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办公用品管理制度


办公用品管理制度 第一章 总则 第一条 为规范公司办公用品的申购、 领用、 发放管理, 本着 “节约成本、 提高效率、 规范流程、 明确责任” 的原则, 根据公司实际情况,特制订本制度。 第二条 本制度适用于公司各部、车间及全体员工。 第二章 办公用品分类 第三条 办公用品的分类。 1、固定资产类办公用品:办公家具、电脑、传真机、 复印机、打印机、碎纸机、移动硬盘、扫描仪、照相机、摄 像机、投影仪、音响设备等。 2、非消耗类办公用品:验钞机、电视机、电话机、打 孔机、装订机、U 盘、书报架、电风扇、取暖器、交换机、 路由器、饮水机、热水壶、鼠标、键盘、笔筒、尺子、黑板、 计算器、订书器、起钉器、剪刀、裁纸刀、削笔刀等。 3、消耗类办公用品: ? 笔类:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、白 板笔、记号笔等; ? 册类: 文件夹(盒 /筐)、拉杆夹、按扣夹、单夹、 板夹、拉边袋、档案盒(袋) 、名片夹(盒/册) 、 支票夹等; ? 纸本类:笔记本、记事本、便利贴、便签纸等; ? 夹钉类:燕尾夹、订书钉、曲别针、大头针等; ? 耗材类:打印/复印纸、传真纸、复写纸、墨盒、硒 鼓、色带、碳粉、鼓芯等; ? 其它类:刻录盘、胶水(棒) 、胶带、双面胶、涂改

液(带) 、橡皮、印台(油) 、电池、塑封皮、印刷 品、网线、电话线、纸杯、矿泉水等。 第三章 采购管理 第四条 公司所有办公用品的采购工作,统一由行政综 合部负责,特殊情况,行政综合部可与供应部等部门协调采 购;严禁各部、车间私自购买办公用品,财务部应从严审核 报销手续,凡私自购买办公用品者,一律不予报销,情节严 重者,应严厉处罚。 第五条 行政综合部根据日常办公需要,对常用办公用 品进行批量购买,在保证正常办公需求的前提下,保持定量 库存;临时急需用品,可根据具体情况进行合理采购。 第六条 各部、车间指定专人保管员对本部门的办公用 品进行统一申购、领用、发放;未列入《办公用品领用标准 表》的物品申领,由各部、车间根据办公用品消耗和使用情 况,每月 25 日前在 OA 系统按流程填写《办公固定资产请购 单》 (大额)或《办公用品请购单》(小额);行政综合部采 购入库后各部、车间保管员按请购单内容办理领用手续。 第四章 入库保管 第七条 行政综合部应指定兼职管理员对办公用品的入 库、保管、发放等工作进行日常监管。 第八条 办公用品入库前须进行验收, 对于符合规定要求 的,由管理员登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责 办理调换或退货手续。 第九条 管理员 (保管员) 须对办公用品做到分类存放, 码放整齐,清洁有序。 第十条 管理员要认真做好新购物品入库前的检查、 验收

工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有 登记。 第十一条 库存办公用品的种类和数量要科学确定, 合理 控制;常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可 适量库存;要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、 周转快、消耗低、费用省。 第十二条 各部、 车间应加强对办公旧物的管理, 阶段性 使用和暂时闲臵的物品要妥善保管, 随时待用; 替换下的各 类办公设备交由行政综合部统一保管, 要及时回收, 登记造 册,修旧利废,充分利用。 第十三条 行政综合部应定期进行办公用品库存盘点, 确 保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况, 适时增加库存,保障供给。 第五章 领用及发放 第十四条 各部、车间的保管员每月 5 日前到行政综合 部按照《办公用品领用标准表》统一领取一般消耗品,再由 各部门保管员发放至具体使用人, 原则上行政综合部不对个 人发放办公用品。 第十五条 办公用品领用必须认真履行手续, 在 OA 系统 申报经相关负责人审核批准后方可领用和发放, 严禁先借后 领的行为。 第十七条 生产车间出现停产情况,若全月连续或累计 停产 6 天及以上, 次月按比例发放办公用品; 正常的窑炉等 设备维护、检修,办公用品发放标准不变。 第十八条 办公用品领用实行月统计年终核算制度,截 止时间为每月末和年终 12 月 31 日, 由行政综合部出具报表。

第十九条 各部门要控制和合理使用办公用品,杜绝浪 费现象。领用的非消耗性办公用品(如电脑、计算器、电风 扇、取暖器、照相机、 U 盘、移动硬盘、订书器、剪刀等) 应列入移交, 如重复申领, 必须书面说明原因和凭损坏原物 以旧换新,杜绝虚报冒领。 第二十条 凡调出、离职、退休人员在办理离职或交接 手续时, 应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归 还。有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续。 第二十一条 员工领用的所有办公用品均须在 OA 系统 按流程核准同意。各部、车间负责人应严格核准员工申领的 物品,若出现违规重复申领、冒领、虚假领用等现象,将对 部门负责人及当事人处以不低于领用物品单价 10 倍以上罚 款。 第二十二条 行政综合部及各部、 车间管理员 (保管员) 应恪尽职守,坚持原则,照章办事,在保证办公需要的情况 下,严格控制办公用品的领取数量和次数。 第六章 办公用品的使用 第二十三条 使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费 可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一 张纸、 每一颗钉、 每一滴墨、 每一分钱, 努力降低办公成本。 第二十四条 办公用品应为办公所用,不得据为已有, 挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用 品随意丢弃废臵。 第二十五条 各部、车间应精心使用办公设备,认真遵 守操作规程,及时关闭电源。定期维护保养,最大限度的延 长办公设备、用品使用寿命。

第二十六条 办公用品使用要物有所值,物尽其用,不 要大材小用,贵材贱用,如复印纸应用于复印,不得用做草 纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利 用,修改、校对稿可先用废旧纸张打印;印制文件材料要有 科学性和计划性, 并力求使印制数与需用数基本相符, 略有 余富, 避免不必要的浪费等, 充分发挥各种办公用品的最大 使用效率。 第二十七条 对于高档耐用办公用品,各部、车间应尽 量协调相互借用, 一般不得重复购臵。 使用中办公设备出现 故障, 由行政综合部或原采购单位负责协调和联系退换、 保 修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏的, 直接责任人应负赔偿责任。 第七章 办公用品的转移 第二十八条 员工调出、离职、退休等情况时应将所领 物品(消耗品除外)一并逐级退回至行政综合部,长期出差 在外的由所在部门保管员保管, 办公用品遗失, 应照价赔偿。 第二十九条 办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、 电脑、 打印机等的转移, 需经行政综合部和使用部门办理相 关移交手续后,方可执行。 第八章 办公物品的维修 第三十条 电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品 出现故障及需维护 (加碳粉) 时由使用部门向行政综合部提 出维修、维护申请。 第三十一条 若办公用品出现重大损坏,公司内部无法 维修, 由行政综合部或采购单位联系供应商或外部维修机构 进行维修。

第三十二条 若办公用品由于损坏或超出使用年限等情 况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对该物品进行 报废处理, 各部门应以书面形式说明情况, 并说明是直接淘 汰还是需要购臵新设备, 并提交行政综合部, 由行政综合部 决定是否需进行报废处理。 第九章 遗失物品的管理 第三十三条 公司所有员工应爱护和节约使用办公用品, 同时应承担良好保管的义务。 第三十四条 若办公物品遗失,应填写《办公用品遗失 单》交行政综合部,出现人为遗失,应由使用人照价赔偿, 情节严重者应由保管员、 使用人员及其部门负责人共同承担 相应责任。 第三十五条 若办公室出现被盗、抢劫等情况,导致贵 重办公物品及公司机密文件被盗, 遗失部门应积极配合公安、 公司侦破案件, 如能追回遗失物品和遗失文件, 则相关人员 应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积 极建议改进防盗措施; 若遗失物品及文件不能追回, 则由相 关人员及部门负责人对该事件负责, 具体处罚措施由公司经 理办公会议商议决定。 第三十六条 若公司出现内盗情况,一经查出,直接扭 送当地公安局。 该人员应归还被盗物品, 并对公司及公司员 工所受损失负责, 承担相应责任, 公司视情节给予严厉处罚。 第十章 奖惩 第三十七条 行政综合部及其他任何部门和个人若发现 办公用品为人为故障, 一经确认, 应照价赔偿并追究使用部 门或责任人的责任。

第三十八条 领用人在领用办公物品时,务必与行政综 合部管理员做好验收工作,若发现质量问题,应拒绝领取。 采购的办公物资, 若出现严重质量问题, 且没有及时组织更 换、退货等,将对采购员处以不低于 50 元以上罚款,对采 购部门负责人处以不低于 200 元以上罚款。 第三十九条 部门保管员出现变动,部门负责人应及时 以书面形式告知行政综合部, 如不告知, 将对部门负责人处 以不低于 200 元以上罚款。 第十一章 附则 第四十条 本制度最终解释权由行政综合部负责。 第四十一条 本制度自 2013 年 10 月 1 日起施行


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