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日常办公用品管理办法


办公用品管理办法
一、宗旨 为规范项目部办公用品的采购与使用,合理使用资源,使之既 满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,有效降低运行成本,培养节俭 的良好习惯,达到节能降耗的目的,特制定本办法。 二、适用范围 项目部所有管理人员、技术人员日常办公用品、办公设备的申 购、领用、保管。 三、管理部门 综合办公室为办公用品的管理职能部门,设备物资管理部为办 公设备的管理职能部门。 四、办公用品采购 1、为节省成本、降低采购单价,对于常用办公文具由各使用 部门上报需用清单,综合办公室汇总后,申报购物清单经项目部领 导审核批准后集中采购。 2、打印机耗材等根据项目部的实际需用量,每月由使用单位 提出申请(特殊情况例外),综合办公室做出采购计划报经项目部 主管领导审批后进行采购。 3、U 盘、计算器、订书机、打码器等非消耗品类办公用品由使 用部门申报购物计划,经项目部领导审核批准后由综合办公室采 购、发放。 4、凡需购买办公设备的部门,由部门提出申请,经项目部领 导批准后,设备物资管理部购买,购买按设备采购程序执行。 5、消耗性办公用品的费用控制在每人每月 5 元以内。 五、办公用品入库与保管

1、办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由办 公用品管理人员登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理 调换或退货手续。 2、办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。 3、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、 易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不 必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。 六、办公用品的领用 1、办公用品管理人员为领用人员建立个人办公用品领用登记 卡,每次领用都须作好相应记录,日常易耗品(如签字笔、告事贴 等)及非消耗品(如订书机、计算器等)须分开记录。非消耗品不 能重复领取,如有故障或损坏,应以旧换品。 2、办公用品管理人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严 格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。对于消耗品, 可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领, 领取人应作出解释,否则办公用品管理人员有权拒付。 3、电脑、打印机等办公设备的使用由设备物资管理部做好个 人台帐登记,退场人员必须办理相关手续。 七、办公用品的使用 1、使用办公用品应以室为家,牢固树立节约光荣、浪费可耻 的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一 颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。 2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;不得 用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。

3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。 定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。 4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵 材贱用。大头针、曲别针等要反复使用,充分发挥各种办公用品的 最大使用效率。 5、所有办公设备的维修必须由使用部门和个人提出申请,由 设备物资管理部统一安排,统一结算,不允许任何部门及个人私自 办理(电脑使用权归个人所有的除外)。 八、复印纸管理规定 1、所有需复印资料之人员必须熟练复印技术,倘若自己不懂 复印技术必须向综合办公室管理人员咨询清楚方可复印。 2、复印时原件、纸张必须放置妥当,保证复印质量,印件清 晰。 3、若复印资料数量较多时,应先选择复印 1 份,确认质量合 格,再输入余数,以免浪费纸张。 4、纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印,内部 文件宜采用双面复印。 九、办公用品的回收 1、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所用的 办公设备、办公用品(一次性消耗品除外)如数归还,否则相应管 理部门不得在退场签字单签字,财务部门不予办理退场手续。 2、综合办公室做好有害环境的办公用品废物的回收工作。制 做回收篓,将废弃的电池、墨盒、灯管等分别归类,运送到垃圾回 收点统一回收。 十、附则

1、本办法由综合办公室修订并解释。 2、本办法自下发之日起实施。


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