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办公用品管理规定


办公用品管理规定
为统一办公用品限量,控制用品规格以及节约经费开支,依据公 司《资产管理制度》 ,特制定本规定。 1 主题内容和适用范围

1.1 本制度规定了公司日常办公用品的购买、领用、分发以及管 理的具体规范和要求。 1.2 本制度适用于公司的全体员工。 2 办公用品的分类

本制度所称办公用品包括消耗品以及日常办公用具。 办公消耗品是指文具、纸张、印刷物品及打印机墨盒、复印机墨 粉等。 日常办公用具是指使用期限长于一年且不属于低值易耗品的办 公用具,包括计算器、电话机、组合文具架、台灯、公文包、钉书器 等。办公用具,在员工离职时需办理退还手续,如有损坏进行相应赔 偿。 3 办公用品管理原则 3.1 所有办公用品的购买、领用、分发与管理都应由行政部统一 负责。 各部门及有关人员须节约使用,避免浪费。 4 办公用品的购买 4.1 根据办公用品库存情况以及消耗水平,行政部行政主管向行
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政部经理报告,确定办公用品购买数量。如果办公印刷制品需要调整 格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向行政部 经理提出。 4.2 在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下, 按照成本最小原则,选择直接去商店购买或者订购的方式。 4.3 行政部必须把握消耗品在正常情况下每月平均消耗量以及 各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上,确定 采购量与采购时间,以最小的采购量,满足日常事务运营对消耗品的 基本需求。 4.4 办公用品由行政部统一采购。如有特殊情况,允许各部门在 提出《急需物品申请表》 (附表二)的前提下就近采购。在这种情况 下,行政部有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起保存,以 作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 4.5 对于特殊场合所用的特殊办公用品,使用部门必须先填写 《急需物品申请表》提出书面申请,行政部据此进行必要的调查后决 定是否准予采购。 如果一次采购价格总额超过 1 千元时, 须经该部门 经理签字批准,再填写《使用资金报批单》 (附表三)报总经理审批。 4.6 所有部门购买办公用品,都必须统一入库管理,再行领用、 发放。 5 办公用品的申请

5.1 办公消耗品的申请应于每月二十五日由各部门填写《办公用 品申请表》 ,交行政部统一采购,并于下月初发放。办公用具的申请
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不受上述时间限制。 5.2 在申请书上要写明申请部门、申请人、所要物品、数量,单 价与金额由行政部统一填写。行政部主管人员可以根据《公司办公用 品领用限额》 (附后)对于各种办公用品申请内容、数量进行适当调 整。 6 办公用品的分发

4.1 各部门申请的办公用品统一在月初发放。其它时间一般不予 发放。如有特殊情况,需到行政部领取《急需物品申请表》 ,由部门 经理签字批准,再由行政部人员予以发放。 4.2 接到各部门的办公用品申请书之后,行政部有关人员要进行 核对、汇总,并据此制定采购计划。 4.3 行政部主管人员按照申请书上要求,根据《公司办公用品领 用限额》制作《办公用品分发通知单》 )并根据《办公用品分发通知 单》 ,把所需用品备齐,分发各部门。 4.4 各申请人拿到所申请物品后,按《办公用品分发通知单》核 对无误后在《办公用品分发通知单》上签字。 4.5 用品分发后作好出入库登记, 写明分发日期、 品名与数量等。 4.6 行政部负责人需将个人领用办公用品情况进行登记,汇总计 入《个人办公用品领用表》 。 4.7 行政部管理员与库房管理员每月需清一次账,每季度需盘点 一次库房。 4.8 新入司员工到职时由行政部按规定统一发放办公文具,并列
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入领用卡。如有特殊需求另行申请。 新员工一次性发放办公用品清单:笔记本大、小各一本,信纸有 格、无格各一本,签字笔两支,胶棒一个,记事贴一本,文件盒两个, 软盘两张,信封大、中、小各 5 个。 7 办公用品的报废 对决定报废的办公用品,要作好登记,在报废处理册上写清用品 名称、价格、数量及报废原因,并由行政部经理签字批准,由库房管 理员与行政管理员签字并执行。 8 附则 8.1 本制度由行政部负责解释。 8.2 本制度由总经理签发,自发布之日起执行。

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