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关于Microsoft Office 中常用Word Excel PowerPoint几项办公软件使用说明


关于 Microsoft Office 中常用 Word Excel
PowerPoint 几项办公软件使用说明 Word 篇
Word 小技巧 (1) 打开菜单后有些菜单选项可能看不到,可以用鼠标点击一下菜单下面的小箭头, 就会显示出所有的菜单项了。 (2) 复制的快捷健是 ctrl+c (3) 粘贴的快捷键是 ctrl+v (4) 保存的快捷键是 ctrl+s 设置字体 保存文档 注意:word 文档文件的后缀名是 .doc Word 使用利器------剪贴板 剪贴板可以保留多个复制的内容, 并且可以选择性的粘贴, 不再需要的复制内容还可以删除 Word 中查找和替换功能 查找的快捷键是:ctrl+f 查找主要功能是将大量文字信息中的某个词汇快速的查找出来及相关的侧重标注点 替换的主要功能是将某词汇替换成另一词汇,方便快捷修改文档中的错误词汇 Word 中页面设置 专业词汇解释: 开: 开本(开数)是出版界对于书籍大小的一个通称。将一张全开(31×43 英寸)的纸分割成 16 份或者 18 等份或者 32 等份,所获得尺寸就以 16 开、18 开、32 开表示。 以下是各开本的实际尺寸: 16 开:190× 260mm; 18 开:170× 230mm; 大 18 开(国际 18 开) :185×230mm,目前英文电脑书惯用尺寸; 25 开:150×210mm,此大小 是菊版纸(24.5×34.5 英寸)的 1/16,所以又称菊 16 开 32 开:130×190mm。 Word 中添加项目编号和项目符号 (格式—项目符号和编号) 类似 word 小技巧类型的项目项 就需使用项目编号和项目符号。

Word 中文档结构图 当文档篇幅较长时,需要快速定位到某个章节 点击“视图”中的“文档结构图“即可完成对文档的文档结构进行调整。
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小技巧:如果想调整结构图的宽度,只要用鼠标拖动文档结构图边框即可 文档结构图错误分析: 打开文档结构图后,没发现内容,因为没有把页面的开头设置为标题,必须把章节名设置成 标题 Word 文档中设置大纲级别 此功能针对于文档结构图,为文档结构图更美观、清晰,条理更明确 “视图“-----”大纲“------”大纲视图“ Word 文档中设置页码 “插入“ ----”页码“打开页码设置对话框设置页码位置、对齐方式和格式。设置完成后 点击”确定“后即可看到文档页码,页码是自动排序的

Word 文档中设置页眉和页脚 页眉和页脚是文档中最上面和最下面的内容,通常放置文档的 Logo 和名称等信息 “视图“----”页眉和页脚“然后在对话框内编辑即可 改变 word 文档中的边框和底纹样式 “底纹“是给字添加背景的,可以填充颜色和图案样式 “格式“---”边框“ “底纹” 边框中有些默认设置,如方框和阴影,此外可以自定义边框的样式,如果只选择上线或者下 线,就显示为一条直线。 “底纹”的使用时选择一段文字后,打开底纹设置,再选一种颜色和样式即可。

Word 中插入表格和图表、批注和对象 此功能均在“插入”选项中,打开相应的菜单项即可完成操作 Word 文档中输入文字、插入图片、表格等一般用途,但是有些情况下需插入特殊对象,就 要使用“插入对象” ,例如 Excel 工作表、PowerPoint 幻灯片、公式等 “插入”----“对象”命令,选择对象然后点击”确认“键即可

Word 中其他日常操作概述
拼写检查 在 word 打字,经常会出现下面有红线的字,在使用打印机的时候这些红线是不会显示出 来的,这些被划上红线的字是被 Word 认为有错误的字或者词汇。 在“审阅“中点击”拼写检查“,打开拼写检查的对话框检查整个文档中的错误 自动更正选项

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Excel 篇
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 标题栏:告诉用户正在运行的程序名称和打开文件的名称。 菜单栏:按功能把 Excel 命令分为不同的菜单组。 工具栏:一些常用的命令按钮,方便调用。 编辑栏:给用户提供活动单元格的信息,用户可以在编辑栏中输入和编辑公式。 工作表标签:工作表通常使用“sheet1“”sheet2“等名称表示。点击鼠标右键,可 以重命名 sheet 的名称 单元格:在单元格中,用户可以键入符号、数值、公式及其他内容。 工作表导航按钮:用来切换工作表。 单元格名称:由单元格所在的列和行的名称组成。

创建工作簿和工作表 1. 工作簿 Excel 文件称为工作簿,文件名后缀是.xls,一个工作簿包含若干个工作表 “文件”----“新建”-----“空白工作簿” 2. 工作表 新创建的工作簿会默认有三个空表的工作表,如需要增加工作表, “插入“------”工作表“ 注意:每个工作表有 256(列)×65536(行)个单元格。

单元格的操作:
1. 编辑单元格 可以在单元格里直接编辑,或选中一个单元格后在编辑栏里编辑 小技巧:按回车(Enter)键换到下一行单元格,同时按下 Alt+Enter 键将在单元格内换 行 2. 移动单元格内容 (1) 选择需要移动的单元格。 (2) 将光标放在选择的单元格边界(光标形状为箭头) 。 (3) 按下鼠标左键然后拖动鼠标,直至到达所需位置。 (4) 释放鼠标左键。 3. 复制单元格 ? 当鼠标在单元格右下角变为十字形状是,拖动鼠标,拖动区域内单元格的内 容都将被替换。 ? 或鼠标变为十字箭头时,拖动鼠标并按下 Ctrl 键,此时只复制一个单元格。 ? 使用快捷键,复制快捷键为 Ctrl+C,粘贴的快捷键为 Ctrl+V。 ? 使用菜单命令: “编辑”----“复制”“编辑”---“粘贴” , 4. 删除和插入单元格
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删除单元格:可以在单元格上单击右键,选择“删除”命令,出现“删除” 对话框,选择“右侧单元格左移” (删除选定的单元格并且改行的其余单元格 向左移动)“下方单元格上移“ 、 (删除选定的单元格并且改行的其余单元格向 上移动) 单选按钮:如果要删除的单元格所在行或列,选择”整行“或”整 列“单选按钮。单击”确定“按钮。 ? 插入单元格:与删除单元格同理。 ? 另外可以在行首(或者列)使用鼠标右键菜单插入(或删除)整行(或整列)。 单元格格式 Excel 单元格的格式不是一成不变的,可以设置单元格的颜色、对齐方式、数据格式等 “格式”----“单元格“命令,出现”单元格格式“对话框,设置单元格格式 小技巧: 相同的格式,设置好一遍,其他的不用重复设置,可以使用工具栏上的格式刷工具, 该工具可以复制格式。 选择多个单元格 ? 选择几个连续的单元格。 ? 选中一个单元格后,按住左键拖动就可以选中一片连续的单元格。 ? 选择整行或整列,用鼠标选择编号或者列名称,拖动可选中多个整行或整 列。 ? 选择多个不连续的单元格:按住 Ctrl 键后,再选择单元格。 设置行高和列宽 若要改变行高和列宽,可直接在行或者列上用鼠标拖动或修改,如想精确修改,则需使 用菜单命令 “格式”----“行”-----“行高” 合并单元格 ? 单元格是 Excel 的最小单位,不能再拆分,但是可以合并。 ? 要合并单元格,先用拖动鼠标的方式选择多个单元格,选择“单元格格式”对话框 的“对齐”选项卡,找到“合并单元格” ,选中后单击“确定“按钮即可,合并单 元格后只保留一格数据 ? 取消”合并单元格“的选项则取消合并,数据集中到第一个单元格。

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使用 Excel 录入数据
Excel 中不能直接将图片插入单元格中,如需要将图片插入单元格,可以采用以下方法: 方法一: (1) 建立工作簿文件,命名为 book1.xls 插入一张图片,将图片拖入到 A1 位置,并调 整图片大小个单元格大小,使之正好放在 A1 中。 (2) 右击图片,选择“超级链接”命令,在弹出的对话框中先选择文件(book1.xls), 再选择标签、单元格(sheet1!A1) 。全部选择完毕后应该是“book1.xls#Sheet1A1 “ (不要双引号) ,最后单击”确定“按钮。 方法二: (1) 同上方法一中(1) (2) 右击图片, “设置图片格式“----”属性“---”大小“、位置随单元格而变” 。

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使用 Excel 输入数据
1. 设置数据格式 “单元格格式”设置数子类型和格式 通过“格式”----“条件格式”可设置根据条件变换格式

数据图变化
1. 快速插入图表 先选取多个单元格, “插入”-----“图表” -----“完成” 2. 使用向导插入图表 (1) 选择图表类型,常用的图表类型有柱形图、条形图、折线图、饼形图等 (2) 选择图表数据 (3) 设置标题、坐标轴登等,标题设置完成后应出现在图表的上方,有些图表设置 坐标轴。 (4) 选择插入方式 1 ○ 作为工作表插入:自动新建一个工作表,其中放置新建的图表 2 ○ 作为其中的对象插入:将图表插入到图表数据来源的工作表中。

关于函数部分参考资料已附

PowerPoint 篇
PowerPoint 演示文稿以 Microsoft 2007 为例 PowerPoint 2007 是 Office 2007 系列办公组件中的一个独立软件,它和其他 Office 200 7 软件一样,功能强大,易学易用,界面友好,在设计制作多媒体课件中得到了广泛应用。 说到制作多媒体课件,可能有的人会觉得太专业,其实只要有一点 PowerPoint 的操作 基础,就会发现制作起来并不难。下面就向大家介绍如何用 PowerPoint 2007 制作出图文 并茂、丰富多彩的多媒体课件。 一、PowerPoint 2007 新增功能 1. 全新的直观型外观

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PowerPoint 2007 具有一个称为“ 功能区” 的全新直观型用户界面,如图 1 所示,与 早期版本的 PowerPoint 相比,它可以更快更好地创建演示文稿。PowerPoint 2007 提供 新效果、改进效果、主题和增强的格式选项,利用它们可以创建外观生动的动态演示文稿, 而所用的时间只是以前的几分之一。

图1 PowerPoint 2007 还可以在直观的分类选项卡和相关组中查找功能和命令;从预定义 的快速样式、版式、表格格式、效果及其他库中选择便于访问的格式选项,从而以更少的时 间创建更优质的演示文稿。 利用 PowerPoint 2007 的实时预览功能,可以在应用格式选项前查看它们。 在每个选项卡中, 都是通过组将一个任务分解为多个子任务。 每个组中的命令按钮用于 执行一个命令或显示一个命令菜单。 2. 丰富的主题和快速样式 PowerPoint 2007 提供了新的主题、版式和快速样式,使得设置演示文稿格式时,可 以提供广泛的选择余地。主题简化了专业演示文稿的创建过程,只需选择所需的主题,Po werPoint 2007 便会执行其余的任务。单击一次鼠标,背景、文字、图形、图表和表格全 部都会发生变化,以反映所选择的主题,这样就确保了演示文稿中的所有元素能够互补。最 重要的是,可以将应用于演示文稿的主题应用于 Word 2007 文档或 Excel 2007 工作表。 在演示文稿中应用主题之后,“ 快速样式” 库将发生变化,以适应该主题。结果,在该 演示文稿中插入的所有新 SmartArt 图形、表格、图表、艺术字或文字均会自动与现有主题

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匹配。由于具有一致的主题颜色(主题颜色是指文件中使用的颜色的集合,主题颜色、主题 字体和主题效果三者构成一个主题),所有材料就会具有一致而专业的外观。 3. 自定义幻灯片版式 使用 PowerPoint 2007 ,不再受打包的版式的局限,可以创建包含任意多个占位符的 自定义版式、各种元素、乃至多个幻灯片母版,此外,还可以保存自定义和创建的版式,以 供将来使用。 4. 设计师水准的 SmartArt 图形 过去,要创建设计师水准的图示和图表,可能不得不雇用专业设计师。但是,设计师的 图示是以图像形式保存的,无法编辑。现在,利用 SmartArt 图形,可以在 PowerPoint 20 07 演示文稿中以简便的方式创建信息的可编辑图示,完全不需要专业设计师的帮助。可以 为 SmartArt 图形、形状、艺术字和图表添加绝妙的视觉效果,包括三维( 3 - D) 效果、底 纹、反射、辉光等。 5. 新增文字选项 可以使用多种文字格式功能 (包括形状内文字环绕、 直栏文字或在幻灯片中垂直向下排 列的文字,以及段落水平标尺)创建具有专业外观的演示文稿。现在,还可以选择不连续文 字。 新的字符样式提供了更多文字选择。 除了早期版本的 PowerPoint 中的所有标准样式外, 在 PowerPoint 2007 中还可以选择全部大写或小型大写字母、删除线或双删除线、双下划 线或彩色下划线。可以在文字上添加填充颜色、线条、阴影、辉光、字距调整和 3 - D 效 果。 6. 表格和图表增强功能 在 PowerPoint 2007 中,表格和图表都经过了重新设计,因而更加易于编辑和使用。 功能区提供了许多易于发现的选项, 供编辑表格和图表使用。 快速样式库提供创建具有专业 外观的表格和图表所需的全部效果和格式选项。从 Excel 2007 中剪切和粘贴数据、图表和
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表格时,可以体验前所未有的流畅。使用主题后演示文稿可以拥有与工作表相同的外观。7. 有效地共享信息 在以前版本的 PowerPoint 中,如果文件较大,则难以共享内容或通过电子邮件发送演 示文稿,也无法以可靠方式与使用不同操作系统的用户共享演示文稿。现在,无论是需要共 享演示文稿、创建审批、审阅工作流,还是需要与没有使用 PowerPoint 2007 的联机人员 协作,都可以通过多种新方法实现与他人的共享和协作。 8. 极其丰富的幻灯片库 在 PowerPoint 2007 中, 可以通过在位于中心位置的幻灯片库中存储单个幻灯片文件, 共享和重复使用幻灯片内容。可以将 PowerPoint 2007 中的幻灯片发布到幻灯片库,也可 以将幻灯片库中的幻灯片添加到 PowerPoint 演示文稿中。在幻灯片库中存储内容,削减了 重新创建内容的必要性,可以轻松地重复使用已有内容。 9. 新增 PDF 和 XPS 格式 可将文档移植成 PDF 格式文件保存。PDF 格式是一种版式固定的电子文件格式,可 以保留文档格式,实现文件共享。PDF 格式确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原 有的格式,并且文件中的数据不会被轻易更改。此外,PDF 格式还适用于使用专业印刷方 法复制的文档。 还可将文档移植成 XPS 格式文件保存。XPS 格式是一种电子文件格式,可以保留文 档格式,实现文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印时,文件可以严格保持你所要 的格式,文件中的数据也不能轻易更改。 二、功能区/ 工具栏基本操作 首次启动 PowerPoint 2007 时,可能会对看到的窗口结构感到惊讶,没有了菜单,工 具按钮也少得可怜,抢眼的是一大块功能区。 功能区的设计能快速找到完成某一任务所需的命令。 命令被组织在逻辑组中, 逻辑组集 中在选项卡下,多个选项卡组成一个功能区,每个选项卡都与一种类型的活动相关。为了减
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少混乱,某些选项卡只在需要时才显示。例如,仅当选择图片后,才显示“ 图片工具” 选项 卡。 工具按钮为你提供快速执行功能命令的方便,单击就可完成某一功能命令的执行。 1. 最小化/ 还原功能区 如果觉得功能区占用了太大的窗口面积, 你可以最小化功能区以增大屏幕中可用的空间。 始终使功能区最小化后,要使用某个功能选项(命令)时,单击功能选项卡(如“ 开始” 、 “ 幻灯片放映” 等)就可立即展开该功能区的选项卡,单击使用的选项后功能区返回到最小 化状态。最小化功能区的操作是单击“ 自定义快速访问工具栏” (位于工具栏最后面的小按 钮),选择“ 最小化功能区” 即可;也可以右击功能选项卡栏或工具栏的任意部位右击鼠标 后选择快捷菜单中的“ 最小化功能区” 命令来实现。 更快速的隐藏功能区, 可以双击某个功能选项卡名即可使整个功能区最小化, 再次双击 则还原功能区。按组合键“ Ctrl+F1 ” 也可以最小化或还原功能区。 2. 添加/ 删除快速工具按钮 PowerPoint 2007 设计了大量的快速工具按钮,缺省安装后没几个。你可以自己动手 添加,不需要的也可删除(实际上是从工具栏隐藏掉)。右击功能区或者工具栏,在快捷菜 单中选择“ 自定义快速访问工具栏” 命令,即可打开“ Office 选项” 对话框,如图 2 所示, 自动定位到“ 自定义” 选项,先打开类别下拉列表并选择一种类别,再在下面的工具命令列 表中双击需要添加的项目就可在右侧出现。单击左下方的“ 自定义” 还可设置快捷键,最后 单击“ 确定” 按钮退出添加。

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图2 删除快速工具按钮的方法与添加类似,只是选中右侧的项目后单击“ 删除” 按钮或者直 接双击。最后单击“ 确定” 按钮。 三、新建课件文件 课件文件就是一个新的演示文稿, 一份演示文稿中可以包含一至多张幻灯片, 放映时默 认从第一张开始依次进行,直到放映完全部幻灯片。当然,你可以通过设置来改变幻灯片的 放映顺序。 1. 新建演示文稿 (1 )新建空白演示文稿

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启动 PowerPoint 2007 即新建了一份空白演示文稿,并在编辑区建立第一张版式为“ 标题幻灯片” 的幻灯片,等待输入标题和副标题。如果一切内容和版式、格式、美化等工作 全由自己设计制作,就可以马上开始输入文本,插入图形对象,插入声音对象,调整对象大 小和位置,设置版面格式,美化各个元素,进行动画设计和切换设置等。 输入文本时需单击占位符。 占位符是一种带有虚线边缘的框, 绝大部分幻灯片版式中都 有这种框。在这些框内可以放置标题及正文,或者是图表、表格和图片等对象。它定义了字 体、字形、字号、颜色等字体格式和对齐方式等段落格式,当然其大小和格式是完全可以自 由修改的。 (2 )新建基于模板的演示文稿 PowerPoint 2007 设计了可借鉴的现成演示文稿,可以新建其中的某一种,再修改其 中的内容、结构,也可以进行再设置,使它更符合自己的需要。 单击“ Office 选项” 按钮,即左上角的大圆形按钮,在下拉菜单中选择“ 新建” 项即打 开“ 新建演示文稿” 对话框,如图 3 所示。选择“ 演示文稿” 选项卡,列出了现成的演示文 稿列表,选择一种并单击“ 确定” 按钮,会立即打开基于模板的演示文稿。后面的工作就是 对其中的内容和设置进行修改。

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图3

新建空白演示文稿

如果觉得内置的模板少了,还可以到微软网站去下载更多的模板。这里介绍两种设置“ 宽屏” 演示文稿的方法。 第一种方法很简单, 就是在图 3 中选择“ 宽屏演示文稿” 模板, 打开后只需删除示例幻 灯片的内容,然后添加自己的内容就行了。 第二种方法,进入“ 设计” 功能区,在“ 页面设置” 组中单击“ 页面设置” 选项,打开其 对话框,如图 4 所示。单击“ 幻灯片大小” 下拉列表并选择“ 全屏显示(16 :9 )” ,如 果是手提式计算机,请选择 16 :10 的纵横比。最后单击“ 确定” 即可。

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图4

页面设置

提示:在开始时,要始终将幻灯片大小设置为打算使用的纵横比。如果创建了许多幻灯 片后再更改幻灯片大小, 则图片和其他图形的大小也将更改, 这可能会使它们的显示效果失 真。 (3 )将演示文稿另存为模板 如果自己完成了或从别处得到了一份制作精美的演示文稿, 希望在以后的制作中也能用 到这样的设计。这时就可以将它另存为“ 模板” 。其操作方法是,单击“ Office 按钮” ,选 择“ 另存为” 的下级菜单中的“ 其他格式” ,打开对话框后在“ 保存位置” 栏选择路径,在“ 文件名” 框中,输入模板的文件名,在“ 保存类型” 框中,选择“ PowerPoint 模板(. potx )” ,最后单击“ 保存” 按钮即可完成。 在新建模板以后,新模板就会在下次打开 PowerPoint 时按字母顺序显示在“ 幻灯片设 计” 任务窗格的“ 可供使用” 之下,可随时使用。提示:如果想要将保存的模板作为默认设 计模板,必须将它保存在“ 另存为” 对话框的默认路径下,而且必须将模板命名为 “ blank.potx ” 。 2. 增加/ 删除幻灯片 新建的空白演示文稿, 开始只有一张幻灯片, 基于模板的演示文稿中的幻灯片很可能不 够用,怎么办?当然可以增加。 当制作完一张幻灯片后,进入“ 开始” 功能区,在“ 幻灯片” 选项组中单击“ 新建幻灯 片” 按钮,然后在列表中选择一种版式(版式是幻灯片上标题、副标题、正文文本、列表、 图片、表格、图表、形状和视频等元素的排列方式)按钮即可增加一张幻灯片,如图 5 所 示。

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图5

增加/ 删除幻灯片

注意:新建的幻灯片总是在当前幻灯片的后面。 如果新增的幻灯片与当前幻灯片的版式一样, 则可以采用快速的方法添加幻灯片。 在普 通视图模式下,单击左侧“ 幻灯片” 列表(或者“ 大纲” 列表)中最后一张幻灯片,按一下“ Enter ” 键就增加一张相同版式的幻灯片,再按一下“ Enter ” 键又增加一张,以此类推。 用这种方法增加的幻灯片,有时需要更改版式。 要删除幻灯片,首先将其置于当前位置,然后进入“ 开始” 功能区,单击“ 幻灯片” 选 项组中的“ 删除” 选项即可。

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四、幻灯片的编辑排版 1. 更改版式 新建幻灯片时就可以在列表中选择版式, 一般不用更改。 若是使用模板新建的演示文稿, 每张幻灯片都有其事先设计好的版式,但也可以更改版式。一种操作方法是,选择要更改版 式的幻灯片,使其成为当前幻灯片,进入“ 开始” 功能区并在“ 幻灯片” 选项组中单击“ 版 式” 选项,然后在下拉列表中选择一种需要的版式即可成功修改。另一种操作方法是右击幻 灯片,在快捷菜单中指向“ 版式” 命令,在下级版式列表中选中一种版式即可修改。 2. 输入/ 插入文本及 Excel 数据表格 在选择的幻灯片版式中若有文本占位符, 单击后就可输入文本了。 如果幻灯片中没有输 入文本的占位符,或者需要增加一个文本块,那就要插入文本框后再输入文本内容。操作方 法是,进入“ 插入” 功能区,在“ 文本” 选项组中单击“ 文本框” 选项,再选择列表中的“ 横排” 或者“ 竖排” 选项。在编辑区按住鼠标左键拖动鼠标,绘出文本框,然后输入文本内 容。 用插入文本框的方法添加文本后会出现边框线,这对版面有些影响,不过可以不显示, 就像删除了一样。方法是双击文本框,在功能区会自动出现“ 绘图工具格式” 选项组,在“ 艺术字样式” 中单击“ 文本轮廓” 选项,再选中下拉列表中的“ 无轮廓” 即可去掉文本框的 边框线,如图 6 所示。

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图6

PPT2007 去掉文本框的边框线

利用下面的技巧可以快速地把 Word 文件转换成可供演示的 PowerPoint 文件。先在 Word 窗口把视图切换到大纲视图模式,然后再设置好各级标题,保存退出。再切换到 Po werPoint 窗口,在“ 开始” 功能区“ 幻灯片”选项组中选择“ 新建幻灯片” ,在下拉列表中选 择“ 幻灯片(从大纲)” 选项,在弹出的对话框中选择想要转换为幻灯片的 Word 文件就行 了。 PowerPoint 中可以方便地使用 Excel 2007 的数据表格, 在 方法是在 Excel 中选中要 复制的单元格区域,在“ 开始” 功能区的“ 剪贴板” 选项组中选择“ 复制” 或按下组合键“ C trl+C ” ,再切换到 PowerPoint ,单击要插入 Excel 数据表格的幻灯片或备注页,单击“ 开始” 功能区的“ 剪贴板” 选项组中的“ 粘贴” 选项,在下拉列表中选择“ 选择性粘贴” ,在 对话框中选择“ 粘贴” 单选按钮。如果想要粘贴单元格,使得能够像处理图片一样调整大小 和位置,请单击“ 图片” ;如果要将单元格粘贴为嵌入对象以便在下次仍能够在 Excel 中继 续编辑, 请单击“ Microsoft Office Excel 工作表对象” 。选好后单击“ 确定” 按钮关闭对话 框就完成表格的嵌入。3. 插入图形对象 精美的幻灯片总是离不开图片元素,在 PowerPoint 2007 中可以方便地插入各种图形 对象,并可以对它进行多种设置,以达到美观的效果。(1 )插入剪贴画 剪贴画是一种矢量图形,统一保存在“ 剪贴画库” 中,可以随时查看并插入到幻灯片的 任意位置。在课件中页适当地使用各种剪贴画,可以为课件增色不少。操作的方法是:
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进入“ 插入” 功能区, 在“ 插图” 选项组中单击“ 剪贴画” 选项, 会在窗口的右下方出现 “ 剪贴画” 任务窗格,设置好“ 搜索范围” 和“ 结果类型” 后单击“ 搜索” ,在剪贴画列表中 单击需要的一幅 (或者右击后选择快捷菜单中的“ 插入” 命令) 就可插入到当前幻灯片中来。 (2 )插入来自文件的图片 来自文件的图片是指保存在存储介质中的图形文件, 在幻灯片中可以插入多种格式的图 片(如 bmp 、jpg 、wmf 、jfif 、emf 、png 、jpeg 等格式)。其操作方法是,在“ ” 功 能区的“ 插图” 选项组中单击“ 图片” 选项,随后打开“ 插入图片” 对话框,在“ 搜索位置” 框中选择保存图片的文件夹,双击某个图片文件或单击后再单击“ 插入” 命令即可将图片插 入到当前幻灯片中来,如图 7 所示。

图7

在 PPT2007 中插入图片

提示: 如果想插入的图片能够响应源图片文件的修改, 即修改源文件时插入的图片可以 自动更新,那就得让它与源文件建立链接。实现链接的方法是,在选中插入的图片文件后, 单击“ 插入” 按钮右侧的下拉箭头打开列表,在其中选择“ 链接到文件” 项。
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(3 )插入 SmartArt 图形、图表和形状 PowerPoint 2007 新增了 Smartart 图形,内置了 7 类 100 余幅图形供选用。这些图 形色彩鲜艳、创意新颖,使用到幻灯片中能让其锦上添花。其插入的方法也很简单,在“ 插入” 功能区“ 插图” 选项组单击 “ Smartart ” 选项, 就可打开该对话框, 如图 8 所示。 在左侧选择某一类图形标题后, 到右侧选择需要的图形再单击“ 确定” 按钮就行了。

图8

PPT2007 选择 Smartart 图形

“ 图表” 和“ 形状” 的插入方法与上文插入图片的操作基本相同,这里就不赘述了。 要特别说明的是,插入图表后,会自动出现图表所基于的数据,当然这些数据都是固定 的, 你可一定要修改成自己需要的数据。 一旦修改后, 图表也会自动发生变化, 与数据匹配。 提示:这里所说的“ 形状” 即是过去版本的“ 自选图形” ,只不过比过去增加了不少。 (4 )插入艺术字

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在幻灯片中插入艺术字的方法与插入图形对象差不多, 只是打开艺术字下拉列表后单击 一种艺术字的样式, 如图 9 所示, 然后自动回到幻灯片编辑区, 会出现一个艺术字输入框, 可以立即输入文字。

图9

PPT2007 插入艺术字

(5 )编辑图形对象 前文所述(1 )至(4 )插入的元素均属于图形对象,一旦插入后,该对象即处于选 定状态, 鼠标指针进入对象且变成十字箭头时按下左键拖动即可调整其位置; 用鼠标拖动各 边或顶角处的控制块可改变其大小;双击图片后在功能区选择“ 裁剪” 选项可任意去掉不需 要的部分, 如果觉得剪去的部分很有必要重现, 也可利用“ 裁剪” 工具恢复一部分甚至全部; 选定后按一下“ Delete ” 键可将其删除。复制、移动操作也是在选定后进行,方法与文本 块的一样。 4. 插入声音 在幻灯片中可以插入各种声音,例如声音文件、现场播放的 CD 乐曲、旁白等。其操 作方法与插入图片差不多。

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先选择要插入声音的幻灯片,再切换到“ 插入” 功能区,在“ 媒体剪辑” 选项组中选 择“ 声音” 选项按钮,在其后的列表中选择一种声音源。在随后打开的对话框或者任务窗 格中选择要插入的声音对象,随即出现一个询问框,可以选择“ 自动” 播放或者“ 在单击时” 播放。若选择前者则放映到该幻灯片时即开始播放声音。 这时在幻灯片中会出现一个小喇叭图标,双击它即进入“ 声音选项” 功能区,在其中可 以进行多项设置,如“ 跨幻灯片播放” 、“ 循环播放” 、“ 播放时隐藏” 等功能设置。设置完 成后双击小喇叭图标即可在编辑状态试听效果。 5. 调整文本位置 PowerPoint 幻灯片中文本要么在占位符中,要么在文本框中,通过调整占位符或文本 框的大小和位置来调整文本块的位置。其操作方法是,先选中要调整的占位符或文本框,使 其边框上出现 8 个控制点,然后根据需要拖动控制点,占位符或文本框随之改变大小。当 鼠标指针放在占位符或者文本框的边框上但不是控制点的位置时,鼠标指针成为十字箭头, 这时拖动鼠标可随心所欲地调整文本框的位置。 6. 调整幻灯片次序 在制作课件过程中,难免出现幻灯片顺序不理想的情况,这就需要调整它们的顺序。调 整的操作方法是有多种。 在普通视图模式下,用鼠标拖动左侧的“ 幻灯片” 列表(或者“ 大纲” 列表)中拖动某 张幻灯片身上或向下移动,到达目标位置时松开鼠标即可。 在幻灯片浏览视图模式下,直接拖动幻灯片到目标位置,即可完成幻灯片顺序的调整。 五、幻灯片的格式设置 前面介绍了如何新建演示文稿、怎样在幻灯片中输入文本、图形图像等片元素,并将这 些元素的位置、大小调整成为比较理想的布局。这还不够,对这些元素及一张张幻灯片的整 体外观表现可以通过格式设置来体现“ 美观” 、“ 丰富” 的意境,给人以强烈的感染力。格

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式设置主要包括文本的字体、 段落格式, 图形对象的样式引用、 填充、 线条色、 线型、 阴影、 三维格式或三维旋转、特殊效果等。 1. 文本格式设置 幻灯片的文本格式设置主要是设置字体格式和段落格式, 另外还有些诸如项目符号和编 号、文本样式的应用等也可设置。 设置字体格式的操作与 Word 2007 基本一致,只是“ 字体” 和“ 段落” 对话框的选项 不完全一样,要少一些。在幻灯片中选定要设置字体格式的文本或者段落,一种方法是选择 “ 开始” 功能区的相关选项按钮即可实现某种功能。另一种方法是通过单击“ 开始” 功能区 各选项组下方的小箭头按钮打开相关的对话框,在对话框中进行设置,最后单击“ 确定” 关 闭对话框,“ 字体对话框” 如图 10 所示。

图 10 幻灯片中的文本肯定是在占位符或文本框中,因此还可设置文本所在形状的许多格式, 其方法是双击占位符或者文本框的边框, 功能区会自动切换到相关的功能选项卡“ 绘图工具 格式” ,利用这些工具选项可占位符、文本框的背景、边框线、样式、效果等进行一系列的 格式设置,如图 11 所示。这里要特别指出一点,那就是在 PowerPoint 2007 中可以将占
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位符转换成为“ SmartArt 图形” 。选中占位符后在“ 开始” 功能区“ 段落” 选项组右侧有个 选项按钮就是实现这一转换功能的,单击后会出现一下拉列表,选择某一种图形即可。

图 11 2. 图形对象的格式设置 (1 )设置工具 只要在幻灯片中插入了任何图形对象(包括艺术字、图片、自选图形、剪贴画等等)且 双击该对象,在窗口顶部会显现出与之相对应的所有功能选项组及其功能选项(如“ 绘图工 具” 、“ 图片工具” 、“ SmartArt 工具” ),可对该图形对象进行一系列的格式设置,如图 12 、图 13 所示。

图 12

图 13

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如果感觉功能选项不适用,还可以单击选项组右下角的小箭头按钮打开相应的对话框, 利用更多的选项进行格式设置。 (2 )改变图片形状 对于插入到幻灯片中的图片,你可以随意改变其形状,以满足需要。其操作方法是,双 击要改变形状的图片对象,单击功能区“ 图片样式” 选项组中的“ 图片形状” 选项按钮,在 列表中选择需要的形状即可(指向形状时会出现文字提示)。例如插入了一张花朵图片,它 本是矩形图片,可以通过设置把它变成心形图片,如图 14 所示。改变后的图片尺寸不变, 但会将形状不能包含的那部分图像去掉。

图 14

改变图片形状

3. 幻灯片背景设置

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幻灯片中的文本、 图形对象等, 即便进行了各种格式设置, 总会有些不尽如人意的地方, 比如间隙部分仍然是大小不等的一块块的白色, 这与其中的对象色彩往往不大协调, 为了改 变这一现象,你可以通过幻灯片的背景设置来实现。如果不想用幻灯片使用模板中的背景, 只是希望有一个漂亮的背景效果,可以按照下述方法进行。 打开演示文稿并选择一张幻灯片,单击“ 设计” 功能选项卡,会立即切换到“ 设计” 功 能选项,在其中可选择“ 主题” 列表中的任意一款主题样式。 单击“ 背景样式” 功能选项按钮,则会下拉出若干种背景图案,你可以选择一种作为当 前幻灯片的背景方案。这样,你选择的样式就应用到当前幻灯片了。 若觉得这些样式的选择余地太狭窄,可单击“ 背景” 选项组右下角的小按钮,打开“ 设 置背景格式” 对话框,如图 15 所示。选择“ 填充” 选项卡,选择某一单行钮,则可实现“ 纯色填充” 或“ 渐变填充” 或“ 图片或纹理填充” 。每一种背景填充类型中都包含了很多设 置选项,你可以慢慢体会,多试几次就一定能设计出非常漂亮的幻灯片背景来。

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图 15

设置背景格式

如果接下来选择“ 图片” 选项卡则可对设置的背景图片“ 重新着色” 、 调整“ 亮度” 和“ 对比度” ,达到理想的艺术效果。 提示:背景设计完成后,如果单击“ 关闭” 按钮退出则将设置应用于当前幻灯片,如果 单击“ 全部应用” 按钮退出则将设置应用于当前演示文稿中的所有幻灯片。 六、动画设置 1.PowerPoint 动画的特点 在 PowerPoint 2007 中可以实现各种各样的动画效果,这些动画效果的基本特点有以 下几点: 动画对象多样化。文本、图片、Exccel 数据表、形状、艺术字等都可以设置动画效果。 动画动作模式化。无论你设置动画对象是什么,其动作模式(或称动画方式)都被限制 在 PowerPoint 所规定的若干种内。 但是, PowerPoint 2007 中可以自定义动画的路径。 在 动画制作方法极其简单。一般的设置程式都是选择、设置、应用等几个简单的操作步骤 就可以完成。 2. 预设动画 所谓“ 预设动画” 功能是指调用内置的现成动画设置效果。这种方法比较简单快捷,但 是可用的“ 预设动画” 不多,使用预设动画的操作过程如下: 在“ 普通视图” 下,单击幻灯片中要设置动画效果的对象。单击功能区的“ 设计” 功能 选项卡, 切换到“ 设计” 功能选项区。 在“ 动画” 功能组中单击“ 动画” 选项按钮打开一个下 拉列表,其中列出了“ 无动画” 、“ 淡出” 、“ 擦除” 、“ 飞入” 四个选项供选择。当鼠标指 针指向某一动画名称时会在编辑区预演该动画的效果,如果需要则选择一种动画效果即可。 设置好以后也可以单击功能区的“ 预览” 选项观察效果。

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如果要修改该对象的预设动画效果, 重新选择即可; 如果要取消该对象的预设动画效果, 选择“ 无动画” 选项即可。 3. 自定义动画 “ 自定义动画” 的功能比“ 预设动画” 的功能强大得多,在其中你可以随心所欲地设置 出丰富多彩、赏心悦目的动画效果来。现来看看如何自定义动画。 在普通视图下,切换到要设置动画的幻灯片,选中幻灯片中的某个元素。 单击“ 设计” 功能区“ 动画” 选项组中的“ 自定义动画” 选项按钮, 或者在设置“ 预设动 画” 时的下拉列表中单击“ 自定义动画” 项目。在窗口的右侧会立即出现“ 自定义动画” 任 务窗格。 单击任务窗格中的“ 添加效果” ,在下拉列表中选择类别、具体的动画效果。 如果要设置其他动画效果,单击“ 其他效果” 选项,随即出现“ 添加… 效果” 对话框在 其中会有更多的这一类动画效果可供选择,如图 16 所示。

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图 16

添加进入效果

在任务窗格的“ 速度” 选项下拉列表框中单击选择一种放映速度, 其中共有 5 种速度选 择(非常慢、慢速、中速、快速、非常快)。同时还可设置“ 方向” 、如何开始等。 若需要配置声音, 在任务窗格中单击已经设置了动画的对象右侧的下拉箭头, 然后从下 拉列表中选择“ 效果选项” ,将弹出效果对话框,如图 17 所示。

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图 17

弹出效果对话框

在对话框中单击“ 声音” 右侧的下拉列表按钮,然后在列表中选择一种声音效果。若选 择了“ 其他声音” 选项,则会出现“ 添加声音” 对话框,供你选择其他声音文件。 要设置其他对象的动画、声音效果,再重复前述的操作即可。当前幻灯片中的所有对象 的动画效果设置完成以后, 在每个对象的左上角会出现一个按照设置顺序编定的编号。 你当 然可以调整播放的顺序,先在编辑区单击某个对象,其前面的编号会变色。再在任务窗格的 “ 重新排序” 区单击向上或向下的箭头,用来改变当前对象的播放顺序,这在顺序列表中可 一目了然。 再对下一张幻灯片进行类似设置, 以此类推, 直到设置完当前演示文稿中需要设置动画 效果的所有幻灯片。 设置完成后可以通过单击任务窗格底部的“ 播放” 和“ 幻灯片放映” 按钮来查看设置的 效果。 4. 动作路径设置 PowerPoint 2007 内置了动画运动的路径,你可以从中选择一种路径。如果你觉得不 满意,还可以自定义动画的动作路径。 (1 )选择动画路径
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选择路径是在已经设置了动画效果之后进行的,选中幻灯片中的一个对象,在“ 自定义 动画” 任务窗格中单击“ 添加效果” 右侧的下拉箭头,然后指向“ 动作路径” 选项。 从列表中的路径中选择一种即可。 这时, 在幻灯片编辑区会自动预演设置的动画路径效 果。 如果你觉得列出的 6 种路径都不如意,可以单击“ 其他动作路径” 选项,即弹出“ 添加 动作路径” 对话框,如图 18 所示,在其中选择满意的路径后单击“ 确定” 按钮退出设置。

图 18

“ 添加动作路径” 对话框

(2 )自定义动作路径 你如果认为上述动作路径还不够过瘾, 那可以自己动手画一条你满意的路径。 具体的操 作步骤是:

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选定需要设置动作路径的对象(如一张图片、一段文字、一个文本框等)。 在“ 自定义动画” 任务窗格单击“ 添加效果” 右侧的下拉按钮, 依次指向“ 动作路径” / “ 绘制自定义路径” ,在其下级列表中单击选择一种线形(如“ 曲线” )。 此时鼠标指针会变成细十字形, 你就可以根据兴趣在工作区中拖动鼠标描绘出该对象动 画的动作路径,注意在转弯处要单击鼠标。 全部路径描绘完成后,会自动用虚线描画出路径,双击鼠标即可结束绘制。 自定义动作路径设置完成后,动画就会沿着绘制的路径动作。单击“ 播放” 可看到动画 效果。 5. 退出的动画效果设置 如果希望某个对象在放映后退出幻灯片,就可以通过设置“ 退出动画” 效果来实现。操 作步骤是,选中需要设置“ 退出” 动画效果的对象,仿照上面“ 进入” 的动画设置操作,为 对象设置“ 退出” 的动画效果。如果对设置的动画方案不满意,可以在任务窗格中单击选择 不满意的动画方案,然后单击“ 删除” 按钮即可。 七、幻灯片的切换效果设置 “ 幻灯片切换” 效果是指两张幻灯片之间如何过渡的效果。若不设置则直接跳转,经过 设置则用动画过渡,还可设置切换过程中的声音效果。前者显得突然、生硬,后者当然显得 自然平稳,艺术效果较强。设置切换效果的具体方法如下: 切换到“ 幻灯片浏览” 视图。 若打算将整篇演示文稿的幻灯片切换效果都设置成一样的, 则选定所有幻灯片; 若要有 所区别,则选定一张设置一张。 在“ 动画” 功能区的“ 切换到此幻灯片” 选项组中列出了若干种幻灯片切换的样式,你 可以直接选择其中的某种切换效果。

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也可以单击“ 其他” 选项按钮打开幻灯片切换效果列表,如图 19 所示,在列表中单击 一种满意的切换效果即可。

图 19 在功能区还有以下几项可供设置:“ 切换声音” 、“ 切换速度” 和“ 换片方式” ,你可以 在各个下拉列表中选择,设置其中的部分或全部功能。 提示:设置一项后,在工作区会自动预演,也可单击任务窗格底部的“ 播放” 或者“ 幻 灯片放映” 按钮,观看设置的切换结果。为提高效率,最好在“ 幻灯片浏览视图” 模式下设 置切换效果。
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八、创建交互式效果 放映 ppt2007 课件时的默认顺序是按照幻灯片的先后次序进行,但通过对幻灯片中的 元素进行“ 动作设置” (超级链接),可以改变线性放映方式,从而提高课件的交互性。 1. 利用动作按钮交互 所谓“ 动作” 是指在放映过程中,单击画面中事先插入的动作按钮,幻灯片的放映立即 按照事先的设置跳转或者链接到一个指定的幻灯片、 外部的演示文稿、 用其他软件制作的动 画或者另外的静止画面等,待这些过程结束后,单击鼠标又马上返回到刚才的“ 断点” 继续 往前放映。利用动作按钮实现交互的方法如下: 打开演示文稿后,定位到需要设置动作的幻灯片。 进入插入功能区,在“ 绘图” 选项组中单击“ 形状” 选项,然后在列表中选择一个形状 (如箭头)。 将鼠标移到幻灯片编辑区按下左键拖动绘制出动作按钮。 然后单击“ 插入” 功能区的“ 动作” 选项,将弹出“ 动作设置” 对话框,如图 20 所示, 在对话框中选择“ 单击鼠标” 或者“ 鼠标移过” 选项卡选项卡。 即可在其中设置跳转的动作, 完成后单击“ 确定” 按钮退出设置。

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图 20 如果是链接到另外的幻灯片或者其他视频文件,应选择“ 超链接到” 单选按钮,单击右 侧的下拉箭头, 然后在列表框中选择要链接到的幻灯片或者文件。 如果是转到某个程序的执 行,应选择“ 运行程序” 单选,然后在右侧文本框中输入要运行的程序所在的全路径和程序 文件名。若不记得路径,可单击“ 浏览” 按钮选择这个要运行的程序文件。 设置完成后单击“ 确定” 按钮退出设置。 提示:在一张幻灯片中设置了多个动作,仅仅靠用鼠标单击来触发,往往会控制不好, 使得动作效果不理想。经过简单的设置可以让多个动作自动连续进行。 在制作完当前幻灯片上所有动作后, 如果希望动作二在动作一后自动进行, 只需在主窗 口右边的任务窗格中单击选择该动作二 (如果没有出现任务窗格, 只需要用鼠标单击一个对 象,在“ 动画” 选项功能组中选择“ 自定义动画” 就可以了),然后右击动作二右边的向下 箭头,在弹出菜单里执行“ 从上一项之后” 。

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如果想连续进行多个动作,只需要先按下 Ctrl 键,然后用左键选择所有希望连续的动 作,同样运用上面的方法执行“ 从上一项之后” 。 2. 利用图形、文本对象交互 在要设置动作的图形对象上单击选中或者选定要设置动作交互的文本,到“ 插入” 功能 区单击“ 动作” 选项按钮,打开“ 动作设置” 对话框,在对话框中的设置与上文所述完全一 致。 3. 利用超链接交互 利用“ 超链接” 同样实现交互式放映,其功能与前述“ 动作” 交互是一样的,只是设置 环境有些差别而已。方法是选中插入“ 超链接” 的对象(文本、图片、形状等),在“ 插入” 功能区单击“ 超链接” 选项按钮, 也可以直接右击对象后在快捷菜单中选择“ 超链接” 命令, 还可以按下组合键“ Ctrl+K ” ,会弹出“ 插入超链接” 对话框。在弹出的对话框中进行超链 接的目标的指定等设置,最后单击“ 确定” 按钮退出,如图 21 所示。

图 21 “ 链接到” 下方的“ 原有文件或网页” 包含 3 个选项。“ 当前文件夹” 指你刚才使用的 文件夹下的对象列表,“ 浏览过的网页” 指近段时间打开过的网页,“ 最近使用过的文件”

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指在近段时间打开过的所有文件。“ 本文档中的位置” 仅限于当前文档的标题列表(必须是 本软件认可的标题样式),若幻灯片中没有规范的标题则依次编为“ 幻灯片×× ” 。“ 新建 文档” 指你可以立即新建一个文档作为超链接的目标, 在文件名文本框中一定要输入全路径, 否则将找不到。 “ 电子邮件” 指可以指定一个完整的 E -Mail 账户(电子邮件地址全称),最近若使用 过多个电子邮件地址,会在下部的列表框中显示,便于选择。 提示:若选定的是文本,则在“ 要显示的文字” 框中出现重写的文本内容,若选定的是 图形对象则文本该框不可用。单击“ 屏幕显示” 按钮会弹出“ 对话框” ,在其中输入放映时 鼠标指向这个对象处显示的屏幕提示文本,只要鼠标指针一进入该区域就会显示提示文本, 以即时帮助你了解超链接的目标是什么。 4. 交互播放 Flash 动画 在演示文稿的播放过程中可以播放 Flash 动画,以丰富幻灯片放映效果。实现这一功 能的操作方法如下: 运行 PowerPoint 2007 程序并打开需要的演示文稿, 选定要播放 Flash 动画的幻灯片。 进入“ 开发工具” 功能区,在“ 控件” 选项组中选择“ 其他控件” 选项按钮,将打开“ 其他控件” 对话框,如图 22 所示。

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图 22

“ 其他控件” 对话框

选择其中的“ Shockwave Flash Object ” 命令并单击“ 确定” 按钮,随后鼠标指针变 成“ 十” 字形,再将鼠标指针移到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域,以便在其中播放 Flash 动画。 用鼠标右击绘制出的矩形区域,从随后打开的快捷菜单中选择“ 属性” 命令,然后在弹 出的“ 属性” 对话框中选择“ 自定义” 选项,如图 23 所示。

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图 23 单击“ 自定义” 行右边的“ … ” 按钮, 在随后打开的“ 属性页” 对话框的“ 影片 URL ” 设置栏中输入 Flash 动画文件的完整路径及文件名,输入时要注意在动画文件的后面加上 扩展名“ . swf ” ,设置好后单击“ 确定” 按钮返回到主操作界面,如图 24 所示。系统默认 的是“ 循环” 播放动画,当然可以去掉该项目复选框的选中状态,那就只播放一次。需要再 次播放则右击播放区,在弹出的快捷菜单中选择“ 播放” 命令。

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图 24 按下 F5 键,你就能使用 PowerPoint 播放 Flash 动画影片了。 要是感觉到 Flash 动画尺寸不合适的话,可以返回到编辑状态,然后用鼠标选中 Flas h 动画矩形框,当四周会出现控制点时,用鼠标来调整动画框的大小和位置,直到满意为 止。 5. 交互播放视频电影 交互播放视频电影可采用 3 种办法来实现。 (1 )直接播放 这种播放方法其实就是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中, 这 种方法是最简单、最直观的一种方法。使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后,Powe rPoint 只提供了简单的“ 暂停” 和“ 继续播放” 按钮, 而没有其他更多的操作按钮可供选择。 因此这种方法特别适合初次使用 PowerPoint 的用户。 下面介绍直接插入视频电影到幻灯片 的操作。 运行 PowerPoint 2007 ,打开需要插入视频文件的演示文稿并选择幻灯片。

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进入“ 插入” 功能区, 在“ 媒体剪辑” 选项组中单击“ 影片” 选项按钮, 再选择下拉列表 的“ 文件中的影片” 或者“ 剪辑管理器中的影片” 选项。 在随后弹出的“ 插入影片” 对话框或者“ 剪贴画” 任务窗格,在对话框中将自己事先准 备好的视频文件选中,并单击“ 确定” 按钮,或者单击某个影片剪辑,这样就能将视频电影 插入到幻灯片中(有的剪辑库中的影片剪辑会出现提示框,询问播放操作方式,分为“ 单击 鼠标” 或“ 自动” )。 用鼠标选中视频文件或者影片剪辑, 并将它移动到合适的位置处, 并可以调整窗口的大 小。 在播放过程中,可以用鼠标控制视频电影的暂停与继续播放,如果想暂停,可以将鼠标 移动到视频窗口中,单击就行,这样视频电影就能暂停播放了;要是想继续播放的话,那么 再用鼠标单击就可以接着播放。(2 )通过控件播放 这种播放方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中, 然后通过修改控件属性的方法 达到播放视频电影的目的, 使用这种插入方法时, 可以实现像在普通的媒体播放器中播放视 频电影的效果,下面介绍一下这种方法的操作过程: 运行 PowerPoint 2007 ,打开需要插入视频文件的演示文稿并选中幻灯片。 用交互播放 Flash 动画的操作方法打开“ 其他控件” 对话框。 在对话框选择“ Windows Media Player ” 选项,再将鼠标移动到幻灯片的编辑区中,画出一个合适大小的矩形框, 随后该矩形框就会自动变为 Windows Media Player 播放界面。 右击该界面,从弹出的快捷菜单中选择“ 属性” 命令,打开该媒体播放的属性设置对话 框。 在这个对话框的“ 自定义” 右侧单击“ … ” 按钮, 打开“ Windows Medio Player 属性” 对话框,如图 25 所示。在“ 文件名或 URL ” 右侧文本框中输入需要插入到幻灯片中的视 频文件的全路径以及视频文件名,也可以单击“ 浏览” 按钮后搜索。然后单击“ 确定” 按钮 退出。

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图 25

“ Windows Medio Player 属性” 对话框

为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起, 还可以修改属性设置界面中的位置 控制栏、播放滑快条以及视频属性栏。 在播放过程中,可以通过媒体播放器中的“ 播放” 、“ 停止” 、“ 暂停” 和“ 调节音量” 等按钮,来对视频电影的播放进行控制。 (3 )通过对象播放 这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中然后再播放,下面是操作的步骤: 打开需要插入视频文件的幻灯片, 进入“ 插入” 功能区并选择“ 文本” 选项组的“ 对象” 选项按钮,打开插入对象对话框,如图 26 所示。

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图 26

插入对象对话框

选中“ 由文件创建” 单选项钮后,单击“ 浏览” 按钮,然后在打开的对话框中选择插入 的视频文件并单击“ 确定” 按钮返回到“ 插入对象” 对话框, 选中“ 显示为图标” 复选框, 是 否选中“ 链接” 复选框自己确定,再单击“ 确定” 按钮关闭对话框。 PowerPoint 自动将选择的视频文件以图标的形式插入到幻灯片。在该幻灯片编辑过程 中双击视频图标则打开文件,在幻灯片的放映过程中单击即可播放该视频。 用这种方法插入的视频在播放时以全屏幕方式进行。 八、创建交互式效果 放映 ppt2007 课件时的默认顺序是按照幻灯片的先后次序进行,但通过对幻灯片中的 元素进行“ 动作设置” (超级链接),可以改变线性放映方式,从而提高课件的交互性。 1. 利用动作按钮交互 所谓“ 动作” 是指在放映过程中,单击画面中事先插入的动作按钮,幻灯片的放映立即 按照事先的设置跳转或者链接到一个指定的幻灯片、 外部的演示文稿、 用其他软件制作的动 画或者另外的静止画面等,待这些过程结束后,单击鼠标又马上返回到刚才的“ 断点” 继续 往前放映。利用动作按钮实现交互的方法如下:

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打开演示文稿后,定位到需要设置动作的幻灯片。 进入插入功能区,在“ 绘图” 选项组中单击“ 形状” 选项,然后在列表中选择一个形状 (如箭头)。 将鼠标移到幻灯片编辑区按下左键拖动绘制出动作按钮。 然后单击“ 插入” 功能区的“ 动作” 选项,将弹出“ 动作设置” 对话框,如图 20 所示, 在对话框中选择“ 单击鼠标” 或者“ 鼠标移过” 选项卡选项卡。 即可在其中设置跳转的动作, 完成后单击“ 确定” 按钮退出设置。

图 20 如果是链接到另外的幻灯片或者其他视频文件,应选择“ 超链接到” 单选按钮,单击右 侧的下拉箭头, 然后在列表框中选择要链接到的幻灯片或者文件。 如果是转到某个程序的执 行,应选择“ 运行程序” 单选,然后在右侧文本框中输入要运行的程序所在的全路径和程序 文件名。若不记得路径,可单击“ 浏览” 按钮选择这个要运行的程序文件。 设置完成后单击“ 确定” 按钮退出设置。
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提示:在一张幻灯片中设置了多个动作,仅仅靠用鼠标单击来触发,往往会控制不好, 使得动作效果不理想。经过简单的设置可以让多个动作自动连续进行。 在制作完当前幻灯片上所有动作后, 如果希望动作二在动作一后自动进行, 只需在主窗 口右边的任务窗格中单击选择该动作二 (如果没有出现任务窗格, 只需要用鼠标单击一个对 象,在“ 动画” 选项功能组中选择“ 自定义动画” 就可以了),然后右击动作二右边的向下 箭头,在弹出菜单里执行“ 从上一项之后” 。 如果想连续进行多个动作,只需要先按下 Ctrl 键,然后用左键选择所有希望连续的动 作,同样运用上面的方法执行“ 从上一项之后” 。 2. 利用图形、文本对象交互 在要设置动作的图形对象上单击选中或者选定要设置动作交互的文本,到“ 插入” 功能 区单击“ 动作” 选项按钮,打开“ 动作设置” 对话框,在对话框中的设置与上文所述完全一 致。 3. 利用超链接交互 利用“ 超链接” 同样实现交互式放映,其功能与前述“ 动作” 交互是一样的,只是设置 环境有些差别而已。方法是选中插入“ 超链接” 的对象(文本、图片、形状等),在“ 插入” 功能区单击“ 超链接” 选项按钮, 也可以直接右击对象后在快捷菜单中选择“ 超链接” 命令, 还可以按下组合键“ Ctrl+K ” ,会弹出“ 插入超链接” 对话框。在弹出的对话框中进行超链 接的目标的指定等设置,最后单击“ 确定” 按钮退出,如图 21 所示。

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图 21 “ 链接到” 下方的“ 原有文件或网页” 包含 3 个选项。“ 当前文件夹” 指你刚才使用的 文件夹下的对象列表,“ 浏览过的网页” 指近段时间打开过的网页,“ 最近使用过的文件” 指在近段时间打开过的所有文件。“ 本文档中的位置” 仅限于当前文档的标题列表(必须是 本软件认可的标题样式),若幻灯片中没有规范的标题则依次编为“ 幻灯片×× ” 。“ 新建 文档” 指你可以立即新建一个文档作为超链接的目标, 在文件名文本框中一定要输入全路径, 否则将找不到。 “ 电子邮件” 指可以指定一个完整的 E -Mail 账户(电子邮件地址全称),最近若使用 过多个电子邮件地址,会在下部的列表框中显示,便于选择。 提示:若选定的是文本,则在“ 要显示的文字” 框中出现重写的文本内容,若选定的是 图形对象则文本该框不可用。单击“ 屏幕显示” 按钮会弹出“ 对话框” ,在其中输入放映时 鼠标指向这个对象处显示的屏幕提示文本,只要鼠标指针一进入该区域就会显示提示文本, 以即时帮助你了解超链接的目标是什么。 4. 交互播放 Flash 动画

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在演示文稿的播放过程中可以播放 Flash 动画,以丰富幻灯片放映效果。实现这一功 能的操作方法如下: 运行 PowerPoint 2007 程序并打开需要的演示文稿, 选定要播放 Flash 动画的幻灯片。 进入“ 开发工具” 功能区,在“ 控件” 选项组中选择“ 其他控件” 选项按钮,将打开“ 其他控件” 对话框,如图 22 所示。

图 22

“ 其他控件” 对话框

选择其中的“ Shockwave Flash Object ” 命令并单击“ 确定” 按钮,随后鼠标指针变 成“ 十” 字形,再将鼠标指针移到幻灯片上画出一个大小合适的矩形区域,以便在其中播放 Flash 动画。 用鼠标右击绘制出的矩形区域,从随后打开的快捷菜单中选择“ 属性” 命令,然后在弹 出的“ 属性” 对话框中选择“ 自定义” 选项,如图 23 所示。

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图 23 单击“ 自定义” 行右边的“ … ” 按钮, 在随后打开的“ 属性页” 对话框的“ 影片 URL ” 设置栏中输入 Flash 动画文件的完整路径及文件名,输入时要注意在动画文件的后面加上 扩展名“ . swf ” ,设置好后单击“ 确定” 按钮返回到主操作界面,如图 24 所示。系统默认 的是“ 循环” 播放动画,当然可以去掉该项目复选框的选中状态,那就只播放一次。需要再 次播放则右击播放区,在弹出的快捷菜单中选择“ 播放” 命令。

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图 24 按下 F5 键,你就能使用 PowerPoint 播放 Flash 动画影片了。 要是感觉到 Flash 动画尺寸不合适的话,可以返回到编辑状态,然后用鼠标选中 Flas h 动画矩形框,当四周会出现控制点时,用鼠标来调整动画框的大小和位置,直到满意为 止。 5. 交互播放视频电影 交互播放视频电影可采用 3 种办法来实现。 (1 )直接播放 这种播放方法其实就是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中, 这 种方法是最简单、最直观的一种方法。使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后,Powe rPoint 只提供了简单的“ 暂停” 和“ 继续播放” 按钮, 而没有其他更多的操作按钮可供选择。 因此这种方法特别适合初次使用 PowerPoint 的用户。 下面介绍直接插入视频电影到幻灯片 的操作。 运行 PowerPoint 2007 ,打开需要插入视频文件的演示文稿并选择幻灯片。

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进入“ 插入” 功能区, 在“ 媒体剪辑” 选项组中单击“ 影片” 选项按钮, 再选择下拉列表 的“ 文件中的影片” 或者“ 剪辑管理器中的影片” 选项。 在随后弹出的“ 插入影片” 对话框或者“ 剪贴画” 任务窗格,在对话框中将自己事先准 备好的视频文件选中,并单击“ 确定” 按钮,或者单击某个影片剪辑,这样就能将视频电影 插入到幻灯片中(有的剪辑库中的影片剪辑会出现提示框,询问播放操作方式,分为“ 单击 鼠标” 或“ 自动” )。 用鼠标选中视频文件或者影片剪辑, 并将它移动到合适的位置处, 并可以调整窗口的大 小。 在播放过程中,可以用鼠标控制视频电影的暂停与继续播放,如果想暂停,可以将鼠标 移动到视频窗口中,单击就行,这样视频电影就能暂停播放了;要是想继续播放的话,那么 再用鼠标单击就可以接着播放。(2 )通过控件播放 这种播放方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中, 然后通过修改控件属性的方法 达到播放视频电影的目的, 使用这种插入方法时, 可以实现像在普通的媒体播放器中播放视 频电影的效果,下面介绍一下这种方法的操作过程: 运行 PowerPoint 2007 ,打开需要插入视频文件的演示文稿并选中幻灯片。 用交互播放 Flash 动画的操作方法打开“ 其他控件” 对话框。 在对话框选择“ Windows Media Player ” 选项,再将鼠标移动到幻灯片的编辑区中,画出一个合适大小的矩形框, 随后该矩形框就会自动变为 Windows Media Player 播放界面。 右击该界面,从弹出的快捷菜单中选择“ 属性” 命令,打开该媒体播放的属性设置对话 框。 在这个对话框的“ 自定义” 右侧单击“ … ” 按钮, 打开“ Windows Medio Player 属性” 对话框,如图 25 所示。在“ 文件名或 URL ” 右侧文本框中输入需要插入到幻灯片中的视 频文件的全路径以及视频文件名,也可以单击“ 浏览” 按钮后搜索。然后单击“ 确定” 按钮 退出。

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图 25

“ Windows Medio Player 属性” 对话框

为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起, 还可以修改属性设置界面中的位置 控制栏、播放滑快条以及视频属性栏。 在播放过程中,可以通过媒体播放器中的“ 播放” 、“ 停止” 、“ 暂停” 和“ 调节音量” 等按钮,来对视频电影的播放进行控制。 (3 )通过对象播放 这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中然后再播放,下面是操作的步骤: 打开需要插入视频文件的幻灯片, 进入“ 插入” 功能区并选择“ 文本” 选项组的“ 对象” 选项按钮,打开插入对象对话框,如图 26 所示。

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图 26

插入对象对话框

选中“ 由文件创建” 单选项钮后,单击“ 浏览” 按钮,然后在打开的对话框中选择插入 的视频文件并单击“ 确定” 按钮返回到“ 插入对象” 对话框, 选中“ 显示为图标” 复选框, 是 否选中“ 链接” 复选框自己确定,再单击“ 确定” 按钮关闭对话框。 PowerPoint 自动将选择的视频文件以图标的形式插入到幻灯片。在该幻灯片编辑过程 中双击视频图标则打开文件,在幻灯片的放映过程中单击即可播放该视频。 用这种方法插入的视频在播放时以全屏幕方式进行。 九、放映课件 PPT 课件的放映,可以选择不同的放映模式和放映方式,还可进行多项设置。 1. 设置放映模式 放映模式一般分为自动放映和手工放映两种, 系统默认是后一种。 如果设置成自动放映 模式,只要一打开演示文稿就会按照事先设定的放映顺序和速度自动放映。 打开演示文稿后单击“ Office 按钮” (左上角的圆形按钮),在下拉列表中指向“ 另存 为” 命令,将弹出“ 另存为” 下级菜单,如图 27 所示。

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图 27 在下级菜单中选择“ PowerPoint 放映(S )” 选项,立即弹出“ 另存为” 对话框,在 其中设置好保存位置和文件名后单击“ 保存” 按钮退出。以后只要一打开这份演示文稿就会 马上自动放映。 2. 设置放映方式和放映次序 (1 )设置放映方式 演示文稿的放映方式有“ 演讲者放映(全屏幕)” (此为默认方式)、“ 观众自行浏览 (窗口) 、 在展台浏览 ” “ (全屏幕) 三种。 ” 另外还有“ 循环放映” 、 放映时不加旁白” 、 “ “ 放映时不加动画” 等放映选项。

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打开要设置放映方式的演示文稿,单击打开“ 幻灯片放映” 功能选项区。在“ 设置” 选 项组选择“ 放映方式” 选项,会弹出“ 设置放映方式” 对话框,如图 28 所示。

图 28 在该对话框中选择一种放映方式,还可设置放映的范围(默认“ 全部” 幻灯片,还有一 个选项是指定从几号到几号幻灯片)、换片方式(默认“ 如果存在排练计时,则使用它” , 还有一个选项是“ 手动” 换片)等,最后单击“ 确定” 按钮退出。 (2 )设置放映次序 放映次序分 3 种情况,即从头开始放映、从当前幻灯片开始放映、自定义放映。进入“ 幻灯片放映” 功能区,选择功能区左侧第一个功能选项“ 从头开始放映” 或者按下“ F5 ” 键将从第一张幻灯片开始放映。选择第二个功能选项“ 从当前幻灯片开始放映” 或者单击状 态栏左侧的“ 幻灯片放映” 按钮则忽略前面的幻灯片,从选中的这张开始放映。选择第三个 功能选项“ 自定义幻灯片放映” 则弹出“ 自定义放映” 对话框, 单击“ 新建” 按钮, 会弹出下 一个对话框,在其中输入自定义放映的名称,其后双击选择加入到自定义放映中的幻灯片, 最后单击“ 确定” 按钮返回到上一个对话框,单击“ 关闭” 按钮退出设置,如图 29 所示。
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需要放映时选择“ 自定义幻灯片放映” 功能选项,在下拉列表中选择某一个自定义放映的名 称即可,用这种方法放映可以打乱幻灯片的原有次序。

图 29 3. 使用排练计时功能 前面所说的“ 自动放映” 是在打开演示文稿时便自动开始放映。使用“ 排练计时” 功能 则是打开文件后并不马上自动放映, 而是手动开始, 然后按照排练计时的时间间隔设定自动 放映,结束时停留在黑屏状态,点击后结束放映返回编辑状态。 打开演示文稿,进入“ 幻灯片放映” 功能区,单击“ 排练计时” 丢选项按钮。PowerPoi nt 会立即进入放映状态,且开始计时,同时在屏幕左上角出现一个动态时钟(显示时间) 工具条。 由操作者手动控制放映的全过程, 每换一个镜头 PowerPoint 会自动记录下所经历的时 间(提醒一下:在整个过程中,单击鼠标的间隔一定要和录制的旁白或者插入的声音配合默 契)。 整个演示文稿放映结束,只要你单击鼠标,立即出现一个提示框,如图 31 所示。告诉 你放映的总时间,询问是否保留幻灯片的排练计时,单击“ 是” 按钮则以后的每次放映都按

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照这个放映进度进行。如果觉得刚才的时间掌握得不够准确,可以单击“ 否” 按钮,再来一 遍就是,直到理想为止。

图 31 在排练计时过程中,可以通过单击时钟工具条中的“ 暂停” 、“ 重复” 按钮来暂停放映 和计时、返回到片头重新开始。 4. 循环放映的设置 根据某些课程的需要,通常需要设置成“ 循环放映” 的方式。其操作过程是,打开演示 文稿,如上述进行“ 排练计时” 的操作,结束时单击“ 是” 按钮确认。然后单击功能区的“ 设置放映方式” 选项按钮,在弹出的对话框中选中“ 放映选项” 选项区的“ 循环放映,按 E SC 键中止” 复选框和“ 换片方式” 选项区中的“ 如果存在排练时间,则使用它” 复选框, 单击“ 确定” 按钮退出设置。 提示:设置成“ 循环放映” 后,只要执行了放映幻灯片的指令就会自动循环放映,击一 下键盘上的“ Esc ” 键方可停止放映。 5. 放映过程的控制 在放映过程中,除了用前文述及的“ 动作” 、“ 超链接” 实现交互式放映外,还可以通 过右击画面,选择快捷菜单命令来控制幻灯片放映的跳转,也可以立即结束放映。 在画面任何部位右击, 将出现快捷菜单, 选择要跳转的幻灯片或者“ 结束放映” 菜单项。 通过“ 屏幕” 选项的下级菜单还可选择“ 暂停” 、“ 黑屏” 、“ 切换程序” 。单击“ 切换程序” 选项后,会出现任务栏,在其中自由切换已启动的或未启动的程序。

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为了突出显示放映画面中的某些内容,可以给它加上着重标记线。操作方法是,画面出 现后右击鼠标,然后在快捷菜单中指向“ 指针选项” 菜单项,在下级菜单中选择“ 画笔” 选 项,在画面中拖动鼠标可画出黑色着重线;若在快捷菜单项“ 绘图笔颜色” 的下级菜单中选 择一种颜色后则可画出彩色线。击一下“ E ” 键可清除着重线;若想着重线成水平、竖直的 直线,则要按住“ Shift ” 键拖动鼠标画线;使用画笔后,单击不能继续放映,这时可敲回 车键继续放映。 在放映 PowerPoint 的演示文稿过程中, 往往需要与其他程序窗口配合使用以增强演示 的效果,可是用鼠标点击 PowerPoint 幻灯片放映菜单中的“ 观看幻灯片” 选项,将启动默 认的全屏幕放映模式,在这种模式下可以按下组合键“ Alt +Tab ” 或者“ Alt +Esc ” 与 其他窗口切换。到其他窗口操作完以后再切换回到幻灯片放映窗口继续放映。 6. 打包放映 如果将制作的演示文稿拷贝到另外的计算机上去放映, 要分两种情况。 一是目的计算机 上安装了 PowerPoint 软件,二是没有安装这个软件或其他什么播放器,针对这两种情况可 采用不同的拷贝方式。 (1 )直接拷贝放映 若目的计算机上已经安装了 PowerPoint 软件, 便可直接将演示文稿拷贝到文件夹或 C D (光碟),然后发送或复制到目的计算机上,即可放映观看。 (2 )“ 打包” 放映 可将 PowerPoint 2007 演示文稿复制到 CD 、网络或计算机的本地磁盘驱动器中,这 会复制 PowerPoint Viewer 2007 以及所有链接的文件(如影片或声音)。PowerPoint 2 007 不支持将内容直接刻录为任意 DVD 格式。 可先将演示文稿复制到一个文件夹中, 然后 使用 DVD 刻录软件导入其中的内容并制作出 DVD 。 打包演示文稿的方法是, 打开要复制的演示文稿。 如果正在处理尚未保存的新演示文稿, 请保存该演示文稿。

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如果要将演示文稿复制到 CD ,请在 CD 驱动器中插入 CD ,然后单击“ Office 按钮” ,将鼠标指向“ 发布” 选项右侧的箭头,再单击列表项中的“ 打包成 CD ” 。 在“ 打包成 CD ” 对话框的“ 将 CD 命名为” 文本框中输入要将演示文稿复制到其中的 名称,如图 32 所示。

图 32 如果要将演示文稿复制到网络或计算机上的本地磁盘驱动器,则单击“ 打包成 CD ” 对话框的“ 复制到文件夹” 按钮,在弹出的对话框中输入文件夹名称和位置,再单击“ 确定” 按钮,如图 33 所示。

图 33

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附录:
附带文件中关于 Excel 函数 powerpoint 有具体讲解和说明 附录表:
1. Excel 表格的必学秘技 2. EXCEL 常用函数使用手册 3. Excel 使用技巧大全 4. ppt 教程 5. 办公软件讲解 6. 办公软件快捷键 7. 如何撤销 Excel 工作表保护 注意: 创建 OFFICE 时应该时刻保存,快捷方式为:CTRL+S 防止文件因没有及时保存而丢失 或空白页 创建 POWERPOINT 时,首先应创建文件夹,将幻灯片演示文稿放入文件夹内,此外 还必须将幻灯片中使用的图片、视频、音乐等放入文件夹内,否则会出现路径错误,例 如:图片为空白、音乐无法播放、视频错误等等。 后面附带我帮别人创建的 PPT, CROSOFT OFFICE POWERPOINT 中只支持.WAV 格式的音 MI 乐文件,所以必须将音乐文件转换为.WAV 格式的音乐才能使用。

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