所染色在的主人。以名义上的主人位高、事繁,无暇他顾,着 手张罗工作餐的,多是其秘书或公关人员。 要成功地筹办一次工

作餐,仅仅从理论上了解其上述主要特点,还是远远不够的。除此之 外,还须系统地掌握基本的工作餐礼仪。它所指的,主要是有关工作 铍的礼仪规范。其主要之点包括工作铍的安排、工作餐的作东、工作 餐的进行,等等。下面,分别对其各作介绍。 首先,是工作餐的

安排。安排工作餐,此处主要是在工作餐进行之前的有关准备事项。 这件事情,主要应由东道主一方所负责。它主要分为目的、时间、地 点三个具体问题。 一目的。 主动提议与他人一道共进一次工作餐,

提议者大都胸中有数,意欲借此机会来实现自己的某种目的。假如毫 无任何目的性可言, 那么工作餐便不成其为工作餐了。 一般来说,

利用工作餐这一极其灵活的商务活动的具体形式, 商务人员可以会晤 客户,接触同行,互通信息,共同协商,洽谈生意。此外,也可以以

之接待新朋友和面试应聘者。然而有一点必须明确,那就是举行一次 工作餐,首先应当有要事要办,要能够解决实际问题,绝对不允许无 的放矢,将其等同于吹牛、聊天、发牢骚的无所事事的“神仙会”, 浪费有关各方无比宝贵的时间。 已经明言,与有关人士一道共进

工作餐,其实只不过是暂时转移一下工作的阵地罢了。举行工作餐, 主要是为了与有关人士就某些双方共同感兴趣的问题进行一种非正 式的会谈。所以,在此之前,必须确定自己的目的,以便为其定下基 调。 此后所作的与一切, 均应与自己的目的密切相关。 二是时间。

举行工作餐的具体时间,原则上应当由工作餐的参与者共同协商决 定。有时,亦可由作东者首先提议,并且经过参与者的同意。不管怎 么说, 它都应当既方便于众人, 又不至于耽误正经事。 按照惯例,

工作餐不应当被安排在节假日,而应当是在工作日举行。举行工作餐 的最佳时间,通常被认为是中午的十二点钟或一点钟左右。若无特殊 情况,每次工作餐的进行时间以一个小时左右为宜,至多也不应当超 过两个小时。当然,若是届时要事尚未谈完,而大家一致同意,适当 地延长一些时间也未必不可。 有些关系密切的商务伙伴,往往会

以工作餐为形式进行定期的接触。也就是说,有关各方事先商定,每 隔一定时间,如每周、每月、每季,在某一既定的时间举行工作铍, 以便保持经常性的接触。  三是地点。根据惯例,举行工作

餐的地点应由主人选定,客人们则应当客随主便。具体而言,举行工 作餐的地点可有多种多样的选择。 饭庄、 酒楼的雅座, 宾馆、 俱乐部、 康乐中心附设的餐厅, 高档的咖啡厅、 快餐店, 等等, 都可予以考虑。

不过从总体上讲,先定工作餐的具体地点时,应当主要兼顾主人的主 要目的与客人的实际情况。  举例来说,如果主人打算在共

进工作餐之际与客人初步敲定某一笔生意, 那么最好将用铍地点选择 在宁静、优雅之处,使双方免受外界干扰,专心致志地达成协议。若 是一位男主人初次与一位仅有一面之交的女客户共进工作餐, 前者所 提议的用餐地点要是过于幽静了,则未免会使双方有所不便,甚至会 导致后者的误解。 如果主人准备借共进工作餐之机同自己的老客

户互通一下情报,或者相互交流一下意见,那么将其安排在俱乐部、 康乐中心所附设的餐厅里进行,在大家好好玩过一番之后,再边吃边 谈,效果可能会更好一些。因为大家是老朋友了,不必时时刻刻正襟 危坐。再说,那里轻松而随意的气氛,也容易让人松弛下来。可是, 若是在此处利用共进工作餐的机会面试一位应聘者, 则显得有些不够 严肃了。 总之,工作餐的用餐地点尽管应由主人选定,但主人在

作出具体的选择时,还是有必要考虑一下客人的习惯与偏好,并给予 适当的照顾。如果有必要,主人不妨同时向客人推荐几种自己钟意的 地点,而请客人从中挑选。或是索性让客人自己提出几个地点,然后 再由宾主双方共同商定。  一般来说,主人与某一方面的客

人多次进行工作餐时,尤可不必固定在某一地点。不过,若是举行定 期的工作餐的话,这么作则是允许的。 其次,是工作餐的作东。

作为主人,工作铍的作东者在举行工作餐的时候,大致必须负责如下 几件事情,对此不闻不问,就是一种失职。  第一,要负责

通知客人。正式决定进行工作餐之后,依照常规应由主人负责将相关

的时间、地点、人员、议题等等,通报给其他人员。对于重要的人士, 尤须由主人亲自相告。 如果宾主双方事先讲好了要在某处共进一

次工作餐,那么主人在将一切具体事宜操办完毕之后,仍须再一次地 详告于客人。仅仅告知对方具体的时间、地点,有时还远远不够,作 为主人,做东者还必须善解人意地同时将工作餐将在哪一个餐厅进 行、那一个餐厅的具体方位与主要特征、交通的大致路线、宾主双方 在何处会面等等,一并告之于对方。 假定主人所邀请出席工作餐

的人员之中,有个别人彼此之间尚未相识,那么在对对方进行邀请或 通知时,最好先打一个招呼,若无特殊原因,出席工作铍的人员一经 确定, 并正式进行通知之后, 不宜临时再对其增加。 万一有必要增加, 也要首先征得客人的同意。 第二,要负责餐厅订座。前往一些著

名的餐馆举行工作餐,通常需要提前预订座位。此事依例应由主人负 责。如果对此无知,而临时贸然前往,不但有可能会排长队,浪费时 间, 而且还有可能根本没有指望找到座位。  前往餐馆订座,

目前主要有下列五种方法。其一,是派遣专人前去订座。其二,是拨 打指定的电话号码进行订座。其三,是利用传真进行订座。其四,是 利用电子计算机网络进行订座。其五,是使用餐馆所发放的特惠卡或 VIP 卡进行订座。  至于在上述五种方法之中具体采用哪一

种为好,关键是要看何者有效。哪一种方法能够确保自己预订到理想 的座位,就应当优先对其加以采用。 在订座时,必须将自己的有

关要求,例如:理想的位置、用餐的时间、大致的时间、到场的人数、 特殊的要求、付费的方式等等,同时告诉餐馆的工作人员。有必要的

话,还应依照对方的要求,预付一定数额的押金。

 即使座

位已经先期订妥,东道主一方亦须派人提前一些时间到达现场,以便 落实一下预定的座位有无变故,免得届时出现“座位危机”。 第

三,要负责迎候客人。商务礼仪规定,举行工作餐时,作东者必须先 于客人抵达用铍地点,以迎候客人们的到来。这是一种惯例,也是一 种礼貌。 在正常情况之下,作东者应当至少提前十分钟抵达用餐

地点。 稍事休整之后, 即应在适当之处恭迎客人们的到来。 一般认为, 餐馆的正门之外、预订好的餐桌旁、餐馆里的休息室,以及宾主双方 提前约好的会面地点,都是作东者迎宾的适当之处。 倘若宾主在

此之前尚未谋面,则主人还可亲自驱车前往迎接客人。另外,也可以 在通知对方之时,与对方互相通报一下宾主双方各自的基本特征,例 如性别、年龄、高矮、胖瘦、着装等等,以便于双方届时相互进行辨 认。 在迎候地点,宾主双方见面之后,应一一进行握手,并且互

致问候。如果双方的人员不尽熟悉的话,双方的负责人还须各自对自 己的随员一一进行介绍。  假定作东者因故不能提前抵达用

餐地点迎候客人,最好是委托专人代表自己前往。必要时,作东者还 须说明原因,并为此向客人致歉。不管怎么说,客人准时抵达后而无 人迎候, 都算是主人的失礼。 第四, 要负责餐费结算。 根据常规,

工作餐的结算,应当由作东者负责。具体来讲,工作餐的付费方式通 常又分为“主人付费”与“各付其费”等两种。 所谓“主人付

费”,指的是在就餐结束后,由作东者自掏腰包,负责买单付账。要 是宾主十分熟悉,则作东者在餐桌上当着客人们的面算账掏钱即可。

要是宾主双方初次相识,或者交往甚浅,则作东者一般不宜当着客人 的面,在餐桌上查看账单和算账掏钱。得体的做法是,作东者应当先 与侍者通通气,独自前往收款台结账。或是在自己送别客人之后,再 回头来结账。尽量不要让侍者当着客人们的面口头报账。更不能让侍 者将账单不明主次地递到了客人的手里。 所谓“各付其费”,又

称“AA 制”。它是就餐结束后,由全体用餐者平均分摊账单,各自 支付各自所应支付的费用。在国外,商界人士在共进工作餐时,更多 的是以此种方式付费。 采用此种付费方式, 需要有言在先。 在算账时, 作东者所要做的, 主要是动手算账, 伸手收钱, 跑腿交费而已。 在

结账时,不管是“主人付费”还是“各付其费”,都要符合本地的习 惯。因考虑不周而惹人非议,则明显算是作东者的失策。

1.发言时不可长篇大论,滔滔不绝(原则上以 3 分 钟为限)? 不正确的资料。? 不可做人身攻击。? 不可不懂装懂,胡言乱语。? 9.不可对发言者吹毛求疵。? 2.不可从头到尾沉默到底。? 3.不可取用 5. 7.

4.不要尽谈些期待性的预测。? 6.不可打断他人的发言。?

8.不要谈到抽象论或观念论。 10.不要中途离席。

根据商务洽谈举行的地点的不同,可以将它分为 客座洽谈、 主座洽谈、 客主座轮流洽谈以及第三地点洽谈。 客座洽谈, 即在洽谈对手所在地进行的洽谈。主座洽谈,即在我方所在地进行的

洽谈。客主座轮流洽谈,即在洽谈双方所在地轮流进行的洽谈。第三 地点洽谈,即在不属于洽谈双方任何一方的地点所进行的洽谈。以上 四种洽谈会地点的确定, 应通过各方协商而定。 倘若我方担任东道主, 出面安排洽谈,一定要在各方面打好礼仪这张“王牌”。人们常说: “礼多人不怪”,其实在洽谈会中,又何尝不是如此呢?!在洽谈会 的台前幕后,恰如其分地运用礼仪,迎送、款等、照顾对手,都可以 赢得信赖,获得理解与尊重。在这个意义上,完全可以说在洽谈会上 主随客便, 主应客求, 与以“礼”服务实际上是一回事。 在洽谈会上, 如果我方身为东道主,那么不仅应当布置好洽谈厅的环境,预备好相 关的用品,而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。只有在某些小 规模洽谈会或预备性洽谈会的进行过程中,座次问题才可以不必拘 泥。在举行正式洽谈会时,则对它不能不予以重视。因为它既是洽谈 者对规范的尊重,也是洽谈者给予对手的礼遇。 举行双边洽谈时,

应使用长桌子或椭圆形桌子。宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放, 则面对正门的一方为上,应属于客方;肯对正门的一方为下,应属主 方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左 侧为下,属于主方。在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己的一方 居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近 而远地分别在主谈人员的两侧变坐。假如需要译员,则应安排其就座 于仅次主谈人员的位置,即主谈人员之右。举行多边洽谈时,为了避 免失礼, 按照国际惯例, 一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。 这样一来,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具体就座时,依旧

讲究有关各方的与会人员尽量同时入场,同时就座。至少,主方人员 也不应在客方人员之前就座。 在洽谈的一般过程中, 双方人员的态度、 心理、方式、手法等等,无不对洽谈构成重大的影响。 商务礼仪规 定,商界人士在参加洽谈会时,首先要更新意识,树立正确的指导思 想,并且以此来指导自己的洽谈表现。这就是所谓洽谈的方针。谈判 方针的核心,依旧是一如既往地要求洽谈者在庄严肃穆、剑拔弩张地 洽谈会上,以礼待人,尊重别人,理解别人。具体来说,它又分为以 下六点: 洽谈的第一点方针,是要礼敬对手。礼敬对手,就是要求 洽谈者在洽谈会的整个过程中,要排除一切干扰,始终如一地对自己 的洽谈对手讲究礼貌,时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬 意。在洽谈过程上,不管发生了什么情况,都始终坚持礼敬对手,无 疑能给对方留下良好的印象,而且在今后的进一步商务交往中,还能 发挥潜移默化的功效,即所谓“你敬我一尺,我敬你一丈”。 调查 结果表明,在洽谈会中,能够面带微笑、态度友好、语言文明礼貌、 举止彬彬有礼的人,有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在洽 谈桌上,保持“绅士风度”或“淑女风范”,有助于赢得对手的尊重 与好感。与此相反,假如在洽谈的过程中,举止粗鲁、态度刁蛮、表 情冷漠、语言失礼,不知道尊重和体谅对手,则会大大加强对方的防 卫性和攻击性,无形之中伤害或得罪对方,为自己不自觉地增添了阻 力和障碍。洽谈的第二点方针,是要依法办事。在商务洽谈中,利益 是各方关注的核心。 对任何一方来说, 大家讲究的都是“趋利避害”。 在不得已的情况下,则会“两利相权取其大,两害相权取其轻”。虽

则如此, 商界人士在洽谈会上, 既要为利益而争, 更需谨记依法办事。 所谓在商务洽谈中应当依法办事, 是要求商务人员自觉地树立法制思 想, 在洽谈的全部过程中, 提倡法律至尊。 洽谈者所进行的一切活动, 都必须依照国家的法律办事,惟其如此,才能确保通过洽谈所获得的 既得利益。法盲作风、侥幸心理、铤而走险、目无法纪、都只会害人、 害己,得不偿失。有一些人在实践中,喜欢在洽谈中附加人情世故。 它如果是指注重处理与对手的人际关系, 争取促进双方之间的理解与 尊重,那么则是正确的。假若指的是要在洽谈中搞“人情公关”,即 对对方吹吹打打,与对手称兄道弟,向对方施之以小恩小惠,则是非 常错误的。实际上,这是小农意识在作怪,而且无济于事。因为人情 归人情,生意归生意,任何有经验的商界人士,都是不会在洽谈会上 让情感战胜理智的。在洽谈中,过多地附加人情,甚至以为此重点, 实在是误入歧途。说到底,犯了这种错误的人,是没有法制观念,而 且不懂得应当怎样做生意。洽谈的第三点方针,是要平等协商。洽谈 是什么?洽谈就是有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价还价。 由此可见,洽谈实际上是观点各异的各方经过种种努力,从而达成某 种程度上的共识或一致的过程。换言之,洽谈只会进行于观点各异的 有关各方之间,所以假如离开了平等协商,成功的洽谈便难于设想。 在洽谈中要坚持平等协商, 重要的是要注意两个方面的问题: 一方面, 是要求洽谈各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允许仗势压人、 以大欺小。如果在谈判的一开始有关各方在地位上便不平等,那么是 很难达成让各方心悦诚服的协议的;另一方面,则是要求洽谈各方在

洽谈中要通过协商, 即相互商量, 求得谅解, 而不是通过强制、 欺骗, 来达成一致。在洽谈会上,要做到平等协商,就要以理服人。要进行 洽谈,就要讲道理。要以理评理、无理找理、说理坚持一成不变。这 样的话,就容易“自成一说”,说服对方。洽谈的第四点方针,是要 求同存异。有一位驰名世界的谈判大师说过:“所谓洽谈,就是一连 串的不断地要求和一个又一个不断地妥协。”他的这句大白话,肯定 会有助于商界人士深化对洽谈本质的理解。在任何一次正常的洽谈 中, 都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。 相反, 有关各方通过洽谈, 多多少少都会获得或维护自身的利益,也就是说,大家在某种程序上 达到了妥协,彼此都“山重水复疑无路,柳暗花明又一村。”有经验 的商务人员都清楚,有关各方既然同意坐下来进行洽谈,那么在洽谈 桌上,就绝对不可以坚持“一口价”,一成不变,一意孤行。否则就 是作茧自缚、自欺人人。原因十分简单,在洽谈桌上,有关的一切议 题,都是大可一谈的。在洽谈会上,妥协是通过有关各方的相互让步 来实现的。所谓相互让步,意即有关各方均有所退让。但是这种相互 让步,让不等于有关各方的对待让步。在实践中,真正的对等让步, 总是难以作出的。在洽谈会上所达到的妥协,对当事的有关各方只要 公平、合理、自愿,只要尽最大程序维护或争取了各自的利益,就是 可以接受的。洽谈的第五点方针,是要互利互惠。上述之所以反复地 强调: 最理想的洽谈结局, 是有关各方达成了大家都能够接受的妥协。 说到底,就是要使有关各方通过洽谈,都能够互利互惠。在商务交往 中,洽谈一直被视为一种合作或为合作而进行的准备。因此一场商务

谈判的最圆满的结局,应当是洽谈的所有参与方,都能各取所需,都 取得了一定成功,获得了更大的利益。也就是说,商务洽谈首先是讲 究利益均沾、共同胜利的。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”, 主张赢得越多越好,甚至要与对手拼个“你死我活”,争取以自己的 大获全胜和对手的彻底失败,来作为洽谈会的最终结果,则必将危及 与对方的进一步合作,并且使社会上对己方产生“心狠手辣”、“不 能容人”的恶劣印象。因此,商务人员在参加洽谈会时,必须争取的 结局应当是既利己,又利人的。现代的商界社会,最讲究的是伙伴、 对手之间同舟共济。既要讲竞争,又要讲合作。自己所获利的利益, 不应当建立在有害对手或伙伴的基础上,而是应当彼此两利。对于这 种商界的公德, 商务人员在洽谈中务必应当遵守。 洽谈的第六点方针, 是要人事分开。在洽谈会上,洽谈者在处理己方与对手之间的相互关 系时,必须要作到人与事分离,各自分别而论。在洽谈中,要将对手 的人与事分开,是要求商界人士与对方相处时,务必要切记朋友归朋 友、洽谈归洽谈,对于二者之间的界限不能混淆。正确的认识,是应 当在洽谈桌上, 大家彼此对既定的目标都志在必得、 义不容情。 因此, 既不能指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情”,良心发现,对自己 “手下留情”,或是“里通外国”,也不要责怪对方“见利忘义”, “不够朋友”、对自己“太黑”。业已明言:商务洽谈并不是一场你 死我活的人与人的战争,因此商务人员对它应当就事论事,不要让自 己对洽谈对手主观上的好恶,来妨碍自己解决现实问题。商界人士在 洽谈会上,应当理解洽谈对手的处境,不要对对方提出不切实际的要

求,或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。同理,商界人 士在洽谈会上,对“事”要严肃,对“人”要友好。对“事”不可以 不争,对“人”不可以不敬。不然的话,商务人员要是在商务洽谈中 “小不忍则乱大谋”, 那可就怪不得旁人了。 在商界, 有一句行话, 叫作“君子求财不求气”。它再次告诫各位:意气用事,在商务交往 中的任何场合,其中自然也包括洽谈会在内,都是弊大于利的。商界 同时还流行着另外一句名言,叫作“君子爱财,取之有道”。将其应 用于洽谈之中,也是合情合理的。它告诉商界人士,要想在商务洽谈 之中尽可能地维护己方的利益,减少己方的损失,就应当在洽谈的方 针、策略、技巧上下功夫,从而名正言顺地在洽谈会上获得成功。要 是心思用到了其他地方,甚至指望以见不得阳光的邪门歪道出奇制 胜,不得痴心妄想,便是自欺欺人。来源:金狐


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